Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día

Tiempo de lectura: 9 minutos

Cada segundo extra que invertimos en una tarea se suma a otros tantos durante el día. Nos sorprendería el cálculo total al final de la semana; mucho más si estimamos las horas perdidas en un mes. El tiempo es un recurso demasiado valioso como para ir derrochándolo, sobre todo porque es imposible recuperarlo.

El tiempo es nuestro y por tanto está en nuestra mano utilizarlo bien. Se habla en todas partes de gestión del tiempo, como si fuera un recurso realmente gestionable, como si los minutos del día pudiéramos estirarlos o comprimirlos. Muy a nuestro pesar, el día tiene siempre el mismo número de horas y lo único que podemos cambiar es nuestra forma de hacer, intentando ocupar el mínimo tiempo posible en nuestras actividades. Los cálculos son bien sencillos: si para hacer las mismas tareas conseguimos tardar menos tiempo, más largos serán nuestros momentos de ocio o los ratos dedicados a nuestros proyectos personales.

La regla que mejor funciona siempre será la de evitar el máximo número de tareas. A lo largo del día aparecen unas cuantas tareas que son evitables, bien porque podemos delegarlas en alguien o bien porque realizarlas no suma nada al progreso de tus proyectos y por tanto las descartamos. Lógicamente, trabajo que no entra en nuestra planificación, tiempo que ganamos. Pero no siempre tendremos la suerte de poder elegir.

Lo que sí está en nuestra mano es sacarle minutos al día con pequeños gestos y hábitos que permitan aumentar nuestra productividad. Quizá pensemos que no merece la pena ponerlos en práctica para recortar apenas en unos segundos o minutos una determinada actividad. Sin embargo, conviene tener presente en todo momento la suma total. Acaso, ¿quién no quiere unos minutos extra al final del día?

Para conseguirlo (o al menos intentarlo) propongo una serie de prácticas para sacarle algunos minutos al día:

1. En un lugar de La Mancha…

Efectivamente, el audiolibro. Este es terreno peligroso, porque los amantes de la lectura (tradicional, la de libro en papel) sean especialmente críticos con el formato. Sin embargo, dependiendo del género del libro que estamos leyendo, quizá pueda ser más interesante escucharlo que leerlo. El tipo de contenidos de un ensayo o una colección de artículos se prestan a este formato. Por un lado, podemos «escuchar» el libro mientras hacemos otras tantas tareas (que no requieran concentración). Y también puede ser interesante con determinadas obras cuya lectura requiera tomar notas. En cualquier caso, es una opción. Yo reconozco que el género novela entre otros, no es el más adecuado para ser «escuchado».

2. A 1.5x te entiendo igual

Podcasts, vídeos de YouTube, notas de audio de WhatsApp, etc. Muchas aplicaciones de reproducción de contenidos multimedia permiten acelerar la reproducción del archivo. Con velocidades 1.5x o incluso 2.0x es posible (es cierto que hay que acostumbrarse) entender un audio o seguir un vídeo sin demasiada dificultad. Lógicamente dependerá del tipo de contenido que estamos escuchando o viendo. Hay grabaciones que exigen una reproducción normal para disfrutar de lo que estamos escuchando o viendo. En otras, sin embargo, no será relevante la velocidad, por ejemplo si se trata de unas indicaciones que nos envían como nota de audio o unas instrucciones en un vídeo de YouTube.

3. Mejor dímelo

No siempre aprovechamos al máximo la tecnología que tenemos a nuestro alcance, a veces tan cerca como la distancia a nuestro ordenador o al teléfono móvil que llevamos siempre encima. Si el texto que debemos leer está en formato digital, ¿por qué no sacarle partido a las opciones de síntesis de voz de nuestro móvil u ordenador para que nos lea en voz alta el contenido? Y lo realmente interesante de esta función es poder hacer mientras tanto otras tareas que no requieran concentración, como buscar un documento, copiar un archivo, revisar unas fotos, ordenar el escritorio, etc.

4. Volvemos en 7 minutos…

Consume contenidos por demanda. O dicho de otra forma: evita la televisión en abierto, sobre todo para poder evitar también los anuncios. Es cierto que muchos de los nuevos contenidos en streaming incluyen publicidad; pero nunca durará tanto y además tendremos la opción de omitirla. Podcasts para el audio en lugar de la radio, y streaming de video en Internet para los contenidos audiovisuales. Elige (e incluso planifica) lo que vas a ver y ganarás tiempo al final de la semana.

5. Un colador para tus contactos

Si sueles dar  un paseo por Twitter de vez en cuando, usa listas para acceder a los tweets de las cuentas que te interesan. Otras redes sociales como Facebook también permiten crear listas de contactos, para poder filtrar la avalancha de información a la que nos enfrentamos a diario. Con ello evitamos visualizar un buen número de contenidos que muy probablemente no son de nuestro interés. En redes sociales siempre conviene definir una lista de contactos «frecuentes» que utilizaremos cuando queramos ir al grano, a la información que es prioritaria para nosotros.

6. Hola Siri. Ok Google.

Utiliza los asistentes virtuales. No les tengas miedo. Explota el reconocimiento de voz de tu móvil para darle órdenes. Recuerda que la tecnología está a tu servicio y no al revés. Eres tú quien manda, así que conviene aprender cómo activar y configurar este tipo  de opciones en tu ordenador. Cuando busques algo o cuando tengas que añadir un evento en tu calendario, hazlo con tu voz y ahorra tiempo de tecleo. Hay muchísimos comandos disponibles en tu asistente virtual (Siri de Apple, Cortana de Microsoft, Google Assistant, Amazon Alexa, etc.).

7. Aleja las tentaciones

Desactiva las notificaciones de las aplicaciones que sabes que consumen tu tiempo de forma descontrolada. O bloquea algunos programas en tu ordenador o determinadas páginas web en tu navegador. Y si nada de esto funciona, desinstala esas diabólicas aplicaciones. Publiqué un artículo al respecto en este blog con el título «Desconecta (III): las siempre inoportunas notificaciones». En él propongo algunas soluciones para seguir utilizando nuestro smartphone sin interrupciones de trabajo.

8. Escriba por favor…

Tu móvil y ordenador son capaces de hacer un reconocimiento de tu voz y hacer una transcripción de lo que dictas. También puedes utilizar simplemente la aplicación de grabación de voz de tu dispositivo para registrar notas de voz. Especialmente si se trata de ideas o anotaciones temporales que hay que procesar posteriormente, registrarlas en un audio puede ser una opción muy productiva. Estas funciones, habitualmente bastante infrautilizadas, son muy prácticas en muchas situaciones y nos permiten ahorrar muchos minutos de teclado.

9. Virtual mejor que real

Siempre que sea posible, haz tus gestiones online. Muchas veces no somos del todo consientes de los tiempos de desplazamiento y de espera que asumimos (nunca dejaremos de quejarnos) solamente por negarnos a utilizar Internet para hacer exactamente lo mismo: trámites administrativos, gestiones con el banco o compras online. Y además, ganamos en seguridad.

10. Las máquinas clasifican mejor que tú

¿Has contado alguna vez el tiempo que pierdes revisando tu correo electrónico con acciones que siguen exactamente el mismo patrón? Si llega un e-mail de tal persona, guárdalo en este carpeta, si el asunto del mensaje contiene el texto cual, envíalo a esa otra. Esto son filtros, y una máquina lo sabe hacer mejor y más rápido que tú.  Así que crea filtros en tus cuentas de correo electrónico para ahorrar tiempo clasificando o borrando mensajes. Piensa en informática como «información automática». No hagas un trabajo que puede hacer un ordenador por ti.

11. Todos los caminos llevan a Roma (pero algunos son más largos)

Antes de iniciar tus desplazamientos a pie, en bici o en coche, utiliza los servicios online de mapas para calcular las mejores rutas entre dos localizaciones, aquellas que te hacen ahorrar algo de tiempo. Para el transporte público también existen aplicaciones que permiten realizar búsquedas de rutas, tratando de encontrar las mejores conexiones. ¡Aprovecha siempre estas apps para llegar antes!

12. El que busca, no siempre halla

Al día perdemos una cantidad de tiempo importante buscando archivos que nosotros mismos hemos creado y guardado. En primer lugar, aprende a utilizar el buscador integrado en tu sistema operativo. Pero sobre todo, simplifica la organización de las carpetas donde almacenas tus documentos digitales. Intenta no tener demasiados niveles de carpetas (carpeta, subcarpeta, sub-subcarpeta, etc.) y procura no tener demasiadas carpetas en cada nivel (un número razonable, que permita encontrar de un vistazo la carpeta que buscamos).

13. La plantilla, esa gran desconocida

¿Cuántas veces al día creamos documentos con una estructura y contenido similar? Para una buena gestión del correo electrónico conviene tener «a mano» plantillas de mensajes con fragmentos de textos que utilizamos habitualmente. Ya sabes: copia, pega, modifica. Con otros programas como procesador de texto, diseño de presentaciones, hojas de cálculo y algunos programas de gestión del e-mail, todo este proceso es mucho más fácil, ya que incorporan la creación de plantillas (por cierto, función desconocida o poco utilizada).

14. No escribas las cosas dos veces

Los programas de expansión de texto nos permiten ahorrar tiempo definiendo previamente colecciones de frases que utilizamos habitualmente, para no tener que teclearlas cada vez que las necesitamos. Son una especie de plantillas para generar contenidos, pero las opciones de personalización son realmente interesantes, mucho más profesional y eficiente que disponer de un texto en un bloc de notas que copiamos, pegamos y modificamos. Algunas aplicaciones conocidas son TextExpander o PhraseExpress.

15. Sin distracciones se escribe mejor

Cuando tengas que redactar un texto y necesites concentración, utiliza aplicaciones específicas diseñadas solo para este propósito: escribir. Programas como WriteRoom o Scrivener (mi favorita desde hace tiempo) permiten crear un entorno único de redacción a pantalla completa que oculta el resto de ventanas de programas que pueden ser fuente fácil de distracción. La oferta de programas es amplia para todos los distintos sistemas operativos. Basta con buscar en Internet «programas para escribir sin distracciones». Incluso hay versiones basadas en web como ZenPen que no obligan a instalar nada en nuestro ordenador.

16. Hay vida más allá de Ctrl+C y Ctrl+V

Tu sistema operativo y todos los programas que utilizas a diario ponen a tu disposición combinaciones de teclas para hacerte la vida más fácil. Busca cuáles son y apréndelas. Después de horas de trabajo, los segundos que has perdido utilizando el ratón suman minutos al final de la jornada. Al principio puede costar un poco hacerse con el hábito, pero te aseguro que en un tiempo no podrás prescindir de las ventajas de no separar las manos del teclado.

17. Tic, tac, tic, tac

Utiliza alguna aplicación de tipo temporizador para organizar bloques de tiempo de trabajo. Algunas actividades requieren establecer dedicación máxima en términos de tiempo, y en estos casos es importante tener la presión del reloj marcando los segundos. Muchas de estas aplicaciones integran la técnica Pomodoro para administrar mejor tu tiempo. Sobre bloques de tiempo publiqué en este blog el artículo «Divide (tu tiempo) y vencerás» por si quieres ampliar sobre estos conceptos.

18. «Extiende» tu navegador

Si utilizas un programa para gestionar tus notas (Evernote, OneNote, etc.) o compartes con frecuencia contenidos en redes sociales, quizá te interese saber que existen extensiones para el navegador que facilitan la tarea de guardar los contenidos (o una selección) de páginas web. Otras extensiones permiten compartir en tus perfiles en redes sociales los artículos que visitas. Para el caso particular de las notas, las extensiones que nos permiten guardar contenidos de una página web suelen recibir el nombre de clippers, como OneNote Clipper o Evernote Web Clipper. Investiga que extensiones hay para los programas que utilizas y empieza ahorrar tiempo.

19. «Manos libres» para otras cosas

En ocasiones dejamos todo lo que estamos haciendo para realizar o responder a una llamada. Si estás en mitad de una tarea que no requiere demasiada concentración y necesitas hablar por teléfono, recuerda que puedes atender la llamada con la opción de manos libres, bien con el altavoz del teléfono o utilizando los auriculares. Esto te permitirá seguir con lo que estabas haciendo. Que una llamada no interrumpa tu trabajo.

Conclusión

Muchos de estos trucos productivos que he presentado buscan reducir el tiempo que destinamos a determinadas tareas. No hay que subestimar los segundos que podemos ganar realizando las cosas de otra forma. En general, en la medida de lo posible, intenta también emparejar acciones que sean compatibles con la multitarea. Hay muchas tareas relacionadas con la tecnología que permiten realizar otras mientras tanto. Por ejemplo, puedes escuchar un podcast mientras haces la comida, o puedes revisar Twitter mientras ves la televisión (aunque creo que esta última es ya una práctica bastante habitual).

Pero sobre todo, aprovecha los tiempos «muertos». Hay muchas mini-tareas productivas relacionadas con la tecnología que puedes hacer mientras esperas. Revisar tu lista de tareas, revisar tu correo electrónico, aprender palabras de otro idioma, revisar titulares de prensa, etc. Dediqué en este blog un artículo entero a ello, y con él os dejo.

Fotografía | Oficina, de rawpixel en Pixabay