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Preparar las herramientas con las que vamos a trabajar es fundamental si queremos alcanzar ciertos objetivos de productividad. No se trata solo de elementos físicos, que también, sino de cualquier programa informático, servicio de Internet o el propio sistema operativo. Una herramienta puesta a punto y correctamente utilizada también puede ser un gran instrumento de productividad.
Este importante paso en la organización personal me recuerda a la idea de mise en place (poner en su lugar) que se utiliza en gastronomía para definir el conjunto de tareas para organizar los ingredientes que un cocinero necesitará antes de preparar un plato.
Preparar y «afilar» tus herramientas digitales también nos puede hacer más productivos. Con este tema continuamos la serie de consejos para empezar el curso o el año bien organizado. Anteriormente, ya hablamos del noble arte de tirar, archivar y digitalizar, de cómo la organización efectiva es una cuestión de planificación y método, de profesores, agendas y tareas y, recientemente, de cómo mantener nuestros datos sincronizados, seguros y en orden.
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Mise en place de material de oficina
En cuestiones de organización personal, no todo es digital, ni debe serlo. Así que no podía pasar por alto este punto sobre material de oficina y otras «herramientas físicas». Quién nos habría dicho que las llamaríamos así para diferenciarlas de las digitales.
Es fundamental tener a punto el arsenal de bolígrafos, lápices, libretas, post-it, etiquetas, grapadoras, clips, etc. Cada uno las que necesite. Basta con que un bolígrafo no funcione y no tengamos otro a mano, para que no empecemos con buen pie. Lo mismo sucede si nos quedamos sin papel en la impresora (o esta ha decidio no funcionar), si nos quedamos sin grapas o sin fundas de plástico para organizar nuestros documentos.
Puede parecer un tema menor, pero tiene su importancia. Bastante tenemos con enfrentarnos a las tareas que debemos hacer, como para tener que sortear «pequeños» obstáculos como la falta de material o cualquier otra incidencia técnica. Antes de empezar, debemos asegurarnos de que contamos con todas las herramientas que necesitamos… y que funcionan correctamente.
Mantener en orden nuestro material de oficina también nos permite ser más productivos.
Trabaja a la última y siempre con seguridad
¿Trabajas con todos tus sistemas y programas actualizados? Si no sabes la respuesta a esta pregunta, significa que algo debes hacer al respecto. Al menos, comprobarlo. Hay varios elementos que conviene tener actualizados, por seguridad y para un mejor funcionamiento.
El primer elemento que siempre deberíamos mantener actualizado es el sistema operativo, es decir, tu Windows, macOS, Linux o cualquier otro sistema que utilices, tanto en tu ordenador como en tu dispositivos móviles. Los sistemas operativos lanzan actualizaciones periódicamente para añadir nuevas funcionalidades (quizá te suene más esta idea en los teléfonos móviles), pero sobre todo es importante por las actualizaciones de seguridad que los fabricantes de software van incorporando .
Debes mantener tu sistema actualizado a su última versión, sobre todo por tu seguridad. Por el mismo motivo, también debes mantener actualizados los programas informáticos que utilizas a diario, incluido el antivirus, para que su base de datos pueda detectar las últimas amenazas conocidas.
Lo cierto es que, en general, este es un tema bastante descuidado. A veces, terminar una tarea urgente parece ser más importante que actualizar el sistema, pero no lo es. Algo podría salir muy mal en esa tarea (archivos dañados, cálculos incorrectos, tener que volver a empezar de cero…) precisamente por no haber actualizado los sistemas.
Si nuestro sistema está actualizado, quizá ganemos en rendimiento y, por tanto, seremos más productivos.
Conoce bien a tu aliado
¿Conoces a fondo el sistema operativo y el programa informático que más utilizas? Si no es así, empieza a invertir tiempo en estudiar con todo nivel de detalle la herramienta que te ayuda a trabajar y, si el programa lo permite, personalízalo, acomódolo a tus necesidades y a tu forma particular de trabajar. Saber usar con soltura todas y cada una de las funciones que tiene una aplicación informática nos hace más productivos.
Es posible que el programa que te acompaña cada día permita pesonalizar los menús y las barras de herramientas con aquellas acciones que más utilizas. Quizá descubras que era posible cambiar el idioma en algunas aplicaciones. O simplemente quieras cambiar determinados aspectos de la interfaz gráfica de usuario de un programa para trabajar más cómodamente (más o menos contraste y luz, mayor tamaño de letra, etc.).
Merece la pena invertir el tiempo que sea necesario en estos aspectos, que os aseguro que no son menores. De nuevo, las prisas por empezar y terminar el trabajo hacen que descuidemos este paso tan importante y que permite que trabajemos con mucha más fluidez. Conociendo a fondo nuestros programas también somos más productivos.
Domina el arte de escribir teclear bien
La elección de un teclado o de un ratón puede ser determinante en nuestro desempeño diario. También influye la ergonomía de la silla en la que nos sentamos, la altura de la mesa en la que trabajamos o la cantidad de luz que entra por la ventana. Y, por supuesto, es fundamental saber escribir bien con un teclado y manejar con soltura un ratón.
En ocasiones, uno no es productivo solo porque carece de sistema de organización. A veces, la solución para trabajar de forma efectiva depende de habilidades tan básicas (o quizá no tanto) como saber escribir rápido y correctamente con un teclado. Es una destreza que, una vez adquirida, nos va a ayudar siempre y va a ser un buen punto de partida para aplicar otros consejos de productividad.
Hay quien busca la productividad máxima en este aspecto intentando encontrar el teclado óptimo, el más adecuado, el que menos resistencia presenta, el que le hace volar mientras escribe. Tampoco hay que aspirar a tanto. Sin embargo, es cierto que una buena elección de un teclado puede ser determinante. Desde luego, todos sabemos detectar cuando un teclado es extremadamente «duro» y presionar cada tecla es una tortura. O también reconocemos cuando un teclado no parece cumplir con los requisitos recomendados de tamaño o distribución de teclas para que la tarea de escribir no se vuelve ardua.
Son especialmente conocidos los teclados mecánicos, no solo para los aficionados a los jugeos, sino también para programadores. Los informáticos somos muy nuestros con estos aspectos técnicos; no vale cualquier teclado y no sirve el ratón estándar. Puedes echar un vistazo al teclado mecánico AK33 de Lexon Tech o a los modelos NuPhy Air75 o NuPhy Halo65.
Y una vez adquirido tu teclado «mágico», para exprimirlo al máximo, aprende todos los atajos de teclado de las acciones que más utilices en cada programa. Por ejemplo, en Microsoft Word, que con mucha probabilidad utilizas en alguna ocasión, se conocen como «métodos abreviados de teclado». También Windows tiene los suyos. Aprende algunos de ellos, porque suelen ser comunes a varias aplicaciones.
Un teclado y ratón adecuados también pueden hacerte más productivo. Clac, clac, clac. Clic, clic.
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