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Ocho en punto

Tus datos sincronizados, seguros y en orden

Esta semana me apetece ampliar la serie de consejos para empezar el curso bien organizado. Quien dice curso, dice año. En septiembre escribí tres artículos: «El noble arte de tirar, archivar y digitalizar», «La organización efectiva: una cuestión de planificación y método» y «Profesores, agendas y tareas». Hoy es el turno de los datos, de su almacenamiento y sincronización, una tecnología impensable hace más 30 años.

Archivos y carpetas

No importa en qué área trabajemos. En mayor o menor medida, casi por obligación, tratamos a diario con datos digitales. Quien no envía un correo electrónico, recibe un mensaje por WhatsApp o descarga de Internet un formulario en PDF que debe rellenar. Es inevitable. Es cierto que todavía existen muchos trámites en formato físico, en papel, pero nadie duda de que la información en soporte digital vino para quedarse.

¿A que me refiero con datos digitales en este artículo? No lo complicaremos hablando de información estructurada en bases de datos o en soportes y formatos muy particulares y que requieren un tratamiento especial. Aquí simplemente hablamos de archivos y carpetas, los que guardamos en nuestro ordenador y que nos gustaría mantener siempre a salvo.

5 formas de salir del bloqueo productivo

Hay días que no. En ocasiones, no logramos ir ni hacia adelante para avanzar ni hacia atrás para rectificar. Algunos días nos atascamos, sin más.

Los motivos de estos atascos productivos suelen ser el exceso de trabajo, la falta de concentración o la nada deseable combinación de ambos. Cuando llegamos un callejón sin salida, en primer lugar, hay que parar y replantear la estrategia de trabajo.

Hay algunas acciones que podemos realizar para intentar desatascar la situación. En ocasiones, nuestra cabeza solo necesita algo de claridad, un hilo del que tirar o un simple cambio de aires.

1. Elige la ruta correcta

Organizar desatasca. Quizá el bloqueo procedía de alguna cuestión que no estaba como debía estar. El orden físico a nuestro alrededor y la organización de nuestras tareas diarias son fundamentales para quedarnos atascados. Un buen entorno de trabajo y una hoja de ruta bien definida son claves para trabajar de forma efectiva.

Una buena práctica es preguntarnos con más frecuencia si hemos hecho la elección correcta de la tarea que haremos a continuación. ¿Es lo que debería estar haciendo en este momento? Hay momentos del día que son más adecuados para tareas que requieren cierto nivel de concentración y hay otros rincones del día que podemos emplear para acciones más mecánicas. Elegir bien en este sentido evita muchos bloqueos.

Somos lo que hacemos día a día: 8 claves para definir nuestros hábitos

Enero es tiempo de muy buenas intenciones. Son populares los propósitos de Año Nuevo, esos que empezamos a dejar de cumplir el día 3. En general, el comienzo de cualquier periodo suele ser una buena excusa para proponernos el reto de empezar nuevos hábitos. Sin embargo, la frustración no suele tardar en llegar. La falta de claridad y planificación en nuestros propósitos, la rigidez y el exceso de disciplina o simplemente la (mala) elección del día para empezar, suelen provocar que abandonemos cuando apenas habíamos empezado.

Decía Aristóteles que somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito. Por tanto, nuestros hábitos, malos o buenos, nos definen. De ahí la importancia de hacer bien el trabajo de definir bien nuestros hábitos.

Traigo algunas reflexiones sobre los hábitos que suelo tener en cuenta cuando elaboro una lista, no de propósitos, sino de buenos hábitos que me gustaría introducir y de otros que quisiera mantener o mejorar.

1. Ten un motivo

En primer lugar, debemos tener claro el motivo. ¿Por qué queremos incorporar un nuevo hábito? ¿Realmente es recomendable? ¿Es solo una moda? La propuesta de una nueva lista de hábitos para este año debería surgir de nuestra propia reflexión, pensando bien en qué queremos mejorar. Sin embargo, es bastante habitual buscar la inspiración en alguna lista infinita de esas que circulan por Internet cada 1 de enero y tener la tentación de introducir todo lo que en ella aparece. Ante todo, moderación. Quizá esa propuesta de hábitos ajena no está hecha para nosotros.

Como ilustra esta obra de PJ Milani, ganarle la partida a algunos aspectos de la vida depende de tus hábitos.

 

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2. Pocos y poco a poco

Es recomendable hacer una lista razonable de los hábitos que queremos introducir o de aquellos que nos gustaría seguir mejorando. En este caso, se cumple la máxima de menos es más y limitar la cantidad de nuevos hábitos evitará muchas frustraciones. Mejor empezar con unos pocos hábitos, nunca los más difíciles. Además, conviene ir incorporándolos de forma progresiva: uno nuevo cada semana, o cada mes, dependiendo del tipo de hábito.

De uno en uno, como recuerda esta ilustración de Mounika.studio.

3. El orden importa

El orden que seguimos para incorporar nuevos hábitos importa. Por eso es fundamental disponer de una lista completa de los hábitos que queremos desarrollar. Tenerlos todos a la vista nos permite planificar bien la secuencia más efectiva. Como comentaba, empezar con los más difíciles no parece una buena idea. Si queremos introducir un par al principio, podemos valorar qué dos hábitos son los más compatibles y presentarán menor dificultad a la hora de llevarlos a cabo juntos.

22 microhábitos de 2 minutos

Si no te atreves con nuevos hábitos, prueba con microhábitos. En ocasiones no hacen falta más de 2 minutos para progresar en cuestiones de organización, aprendizaje, salud, productividad, etc. Con pequeñas acciones y sencillos gestos puedes avanzar más de lo que crees. No subestimes el valor de 120 segundos.

Aquí tienes una propuesta de 22 microhábitos que puedes incorporar en tu día.

  1. Escribe tus intenciones del día. Empezar la jornada con dejando por escrito algunos propósitos es la mejor forma de empezar. Atención: intenciones o propósitos que puedes cumplir hoy, no tareas de trabajo.
  2. Haz estiramientos durante un par de minutos, sobre todo cuando lleves mucho tiempo sentado.
  3. Organiza las apps y las fotografías del teléfono móvil. Haz limpieza. Vacía de mensajes los chats de grupo. O archívalos.
  4. Organiza tu escritorio al final del día. Si no lo logras hacer en 2 minutos, significa que no lo estás haciendo cada día.
  5. Mantén bien ordenadas las carpetas de tu ordenador cuando las estés creando o utilizando. No caigas en la trampa de crear una carpeta con el nombre “Para ordenar”.
  6. Cambia un poco la ruta para llegar a algún sitio, aunque tardes dos minutos más. No sé por qué, pero este hábito tiene un curioso efecto.
  7. Revisa tus tareas diarias al final del día, sobre todo las que has completado. Disfruta de la satisfacción de ver el trabajo realizado.
  8. Define las 3 tareas más importantes del día. No deberías tener muchas más.
  9. Lee unas líneas de texto durante 2 minutos. Es solo una excusa para leer un libro, una revista o un artículo. Seguramente sigas; solo necesitabas empezar.
  10. Dedica 2 minutos a estar en silencio. O escucha una canción. ¿Cuándo fue la última vez que hiciste alguna de estas dos cosas?
  11. Limpia durante 2 minutos una estancia de la casa. Si te apetece, aplícalo al resto de estancias. Un poco de orden en sitios distintos ya es un progreso. También puedes ordenar un cajón.
  12. Comparte en las redes sociales alguna idea, pensamiento o recurso. Granito a granito se construye una comunidad. Internet también tiene su lado positivo.
  13. Memoriza dos o tres nuevos atajos de teclado para ser más productivo.
  14. Revisa tu agenda del día. ¿Cuánto tiempo libre tienes hoy? En 2 minutos puedes ingeniártelas para liberar tiempo.
  15. Aprende algo nuevo en 2 minutos. Puedes aprender algunas palabras nuevas en otro idioma. Incluso te da tiempo a ver dos vídeos de Pau García-Milà.
  16. Haz esa llamada que tanto se resiste. No duele; son los dos minutos.
  17. Organiza tus contactos: en tu móvil o en tus redes sociales. Sobre todo, elimina.
  18. Revisa tu bandeja de entrada. En 2 minutos puedes tirar y archivar más de lo que crees.
  19. Revisa tus suscripciones a blogs y podcasts. Selecciona con criterio y marca para leer o escuchar después. Estos contenidos tienden a acumularse.
  20. Elige cada día algo para reciclar, donar o tirar. Deshacerte de cosas puede ser liberador.
  21. Escanea documentos que quieras mantener digitalizados (posiblemente para tirar los originales en papel).
  22. Entra en Ocho en punto para ver si hay algo nuevo. Puedes seguir las novedades en Feedly, Twitter, Instagram, Facebook y Telegram. Son 2 minutos.

El «gen» de la productividad: 40 cosas que hacen (y no hacen) las personas superefectivas

Una persona productiva es aquella que, teniendo que trabajar para vivir, consigue tener tiempo libre para su familia, para sus proyectos personales y para el ocio. Es la definición más acertada de persona productiva que puedo imaginar.

Algunas personas son para mí un referente, por su estilo y actitud ante el trabajo, por el modo en que gestionan sus tareas, por su claridad de ideas o por su capacidad de aprendizaje. ¿Cómo consiguen finalizar con éxito tantos proyectos, no solo profesionales, sino también personales?

La persona productiva se siente satisfecha, no por haber terminado su trabajo eficientemente, que también, sino porque su forma de trabajar le permite disfrutar de su tiempo libre.