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Ocho en punto

Automatización con Power Automate: cómo transformar publicaciones de Teams en tareas de Microsoft To Do

Tiempo de lectura: 4 minutos

Muy pocas veces pasa uno por Teams simplemente para saludar. Si se comparte una publicación es porque hay algún tipo de tarea asociada y, en general, siempre hay que hacer algo al respecto. No todas las publicaciones de Teams son una tarea, pero la experiencia me dice que si alguien dedica un tiempo a escribir un mensaje es por alguno de los siguientes motivos:

  • Quiere comunicar algo, y seguramente habrá que hacer algo al respecto.
  • Quiere pedir opinión sobre algo, y deberíamos hacer algo al respecto.
  • Quiere organizar algún asunto, y obviamente habrá que revisar la información y hacer algo al respecto.
  • Quiere directamente repartir tareas en un equipo, y no queda más remedio que consultar nuestra parte y hacer algo al respecto.
  • Quiere simplemente destacar un logro o celebrar un éxito, y aquí también deberemos hacer algo respecto, como simplemente agradecer.

Microsoft Teams y Microsoft To Do

Entiendo que muchos no vean todavía los beneficios de recibir automáticamente una nueva tarea en un programa cuando alguien comunica algo en otro. Quizá sea porque no utilizan (todavía) de forma sistemática un gestor de tareas a diario, o simplemente no usan tal cosa. Sin embargo, si uno es persona de hábitos que realiza una revisión diaria de tareas, valorará ahorrar tiempo comprobando información procedente de otros canales (Teams, por ejemplo).

Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta habitual de trabajo y colaboración virtual en muchas empresas y también en muchos centros educativos. En mi día a día como docente, la utilizo como aula virtual para compartir recursos y realizar actividades. Es un software que ha evolucionado de forma espectacular en los últimos años y cada semana nos llegan noticias de alguna novedad en la plataforma. Explicar el potencial de esta herramienta requeriría varias series de publicaciones. Como sucede últimamente con la IA, siempre sale algo nuevo.

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Gestión de tareas: ¿integral o por ámbitos? Mi experiencia con Microsoft To Do

Tiempo de lectura: 4 minutos

Qué me perdone David Allen, pero ahora utilizo dos herramientas diferentes para administrador mis tareas y proyectos. Hace algunos meses decidí empezar a utilizar Microsoft ToDo para organizar exclusivamente las tareas de trabajo. Sin embargo, no he abandonado la aplicación Things, donde sigo poniendo en orden las tareas y proyectos personales. Y tengo mis motivos.

¿Gestión integral o por ámbitos?

A veces hay que experimentar nuevas formas de organizarse y eso he hecho, con resultado positivo, por cierto. Quizá ya no puedo afirmar que utilizo de forma estricta la metodología GTD de Allen, porque seguramente emplear ahora dos herramientas para organizar mis tareas incumple alguno de los principios de una gestión integral de las tareas. Sinceramente, qué más da.

Reconozco las bondades del método GTD y tratar todos los proyectos (no importa si de ámbito personal o laboral) en el mismo lugar y empleando la misma herramienta, tiene claros beneficios. Así lo he hecho durante mucho tiempo y doy fe de ello. Sin embargo, a veces hay que poner en la balanza los pros y contras de saltarse algunas reglas para ser más flexible. En esta ocasión, el balance ha sido claramente positivo en favor de separar tareas personales de las del trabajo. Hacerlo, de hecho, ha tenido las consecuencias que ya pude intuir.

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Objetivos con impacto y una varita mágica

Tiempo de lectura: 3 minutos

Con el nuevo año llegan nuevos proyectos y buenos propósitos para llevarlos a cabo. Y quienes no piensan en objetivos para el año que empieza, estoy seguro de que al menos hacen balance del año que termina. En cualquier caso, es inevitable pensar un poco en ello. Otra cuestión es que nos sentemos frente a una hoja en blanco para dejarlo por escrito.

Personalmente, en los últimos años he ido abandonando el ritual de revisión en profundidad del año que dejábamos atrás. Hacerlo es interesante, pero costoso, como lo es también planificar a conciencia los objetivos para los próximos 12 meses. Es un proceso al que dedicaba bastante tiempo y que, por supuesto, sigo recomendando. Sin embargo, en mi caso particular, fui comprobando que no tenía demasiado impacto. En cuestiones de organización personal, conviene seleccionar bien dónde invertimos el tiempo y ser consciente de la relación coste-beneficio. El exceso de organización o planificación requiere tiempo y no siempre permite avanzar (o empezar).

Como decía, con la entrada del nuevo año, es inevitable reflexionar un poco sobre lo que ha sucedido en los últimos meses. Tampoco es fácil no pensar en los meses que tenemos por delante, qué haremos y qué dejaremos de hacer. Y para ello, a mí me basta con una hoja en blanco. Este año lo hice el 2 de enero en una cafetería y solo necesité un par de columnas en una página de una pequeña libreta. Anoté en ella solo algunas palabras con proyectos, frentes abiertos, temas que son muy importantes para mí y, por qué no, una pequeña lista de deseos. En definitiva, objetivos con diferentes grados de prioridad.

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Atajos superproductivos para el texto: mucho más que copiar y pegar

Tiempo de lectura: 3 minutos

Hay un antes y después de aprender y utilizar los atajos de teclado que presento a continuación. El primer paso para sacarle todo el partido es conocer que existen estas funciones especiales para seleccionar el texto, copiarlo o moverlo a otro lugar. Utilizarlas con el ratón ya resulta muy productivo. Sin embargo, la productividad se multiplica por dos cuando descubrimos que también podemos llevar a cabo las mismas acciones sobre el texto desde el teclado.

Nos empeñamos en aplicar sofisticadas técnicas de organización y productividad para ganarle minutos al día. Pero dos trucos que siempre funcionan y nos hacen ahorrar muchísimo tiempo son:

  1. Aprender a escribir a teclear más rápido
  2. Conocer los atajos de teclado

En esta ocasión, os cuento el segundo.

Insertar un emoji a golpe de tecla

Los emojis son parte de nuestro día a día. No hay mensaje de WhatsApp o de una publicación en las redes sociales que no incluya uno de estos emoticonos para dar un matiz al texto. Todos tenemos uno favorito.

Cuando utilizamos el móvil, los emojis están siempre a mano (o a dedo). Todas las aplicaciones incluyen un apartado, fácilmente localizable que nos muestra un amplio catálogo de emoticonos. Sin embargo, añadirlos cuando utilizamos un ordenador no resulta tan evidente. Normalmente, siempre tenemos que abrir algún menú «Insertar símbolo» o similar, una serie de pasos que nos hacen perder algunos valiosos segundos.

Para ser mucho más productivo, podemos utilizar la combinación de teclas windows y punto (.) para que el sistema nos muestre una ventana emergente con el catálogo de emojis que podemos insertar directamente.

Así se selecciona una palabra, una línea y un párrafo

La selección de texto desde el teclado suele ser la asignatura pendiente. En general. suelo ver que muchos usuarios con cierto nivel de informática siguen utilizando el ratón para seleccionar el texto. El copia y pega desde el teclado lo tienen bien interiorizado, pero para la selección de texto sueltan la mano del teclado para usar el ratón. Y realmente no es necesario.

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Tus apps te delatan: ¿creas o consumes?

Tiempo de lectura: 6 minutos

La creciente cantidad de creadores de contenido en la web es evidente, sin embargo, la calidad y el pensamiento reflexivo en la redacción de textos han disminuido en comparación con el auge de medios visuales, algunos espectaculares e instantáneos, quizá con más enganche. Además, la excesiva utilización de dispositivos, sobre todo nuestros teléfonos, y el consumo descontrolado de las redes sociales es ya una causa común de adicción. La ilustración de Victor Grandchamp que comparto en este artículo nos plantea la cuestión fundamental de si somos principalmente consumidores o creadores de contenido en línea. De algún modo, el consumo excesivo puede limitar en gran medida la oportunidad de poder dedicar este tipo a la producción de contenido de valor.

Cuando todos son creadores de contenido

Hace unos días ironizaban en Internet con el problema al que nos enfrentaremos cuando tengamos unos años más y no haya forma de encontrar un electricista porque todos serán creadores de contenidos. Pero no hay que preocuparse: no se dedican a ello tantas personas en exclusiva y menos profesionalmente. Además, muchos de los que lo hacen a tiempo parcial, tampoco lo son. Muchos son solo usuarios con ganas de notoriedad que «ponen cosas» en Internet. Alguno incluso se autodenomina influencer, como si ser influyente o no fuera algo que uno pueda decidir simplemente indicándolo en su perfil de la plataforma de turno.

Críticas y bromas (pocas) aparte, crear y compartir contenido en Internet no solo es una actividad interesante y gratificante, sino necesaria. Si todos los usuarios nos dedicáramos simplemente a consumir información, en muy poco tiempo todo el conocimiento en la red quedaría obsoleto. Hace falta contenido, pero de calidad. Y para ser un poco más justo, diré que hay recursos de gran calidad, pero crece también la oferta de contenidos superfluos que no aporta absolutamente nada.

Hace ya muchos años que la creación de contenidos en Internet dejó de ser cosa de unos pocos. ¿Recordáis aquel concepto de la Web 2.0? Fue un término acuñado allá por el 2004 y hacía referencia precisamente a la posibilidad de interactuar y colaborar entre los usuarios, por ejemplo, creando contenidos en la red, y no solo accediendo a ellos. Algunos recordamos aquellos tiempos con tanta nostalgia que no cejamos en el empeño de escribir en un blog.

Ahora parece que tienen más tirón los vídeos en YouTube, Instagram y TikTok. Resulta ya evidente que la reflexión pausada, especialmente por escrito, ya no está tan de moda. Ya no sale a cuenta para muchos dedicar el tiempo que requiere la redacción de un texto que será leído y analizado también con calma por los lectores. Acaso, ¿alguien se suscribe todavía a blogs con RSS? Hace tiempo que triunfan los contenidos más instantáneos y visuales. Reconozco que hay medios de gran calidad en este formato, pero sigo echando de menos cierto tipo de contenidos en el medio escrito. Algunos preferimos leer sin prisa sobre un tema y no que un youtuber nos lo cuente (o nos lo grite haciendo aspavientos).

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