Jueves de revisión y viernes de progreso

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Cerrar la semana no significa simplemente «bajar la persiana» y detener la actividad hasta el lunes siguiente, sino que también implica una revisión de la agenda y una comprobación del estado de las tareas. Cerrar un viernes tiene sus inconvenientes. Elegir el último día de trabajo para hacer una revisión general puede parecer lo más natural, pero hay alternativas: hacerlo un jueves, por ejemplo.

La revisión diaria y semanal

El cierre es la organización a fondo de todos los asuntos pendientes y que nos permite terminar la semana de trabajo con la impagable sensación de tenerlo todo bajo control. Cualquier sistema de organización personal propone una revisión diaria y otra de carácter semanal. Esta última es el cierre.

Con la revisión diaria no hay duda: como su nombre indica, se hace cada día, no debería durar más de 30 minutos y habitualmente se lleva a cabo al final de la jornada. Es el cierre diario, sabiendo que al día siguiente volvemos al trabajo. Sin embargo, cuando hablamos de revisión semanal siempre aparecen opiniones diversas. Este tipo de revisión requiere tiempo, seguramente un par de horas, porque no solo repasamos las tareas, sino que podemos subir un poco más en altura para revisar los proyectos y cuestiones mucho más generales de planificación.

Pero, ¿cuál es el mejor día para hacer esta revisión? Si el trabajo se realiza entre semana, lo habitual es hacer el viernes un repaso de la agenda y una revisión en profundidad de todas las tareas. Además, es algo que se suele hacer como última actividad de la jornada. No es una mala opción y tiene mucho sentido. Pero yo prefiero cerrar los jueves.

Reserva el viernes para progresar

En términos de organización, cerrar la semana un viernes tiene sus inconvenientes. Si queremos empezar a desconectar ese mismo viernes, no parece una opción muy acertada iniciar un proceso de revisión de tareas y agenda esa tarde de viernes. ¿Tantas cosas suceden un viernes que no permiten hacer la revisión el día anterior?

Creo que el último no debería ser nunca el día de más trabajo, el momento en el que más imprevistos surjan y más fuegos haya que apagar. Y debemos hacer todo lo posible para despejar el viernes de cuestiones incómodas. Por tanto, nada realmente importante debería suceder el último día de la semana, sobre todo para que podamos adelantar la revisión semanal un jueves. Deberíamos reservar el viernes para progresar en el «trabajo real». No hay nada más gratificante que terminar la semana con la sensación de haber avanzado en lo que realmente importa.

Hay muchas formas de lograr que nada realmente importante suceda un viernes. Podemos:

1. Eliminar reuniones, que siempre generan trabajo y nuevos problemas.
2. No hacer determinadas llamadas, sobre todo aquellas que sabemos de antemano que traerán más compromisos.
3. Limitar la comunicación y hacer ver a compañeros y clientes que no se atienden determinados mensajes a partir de cierta hora de la mañana del viernes.
4. Establecer bloques de tiempo para trabajar sin interrupciones en ciertas tareas y proyectos importantes. No «picotear» tareas de la lista. Evitar la distracción a toda costa.
5. En general, ceñirse el plan de trabajo que hemos trazado y no desviarse ni improvisar.

Establecer reglas funciona, a menos a medio o largo plazo. A veces no podremos elegir y cada trabajo presenta circunstancias que no podemos controlar del todo, pero sí minimizar. Sin embargo, en muchas ocasiones, un viernes cargado de imprevistos es solo culpa nuestra.

Cierra la semana el jueves

Mi sugerencia es hacer un cierre semanal el jueves, porque tiene más ventajas que inconvenientes:

1. Permite revisar una semana que ha sido más breve, porque el trabajo que hemos reservado para el viernes es fácil de manejar y revisar.
2. Hacemos la revisión semanal con más calma, dedicando el tiempo que realmente requiere, sin prisas, como quizá ocurriría un viernes por la tarde porque estamos desesando terminar.
3. Nos obliga también a seleccionar bien el trabajo que haremos el viernes y adecuarlo para que, una vez finalice la jornada de trabajo, podamos cerrar, salir y desconectar. Una breve revisión diaria el viernes debería ser suficiente.
4. Nos deja libre el bloque tiempo del viernes que íbamos a dedicar a la revisión (siempre que no lo llenemos con otros asuntos, claro está).
5. Empezamos el viernes con la sensación de tener toda la organización bajo control.

Muchas personas trabajamos de lunes a viernes, pero otras lo hacen, por ejemplo, de martes a sábado o de miércoles a domingo, dependiendo de días libres y otras vacaciones. En este artículo me refiero a «jueves» como la jornada anterior al último día de la semana laboral antes del tiempo de descanso. Lo que comento también puede servir para otras agendas laborales.

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