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Categoría: Tecnología

Microsoft Teams (I): Crea espacios de colaboración, aprendizaje y productividad

Tiempo de lectura: 4 minutos

Bien organizado, Microsoft Teams puede llegar a ser un gran espacio de colaboración, aprendizaje y productividad. Insisto: bien organizado.

A veces son los pequeños detalles de funcionalidad y de diseño los que hacen de Teams una plataforma muy atractiva, pero también muy eficaz. Merece la pena investigar a fondo todas sus funciones y, sobre todo, una forma innovadora de utilizarlas y personalizarlas, para hacer de ella una potente herramienta de trabajo.

Como docente utilizo Teams a diario y todavía no había dedicado una entrada a esta herramienta tan completa, una verdadera navaja suiza de la productividad. Probablemente, muchos de los elementos que se pueden integrar en Teams son de especial utilidad en el contexto educativo. En cualquier caso, algunos de los ejemplos e indicaciones que compartiré en esta serie servirán para cualquier ámbito.

Teams facilita la colaboración virtual, el aprendizaje en línea y, en general, la productividad en el trabajo. Veamos cada una de estas ventajas que presento de forma muy general para aquellos que nunca han tenido la oportunidad de entrar en el universo de Teams.

Tus datos sincronizados, seguros y en orden

Tiempo de lectura: 4 minutos

Esta semana me apetece ampliar la serie de consejos para empezar el curso bien organizado. Quien dice curso, dice año. En septiembre escribí tres artículos: «El noble arte de tirar, archivar y digitalizar», «La organización efectiva: una cuestión de planificación y método» y «Profesores, agendas y tareas». Hoy es el turno de los datos, de su almacenamiento y sincronización, una tecnología impensable hace más 30 años.

Archivos y carpetas

No importa en qué área trabajemos. En mayor o menor medida, casi por obligación, tratamos a diario con datos digitales. Quien no envía un correo electrónico, recibe un mensaje por WhatsApp o descarga de Internet un formulario en PDF que debe rellenar. Es inevitable. Es cierto que todavía existen muchos trámites en formato físico, en papel, pero nadie duda de que la información en soporte digital vino para quedarse.

¿A que me refiero con datos digitales en este artículo? No lo complicaremos hablando de información estructurada en bases de datos o en soportes y formatos muy particulares y que requieren un tratamiento especial. Aquí simplemente hablamos de archivos y carpetas, los que guardamos en nuestro ordenador y que nos gustaría mantener siempre a salvo.

Youtubers y productividad (II): el proyecto de Soriano Tech

Tiempo de lectura: 2 minutos

Hace un tiempo, me pareció buena idea empezar a compartir el trabajo de algunos youtubers que dedican su canal a cuestiones de productividad y organización personal y que tratan estos temas desde una perspectiva más tecnológica, en la línea de contenidos de este blog. Empecé con Thomas Frank, conocido y reconocido youtuber estadounidense.

En Internet hay ya una desbordante oferta de contenidos sobre cómo organizarse mejor con tal o cual aplicación. Afortunadamente, el medio escrito se mantiene y todavía podemos suscribirnos a blogs que dedican sus líneas a hablar sobre metodologías y herramientas para mejorar nuestra productividad. También es verdad que se han incrementado los intentos de muchos en YouTube por compartir este tipo de contenidos. Una simple búsqueda con palabras clave como Notion, organización, iPad, apps o productividad, darán como resultado cientos de vídeos en los que alguien intenta explicar, con mayor o menor éxito, cómo usar una aplicación o un método para ser más productivo. Tengo la sensación de que han proliferado los contenidos sobre organización personal, sobre todo en formato audiovisual, en particular en YouTube. Y hay que filtrar, no todo es bueno.

Si buscamos claridad y sencillez en la exposición, pero también calidad y sentido estético en la realización, hoy vengo a recomendaros el canal Soriano Tech. Su creadora, que ahora mismo vive en Helsinki, presenta su proyecto como un canal sobre tecnología, productividad y estilo de vida. Un canal muy interesante para seguir aprendiendo sobre la utilización de muchas herramientas para mejorar nuestra organización personal. Y en español.

El cortapega productivo: de los atajos de teclado a Clipy (y una broma hecha realidad)

Tiempo de lectura: 3 minutos

Hace una semanas la RAE presentó las novedades del «Diccionario de la lengua española» en su actualización 23.5. Como ya es habitual, en el apartado de lengua y tecnología, se han incorporado términos nacidos del lenguaje de Internet, las redes sociales y las nuevas tecnologías. En esta ocasión se han añadido las nuevas acepciones de la jerga informática para los verbos cortar y pegar. Y también la forma coloquial cortapega.

De momento no existe una entrada «copiapega»en el diccionario que, técnicamente, hace referencia a una acción similar en la que no se eliminan (no se cortan) los datos originales, sino que el objeto original (texto, archivo, etc.) permanece intacto porque simplemente se realiza una copia. Cortapega o «copiapega», qué más da. Lo que nos importa aquí es, ¿se puede se más productivo con este tipo de acciones?

El cortapega básico (y clásico): los atajos de teclado

El cortapega y el «copiapega» son acciones que utilizamos a diario en entornos digitales. Son acciones que hacemos a veces casi insconscientemente con nuestros ordenadores y teléfonos móviles. Copiar un texto aquí para ponerlo allá. Si pusiéramos un contador que sumara el número total de cortapegas que hacemos al día, seguramente nos sorprendería la cifra. Su inventor, el científico Larry Tesler, seguro que estuvo bien orgulloso de sus tres famosos comandos: copiar, cortar y pegar.

Ya sabemos que en el mundo de la productividad, una acción que repetimos muchas veces es susceptible de ser automatizada o minimizada en su duración. En el caso de los cortapegas, un simple atajo de teclado reduce el tiempo de una sola acción. Desde luego, para un simple cortapega el ahorro de tiempo es mínimo, apenas unos segundos, pero cientos de cortapegas a lo largo del día acumulan muchos minutos que no debemos desperdiciar.

Cómo ahorrar tiempo (I): el teléfono móvil y las redes sociales

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Si tuviera que dar una única definición de productividad diría que ser productivo es realizar con efectividad las tareas de cualquier ámbito de responsabilidad para disponer de tiempo libre para proyectos personales y familiares. Seguramente no es la definición más canónica del término productividad, pero una explicación que no tiene en cuenta una recompensa en horas libres creo que no es una buena definición. En el último artículo de este blog daba algunas pistas sobre lo que es y lo que no es ser productivo.

Para este noble propósito, el fin a veces justifica los medios, siempre que no perjudiquen a nadie, claro está. Al menos debemos poner todo nuestro empeño (y medios) para alcanzar el objetivo último: ahorrar tiempo.

Uno de las formas de liberar tiempo para proyectos personales (como escribir este artículo) o simplemente no hacer nada y descansar (como haré luego) es tratar de ahorrar algunas horas a la semana en ciertas tareas. Hace tiempo compartí en el blog 19 trucos productivos para sacarle minutos al día, porque en realidad sí hay tiempo; solo se trata de decidir con criterio en qué lo utilizamos y también aplicar algunos sencillos trucos.

El reto de ahorrar tiempo

En los últimos años he dejado de hacer propósitos de año nuevo porque creo que cualquier momento es bueno para empezar con nuevos hábitos. En realidad, siempre hay un momento del año más adecuado que otro para empezar ciertos hábitos. El 1 de enero desde luego no lo es para muchos propósitos, ya sabemos cuáles.

Sin embargo, este año me gustaría seguir ahorrando tiempo en ciertas tareas; por aquello de ser más «productivo». En este primer artículo (porque esto tiene pinta de serie) me centro en el aspecto más tecnológico, en general el uso del teléfono móvil y en particular la participación en redes sociales y profesionales. No cabe duda de que algunas comunidades son una verdadera mina y un recurso de aprendizaje que, literalmente, no tiene precio. No solo algunos recursos tienen un valor incalculable, sino que muchos usuarios comparten su conocimiento y experiencia de forma altruista. También quiero seguir poniendo mi granito de arena en ello, con este blog y en redes. Sin embargo, en este proceso veo todavía la necesidad de mejorar algunos aspectos, sobre todo para ahorrar tiempo.