Organiza tu horario vertical de clases con OneNote (#4)

Continuando la serie de posts dedicados a la herramienta OneNote de Microsoft, comparto en esta ocasión algunos consejos para organizar tu horario de clases con esta potente aplicación para crear libretas de notas. En el primero de los artículos de la serie ya expliqué por qué OneNote es mucho más que un programa para anotar cosas y di 8+1 motivos para utilizarla a diario. De hecho, uno de las características que dota de potencia a la herramienta es precisamente su simplicidad. Lo conté en «Anatomía de OneNote: blocs de notas, secciones y páginas». Porque básicamente esos son los elementos que definen la estructura general de OneNote.

¿Piensas en horizontal o en vertical?

Cuando pensamos en un horario semanal, solemos imaginarlo (o eso creo yo) de izquierda a derecha. Es decir, visualizamos la distribución de los días de la semana de forma horizontal, donde el lunes queda en el extremo izquierdo, y el domingo en el derecho, quedando representados todos los días en una especie de línea del tiempo. En definitiva, imaginamos un horario en forma de tabla que con más o menos ilusión hemos recibido cada inicio de curso académico, todos como alumnos y algunos como profesores. Así lo imaginamos porque así nos lo han mostrado habitualmente y esas son nuestras referencias.

Todas las agendas escolares, y también las de profesores, cuentan con una página reservada en exclusiva al horario de clase. Días en horizontal y horas en vertical. Y en las páginas interiores, dedicadas a las semanas del curso, también los días están dispuestos en horizontal. Las horas, sin embargo, también en vertical. Entiendo que tradicionalmente ha sido siempre así por cuestiones de optimización de espacio. Siempre habrá más bloques de horas que de días, y no tendría sentido hacerlo en el otro sentido. Quizá por ello (o eso creo también), el paso del tiempo durante el día lo construimos en nuestra cabeza de arriba a abajo, en vertical.

En cualquier caso, si lo que queremos es simplemente registrar nuestro horario, solo para consultarlo (solo lectura) de vez en cuando, basta con un horario horizontal, como los de toda la vida que veníamos contando. Al fin y al cabo el horario semanal es el mismo y sobra con tener una versión del mismo. Sin embargo, si queremos enriquecer nuestro horario semanal con anotaciones o etiquetas con un significado particular, necesitamos que nuestro horario sea de lectura-escritura. Y os cuento lo que yo hago desde hace unos años.

Cómo organizar tu horario de clases con OneNote

Como profesor, mi horario de clases semanal es fijo y se repite durante todo el curso académico, pero lo que hago cada semana es distinto, obviamente. Por un lado me gusta poder consultar rápidamente mi horario de clases («¿Qué clase tengo hoy a las once?») y poder tener la respuesta al instante. Por otro lado, me gusta tener la opción de anotar para cada día, lo que haré o lo que he hecho. En otras palabras: planificación y seguimiento.

Un profesor puede tener planificada el desarrollo de una sesión de clase con todo el nivel de detalle que quiera, pero sabe perfectamente que en el aula las cosas no marchan siempre como uno había previsto. Esto no es ningún secreto; es el día a día en el aula. Habrá contenidos que haya que dejar para la siguiente clase por falta de tiempo, comentarios sobre el desarrollo de la clase que conviene anotar, propuestas de mejora, etc. Y para realizar todas estas acciones de forma fácil, rápida y en digital, me busqué un buen aliado hace tiempo. Efectivamente, Microsoft OneNote. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Mis apps de productividad (#2)

En la primera parte de esta serie de posts introduje seis herramientas que me permiten trabajar de forma más eficaz y eficiente. Son aplicaciones que he ido introduciendo poco a poco; unas llevan años conmigo y otras acaban de llegar, algunas para quedarse. Al final es una cuestión de «ajuste».

Todo empieza porque tenemos una necesidad particular en términos de productividad y buscamos herramientas que pueden cubrir esa exigencia. A continuación probamos y analizamos a fondo algunas de esas apps atendiendo a criterios básicos de productividad. Básicamente comprobamos que la aplicación hace lo que se espera de ella y confirmamos que efectivamente aporta algún beneficio a nuestra organización personal: facilita la organización, ahorramos tiempo, mejora algún proceso en particular, etc.

Cada una de las primeras herramientas que presenté cubre una necesidad particular: Things, Ready Tweet 2, JustPressRecord, Coach.me, Microsoft Teams, OneDrive/Dropbox. Ahora es el turno de comentar otra media docena de herramientas de productividad que son parte de mi día a día: TweetShot, Feedly, Microsoft OneNote, Calendario, Scrivener y Alfred. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Anatomía de OneNote: blocs de notas, secciones y páginas (#3)

En último artículo sobre OneNote destacaba la sencillez de la herramienta. Comprender la estructura del programa no entraña mayor dificultad. Tan solo hay que pensar cómo organizaríamos la información en una libreta convencional, física, con sus separadores y hojas. Porque esa es precisamente la anatomía de una libreta en OneNote: secciones y páginas. Pero antes de entrar en detalles es necesario saber cómo podemos crear nuestras libretas en OneNote, y sobre todo, cómo acceder a la herramienta.

OneNote es parte de la colección de herramientas de Office a la que podemos acceder de forma gratuita con una cuenta de Microsoft. Desde www.office.com es fácil crear una cuenta personal del tipo usuario@outlook.com, que nos dará acceso automáticamente a distintas herramientas. Si nuestra empresa o institución educativa pone a nuestra disposición alguna suscripción a Office 365 (tiene un coste), también podremos acceder con nuestra cuenta corporativa. Y también tenemos la opción de adquirir por nuestra cuenta una de estas suscripciones para obtener una serie de ventajas premium. No obstante, podemos aprovechar todo el potencial de OneNote con una cuenta estándar de Microsoft.

¿Cómo se organiza la información en OneNote?

La sencilla estructura de libreta-secciones-páginas de OneNote se mantiene en todas las formas en las que se puede utilizar la aplicación, tanto en su versión para dispositivos móviles, como en su versión de programa que podemos instalar en el ordenador o en la que veremos si accedemos desde cualquier navegador web. Incluso, independientemente del sistema operativo que estemos utilizando, Windows o MacOS, OneNote conserva su organización de páginas y secciones en sus libretas. En este artículo haremos la primera parada en la versión para navegadores web, quizá la más sencilla de todas, pero completamente funcional. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

8+1 motivos para utilizar OneNote a diario (#2)

En el artículo «OneNote: mucho más que notas (#1)» compartía a grandes rasgos las características de Microsoft OneNote. Comentaba que presentar esta herramienta como un simple gestor de notas era del todo insuficiente. Siendo un poco más exacto en la definición y haciendo un poco de justicia, hablé de OneNote como un completo sistema de organización de contenidos. Y eso es: un programa con muchísimo potencial con el que podemos organizar una gran cantidad de contenidos diversos de forma accesible, cómoda y sencilla. Pero algunos se preguntarán: ¿por qué utilizar OneNote si ya utilizo otros programas? Mi respuesta: para simplificar.

En plena era de la información ya trabajamos con datos digitales con normalidad y durante el año necesitamos gestionar decenas o cientos de documentos, tanto personales como profesionales. Entonces, ¿por qué no simplificar (y por tanto mejorar) en este aspecto si tenemos la oportunidad? Tengo la sensación de que muchas personas, para realizar tareas muy básicas, utilizan, quizá por costumbre (o manía), programas muy complejos que necesitan demasiados pasos para hacer una sola cosa, como por ejemplo anotar y compartir información con un grupo de personas. Y ese desperdicio de tiempo, añade minutos al día, horas a la semana y días al año. ¡Echamos a perder días al año por una mala elección de herramientas informáticas! Imperdonable.

Pregúntate: ¿realmente necesito un archivo? ¿puedo hacerlo con OneNote?

No se trata en ningún caso de abandonar todos los programas que utilizamos. La idea de base es: «donde puedas usar OneNote, no utilices otro programa». Aunque supongo que para convencer al gran público de las bondades de OneNote frente a otras herramientas será necesario presentar unos buenos argumentos para el cambio. Así que, basándome en mi experiencia personal, aquí van algunos motivos: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

OneNote: mucho más que notas (#1)

Todo el mundo apunta cosas

Tomar notas es una acción natural. No importa qué profesión desempeñemos, qué obligaciones personales tengamos o a qué dediquemos nuestro tiempo libre. Siempre ocurre que en algún momento del día tenemos la necesidad de apuntar algún dato: un número de teléfono, unas indicaciones, una idea, una dirección, un nombre, un mapa, un esquema, etc. Y la urgencia de anotar llega siempre sin previo aviso, sin posibilidad de hacerlo cuando y donde más nos conviene.

Si el momento es cualquiera pero el lugar es, por ejemplo, una cafetería, los más olvidadizos (porque no llevan consigo ni su teléfono móvil) tendrán que recurrir a la socorrida servilleta y pedir un bolígrafo al camarero. Otros, más previsores, sorprenderán sacando de un bolso o una mochila la tradicional libreta, de las de páginas y tapas. Sin embargo, cada vez es más habitual ver cómo la gente saca su móvil del bolsillo para, a continuación, abrir una aplicación de notas. O mejor dicho “la aplicación” de notas, normalmente la que ya viene de serie en los smartphones. Opción socorrida también, pero no la más eficaz, desde luego. Siendo este un blog sobre tecnología y organización, descartamos las alternativas en papel y nos centramos en soluciones digitales. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Usar listas o no usar listas, esa es la cuestión

Un artículo publicado recientemente en la página web del Foro Económico Mundial con la colaboración de Forbes España, compartía una lista de los «15 secretos de las personas productivas». La lista me parece bastante sensata y práctica, sin caer en fórmulas zen o soluciones de minimalismo teórico, no aplicables en el mundo real en el que vivimos y estamos obligados a trabajar realizando tareas muy concretas.

De todos los secretos de la lista, me detengo en el tercero, que afirma que las personas productivas «no utilizan una lista de cosas que hacer». Y aconseja: «Tire a la papelera su lista de cosas que hacer y cómprese una agenda o un calendario. Según estudios, el 41% de las cosas que incluimos en este tipo de lista nunca las llegamos a hacer, y todas esas tareas incumplidas sólo generan estrés e insomnio. Lo mejor es utilizar un calendario en el que estructurar tu día en bloques de 15 minutos.». Este concepto rompe con una gran mayoría de sistemas de organización personal, en los que las listas de tareas (las conocidas ToDo lists) son el panel de control básico. Y en lo que a métodos de organización basados en listas se refiere, es inevitable pensar en GTD (Getting Things Done).

Entonces… ¿mejor usar listas de tareas o deshacernos de ellas?

He recordado entonces el artículo «26 Reasons Not to Use GTD» publicado en Geekpreneur hace años. En él comentan punto por punto una completa lista de motivos por los que no utilizar el método de organización personal ideado por David Allen. Basta leer por encima los comentarios de otros usuarios al artículo para comprobar como los puristas más fanáticos de GTD no pueden evitar dedicar unas palabras para defender su método (sobre todo por el tiempo y esfuerzo que habrán tenido que invertir para ponerlo en práctica).

Puedo entender que si uno decide seguir un método concreto, hay que hacer las cosas bien, siguiendo todas y cada una de sus indicaciones. Y en el caso particular de GTD, si el usuario decide hacer variaciones del método para adaptarlo a sus necesidades, debe al menos reconocer que ya no está aplicando GTD; está haciendo otra cosa. Esa persona ha descubierto las bondades de un sistema de organización y ha seleccionado las que le interesan para conseguir organizarse. ¿Por qué no?

 

Lo que está claro es que cualquiera que haya intentado implementar GTD en alguna ocasión, seguramente habrá tropezado con los mismos obstáculos que el resto de personas que han optado por el popular método, siempre buscando mejorar su organización personal. Pero nadie dijo que fuera sencillo. Como apunta el artículo de Geekpreneur, yo también he tenido más de una vez la sensación de que, por ejemplo, las acciones de «incubar» o las listas del tipo «A la espera» pueden derivar en formas de posponer las tareas. La temida procrastinación. Sin embargo, seguramente era solo eso, una sensación, muy probablemente motivada por no estar aplicando correctamente alguna fase del método.

Creo que GTD es un método de organización que puede funcionar en aquellos que logran seguir rigurosamente cada paso propuesto. GTD requiere una disciplina que no todo el mundo ha desarrollado o está dispuesto a mantener con la constancia que requiere.  Si uno empieza a poner pegas a alguno de los componentes del sistema o no aplica alguna de las fases, el método deja de funcionar inmediatamente, con la doble frustración de no estar realizando las tareas y de haber fracasado aplicando GTD.

O todo, o nada. Mi experiencia personal con el método ha sido exactamente esa: o lo abrazas en su totalidad u optas por otra forma de organización alternativa. Cuando he sido extremadamente «obediente» con GTD, mi organización ha ido sobre ruedas y reconozco que es un conjunto de técnicas muy potente. Sin embargo, cuando he omitido alguna de las pautas básicas del método o (gran error) he intentado personalizarlo, he acabado abandonándolo.

La virtud está en el término medio.

No apuntar absolutamente nada en algo parecido a una lista de cosas que hacer es probablemente una mala estrategia de organización. Y un sistema con demasiadas listas, difíciles de organizar y revisar, tampoco parece mejor idea. Desconozco en qué punto está el equilibrio, pero haremos caso de Aristóteles en aquello de que «la virtud está en el término medio». Al fin y al cabo se trata de dar con un sistema de organización lo más simple posible y que nos permita planificar nuestro trabajo diario, minimizando el tiempo dedicado al seguimiento de las tareas y que consiga priorizar las importantes, para que lo urgente no se lleve por delante las verdaderas responsabilidades.

Y hablando de fidelidad al método, en estos momento, técnicamente no puedo afirmar que esté aplicando GTD como sistema de organización, aunque muchos de los procesos que utilizo para definir las tareas y hacer el seguimiento tienen el aspecto del método original. Hace ya varios meses que no solo utilizo listas diferentes para separar asuntos personales y de trabajo, sino que aplico métodos de organización distintos (y bastante simplificados) para cada una de estas áreas de responsabilidad. De hecho, utilizo aplicaciones informáticas diferentes: sigo fiel a Things para tareas y proyectos personales, pero utilizo Microsoft OneNote para todos los aspectos profesionales.

Que me perdonen los incondicionales de GTD. Quizá lo intente de nuevo algún día.

Geekpreneur | «26 Reasons Not to Use GTD»
Foro Económico Mundial (@wef) | «15 secretos de las personas productivas» de Inés Álvarez
Fotografía | «Pen and Paper – Moving Day – Checklist» de Guy Kilroy en Flickr

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!