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Tus datos sincronizados, seguros y en orden

Esta semana me apetece ampliar la serie de consejos para empezar el curso bien organizado. Quien dice curso, dice año. En septiembre escribí tres artículos: «El noble arte de tirar, archivar y digitalizar», «La organización efectiva: una cuestión de planificación y método» y «Profesores, agendas y tareas». Hoy es el turno de los datos, de su almacenamiento y sincronización, una tecnología impensable hace más 30 años.

Archivos y carpetas

No importa en qué área trabajemos. En mayor o menor medida, casi por obligación, tratamos a diario con datos digitales. Quien no envía un correo electrónico, recibe un mensaje por WhatsApp o descarga de Internet un formulario en PDF que debe rellenar. Es inevitable. Es cierto que todavía existen muchos trámites en formato físico, en papel, pero nadie duda de que la información en soporte digital vino para quedarse.

¿A que me refiero con datos digitales en este artículo? No lo complicaremos hablando de información estructurada en bases de datos o en soportes y formatos muy particulares y que requieren un tratamiento especial. Aquí simplemente hablamos de archivos y carpetas, los que guardamos en nuestro ordenador y que nos gustaría mantener siempre a salvo.

Lo cierto es que la idea que tenemos de los datos ha cambiado en los últimos años. Soy consciente de que nuestros datos ahora tienen otros formatos, no necesariamente almacenados en un objeto único, un archivo que podemos manejar (aunque internamente siempre habrá un archivo).

Es posible que organicemos la información en aplicaciones como Notion, Evernote o OneNote. Estos programas ya se encargan de mantener la información sincronizada en nuestro dispositivo y en Internet; no requieren (no podemos) manejar manualmente los archivos que realmente almacenan la información. Simplemente, confiamos en el programa de turno.

Hablemos entonces de archivos y carpetas y de cómo mantenerlos seguros y ordenados.

Pendrives USB no, gracias

Deshazte de tu pendrive USB. Créeme, no lo necesitas. Salvo que quieras seguir viviendo en los 2000, utiliza otro método más seguro para guardar y compartir tus documentos. Hablar de esto podría parecer innecesario, pero de vez en cuando sigo viendo algún pendrive conectado en un ordenador.

Ya no vemos a nadie con disquetes en la mano dispuestos a introducirlos en un ordenador, pero estoy convencido de que el único motivo es que ya no hay ordenadores con disqueteras que permitan leerlos. Si los equipos informáticos actuales llevaran de serie una unidad, no sería extraño que alguien nos entregara algún documento en un disquete de 3 ½ pulgadas.

La gente más joven quizá no sepa que la imagen que encabeza este artículo es un disquete de 3 ½ pulgadas de finales de los años 80 y, como se puede apreciar en el propio soporte, podía almacenar la «friolera» de 1,44 MB. No creáis, en uno de ellos cabían varios documentos. En 2023, poco podemos almacenar en apenas mega y medio de capacidad. La última foto que he hecho con mi teléfono móvil, sin excesos de definición, ocupa 2,2 MB. Pero no venimos hoy a recordar con nostalgia aquellos grandiosos tiempos de la informática.

Quizá estoy exagerando un poco. Lo que es indiscutible es que los pendrives son fuente de virus y siempre corremos el riesgo de perderlos. Pendrives no, gracias.

Tus datos siempre disponibles: ¡sincroniza!

El verbo sincronizar parece referirse a algún proceso complejo con tus datos. Sin embargo, la idea es mucho más sencilla. Principalmente, sincronizamos nuestros datos por dos motivos: para poder acceder a ellos desde distintos dispositivos y para mantener una copia de seguridad.

Tradicionalmente, y cuando todavía no existía Internet (solo algunos recordaran esto), guardábamos nuestros datos solamente en nuestro ordenador. Y listo. A lo sumo, alguien precavido hacía una copia de seguridad en un disquete o, años más tarde, en un segundo disco duro, interno o externo. Luego apareció Internet y pudimos utilizar esta maravillosa nube virtual para subir allí nuestros datos.

En algún momento, a alguien se le ocurrió que podíamos utilizar Internet no solo para guardar allí nuestros datos (o una copia), sino para mantenerlos sincronizados. Y hasta hoy. Actualmente, podemos tener un documento de Word «a la vez» en nuestro ordenador y en Internet, de modo que cuando hacemos algún cambio en el documento, también se modifica el archivo en la nube. Podemos imaginar el proceso como en un espejo. Cualquier cambio que hago en mi ordenador se ve reflejado en la copia de Internet, y viceversa.

En este proceso de sincronización, podemos añadir más dispositivos como móviles, ordenadores portátiles o tabletas para mantener sincronizados en ellos también nuestros datos. Y la ventaja es que este proceso es totalmente automático, solo necesitamos estar conectados a Internet en algún momento para que la sincronización se lleve a cabo.

Por tanto, empieza a utilizar algún servicio de sincronización de archivos para mantener tus datos a salvo y actualizados en todos tus dispositivos. Pueden servir plataformas como OneDrive, Dropbox, GDrive, iCloud Drive, etc. Elige aquel que mejor cumpla con la protección de datos en tu empresa o centro educativo.

Organiza tus datos

Tener los datos sincronizados no es suficiente. Si queremos ser efectivos en nuestro trabajo diario con archivos y carpetas, estos deberán estar convenientemente organizados. Pero no cualquier organización es adecuada para una persona y menos para una máquina.

Como la organización de carpetas tiene forma de árbol (la tiene), debemos minimizar el número de carpetas en cada nivel. Es decir, si abrimos una carpeta, que no haya más de 7 u 8 carpetas dentro. Un número excesivo de carpetas dificulta muchísmo la ardua tarea de localizar ese documento que tanto necesitamos.

También es fundamental dar un nombre suficientemente descriptivo a los archivos y carpetas. Tener una carpeta «Sin título» no ayuda, desde luego. Debemos evitar nombres excesivamente largos. Busquemos el término medio, además de evitar utilizar símbolos que no sean letras o números. Personalmente, aconsejo evitar los espacios y utilizar guion, subrayado y poco más, solo si es estrictamente necesario. Sé que son manías de informático, heredadas hace años, por los problemas que daban algunos símbolos en determinados sistemas. Pero más vale prevenir que lamentar; nunca sabemos sobre qué sistema procesaremos nuestros datos.

Ilustración | Sincronización de datos
Fotografía | Disquete

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