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Mes: julio 2018

Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día

Cada segundo extra que invertimos en una tarea se suma a otros tantos durante el día. Nos sorprendería el cálculo total al final de la semana; mucho más si estimamos las horas perdidas en un mes. El tiempo es un recurso demasiado valioso como para ir derrochándolo, sobre todo porque es imposible recuperarlo.

El tiempo es nuestro y por tanto está en nuestra mano utilizarlo bien. Se habla en todas partes de gestión del tiempo, como si fuera un recurso realmente gestionable, como si los minutos del día pudiéramos estirarlos o comprimirlos. Muy a nuestro pesar, el día tiene siempre el mismo número de horas y lo único que podemos cambiar es nuestra forma de hacer, intentando ocupar el mínimo tiempo posible en nuestras actividades. Los cálculos son bien sencillos: si para hacer las mismas tareas conseguimos tardar menos tiempo, más largos serán nuestros momentos de ocio o los ratos dedicados a nuestros proyectos personales.

La regla que mejor funciona siempre será la de evitar el máximo número de tareas. A lo largo del día aparecen unas cuantas tareas que son evitables, bien porque podemos delegarlas en alguien o bien porque realizarlas no suma nada al progreso de tus proyectos y por tanto las descartamos. Lógicamente, trabajo que no entra en nuestra planificación, tiempo que ganamos. Pero no siempre tendremos la suerte de poder elegir.

Lo que sí está en nuestra mano es sacarle minutos al día con pequeños gestos y hábitos que permitan aumentar nuestra productividad. Quizá pensemos que no merece la pena ponerlos en práctica para recortar apenas en unos segundos o minutos una determinada actividad. Sin embargo, conviene tener presente en todo momento la suma total. Acaso, ¿quién no quiere unos minutos extra al final del día?

8+1 motivos para utilizar OneNote a diario (#2)

En el artículo «OneNote: mucho más que notas (#1)» compartía a grandes rasgos las características de Microsoft OneNote. Comentaba que presentar esta herramienta como un simple gestor de notas era del todo insuficiente. Siendo un poco más exacto en la definición y haciendo un poco de justicia, hablé de OneNote como un completo sistema de organización de contenidos. Y eso es: un programa con muchísimo potencial con el que podemos organizar una gran cantidad de contenidos diversos de forma accesible, cómoda y sencilla. Pero algunos se preguntarán: ¿por qué utilizar OneNote si ya utilizo otros programas? Mi respuesta: para simplificar.

En plena era de la información ya trabajamos con datos digitales con normalidad y durante el año necesitamos gestionar decenas o cientos de documentos, tanto personales como profesionales. Entonces, ¿por qué no simplificar (y por tanto mejorar) en este aspecto si tenemos la oportunidad? Tengo la sensación de que muchas personas, para realizar tareas muy básicas, utilizan, quizá por costumbre (o manía), programas muy complejos que necesitan demasiados pasos para hacer una sola cosa, como por ejemplo anotar y compartir información con un grupo de personas. Y ese desperdicio de tiempo, añade minutos al día, horas a la semana y días al año. ¡Echamos a perder días al año por una mala elección de herramientas informáticas! Imperdonable.

Pregúntate: ¿realmente necesito un archivo? ¿puedo hacerlo con OneNote?

No se trata en ningún caso de abandonar todos los programas que utilizamos. La idea de base es: «donde puedas usar OneNote, no utilices otro programa». Aunque supongo que para convencer al gran público de las bondades de OneNote frente a otras herramientas será necesario presentar unos buenos argumentos para el cambio. Así que, basándome en mi experiencia personal, aquí van algunos motivos:

Tus libros en orden con Goodreads

¿Cuántos libros tienes en las estanterías de tu casa? ¿Qué libro te tiene atrapado en estos momentos? ¿Cuáles has prestado? ¿Cuántos libros tienes en formato papel y cuántos en formato electrónico? ¿Qué cinco libros están en tu lista «próximamente»? ¿Cuál es el género principal de los libros de tu colección? ¿Qué libros fueron un regalo?

Todas estas preguntas se podrían resumir en una: ¿tienes en orden tus libros y lecturas? Por «libros» me refiero a los objetos físicos (sí, también los e-books). Por «lecturas» me refiero a lo verdaderamente importante: al proceso de leer, el estado de las lecturas, su organización y planificación.

Muchos lectores, especialmente aquellos con perfil de comprador compulsivo en librerías, evitan a toda costa responder a «la gran pregunta»: ¿sabes cuántos libros tienes en casa por leer? Seguramente muchos desconocen el dato. Y en materia de libros, al menos deberíamos saber qué títulos tenemos en casa y, sobre todo, cuántos por leer. Por cierto, dato interesante sería saber el porcentaje de libros de nuestra colección que no hemos leído todavía…

Un primer vistazo a Goodreads

Goodreads puede ser de gran ayuda para poner un poco de orden, virtualmente hablando, en nuestra colección de libros. Además, el hecho de implantar algún tipo de organización digital a nuestra biblioteca personal, implica hacerlo también físicamente. Así que podemos aprovechar doblemente esta actividad de organización. Pero, ¿qué es Goodreads?

Pon un método de organización en tu vida (GTD #1)

Todos tenemos cosas que hacer. Es inevitable. Sean obligaciones profesionales o personales, a diario nos enfrentamos a algún tipo de lista de tareas o algo similar. Hacer la compra, preparar una presentación, organizar un viaje, gestionar un proyecto, etc. Para lograr un poco de orden algunos utilizamos un registro en el que anotar esas tareas, que aparecen en distintos momentos del día y en diferentes ámbitos de responsabilidad (laboral, familiar, educativo, etc.). Otras personas aseguran confiar en su memoria para recordar todo aquello que deben hacer. Permitidme que ponga en duda la efectividad de este último no-método. En cualquier caso, por simple que sea, todos seguimos algún sistema de organización.

No seguir un método no es una opción

A la hora de organizar nuestras tareas diarias, básicamente tenemos tres opciones:

  1. No seguir ningún tipo de organización. Y por tanto vivir en el caos más absoluto, haciendo tareas que probablemente no son prioritarias y olvidando otras tantas. Hay quien prefiere vivir en el desorden, con tal de no ver apuntado todo lo que tiene que hacer. Para alguien que quiera cumplir con todas sus responsabilidades, esta opción no debería ser siquiera una alternativa.
  2. Utilizar un método propio. Con el tiempo, consciente o inconscientemente, en nuestro trabajo o en la vida en general, quizá hemos ido implantando unas reglas que tradicionalmente seguimos de forma sistemática, y que perfectamente podríamos describir y detallar por escrito. Y basándonos en los éxitos y en los fracasos de nuestro método, seguramente hemos ido introduciendo mejoras, eliminando pasos, tomando ideas de aquí y allá, aplicando el sentido común, reinventando y combinando lo que nos gusta de distintas formas de organización.
  3. Adoptar un método existente. Otra de las alternativas es aprender y adoptar un sistema de organización diseñado por profesionales y seguirlo al pie de la letra. En este caso, lógicamente conviene que se trate de un método de organización extendido, de probada eficacia y cuyo éxito esté basado en algún tipo de evidencia. Por este motivo es fundamental no tener la tentación de realizar cambios en el sistema, puesto que estaríamos poniendo en riesgo el buen funcionamiento del método. En este caso debemos aplicar aquello de «si algo funciona, no lo toques».

Tu mente es para tener ideas, no para almacenarlas. –David Allen

OneNote: mucho más que notas (#1)

Todo el mundo apunta cosas

Tomar notas es una acción natural. No importa qué profesión desempeñemos, qué obligaciones personales tengamos o a qué dediquemos nuestro tiempo libre. Siempre ocurre que en algún momento del día tenemos la necesidad de apuntar algún dato: un número de teléfono, unas indicaciones, una idea, una dirección, un nombre, un mapa, un esquema, etc. Y la urgencia de anotar llega siempre sin previo aviso, sin posibilidad de hacerlo cuando y donde más nos conviene.

Si el momento es cualquiera pero el lugar es, por ejemplo, una cafetería, los más olvidadizos (porque no llevan consigo ni su teléfono móvil) tendrán que recurrir a la socorrida servilleta y pedir un bolígrafo al camarero. Otros, más previsores, sorprenderán sacando de un bolso o una mochila la tradicional libreta, de las de páginas y tapas. Sin embargo, cada vez es más habitual ver cómo la gente saca su móvil del bolsillo para, a continuación, abrir una aplicación de notas. O mejor dicho “la aplicación” de notas, normalmente la que ya viene de serie en los smartphones. Opción socorrida también, pero no la más eficaz, desde luego. Siendo este un blog sobre tecnología y organización, descartamos las alternativas en papel y nos centramos en soluciones digitales.