8 motivos para planificar

Planificar está infravalorado. Muchas veces subestimamos el valor de una buena planificación. Nos pueden las prisas y olvidamos que planificar es la mejor de las inversiones. En estos tiempos de urgencias que no lo son, planificar con tiempo y con calma parece todo un lujo. Unos piden el trabajo hecho de hoy para hoy; otros quieren las cosas terminadas para ayer. Obviamente, este estilo de trabajo es incompatible con la calidad que se desea en los resultados. Planificar merece la pena.

Decía Dwight D. Eisenhower que:

Los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable.

 

La frase original completa nos ayuda a entender mejor su intención: «Al prepararme para la batalla, siempre he descubierto que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable». Porque no es lo mismo un plan que una planificación.

Plan vs. planificación

Podemos definir la planificación como un proceso que, efectivamente, se inicia con un plan (que podemos detallar en un documento), pero un plan que también requiere un seguimiento, una revisión y una evaluación de los resultados. Por tanto, la planificación es un proceso mucho más general y más complejo.

El Diccionario de la Lengua Española (DLE) define:

  • «plan» como un «escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra».
  • «planificación» se define, sin embargo, como un «plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado […]».

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Timeboxing, proyectos y productividad

Timeboxing: una cuestión de compromiso

El timeboxing es una técnica de organización, concretamente de asignación de un tiempo determinado a un conjunto de tareas. Básicamente, el objetivo no es otro que adquirir un compromiso y reservar un espacio de tiempo para avanzar en nuestros proyectos. Además, sabemos que parece bastante efectivo fragmentar este tiempo de trabajo, por ejemplo 2 horas, en bloques más pequeños, pongamos que de 25 minutos si utilizamos la técnica Pomodoro.

De este modo, llueva, truene o nieve, a la hora previamente programada avanzaremos nuestro trabajo en un proyecto determinado, sin interrupciones, durante un tiempo fijo y sin excusas. Como decía, se trata sobre todo de un compromiso. Por ejemplo, si reservamos una hora cada día a un proyecto personal, podremos garantizar que al finalizar la semana habremos avanzado siete horas en el proyecto. También es una técnica que evita que pospongamos indefinidamente aquello que decimos que es importante para nosotros, pero que siempre «puede esperar» porque hay otros asuntos «urgentes».

¿Uno o varios proyectos?

Pero, una vez reservado un espacio de tiempo en nuestra agenda para trabajar en algo, ¿qué es más productivo, dedicarlo a un solo proyecto o ir alternando entre distintos proyectos? A primera vista, las dos formas presentan ventajas e inconvenientes. Pongamos un ejemplo concreto: ¿es productivo dedicar 2 horas un lunes por la tarde a escribir un artículo y dedicar otras 2 horas un martes por la tarde a preparar una presentación? ¿O es mejor una solución que vaya alternando los proyectos el lunes y mezclarlos también el martes?

Lógicamente, la respuesta dependerá del tipo de proyecto, de las tareas asociadas a los proyectos, de la energía disponible en cada momento o incluso de otros criterios relacionados con la urgencia o la importancia de las tareas. En cualquier caso, os dejo algunas ideas. Para presentar las ventajas e inconvenientes, imaginemos de nuevo un bloque de 2 horas previamente reservado y que durante este tiempo hemos decidido trabajar en pequeños bloques de 25 minutos aplicando la técnica Pomodoro. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda

El tiempo es el que es

Nuestro planeta gira en torno a su propio eje y una rotación completa dura 24 horas, que es la medida que representa un día para el ser humano. Además, la Tierra gira alrededor del Sol describiendo una órbita elíptica y durante ese viaje, que llamamos traslación, la Tierra gira sobre sí misma 365 veces, y el tiempo que tarda en hacerlo representa para nosotros un año. Es decir, que para todo ser vivo, el año tiene 365 días y el día 24 horas. El tiempo, tomando como referencia estos fenómenos naturales, es el que es. Ni podemos crear más tiempo en un día ni reducirlo en un año. Aun así, hay cosas para las que (decimos que) no tenemos tiempo. ¿Es tener el verbo adecuado? ¿O es reservar? ¿Asignar, quizá?

¿Por qué nunca tenemos tiempo?

Tenemos tiempo, claro que lo tenemos: solo es cuestión de asignarlo adecuadamente. La clave está en ser responsable y priorizar. Realmente, la solución al problema de «escasez de tiempo» es mucho más sencilla de lo que parece. Si (decimos que) no tenemos tiempo es porque:

  1. No organizamos bien nuestro trabajo en función del tiempo disponible. Probablemente no estamos utilizando ningún sistema de organización o no estamos aplicando correctamente el método de turno. También es posible que estemos seleccionando las tareas incorrectas que debemos realizar y, para cuando nos damos cuenta (siempre tarde), nos vemos obligados a terminar las que sí debíamos hacer. La consecuencia inmediata es tener que hacer el doble de trabajo, e inevitablemente invertir más tiempo. Efectividad es hacer bien las cosas correctas y no hay mayor pérdida de tiempo, no hay nada más improductivo que hacer bien las tareas equivocadas.
  2. Invertimos el tiempo en otros asuntos. Básicamente, no dejamos espacio para aquellas cosas que nunca encuentran su hueco en nuestros planes. Cada uno tiene sus valores en la vida y, en función de ellos, marca unas prioridades; y las acciones que lleva a cabo cada día vendrán determinadas por estas prioridades. Sin embargo, si siempre consideramos que la elección de tareas no está resultando demasiado efectiva y siguen quedando sin realizar muchas cosas que son importantes para nosotros, quiza no queda otra que revisar las prioridades y los valores que representan.

En general, el desastre productivo y la sensación de no tener tiempo para nada suele ser consecuencia de una combinación de estos dos factores: una mala organización y una pésima elección de lo que hacemos. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 meses, 12 hábitos, 12 reglas [2020/2021]

Por segundo año, vuelvo con el reto de desarrollar 12 hábitos durante 12 meses. El año pasado os contaba que yo soy de septiembre y que, aunque muchos prefieren marcar en su agenda el 1 de enero como el primer día de un periodo de 12 meses, yo, sin embargo, prefiero septiembre para empezar con propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos. Más por tradición que por profesión, mi año empieza con el curso académico. En septiembre es cuando llego con las pilas cargadas, con energía suficiente para dar forma a esas ideas que he ido esbozando durante el verano.

Nuevos hábitos y nuevas lecturas

Especialmente este año no debe ser una excepción. Estamos viviendo un 2020 realmente complicado, pero quizá septiembre sea un buen momento para intentar, en la medida de lo posible, volver a retomar algunos hábitos perdidos, cambiar otros y adquirir algunos nuevos. Con ello quizá consigamos poner algo de normalidad allí donde más falta hace.

Agosto o principios de septiembre suele ser el tiempo en el que suelo revisar a fondo estas cuestiones como parte de la preparación de los siguientes doce meses. Básicamente dedico un tiempo a confeccionar una lista muy simple con aquellos hábitos que me gustaría desarrollar, cambiar, eliminar o mejorar y dejo por escrito algunas ideas sobre cómo pretendo ir haciéndolo. Suelo anotar la lista de hábitos con los que conviene comenzar y decido la frecuencia con la que voy a llevar a cabo cada uno de ellos. Porque hay hábitos diarios y otros de carácter semanal.

Si pensamos en ello, son muchos los hábitos que hemos adquirido en nuestra vida. Unos son buenos hábitos, otros no tan positivos e inevitablemente también los hay malos, o muy malos. Lo importante es que, con el tiempo, seamos capaces de sustituir las malas prácticas por otras mejores para nuestra salud, nuestra organización personal, nuestro trabajo o nuestras relaciones familiares y sociales. Veremos que hay muchos ámbitos que merece la pena no dejar fuera.

Una planificación muy estricta para el desarrollo de hábitos suele desembocar en fracaso y abandono. Así que con la idea de que «menos es más», siempre es mucho más efectivo seleccionar unos pocos hábitos y trabajar a fondo con ellos de forma progresiva y siendo flexibles al ponerlos en práctica.

Siempre recomiendo acompañar estas nuevas prácticas con alguna lectura sobre el tema. «Hábitos atómicos» de James Clear es uno de los últimos libros que he leído sobre este interesante mundo de los hábitos. El autor explica cómo pequeños cambios en nuestras rutinas pueden dar resultados extraordinarios. En la sinopsis podemos leer:

A menudo pensamos que para cambiar de vida tenemos que pensar en hacer cambios grandes. Nada más lejos de la realidad. Según el reconocido experto en hábitos James Clear, el cambio real proviene del resultado de cientos de pequeñas decisiones: hacer dos flexiones al día, levantarse cinco minutos antes o hacer una corta llamada telefónica.

Clear llama a estas decisiones “hábitos atómicos”: tan pequeños como una partícula, pero tan poderosos como un tsunami. En este libro innovador nos revela exactamente cómo esos cambios minúsculos pueden crecer hasta llegar a cambiar nuestra carrera profesional, nuestras relaciones y todos los aspectos de nuestra vida.

También es conocido el libro de Charles Duhigg: «El poder de los hábitos». El autor presenta los descubrimientos científicos que explican por qué existen los hábitos, cómo nos condicionan y cómo cambiarlos. Según Duhigg, «la clave para hacer ejercicio con regularidad, perder peso, ser más productivo y conseguir el éxito consiste en entender el modo en que funcionan los hábitos».

Quizá, el hábito de leer (o releer) puede ser uno de los 12 que quieras incorporar este año, ya sea leyendo un número de páginas o durante un tiempo determinado cada día. Y puedes empezar, por ejemplo, con algún libro sobre el desarrollo de hábitos.

12 meses, 12 hábitos

Durante este curso me he propuesto el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. En esta ocasión todos son hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que deberé cumplir a diario sin excepción.

Comento a continuación las 12 reglas que planteo en el reto y que permiten definir y concretar los hábitos, así como hacer un correcto seguimiento: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

25 es el número de la productividad

Desde que leo y escribo sobre organización personal, tengo la impresión de que el número 25 aparece con bastante frecuencia. Se presenta como un número muy conveniente en muchos ámbitos de la productividad. El número 25 no es solo un cuadrado perfecto, sino también la excusa perfecta para escribir sobre tareas y hábitos.

Bloques de 25 minutos

Una opinión bastante generalizada es que veinticinco minutos es la duración óptima para trabajar concentrado en una tarea determinada. De hecho, según la técnica Pomodoro de la que ya hemos hablado en este blog, una forma muy productiva de dividir el tiempo de trabajo es hacerlo en sesiones de 25 minutos, con descansos de 5 minutos entre sesiones (pomodoros) y una pausa más larga de 20 minutos después de cuatro bloques de trabajo.

Te invito a leer el artículo Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro. Un bloque de 25 minutos puede ser suficiente para mantener vivo cada día un proyecto con el que no acabamos de arrancar. Y 25 minutos también es un tiempo muy aconsejable para hacer una revisión diaria efectiva. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Oye Siri, haz todas mis tareas

«Oye Siri, haz todas mis tareas». Y obtenemos respuesta…

Si ordenamos a nuestro asistente de voz de Apple que termine todas nuestras tareas, no recibiremos un rotundo no por respuesta. Por el contrario se disculpará, respondiendo que sus «habilidades actuales no llegan a tanto.»; literalmente. Y era de esperar. Confiamos en los avances en inteligencia artificial, pero también somos conscientes de las limitaciones de la tecnología.

Lo que sí pueden hacer estos asistentes virtuales es facilitar algunas tareas diarias, y no solo consultar el tiempo que hará mañana, localizar un restaurante cercano o dividir la cuenta de la cena entre tres personas. También podemos utilizar las funciones que ofrecen este tipo de sistemas inteligentes para tareas relacionadas con la organización personal.

Atajos de productividad: tareas, eventos y notas

Si utilizamos aplicaciones para gestionar nuestras tareas, organizar nuestras citas en el calendario, anotar nuestras ideas y controlar nuestro tiempo de trabajo, resulta sencillo automatizar todas estas acciones mediante un asistente de voz como Siri, Google o Alexa. Los ejemplos que aparecen en este artículo corresponden a Siri, el popular asistente de voz de Apple.

Siri integra por defecto muchísimas acciones que podemos activar por voz (al final del artículo comparto algunos ejemplos). Pero además, hace un tiempo Apple incorporó de forma gratuita la app «Atajos» que, una vez instalada, permite personalizar las funciones de asistencia por voz. Las posibilidades son casi infinitas, pero basta echar un rápido vistazo a las opciones de configuración de «Atajos» para darse cuenta de su utilidad en el ámbito de la productividad personal.

Personalmente utilizo en mi teléfono móvil distintas aplicaciones para gestionar tareas, eventos y notas, tres áreas fundamentales de la organización personal. La app Things es mi herramienta para gestionar las listas de tareas. Para los eventos utilizo la app Calendario que está ya integrada en iOS. Para mis notas, utilizo la aplicación Drafts, a la que dediqué un artículo en este blog.  Y mediante la aplicación «Atajos» he personalizado algunas acciones que actúan sobre estas aplicaciones simplemente con la voz. Os las cuento. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Paso a paso (pero de hoy no pasa)

«Una cosa detrás de otra», «paso a paso», «solo una cosa a la vez», «solo tengo dos manos». En algún momento de bloqueo mental todos hemos utilizado alguna de estas expresiones para reconocer que la monotarea es probablemente una de las mejores técnicas de productividad, y que, efectivamente, la multitarea está sobrevalorada.

Antes de empezar el día conviene disponer de una planificación clara y concisa. La falta de definición, concreción y previsión del trabajo que tenemos por delante, puede provocar que la jornada entre en la lista de días improductivos. Si no tomamos las decisiones correctas sobre el plan de trabajo, quizá empecemos a saltar de unas tareas a otras, sin lograr terminar ninguna de ellas. O incluso peor: quizá estemos dedicando tiempo a tareas que no eran prioritarias o que realmente no nos permiten progresar en nuestros proyectos.

El ascensor hacia el éxito está fuera de servicio. Vas a tener que usar las escaleras… un paso a la vez.

De hoy no pasa

Una práctica muy eficaz para organizar el día es «sacar» de nuestra lista de tareas aquellas que conformarán nuestra jornada. Y conviene hacerlo de forma realista, teniendo en cuenta el tiempo y energía disponibles. La idea es sencilla: se trata, como digo, de extraer las tareas más importantes (que algunos llaman TMI). Las TMI son esas tareas que sin excepción no podemos pasar por alto durante el día de hoy; son las que anotaríamos en un post-it con el título «De hoy no pasa». Y al aislarlas de nuestro sistema de organización, sea este una aplicación informática o una libreta, podemos centrar exclusivamente la atención en esa nueva pequeña colección de tareas.

Es un gesto sencillo, pero funciona. Hay quien escribe esa selección de tareas en un post-it que coloca en su nevera; otros lo registran en su aplicación de notas del teléfono móvil. De algún modo es un compromiso que adquirimos con nosotros mismos; acordamos cumplir hoy con esas tareas a las que hemos dado cierta prioridad por el motivo que sea. Además es interesante establecer una secuencia inalterable para esas tareas de hoy. Es otro pacto que podemos hacer para garantizar que completaremos todas las tareas, y que hasta que no terminemos con una no empezaremos con la siguiente. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Focus: una app eficaz para bloquear tu tiempo y trabajar concentrado

Focus es una de mis apps de productividad y además es una de las que más utilizo a diario. Sin embargo, no le había dedicado un post en este blog. De hecho, confieso que he tenido que hacer algunas búsquedas en este mismo blog para comprobar si había hablado de ella en particular. Y no, no ha tenido el espacio que merece.

He mencionado la herramienta, eso sí, cuando he publicado alguna lista de aplicaciones de productividad que uso habitualmente, o inevitablemente al hablar sobre cómo administrar bien el tiempo utilizando la técnica Pomodoro o sobre «la importancia de empezar» (porque ya sabemos que cuando de hacer se trata, algo es más que nada).

A veces las herramientas son tan sencillas y las usamos con tanta naturalidad, que pasamos por alto hablar de ellas y de su potencial. Y este es precisamente el caso de Focus, una herramienta que permite trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos, siguiendo la técnica Pomodoro. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…