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Etiqueta: gestión

Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo.

Gestión eficaz de notas digitales: 10 ventajas frente al soporte papel

Una de las áreas clave de la organización personal es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota sobre diferentes asuntos en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una sesión formativa, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos registrar una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta. Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un ordenador o tenemos un dispositivo móvil a mano. Si la respuesta es “casi siempre”, quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por una en soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la posibilidad de anotar en cualquier momento y lugar. Es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil o -hoy por hoy menos probable- nuestro teléfono móvil a todas partes y lógicamente podemos pensar que el cambio no merece la pena. Sin embargo no tiene por qué tratarse de un cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es usar el soporte digital para todo lo que puedas; y para todo lo demás, el papel.

Las ventajas de una gestión digital de las tareas

Uno de los cambios más importantes en la organización personal se produce cuando damos el paso del papel al ordenador para organizar nuestra lista de tareas diarias. Todos hemos utilizado en algún momento un bloc de notas para mantener actualizada una “lista de cosas que hacer”, tachando cada elemento de la lista a medida que lo hemos ido resolviendo. Yo hice el cambio al “modo digital” hace ya algunos años y, desde luego, me resultaría bastante difícil volver al papel. Y ha habido intentos.

No es el propósito de este artículo entrar en detalles sobre la variedad de programas y métodos para la organización (digital) de las tareas. Me parece mucho más importante intentar convencer de que el cambio puede merecer la pena, comentando algunas de las ventajas que puede tener una organización informatizada de las tareas.

Si todavía eres de los que utiliza libreta y bolígrafo, sigue leyendo. Comprobarás que las posibilidades de un gestor (digital) de tareas difícilmente pueden simularse con un bloc de notas tradicional.

No puedes gestionar tu tiempo… pero sí vigilarlo

Dicen muchos expertos en productividad que no es posible gestionar el tiempo, que se trata de un recurso fijo y limitado, y por tanto no puede ser ni comprimido ni estirado. Hasta aquí todos de acuerdo. ¿Quién no ha tenido alguna vez el deseo de poder contar con algunos minutos más al final del día? Sin embargo, sabemos que no es posible. Lo que si podemos hacer —y esto parece algo más razonable— es gestionar las tareas que ocupan ese tiempo.