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Aunque algunos no lo crean (mis alumnos, por ejemplo), el correo electrónico se inventó antes que Internet. Fue en los años 60 y décadas más tarde, cuando esta forma de comunicación se popularizó con Internet, afortunadamente, todo todavía podía esperar un poco (las conexiones tampoco nos daban otra alternativa). Y esperábamos, con el preciado don de la paciencia, porque esa era la filosofía del e-mail: yo te envío algo y tu lo lees cuando puedas. Y qué ilusión recibir y abrir el mensajito. Hoy, todo son prisas.

¿Cuándo dejó de ser el chat un sistema de comunicación síncrono? Pero sobre todo, ¿cuándo dejó de ser el correo electrónico un medio de comunicación asíncrono? ¿En qué momento se ha desmontado algo que funcionaba tan bien? De los medios esperamos que evolucionen, pero deberíamos redefinir entonces el propósito de cada canal de comunicación.

Todos caemos alguna vez en la trampa de utilizar el canal incorrecto para comunicar algo. El objetivo es minimizar estos errores y lograr una comunicación menos intrusiva y, sobre todo, más efectiva, seleccionando bien lo que comunicamos y por qué canal lo enviamos.

El correo electrónico: el gran olvidado

Tradicionalmente, el correo electrónico ha sido un canal de comunicación asíncrono. Y debería seguir siéndolo. Es cierto que pocos lo utilizan para comunicar a un amigo algo personal y que no tiene demasiada urgencia, salvo que no dispongan de su número de teléfono y entonces no haya otro canal alternativo. El e-mail sigue siendo el rey en buena parte de los entornos profesionales. En esta categoría también caería cualquier sistema de mensajes o correo interno (no instantáneo) de la empresa, que no tiene por qué ser el correo electrónico tradicional.

La teoría la sabemos. Enviamos un email a otra persona, incluso a deshoras (mala práctica), porque suponemos que el destinatario lo abrirá y lo leerá en el momento que prefiera hacerlo, en su horario laboral, en su tiempo libre o de madrugada si esos son sus hábitos. Nadie se ofende y todos tan amigos. Y si el receptor tiene instalada en su teléfono móvil una aplicación para leer sus correos al instante, ese ya no es asunto nuestro y nuestra conciencia está tranquila porque sabemos que tiene la opción de desactivar las notificaciones.

Sin embargo, de vez en cuando, se envían y reciben correos electrónicos con estilo y contenido propios de un mensaje de chat. De estilo similar por su informalidad y brevedad; de contenido típico de un chat, por su urgencia. En este tipo de situaciones, simplemente se utilizó el canal erróneo.

Lamentablemente, siempre hay excepciones y utilizar el e-mail como «mensajería instantánea» sería solo aceptable si realmente es la única herramienta posible para dirigir el trabajo durante toda la jornada y, por tanto, no hay más remedio que estar pegada a ella. Hay departamentos en los que se ha establecido que un correo enviado con prioridad alta debe atenderse con la misma urgencia. Sin embargo, cuando conviven varios sistemas con prioridades y ritmos también diferentes, hay una mejor forma de organizarse. En cualquier caso, empiezo a tener la sensación de que el correo electrónico empieza a ser el gran olvidado.

El chat: el «nuevo» amigo pesado

El chat es otro concepto, es mensajería instantánea y de ella esperamos cierta inmediatez. Sin embargo, los hábitos han empeorado considerablemente en este aspecto y se envían mensajes a cualquier hora, porque, bueno, «ya lo lees tú cuando puedas». En este caso me refiero a medios como WhatsApp, Telegram, Teams y sistemas similares, o de otras plataformas de colaboración diseñadas para tareas específicas en un entorno de trabajo.

Al final, muchos de los que tratábamos el chat como un canal síncrono hemos terminado por deshabilitar los avisos, porque ya no sabemos si lo que llega requiere atención inmediata o no, si es urgente o puede esperar. En general, no lo requiere, así que desactivamos las dichosas notificaciones. Entre todos hemos convertido el chat en un medio de distracción masiva.

En general, se hace un peor uso del chat que del correo electrónico. Mientras que son menos los que envían una comunicación de mucha urgencia por e-mail, son muchos más los que envían por chat un buen número de mensajes que podrían llegar por otro canal o simplemente esperar (o simplemente no existir). De hecho, seguramente incomoda más recibir por chat un mensaje que debería haber sido un e-mail, que la situación contraria. Como comentaba, lo segundo deberíamos asociarlo a un error en la elección del canal. El chat empieza a ser ese nuevo amigo molesto.

Hay una serie de leyes no escritas sobre el uso del chat o del e-mail, con sus ventajas y desventajas. Pero eso ya os lo cuento quizá en una segunda parte.

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