Checklist para cerrar bien el curso: 30 sugerencias de organización para profesores

El fin de curso llega para alumnos y profesores, y no hay mejor momento que este para hacer balance y, sobre todo, para proponer un buen cierre del curso (que buena falta hace dejarlo bien cerrado). Esta vez no recurriré a aquella frase tan manida de que sin darnos cuenta llegó el verano, porque menudo año hemos tenido. Cada mes ha pesado lo suyo, y cada profesor lo habrá llevado seguramente de una forma distinta. Qué os voy a contar.

Todos los que estamos (porque seguimos) en este mismo barco hemos vivido intensamente esta singular travesía que empezó con un confinamiento allá por marzo de 2020, al que siguió un verano que no lo fue, para empezar un curso completamente fuera de toda normalidad. Clases presenciales: mascarillas, distancia social y una retahíla de normativas COVID. Pero también clases virtuales, con sus variantes híbridas para atender a todos nuestros alumnos de la mejor forma posible. Comunicación síncrona, asíncrona, mezcla de cada una y creatividad a partes iguales.

Y hemos llegado; lo hemos logrado. Personalmente, creo que si algo nuevo hemos aprendido es sobre adaptación al cambio y sobre nuevas formas de organización. Al menos hemos concluido esta etapa, que merece un buen cierre para descansar, tomar aire y empezar de nuevo en septiembre.

A final de curso suelo seguir el mismo ritual de cierre. Cada uno tiene sus manías y yo tengo unas cuantas en cuestión de organización. En esta ocasión he pensado que podría ser buena idea compartir algunas sugerencias en forma de checklist (o lista de chequeo para los más puristas de la lengua) para hacer un buen cierre del curso. Una vez finalizadas todas las tareas académicas y administrativas (obviamente asumiremos que esta parte la hemos completado), hay una serie de acciones relacionadas con la organización personal que merece la pena revisar para poder cerrar el curso, pero de verdad. He organizado los puntos en 10 bloques y comparto 3 consejos o sugerencias de cada ámbito. Espero que sean de utilidad, incluso para los que no os dedicáis a la docencia.

Hay 10 áreas en las que podemos poner especial atención y en las que seguramente hay asuntos que cerrar: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda

El tiempo es el que es

Nuestro planeta gira en torno a su propio eje y una rotación completa dura 24 horas, que es la medida que representa un día para el ser humano. Además, la Tierra gira alrededor del Sol describiendo una órbita elíptica y durante ese viaje, que llamamos traslación, la Tierra gira sobre sí misma 365 veces, y el tiempo que tarda en hacerlo representa para nosotros un año. Es decir, que para todo ser vivo, el año tiene 365 días y el día 24 horas. El tiempo, tomando como referencia estos fenómenos naturales, es el que es. Ni podemos crear más tiempo en un día ni reducirlo en un año. Aun así, hay cosas para las que (decimos que) no tenemos tiempo. ¿Es tener el verbo adecuado? ¿O es reservar? ¿Asignar, quizá?

¿Por qué nunca tenemos tiempo?

Tenemos tiempo, claro que lo tenemos: solo es cuestión de asignarlo adecuadamente. La clave está en ser responsable y priorizar. Realmente, la solución al problema de «escasez de tiempo» es mucho más sencilla de lo que parece. Si (decimos que) no tenemos tiempo es porque:

  1. No organizamos bien nuestro trabajo en función del tiempo disponible. Probablemente no estamos utilizando ningún sistema de organización o no estamos aplicando correctamente el método de turno. También es posible que estemos seleccionando las tareas incorrectas que debemos realizar y, para cuando nos damos cuenta (siempre tarde), nos vemos obligados a terminar las que sí debíamos hacer. La consecuencia inmediata es tener que hacer el doble de trabajo, e inevitablemente invertir más tiempo. Efectividad es hacer bien las cosas correctas y no hay mayor pérdida de tiempo, no hay nada más improductivo que hacer bien las tareas equivocadas.
  2. Invertimos el tiempo en otros asuntos. Básicamente, no dejamos espacio para aquellas cosas que nunca encuentran su hueco en nuestros planes. Cada uno tiene sus valores en la vida y, en función de ellos, marca unas prioridades; y las acciones que lleva a cabo cada día vendrán determinadas por estas prioridades. Sin embargo, si siempre consideramos que la elección de tareas no está resultando demasiado efectiva y siguen quedando sin realizar muchas cosas que son importantes para nosotros, quiza no queda otra que revisar las prioridades y los valores que representan.

En general, el desastre productivo y la sensación de no tener tiempo para nada suele ser consecuencia de una combinación de estos dos factores: una mala organización y una pésima elección de lo que hacemos. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Teletrabajar desde casa: 8 consejos para trabajar a distancia de forma efectiva (y sensata)

Soy profesor de Informática en Secundaria y, por la terrible situación que nos está tocando vivir, desde hace ya varios días estoy trabajando desde casa. Este modelo de educación a distancia ya estaba inventado, pero no es lo mismo hacer un «simulacro» que empezar a trabajar al cien por cien con este modelo. Teletrabajo, trabajo a distancia o trabajo remoto. Cualquiera de estos nombres nos vale.

El nuevo escenario es que yo estoy en mi casa y mis alumnos en las suyas. Y este nuevo esquema tiene sus ventajas pero también sus inconvenientes, y no todos tienen que ver con el trabajo en sí, sino con el hecho de que trabajo y hogar se ven obligados a compartir espacio y tiempo.

Teletrabajar desde nuestro hogar no es nada sencillo. En este contexto de trabajo a distancia, nuestra vida personal y profesional se entremezclan fácilmente y la tarea de establecer rutinas en los dos ámbitos resulta cuando menos complicada. En casa compartimos espacio y horarios con nuestra familia. Además, aparecen distracciones que no tenemos en una oficina convencional.

Esta infografía presenta ocho recomendaciones básicas para teletrabajar desde nuestro hogar de forma sensata. Si recientemente nos hemos visto obligados a establecer nuestra oficina virtual en casa, es fundamental rediseñar tiempos y reorganizar los espacios, siempre respetando nuestros horarios, los laborales, pero sobre todo los familiares y personales. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Estás marcando mal tus prioridades: 7 señales para detectar tareas trampa

Cuando una nueva tarea llega a nuestro flujo de trabajo, mente fría. Y si la tarea en cuestión viene con la etiqueta «urgente» o «prioridad», mente fría y alerta. En ocasiones las emociones nos pueden jugar una mala pasada, y decidir erróneamente sobre cuestiones que afectan a nuestra organización personal puede tener consecuencias indeseables. Cuando alguien dice que algo es importante o prioritario, antes de recibir el encargo con todos los honores, preguntémonos: ¿quién es ese alguien? ¿qué es ese algo?

No nos precipitemos dejando entrar en nuestro sistema de organización una nueva tarea sin hacer una valoración personal de tal urgencia. ¿Para quién es prioritaria? Es decir, ¿quién se beneficia de que la tarea pase a un primer plano? ¿Se beneficia sólo quien lo pide? ¿un grupo de personas? ¿la organización? Y, ¿con qué criterio? Desde luego, si la orden llega «de arriba», no hay más que hablar. O poco que hablar. Si es algo que va en contra de los intereses generales quizá podamos compartir al menos alguna reflexión. Pero en general, convendrá analizar bien lo que con tanta prisa e insistencia nos están pidiendo.

Hay muchos factores que debemos analizar antes de etiquetar alegremente una tarea como prioritaria y tratarla con una urgencia que no merece. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día

Cada segundo extra que invertimos en una tarea se suma a otros tantos durante el día. Nos sorprendería el cálculo total al final de la semana; mucho más si estimamos las horas perdidas en un mes. El tiempo es un recurso demasiado valioso como para ir derrochándolo, sobre todo porque es imposible recuperarlo.

El tiempo es nuestro y por tanto está en nuestra mano utilizarlo bien. Se habla en todas partes de gestión del tiempo, como si fuera un recurso realmente gestionable, como si los minutos del día pudiéramos estirarlos o comprimirlos. Muy a nuestro pesar, el día tiene siempre el mismo número de horas y lo único que podemos cambiar es nuestra forma de hacer, intentando ocupar el mínimo tiempo posible en nuestras actividades. Los cálculos son bien sencillos: si para hacer las mismas tareas conseguimos tardar menos tiempo, más largos serán nuestros momentos de ocio o los ratos dedicados a nuestros proyectos personales.

La regla que mejor funciona siempre será la de evitar el máximo número de tareas. A lo largo del día aparecen unas cuantas tareas que son evitables, bien porque podemos delegarlas en alguien o bien porque realizarlas no suma nada al progreso de tus proyectos y por tanto las descartamos. Lógicamente, trabajo que no entra en nuestra planificación, tiempo que ganamos. Pero no siempre tendremos la suerte de poder elegir.

Lo que sí está en nuestra mano es sacarle minutos al día con pequeños gestos y hábitos que permitan aumentar nuestra productividad. Quizá pensemos que no merece la pena ponerlos en práctica para recortar apenas en unos segundos o minutos una determinada actividad. Sin embargo, conviene tener presente en todo momento la suma total. Acaso, ¿quién no quiere unos minutos extra al final del día? Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Inbox 0: vacía tus bandejas

En materia de organización personal todos y cada uno de los pasos en el proceso son importantes. La clave del éxito no sólo reside en saber finalmente ordenar y priorizar las diferentes tareas que se presentan cada semana. Saber recopilar correctamente lo que hay que hacer, también es determinante para conseguir la organización eficaz que buscamos. Convertir toda la información que nos “ataca” a diario desde distintos frentes, en tareas con acciones individuales y concretas, es todo un arte. Puede ser una llamada telefónica, un correo electrónico, un mensaje en un chat o una anotación que nosotros mismos hemos dejado en nuestra lista de temas pendientes. Las vías de entrada pueden ser de lo más diverso, pero es fundamental tenerlas todas bien identificadas, porque cualquiera de ellas puede traer consigo una tarea que tarde o temprano deberemos realizar. Por tener una imagen gráfica, podríamos imaginar que todas las nuevas tareas caen finalmente en diferentes bandejas.
Esta idea aparece prácticamente en todos los métodos de organización y productividad. De hecho, forma parte de la terminología GTD, el método Getting Things Done de David Allen, que en sus publicaciones hace constantemente referencia al concepto de «bandeja de entrada». En muchas aplicaciones móviles y otros programas para organización personal, aparece tradicionalmente el término en inglés: «inbox».

¿Qué es un bandeja de entrada?

Bandeja tradicionalEn términos de organización personal, una «bandeja de entrada» es un lugar físico o virtual donde mantenemos temporalmente las cosas que necesitarán alguna atención. En algunas bandejas de entrada somos nosotros quienes decidimos introducir un nuevo elemento. En otras, sin embargo, las tareas nos llegan por sorpresa, y hay que saber gestionarlas bien y darles la prioridad que se merecen, sin caer en el error de intentar atenderlas en el mismo instante en que llegan. Somos nosotros quienes debemos organizar nuestro trabajo, y no dejar que sean otros los que decidan cómo gestionar nuestro tiempo. Otro asunto es la urgencia o la importancia con las que haya que tratar cada una de las tareas, las hayamos definido nosotros o nos hayan sido asignadas por otras personas.

En una primera clasificación podemos diferenciar dos tipos de bandejas: las digitales y las que no lo son. Todos hemos utilizado alguna vez bandejas de entrada tradicionales. Son esas bandejas, de madera, plástico o metal, Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…