Paso a paso (pero de hoy no pasa)

Post n.89 | Tiempo de lectura: 5 minutos

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«Una cosa detrás de otra», «paso a paso», «solo una cosa a la vez», «solo tengo dos manos». En algún momento de bloqueo mental todos hemos utilizado alguna de estas expresiones para reconocer que la monotarea es probablemente una de las mejores técnicas de productividad, y que, efectivamente, la multitarea está sobrevalorada.

Antes de empezar el día conviene disponer de una planificación clara y concisa. La falta de definición, concreción y previsión del trabajo que tenemos por delante, puede provocar que la jornada entre en la lista de días improductivos. Si no tomamos las decisiones correctas sobre el plan de trabajo, quizá empecemos a saltar de unas tareas a otras, sin lograr terminar ninguna de ellas. O incluso peor: quizá estemos dedicando tiempo a tareas que no eran prioritarias o que realmente no nos permiten progresar en nuestros proyectos.

El ascensor hacia el éxito está fuera de servicio. Vas a tener que usar las escaleras… un paso a la vez.

De hoy no pasa

Una práctica muy eficaz para organizar el día es «sacar» de nuestra lista de tareas aquellas que conformarán nuestra jornada. Y conviene hacerlo de forma realista, teniendo en cuenta el tiempo y energía disponibles. La idea es sencilla: se trata, como digo, de extraer las tareas más importantes (que algunos llaman TMI). Las TMI son esas tareas que sin excepción no podemos pasar por alto durante el día de hoy; son las que anotaríamos en un post-it con el título «De hoy no pasa». Y al aislarlas de nuestro sistema de organización, sea este una aplicación informática o una libreta, podemos centrar exclusivamente la atención en esa nueva pequeña colección de tareas.

Es un gesto sencillo, pero funciona. Hay quien escribe esa selección de tareas en un post-it que coloca en su nevera; otros lo registran en su aplicación de notas del teléfono móvil. De algún modo es un compromiso que adquirimos con nosotros mismos; acordamos cumplir hoy con esas tareas a las que hemos dado cierta prioridad por el motivo que sea. Además es interesante establecer una secuencia inalterable para esas tareas de hoy. Es otro pacto que podemos hacer para garantizar que completaremos todas las tareas, y que hasta que no terminemos con una no empezaremos con la siguiente.

Hasta hace poco he estado utilizando Drafts para «apartar» mi selección de tareas del día (de esta aplicación hablé en el artículo «Drafts: del borrador a la acción» que recomiendo visitar). Utilizaba esta aplicación para hacer una rápida planificación del día, simplemente anotando prioridades. Sé que Things o TeuxDeux, aplicaciones que utilizo para gestionar mis tareas, cuentan con una vista «Hoy» que permite filtrar las tareas que debo realizar en el día. Sin embargo no es esta la idea.

El objetivo de confeccionar por separado esta «nueva» lista de acciones del día no es otro que concretar lo que haré durante el día y, sobre todo, en qué orden (secuencia). Para ello sigo cada mañana el ritual de echar un vistazo a mi lista de tareas para hoy para elaborar esta nueva lista de tareas más importantes, que puede contener tanto acciones concretas como bloques de acciones; aunque con cierta preferencia para estos últimos. Yo prefiero definir una secuencia de bloques de acciones que intento respetar fielmente. Básicamente se trata de dejar por escrito el repaso mental que solemos hacer por la mañana cuando nos decimos «A ver… ¿qué tengo que hacer hoy? De hoy no pasa…».

Una secuencia de tareas para hoy

Para este propósito estuve buscando una alternativa a Drafts, una solución más visual y diseñada específicamente para esta finalidad; y parece que he dado con una opción bastante funcional. Se llama Todays ToDos y es una aplicación desarrollada por Justin Rohweller para iOS y Android. El autor la define como «una sencilla aplicación de lista de tareas pensada para ser utilizada cada día para un pequeño número de tareas. La app te ayuda a decidir qué tareas hacer primero, pudiendo ordenarlas y personalizarlas.».

Por personalizar entiendo que se refiere a la posibilidad de asignar un color diferente a cada tarea. Poco más podemos hacer sobre las tareas: crearlas, asignarles un color, ordenarlas secuencialmente, marcarlas como realizadas y posponerlas para luego. Buscada algo muy simple y Todays ToDos cumple con ello.

Lo cierto es que esta app también puede servir para:

  • Aquellos que prefieren el minimalismo y no necesitan un sistema tan completo (o complejo) para gestionar sus tareas diarias.
  • Quienes quieren sacar de su infinita lista de tareas las prioridades del día.
  • Los que quieren poder organizar o reorganizar la agenda de tareas del día.
  • Los que practican el timeboxing y suelen definir bloques de tiempo para los quehaceres diarios.

La aplicación, que es gratuita, hace lo que promete y en su sencillez está precisamente su potencial. No he probado el número máximo de tareas que podemos añadir; supongo que unas cuantas. Yo, sin embargo, he decidido no anotar más de ocho; creo que el método pierde su efectividad si acabamos registrando decenas de tareas.  Además ocho es el número de tareas que es posible visualizar a la vez en la app en mi pantalla del teléfono móvil.

Efectivamente, un trozo de papel también sirve para este propósito.

Todays ToDos | iOS | Android
Fotografía Paso a paso | geralt en Pixabay
Fotografía Uno, dos, tres | TeroVesalainen en Pixabay

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