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Etiqueta: efectividad

Gestión de tareas: ¿integral o por ámbitos? Mi experiencia con Microsoft To Do

Tiempo de lectura: 4 minutos

Qué me perdone David Allen, pero ahora utilizo dos herramientas diferentes para administrador mis tareas y proyectos. Hace algunos meses decidí empezar a utilizar Microsoft ToDo para organizar exclusivamente las tareas de trabajo. Sin embargo, no he abandonado la aplicación Things, donde sigo poniendo en orden las tareas y proyectos personales. Y tengo mis motivos.

¿Gestión integral o por ámbitos?

A veces hay que experimentar nuevas formas de organizarse y eso he hecho, con resultado positivo, por cierto. Quizá ya no puedo afirmar que utilizo de forma estricta la metodología GTD de Allen, porque seguramente emplear ahora dos herramientas para organizar mis tareas incumple alguno de los principios de una gestión integral de las tareas. Sinceramente, qué más da.

Reconozco las bondades del método GTD y tratar todos los proyectos (no importa si de ámbito personal o laboral) en el mismo lugar y empleando la misma herramienta, tiene claros beneficios. Así lo he hecho durante mucho tiempo y doy fe de ello. Sin embargo, a veces hay que poner en la balanza los pros y contras de saltarse algunas reglas para ser más flexible. En esta ocasión, el balance ha sido claramente positivo en favor de separar tareas personales de las del trabajo. Hacerlo, de hecho, ha tenido las consecuencias que ya pude intuir.

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Objetivos con impacto y una varita mágica

Tiempo de lectura: 3 minutos

Con el nuevo año llegan nuevos proyectos y buenos propósitos para llevarlos a cabo. Y quienes no piensan en objetivos para el año que empieza, estoy seguro de que al menos hacen balance del año que termina. En cualquier caso, es inevitable pensar un poco en ello. Otra cuestión es que nos sentemos frente a una hoja en blanco para dejarlo por escrito.

Personalmente, en los últimos años he ido abandonando el ritual de revisión en profundidad del año que dejábamos atrás. Hacerlo es interesante, pero costoso, como lo es también planificar a conciencia los objetivos para los próximos 12 meses. Es un proceso al que dedicaba bastante tiempo y que, por supuesto, sigo recomendando. Sin embargo, en mi caso particular, fui comprobando que no tenía demasiado impacto. En cuestiones de organización personal, conviene seleccionar bien dónde invertimos el tiempo y ser consciente de la relación coste-beneficio. El exceso de organización o planificación requiere tiempo y no siempre permite avanzar (o empezar).

Como decía, con la entrada del nuevo año, es inevitable reflexionar un poco sobre lo que ha sucedido en los últimos meses. Tampoco es fácil no pensar en los meses que tenemos por delante, qué haremos y qué dejaremos de hacer. Y para ello, a mí me basta con una hoja en blanco. Este año lo hice el 2 de enero en una cafetería y solo necesité un par de columnas en una página de una pequeña libreta. Anoté en ella solo algunas palabras con proyectos, frentes abiertos, temas que son muy importantes para mí y, por qué no, una pequeña lista de deseos. En definitiva, objetivos con diferentes grados de prioridad.

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Decálogo para una comunicación digital más efectiva

Tiempo de lectura: 1 minutos

La comunicación es necesaria. Esto es indiscutible. Lo que merece algo más de debate es el exceso o la falta de comunicación, los canales inadecuados, los tiempos incorrectos, las prioridades equivocadas o la duplicidad de la información. El problema parece más bien una cuestión de contenido, forma y, sobre todo, medida.

Muchos trabajos se basan fundamentalmente en la comunicación. Es su función principal y en este caso particular se debe cuidar bien cualquier aspecto relacionado con el envío y recepción de información. Esto incluye las reuniones, los correos electrónicos y la mensajería instantánea, entre otras tantas formas de intercambiar información. En este escensario de trabajo basado en la comunicación, es difícil reducirla, pero es fundamental establecer también normas y límites claros.

Sin embargo, para otro tipo de profesionales cuyo cometido principal no es enviar y recibir mensajes constantemente, la comunicación ha logrado invadir buena parte de las tareas diarias. Quizá esta tarea es dar clase, investigar, desarrollar un producto o redactar, informes, pero no enviar y atender mensajes a todas horas. Por ridículo que parezca, de vez en cuando cabe preguntarse cuál debería ser nuestra labor principal para centrarnos en las tareas que realmente debemos realizar.

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5 formas de salir del bloqueo productivo

Tiempo de lectura: 3 minutos

Hay días que no. En ocasiones, no logramos ir ni hacia adelante para avanzar ni hacia atrás para rectificar. Algunos días nos atascamos, sin más.

Los motivos de estos atascos productivos suelen ser el exceso de trabajo, la falta de concentración o la nada deseable combinación de ambos. Cuando llegamos un callejón sin salida, en primer lugar, hay que parar y replantear la estrategia de trabajo.

Hay algunas acciones que podemos realizar para intentar desatascar la situación. En ocasiones, nuestra cabeza solo necesita algo de claridad, un hilo del que tirar o un simple cambio de aires.

1. Elige la ruta correcta

Organizar desatasca. Quizá el bloqueo procedía de alguna cuestión que no estaba como debía estar. El orden físico a nuestro alrededor y la organización de nuestras tareas diarias son fundamentales para quedarnos atascados. Un buen entorno de trabajo y una hoja de ruta bien definida son claves para trabajar de forma efectiva.

Una buena práctica es preguntarnos con más frecuencia si hemos hecho la elección correcta de la tarea que haremos a continuación. ¿Es lo que debería estar haciendo en este momento? Hay momentos del día que son más adecuados para tareas que requieren cierto nivel de concentración y hay otros rincones del día que podemos emplear para acciones más mecánicas. Elegir bien en este sentido evita muchos bloqueos.

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El «gen» de la productividad: 40 cosas que hacen (y no hacen) las personas superefectivas

Tiempo de lectura: 3 minutos

Una persona productiva es aquella que, teniendo que trabajar para vivir, consigue tener tiempo libre para su familia, para sus proyectos personales y para el ocio. Es la definición más acertada de persona productiva que puedo imaginar.

Algunas personas son para mí un referente, por su estilo y actitud ante el trabajo, por el modo en que gestionan sus tareas, por su claridad de ideas o por su capacidad de aprendizaje. ¿Cómo consiguen finalizar con éxito tantos proyectos, no solo profesionales, sino también personales?

La persona productiva se siente satisfecha, no por haber terminado su trabajo eficientemente, que también, sino porque su forma de trabajar le permite disfrutar de su tiempo libre.

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