Organización personal: el método definitivo

Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Elogio del papel: 10 ventajas de anotar en una libreta

Una libreta puede ser un diario, un registro para nuestras listas de tareas, una agenda, un planificador de proyectos, un laboratorio de ideas, etc. Y adecuadamente personalizada, puede ser un perfecto sistema integrado de organización personal que incluya todos estos elemento que he comentado. Sin lugar a dudas, una libreta es una de las herramientas más versátiles que existen. Y hablamos en este artículo de la libreta física, porque en los tiempos que corren hay que especificar, y lo excepcional parece ser lo físico frente a lo virtual.

Yo recomiendo tener al menos dos libretas: una pequeña que poder llevar a cualquier sitio y otra mediana (nunca demasiado grande) para casa o para el trabajo. La primera puede servir para breves anotaciones, para capturar todo aquello que se nos ocurre en cualquier momento y que no queremos dejar escapar. La segunda, de mayor tamaño, la podemos utilizar para reunir y organizar mejor la información.

Hay libretas de todos los tamaños, colores y formas. Personalmente, a mí me gustan las libretas con páginas punteadas; nada de cuadros o líneas. En particular, me gustan las libretas Moleskine, pero hay infinidad de modelos para todos los gustos y necesidades. Siempre tengo una libreta pequeña y otra de tamaño clásico.

Las herramientas de baja tecnología (no digitales) son cada vez más valoradas y de todas ellas, la libreta es probablemente la más utilizada. Es un elemento que no puede faltar en cualquier kit básico de productividad que se precie. Quizá no sea el protagonista, pero sí un personaje esencial.

Tu mente está para tener ideas, no para guardarlas.
― David Allen

10 ventajas de la libreta física

Escribir en papel tiene muchas ventajas, algunas obvias, otras no tanto.

  1. Sencillez. La libreta de papel es una herramienta fácil de utilizar. No entraña ningún misterio y eso es indiscutible. Solo necesitamos un lápiz o un bolígrafo para escribir en ella. La libreta ofrece una opción minimalista frente a los complejos sistemas digitales para organizar la información. Simplicidad frente a dificultad innecesaria.
  2. Desconexión. De vez en cuando necesitamos (debemos) desconectar de pantallas y de dispositivos electrónicos en general, especialmente de aquellos que están permanentemente conectados a la Red. Pasar un día entero offline, fuera de Internet, cada día parece más difícil; supone toda una hazaña. La libreta facilita poder trabajar con calma, sin el ruido digital al que ya creemos habernos acostumbrado.
  3. Concentración. Si utilizamos una libreta, reducimos las distracciones habituales de las dichosas notificaciones que muestran algunas aplicaciones y nos podemos alejar del programa o el juego que nos tienta constantemente. La páginas de una libreta ofrecen la simplicidad que necesitamos, para contrarrestar el exceso de información del mundo digital.
  4. Salud. Escribir a mano presenta varios beneficios para la salud. Al parecer, se activan más regiones del cerebro que cuando pulsamos las teclas del ordenador. Se estimulan el área visual, las habilidades motoras y las cognitivas. En cualquier caso, escribir a mano no es perjudicial; desde luego no más que hacerlo con un ordenador.
  5. Creatividad. Dibujar siempre es relajante y escribir a mano de algún modo es dibujar letras. Además, es una oportunidad para mejorar nuestra caligrafía. El arte de escribir se ha ido perdiendo en favor de los formatos digitales. La libreta es un lienzo y una oportunidad para expresar en ella nuestras ideas de forma creativa. Frente al carácter impersonal de las tipografías digitales (y el tiempo perdido seleccionando una), la libreta es un formato flexible y sobre sus páginas cada trazo es único.

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Efectividad sobre raíles

Hace un tiempo publiqué el artículo Productividad es viajar en tren. En él compartía las dificultades de sacar adelante las tareas que con tanta determinación nos proponemos terminar. En ocasiones la planificación inicial se va al traste y no logramos tachar ni una sola de las tareas de la lista. Es entonces cuando nos damos cuenta de que lo urgente se ha llevado por delante lo importante. Os contaba que era lo más parecido a intentar recorrer una avenida en una gran ciudad.

En una avenida intentamos ir a nuestro ritmo, pero a veces no queda otra que adecuar nuestro paso al de las otras personas, que de vez en cuando se detienen y nos obligan a pararnos. Hay quien se cruza en el camino, sin avisar. Llevamos un plan claro, pero aquellos que caminan «con nosotros», realmente a lo suyo, lo modifican constantemente. Y llegamos tarde a nuestro destino. O no llegamos siquiera.

Así que os invitaba a imaginar que viajamos en tren. No en tren bala, sino en un tren regional, que también sirve para dejar volar la imaginación. Vamos cómodos en el tren, con velocidad constante, con un destino claro y directo. Conocemos la estación de partida, pero también el destino. Lo importante es que la vía está libre y no hay atascos; no hay imprevistos. Era así como explicaba que la productividad es viajar en tren y que siempre es más efectivo trabajar sobre raíles.

Hoy hago una breve parada para compartir una infografía que he diseñado a propósito de esta reflexión. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Creciendo en efectividad: el ranking OPTIMA LAB

El día 15 de cada mes se publica el ranking OPTIMA LAB de blogs de efectividad. El miércoles de esta semana no ha sido una excepción y la lista, que actualmente publica Efectivitat.com, salió puntual.

Comentan en Efectivitat.com que han querido recuperar la esencia que tenía el ranking cuando lo definieron. En primer lugar se ha duplicado el número de blogs analizados; ahora son 126 los candidatos al ranking. También han mejorado la definición del criterio de velocidad. Antes, este parámetro era solo un indicador de la frecuencia de publicación; sin embargo ahora se considera el tipo de contenido, dando valor, lógicamente, al tema de efectividad. Y también han verificado esta vez las URL de las homepage de los blogs analizados.

Desde hace algunos meses este blog participa como candidato, y poco a poco ha ido subiendo peldaños en la clasificación. Entró tímidamente y paso a paso ha logrado colocarse este mes de enero en la novena posición.

Sigo las publicaciones de todos los blogs que van entrando en la lista mensual (y otros que todavía no han llegado), pero también es cierto que, de algunos de ellos, desconocía quién estaba detrás de cada post (o podcast). Y tan importante es el texto que se escribe como lo es su autor. Detrás de cada artículo lleno de consejos hay una persona que dedica un tiempo importante para sacarlo adelante y creo que es justo reconocer su trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Paso a paso (pero de hoy no pasa)

«Una cosa detrás de otra», «paso a paso», «solo una cosa a la vez», «solo tengo dos manos». En algún momento de bloqueo mental todos hemos utilizado alguna de estas expresiones para reconocer que la monotarea es probablemente una de las mejores técnicas de productividad, y que, efectivamente, la multitarea está sobrevalorada.

Antes de empezar el día conviene disponer de una planificación clara y concisa. La falta de definición, concreción y previsión del trabajo que tenemos por delante, puede provocar que la jornada entre en la lista de días improductivos. Si no tomamos las decisiones correctas sobre el plan de trabajo, quizá empecemos a saltar de unas tareas a otras, sin lograr terminar ninguna de ellas. O incluso peor: quizá estemos dedicando tiempo a tareas que no eran prioritarias o que realmente no nos permiten progresar en nuestros proyectos.

El ascensor hacia el éxito está fuera de servicio. Vas a tener que usar las escaleras… un paso a la vez.

De hoy no pasa

Una práctica muy eficaz para organizar el día es «sacar» de nuestra lista de tareas aquellas que conformarán nuestra jornada. Y conviene hacerlo de forma realista, teniendo en cuenta el tiempo y energía disponibles. La idea es sencilla: se trata, como digo, de extraer las tareas más importantes (que algunos llaman TMI). Las TMI son esas tareas que sin excepción no podemos pasar por alto durante el día de hoy; son las que anotaríamos en un post-it con el título «De hoy no pasa». Y al aislarlas de nuestro sistema de organización, sea este una aplicación informática o una libreta, podemos centrar exclusivamente la atención en esa nueva pequeña colección de tareas.

Es un gesto sencillo, pero funciona. Hay quien escribe esa selección de tareas en un post-it que coloca en su nevera; otros lo registran en su aplicación de notas del teléfono móvil. De algún modo es un compromiso que adquirimos con nosotros mismos; acordamos cumplir hoy con esas tareas a las que hemos dado cierta prioridad por el motivo que sea. Además es interesante establecer una secuencia inalterable para esas tareas de hoy. Es otro pacto que podemos hacer para garantizar que completaremos todas las tareas, y que hasta que no terminemos con una no empezaremos con la siguiente. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cinco engranajes simples para una maquinaria GTD efectiva (GTD #8)

En el fondo, GTD es un sistema bastante lógico y sensato. No diré aquello de «se me podría haber ocurrido a mí», pero sorprende del método que la idea en general y en particular los procesos de los que consta, no destacan precisamente por su sofisticación. Más bien todo lo contrario: es su sencillez la que dota al método de potencia (y popularidad). Menos es más.

De hecho, David Allen ya advierte en las primeras páginas de su libro que es muy posible que ya estemos llevando a cabo de forma similar algunos de los procesos del método de organización Getting Things Done. No son los distintos engranajes del método por separado sino la maquinaria al completo la que hace de GTD un sistema de organización tan efectivo. Y no olvidemos que el objetivo no es otro que lograr trabajar de forma productiva y relajada.

Pensemos en cualquier escenario habitual cuando llegan a nuestro flujo de trabajo «cosas que hacer». Nos encontraríamos en situaciones muy parecidas a las que se describen a continuación. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Blogs sobre efectividad y productividad personal: el ranking OPTIMA LAB

Todo el mundo quiere ser más productivo, organizarse mejor y ser más efectivo en las tareas. Nadie en su sano juicio buscaría soluciones de organización personal con el absurdo objetivo de gestionar peor su tiempo. Pero una cosa es querer y otra bien distinta es ponerse manos a la obra. En todo caso, existen dos tipos de personas: los que no hacen nada para mejorar y los que buscan activamente la mejora continua en términos de productividad. Estos últimos leen, investigan y experimentan con diferentes métodos de organización. Y sobre todo leen sobre el tema, de unos y de otros, porque de todos se aprende.

Descubrí el mundo de la productividad personal leyendo artículos en Internet. Los libros sobre el tema llegaron luego, recomendados precisamente en los posts que leía semanalmente. Pero, sin lugar a dudas, primero fueron los blogs y más tarde los libros. Y todavía hoy las lecturas en blogs de Internet sobre organización personal y productividad siguen siendo mi fuente principal de información.

Quisiera aprovechar esta reflexión para recomendar algunos de los blogs sobre productividad que leo habitualmente, algunos desde hace ya algunos años. Afortunadamente, la mayoría de los blogs que quería compartir aparecen en el ranking OPTIMA LAB de este mes de febrero. Así que, precisamente tratando de ser efectivo, comparto el listado y por tanto varias de mis recomendaciones personales. Por cierto, este blog se asomó tímidamente en la clasificación hace unos meses y aparece este febrero en la posición 20.

El ranking se publica el día 15 de cada mes y se refiere a datos del mes anterior. A continuación comparto los resultados publicados ayer 15 de febrero de 2019. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Ser productivo y vivir sin estrés: Getting Things Done de David Allen (GTD #2)

No recuerdo la primera vez que oí hablar de GTD®. Con total seguridad fue hace más de 10 años. Lo sé porque la primera referencia que hice en mi blog personal a este método de organización personal fue allá por 2008. Desde entonces y hasta la fecha he sido lector habitual (y aprendiz) de blogs que han cubierto GTD® en profundidad. Complementando la lectura (estudio) de sus artículos con la del libro Getting Things Done® (una y otra vez), he intentado aplicar los principios de productividad propuestos por David Allen con más o menos éxito, creo que como la mayoría en sus comienzos cuando ha intentado poner en práctica el método.

Getting Things Done® plantea una solución al eterno problema de encontrar la fórmula para organizarnos correctamente, un método que nos permita tener todas nuestras tareas bajo control y además nos deje disfrutar del resto de actividades sin llevar siempre encima el peso del trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…