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Etiqueta: efectividad

El «gen» de la productividad: 40 cosas que hacen (y no hacen) las personas superefectivas

Una persona productiva es aquella que, teniendo que trabajar para vivir, consigue tener tiempo libre para su familia, para sus proyectos personales y para el ocio. Es la definición más acertada de persona productiva que puedo imaginar.

Algunas personas son para mí un referente, por su estilo y actitud ante el trabajo, por el modo en que gestionan sus tareas, por su claridad de ideas o por su capacidad de aprendizaje. ¿Cómo consiguen finalizar con éxito tantos proyectos, no solo profesionales, sino también personales?

La persona productiva se siente satisfecha, no por haber terminado su trabajo eficientemente, que también, sino porque su forma de trabajar le permite disfrutar de su tiempo libre.

Lo que es y lo que no es ser productivo: 13 mitos y 13 verdades

«Hoy he tenido un día productivo». Cuando enunciamos esta frase, seguramente estamos expresando satisfacción por el trabajo realizado. Sin embargo, quizá queremos decir simplemente que hemos hecho muchas cosas. Es decir, disponíamos del mismo tiempo que ayer, pero hemos logrado hacer «más cosas». En teoría, con los mismos recursos (tiempo y herramientas), hemos obtenidos más resultados, o eso parece. Pero, ¿mejores resultados?

La productividad tiene que ver con la eficiencia, esto es, la relación entre lo producido y los medios empleados. Ser productivo está bien, pero también hay otras medidas de rendimiento e indicadores de efectividad que hay que tener en cuenta. En ocasiones, cuando hacemos referencia al concepto de productividad en frases como «Hoy he sido muy productivo», es posible que no estemos siendo del todo precisos o quizá queramos decir algo diferente.

Ser productivo no es quedar el primero en una prueba de velocidad. Ser productivo es hacer (ni siquiera ganar) una buena carrera de fondo.

Las ideas de productividad, eficiencia, eficacia y efectividad muchas veces se entremezclan, cuando en realidad cada término hace referencia a un concepto distinto. Recomiendo el artículo de José Miguel Bolivar que explica con claridad las diferencias.

Muchas veces pensamos que somos productivos cuando realizados cierto tipo de acciones o por el modo en que las llevamos a cabo. Curiosamente, hay estilos de trabajo que se consideran productivos cuando realmente deberían ser formas de trabajar muy poco aconsejables. Lo que creemos que es un hábito de trabajo productivo puede resultar incluso contraproducente. Resumo en una lista algunos mitos o falsas creencias sobre la productividad y sus correspondientes verdades.

Organización personal: el método definitivo

Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a:

Elogio del papel: 10 ventajas de anotar en una libreta

Una libreta puede ser un diario, un registro para nuestras listas de tareas, una agenda, un planificador de proyectos, un laboratorio de ideas, etc. Y adecuadamente personalizada, puede ser un perfecto sistema integrado de organización personal que incluya todos estos elemento que he comentado. Sin lugar a dudas, una libreta es una de las herramientas más versátiles que existen. Y hablamos en este artículo de la libreta física, porque en los tiempos que corren hay que especificar, y lo excepcional parece ser lo físico frente a lo virtual.

Yo recomiendo tener al menos dos libretas: una pequeña que poder llevar a cualquier sitio y otra mediana (nunca demasiado grande) para casa o para el trabajo. La primera puede servir para breves anotaciones, para capturar todo aquello que se nos ocurre en cualquier momento y que no queremos dejar escapar. La segunda, de mayor tamaño, la podemos utilizar para reunir y organizar mejor la información.

Hay libretas de todos los tamaños, colores y formas. Personalmente, a mí me gustan las libretas con páginas punteadas; nada de cuadros o líneas. En particular, me gustan las libretas Moleskine, pero hay infinidad de modelos para todos los gustos y necesidades. Siempre tengo una libreta pequeña y otra de tamaño clásico.

Las herramientas de baja tecnología (no digitales) son cada vez más valoradas y de todas ellas, la libreta es probablemente la más utilizada. Es un elemento que no puede faltar en cualquier kit básico de productividad que se precie. Quizá no sea el protagonista, pero sí un personaje esencial.

Tu mente está para tener ideas, no para guardarlas.
― David Allen

10 ventajas de la libreta física

Escribir en papel tiene muchas ventajas, algunas obvias, otras no tanto.

  1. Sencillez. La libreta de papel es una herramienta fácil de utilizar. No entraña ningún misterio y eso es indiscutible. Solo necesitamos un lápiz o un bolígrafo para escribir en ella. La libreta ofrece una opción minimalista frente a los complejos sistemas digitales para organizar la información. Simplicidad frente a dificultad innecesaria.
  2. Desconexión. De vez en cuando necesitamos (debemos) desconectar de pantallas y de dispositivos electrónicos en general, especialmente de aquellos que están permanentemente conectados a la Red. Pasar un día entero offline, fuera de Internet, cada día parece más difícil; supone toda una hazaña. La libreta facilita poder trabajar con calma, sin el ruido digital al que ya creemos habernos acostumbrado.
  3. Concentración. Si utilizamos una libreta, reducimos las distracciones habituales de las dichosas notificaciones que muestran algunas aplicaciones y nos podemos alejar del programa o el juego que nos tienta constantemente. La páginas de una libreta ofrecen la simplicidad que necesitamos, para contrarrestar el exceso de información del mundo digital.
  4. Salud. Escribir a mano presenta varios beneficios para la salud. Al parecer, se activan más regiones del cerebro que cuando pulsamos las teclas del ordenador. Se estimulan el área visual, las habilidades motoras y las cognitivas. En cualquier caso, escribir a mano no es perjudicial; desde luego no más que hacerlo con un ordenador.
  5. Creatividad. Dibujar siempre es relajante y escribir a mano de algún modo es dibujar letras. Además, es una oportunidad para mejorar nuestra caligrafía. El arte de escribir se ha ido perdiendo en favor de los formatos digitales. La libreta es un lienzo y una oportunidad para expresar en ella nuestras ideas de forma creativa. Frente al carácter impersonal de las tipografías digitales (y el tiempo perdido seleccionando una), la libreta es un formato flexible y sobre sus páginas cada trazo es único.