Planifica tus tareas con TeuxDeux


Por Enrique Benimeli
Post n.87 | Tiempo de lectura: 6 minutos

Hoy en día estamos expuestos a tal cantidad de información, que una buena organización ya no es una recomendación sino casi una necesidad. Comentaba hace unos meses que no disponer de un método de organización no era siquiera una opción. Por simple que sea, necesitamos aplicar sistemáticamente alguna técnica de organización personal para poder garantizar que lo tenemos todo (más o menos) bajo control. Sea propio o heredado, sencillo o sofisticado, algún método hay que seguir.

Próxima acción vs. tarea con fecha

El artículo «Pon un método de organización en tu vida» es el primero de una serie de anotaciones sobre el popular método GTD (Getting Things Done) de David Allen. En el texto simplemente presento la filosofía del sistema y, sin explicar sus entresijos, avanzo que GTD es un método de productividad que podemos aplicar a todos los ámbitos de nuestra vida, no solo el profesional; y que permite poner orden de forma sistemática, liberando nuestra mente de tener que recordar constantemente las tareas pendientes, básicamente porque el sistema define cómo debemos registrarlas en un lugar específico y revisarlas de un modo muy particular.

Y precisamente una de las particularidades (y valor) del método GTD es que sigue un procedimiento de acciones siguientes. Es decir, GTD no es un sistema de organización principalmente basado en nuestra agenda (aunque también se utiliza), en la que registramos cuándo haremos una tarea determinada; sino que se fundamenta en la decisión consciente y razonada de la próxima acción (tarea) que vamos a realizar, partiendo de un conjunto de acciones candidatas. De hecho, comprometer un día concreto con una serie de tareas que simplemente pueden realizarse «tan pronto como sea posible» (y no necesariamente ese día), es casi una profanación de la agenda y una provocación para los puristas del método GTD.

Por tanto, teniendo en cuenta tareas y tiempo, podríamos definir dos formas de enfrentarnos a nuestras listas de cosas que hacer:

  • En la primera, siguiendo metodologías similares a GTD, tenemos una lista de próximas acciones de la que seleccionamos, con criterios específicos, la siguiente acción que realizaremos en cada momento.
  • En la segunda, planificamos las tareas asignándolas a días concretos en la agenda. Es decir, decidimos de antemano qué haremos el próximo miércoles o qué tareas reservamos para el sábado. Como decía, una práctica casi prohibida en GTD.

Hoy os presento la segunda.

TeuxDeux: cada día, una lista de tareas

TeuxDeux es una aplicación web (y móvil) que aplica el segundo enfoque de organización de tareas. Se basa fundamentalmente en la agenda y permite asignar tareas específicas a días concretos. El objetivo principal es tener una visión general de los próximos días para distribuir de forma óptima la carga de trabajo.

Para ello, TeuxDeux muestra una cinta infinita de días por la que podemos ir avanzando cómodamente para ir ubicando en el tiempo nuestras tareas. De algún modo, cada uno de los días se convierte en una lista de tareas. En definitiva se trata de una agenda en la que no registramos eventos (aunque también podríamos hacerlo) sino tareas que se pueden realizar.

TeuxDeux cuenta también con un panel inferior para definir listas personalizadas. Podemos utilizar estas listas como paso intermedio (una especie de sala de espera) para las tareas antes de asignarlas a un día particular. Simplemente haciendo clic sobre la tarea podemos arrastrarla para cambiarla de lista.

Algunas características funciones de TeuxDeux son:

  • TeuxDeux es realmente fácil de usar; casi tanto como el papel. Simplemente escribimos la tarea en la lista que queremos. Luego la podemos mover fácilmente de una lista a otra y haciendo clic sobre ella la marcamos como realizada.
  • Podemos crear listas personalizadas para organizar mejor las tareas. En ellas registramos las tareas que todavía no tiene un día de realización asignado.
  • Todas las tareas pendientes que no han sido marcadas como realizadas al terminar el día, se trasladan de forma automática al día siguiente.
  • Podemos crear tareas repetitivas simplemente añadiendo a las tareas terminaciones como every day.
  • TeuxDeux tiene soporte para MarkDown para poder hacer resaltado de texto en negrita, cursiva, URL, etc.
  • TeuxDeux está disponible también para dispositivos móviles; aunque de momento solo para teléfonos iPhone. La app cuenta con la gran mayoría de funcionalidades que encontramos en la versión de escritorio.
  • En TeuxDeux los datos son tuyos. En cualquier momento puedes descargar toda la información que has registrado en la plataforma.
  • Puedes probar TeuxDeux gratis durante 30 días. La suscripción mensual es de $3 o de $24 al año.

Neux TeuxDeux from Fictive Kin on Vimeo.

Una reflexión (y confesión) personal: Things + TeuxDeux

Confieso que llevo probando a fondo TeuxDeux desde septiembre, cuando empezó el curso (y para mí el año). Hablo de confesión porque hay en ello cierto sentimiento de culpa. Si sois habituales del blog sabréis que soy fiel seguidor de la metodología GTD, pero la curiosidad me lleva de vez en cuando a probar cosas nuevas. Y si hay que poner en práctica algo nuevo, merece la pena hacerlo a fondo.

Aclaro que durante estos cuatro meses no he abandonado totalmente GTD; simplemente he sacado de este sistema una parcela de mi organización personal, en particular la de mi entorno de trabajo, para replantearla con un sistema basado en agenda como el de TeuxDeux. Dadas las características de mi profesión docente, pensé que era el área de responsabilidad que más sentido tenía utilizar con este nuevo sistema de gestión de tareas. Y creo que no me equivoqué.

Sé que utilizar dos métodos diferentes para organizar las tareas no es la mejor opción. De hecho, el potencial de GTD radica precisamente en la gestión integral de todas las áreas de responsabilidad. Pero también debo empezar a reconocer las ventajas de haber establecido una separación de tareas personales, para las que utilizo Things, y profesionales, que organizo ahora con TeuxDeux. Quizá la gestión no sea óptima, pero separar estos dos ámbitos no tiene precio para mí. Básicamente porque en el momento de organizar mis tareas de trabajo no quiero ver mis tareas personales; y cuando organizo mis tareas personales, menos aún quiero que aparezcan, ni de refilón, cuestiones de trabajo. Y GTD sigue funcionando como un reloj para el resto de áreas de responsabilidad y proyectos personales que tengo entre manos.

Dicen que si algo funciona, no lo toques. Y eso voy a hacer de momento.

TeuxDeux | www.teuxdeux.com
Vídeo | Neux TeuxDeux
Fotografía Tarea | geralt en Pixabay

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