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Etiqueta: tareas

Lo que es y lo que no es ser productivo: 13 mitos y 13 verdades

«Hoy he tenido un día productivo». Cuando enunciamos esta frase, seguramente estamos expresando satisfacción por el trabajo realizado. Sin embargo, quizá queremos decir simplemente que hemos hecho muchas cosas. Es decir, disponíamos del mismo tiempo que ayer, pero hemos logrado hacer «más cosas». En teoría, con los mismos recursos (tiempo y herramientas), hemos obtenidos más resultados, o eso parece. Pero, ¿mejores resultados?

La productividad tiene que ver con la eficiencia, esto es, la relación entre lo producido y los medios empleados. Ser productivo está bien, pero también hay otras medidas de rendimiento e indicadores de efectividad que hay que tener en cuenta. En ocasiones, cuando hacemos referencia al concepto de productividad en frases como «Hoy he sido muy productivo», es posible que no estemos siendo del todo precisos o quizá queramos decir algo diferente.

Ser productivo no es quedar el primero en una prueba de velocidad. Ser productivo es hacer (ni siquiera ganar) una buena carrera de fondo.

Las ideas de productividad, eficiencia, eficacia y efectividad muchas veces se entremezclan, cuando en realidad cada término hace referencia a un concepto distinto. Recomiendo el artículo de José Miguel Bolivar que explica con claridad las diferencias.

Muchas veces pensamos que somos productivos cuando realizados cierto tipo de acciones o por el modo en que las llevamos a cabo. Curiosamente, hay estilos de trabajo que se consideran productivos cuando realmente deberían ser formas de trabajar muy poco aconsejables. Lo que creemos que es un hábito de trabajo productivo puede resultar incluso contraproducente. Resumo en una lista algunos mitos o falsas creencias sobre la productividad y sus correspondientes verdades.

Planificación vs. realidad: 10 claves para evitar el desastre

Si esta ilustración de Visualize Value te resulta demasiado familiar y hasta cierto punto incluso te representa, tienes un problema. Afortunadamente, se trata solo de un problema de organización por el que todos pasamos en algún momento del mes, de la semana o del día. Es decir, el problema surgirá en algún momento; solo es cuestión de pensar qué podemos hacer para minimizar el desastre. Planificar no es solo colocar una tarea tras otra en una lista. Planificar bien es tomar buenas decisiones sobre las tareas que añadimos a la lista, y sobre todo, no confundir urgente con importante.

En nuestra vida personal y profesional surgen grandes planes a medio o largo plazo, con decisiones que tendremos que ir tomando y, quizá, modificando. Estos planes finalmente se materializarán en acciones muy concretas y formarán parte de nuestro pequeño plan del día.

Nunca deja de sorprender la facilidad con la que una planificación diaria se puede desmoronar en cualquier momento. Supongamos que lo que vemos en la ilustración es la típica lista de tareas para hoy y que cada elemento es una tarea (o acción). Hay varias cosas que podemos hacer para evitar el desastre:

Checklist para cerrar bien el curso: 30 sugerencias de organización para profesores

El fin de curso llega para alumnos y profesores, y no hay mejor momento que este para hacer balance y, sobre todo, para proponer un buen cierre del curso (que buena falta hace dejarlo bien cerrado). Esta vez no recurriré a aquella frase tan manida de que sin darnos cuenta llegó el verano, porque menudo año hemos tenido. Cada mes ha pesado lo suyo, y cada profesor lo habrá llevado seguramente de una forma distinta. Qué os voy a contar.

Todos los que estamos (porque seguimos) en este mismo barco hemos vivido intensamente esta singular travesía que empezó con un confinamiento allá por marzo de 2020, al que siguió un verano que no lo fue, para empezar un curso completamente fuera de toda normalidad. Clases presenciales: mascarillas, distancia social y una retahíla de normativas COVID. Pero también clases virtuales, con sus variantes híbridas para atender a todos nuestros alumnos de la mejor forma posible. Comunicación síncrona, asíncrona, mezcla de cada una y creatividad a partes iguales.

Y hemos llegado; lo hemos logrado. Personalmente, creo que si algo nuevo hemos aprendido es sobre adaptación al cambio y sobre nuevas formas de organización. Al menos hemos concluido esta etapa, que merece un buen cierre para descansar, tomar aire y empezar de nuevo en septiembre.

A final de curso suelo seguir el mismo ritual de cierre. Cada uno tiene sus manías y yo tengo unas cuantas en cuestión de organización. En esta ocasión he pensado que podría ser buena idea compartir algunas sugerencias en forma de checklist (o lista de chequeo para los más puristas de la lengua) para hacer un buen cierre del curso. Una vez finalizadas todas las tareas académicas y administrativas (obviamente asumiremos que esta parte la hemos completado), hay una serie de acciones relacionadas con la organización personal que merece la pena revisar para poder cerrar el curso, pero de verdad. He organizado los puntos en 10 bloques y comparto 3 consejos o sugerencias de cada ámbito. Espero que sean de utilidad, incluso para los que no os dedicáis a la docencia.

Hay 10 áreas en las que podemos poner especial atención y en las que seguramente hay asuntos que cerrar:

Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda

El tiempo es el que es

Nuestro planeta gira en torno a su propio eje y una rotación completa dura 24 horas, que es la medida que representa un día para el ser humano. Además, la Tierra gira alrededor del Sol describiendo una órbita elíptica y durante ese viaje, que llamamos traslación, la Tierra gira sobre sí misma 365 veces, y el tiempo que tarda en hacerlo representa para nosotros un año. Es decir, que para todo ser vivo, el año tiene 365 días y el día 24 horas. El tiempo, tomando como referencia estos fenómenos naturales, es el que es. Ni podemos crear más tiempo en un día ni reducirlo en un año. Aun así, hay cosas para las que (decimos que) no tenemos tiempo. ¿Es tener el verbo adecuado? ¿O es reservar? ¿Asignar, quizá?

¿Por qué nunca tenemos tiempo?

Tenemos tiempo, claro que lo tenemos: solo es cuestión de asignarlo adecuadamente. La clave está en ser responsable y priorizar. Realmente, la solución al problema de «escasez de tiempo» es mucho más sencilla de lo que parece. Si (decimos que) no tenemos tiempo es porque:

  1. No organizamos bien nuestro trabajo en función del tiempo disponible. Probablemente no estamos utilizando ningún sistema de organización o no estamos aplicando correctamente el método de turno. También es posible que estemos seleccionando las tareas incorrectas que debemos realizar y, para cuando nos damos cuenta (siempre tarde), nos vemos obligados a terminar las que sí debíamos hacer. La consecuencia inmediata es tener que hacer el doble de trabajo, e inevitablemente invertir más tiempo. Efectividad es hacer bien las cosas correctas y no hay mayor pérdida de tiempo, no hay nada más improductivo que hacer bien las tareas equivocadas.
  2. Invertimos el tiempo en otros asuntos. Básicamente, no dejamos espacio para aquellas cosas que nunca encuentran su hueco en nuestros planes. Cada uno tiene sus valores en la vida y, en función de ellos, marca unas prioridades; y las acciones que lleva a cabo cada día vendrán determinadas por estas prioridades. Sin embargo, si siempre consideramos que la elección de tareas no está resultando demasiado efectiva y siguen quedando sin realizar muchas cosas que son importantes para nosotros, quiza no queda otra que revisar las prioridades y los valores que representan.

En general, el desastre productivo y la sensación de no tener tiempo para nada suele ser consecuencia de una combinación de estos dos factores: una mala organización y una pésima elección de lo que hacemos.

Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo.