Planifica tus tareas con TeuxDeux

Hoy en día estamos expuestos a tal cantidad de información, que una buena organización ya no es una recomendación sino casi una necesidad. Comentaba hace unos meses que no disponer de un método de organización no era siquiera una opción. Por simple que sea, necesitamos aplicar sistemáticamente alguna técnica de organización personal para poder garantizar que lo tenemos todo (más o menos) bajo control. Sea propio o heredado, sencillo o sofisticado, algún método hay que seguir.

Próxima acción vs. tarea con fecha

El artículo «Pon un método de organización en tu vida» es el primero de una serie de anotaciones sobre el popular método GTD (Getting Things Done) de David Allen. En el texto simplemente presento la filosofía del sistema y, sin explicar sus entresijos, avanzo que GTD es un método de productividad que podemos aplicar a todos los ámbitos de nuestra vida, no solo el profesional; y que permite poner orden de forma sistemática, liberando nuestra mente de tener que recordar constantemente las tareas pendientes, básicamente porque el sistema define cómo debemos registrarlas en un lugar específico y revisarlas de un modo muy particular.

Y precisamente una de las particularidades (y valor) del método GTD es que sigue un procedimiento de acciones siguientes. Es decir, GTD no es un sistema de organización principalmente basado en nuestra agenda (aunque también se utiliza), en la que registramos cuándo haremos una tarea determinada; sino que se fundamenta en la decisión consciente y razonada de la próxima acción (tarea) que vamos a realizar, partiendo de un conjunto de acciones candidatas. De hecho, comprometer un día concreto con una serie de tareas que simplemente pueden realizarse «tan pronto como sea posible» (y no necesariamente ese día), es casi una profanación de la agenda y una provocación para los puristas del método GTD.

Por tanto, teniendo en cuenta tareas y tiempo, podríamos definir dos formas de enfrentarnos a nuestras listas de cosas que hacer:

  • En la primera, siguiendo metodologías similares a GTD, tenemos una lista de próximas acciones de la que seleccionamos, con criterios específicos, la siguiente acción que realizaremos en cada momento.
  • En la segunda, planificamos las tareas asignándolas a días concretos en la agenda. Es decir, decidimos de antemano qué haremos el próximo miércoles o qué tareas reservamos para el sábado. Como decía, una práctica casi prohibida en GTD.

Hoy os presento la segunda.

TeuxDeux: cada día, una lista de tareas

TeuxDeux es una aplicación web (y móvil) que aplica el segundo enfoque de organización de tareas. Se basa fundamentalmente en la agenda y permite asignar tareas específicas a días concretos. El objetivo principal es tener una visión general de los próximos días para distribuir de forma óptima la carga de trabajo.

Para ello, TeuxDeux muestra una cinta infinita de días por la que podemos ir avanzando cómodamente para ir ubicando en el tiempo nuestras tareas. De algún modo, cada uno de los días se convierte en una lista de tareas. En definitiva se trata de una agenda en la que no registramos eventos (aunque también podríamos hacerlo) sino tareas que se pueden realizar.

TeuxDeux cuenta también con un panel inferior para definir listas personalizadas. Podemos utilizar estas listas como paso intermedio (una especie de sala de espera) para las tareas antes de asignarlas a un día particular. Simplemente haciendo clic sobre la tarea podemos arrastrarla para cambiarla de lista. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10)

En el último artículo de esta serie sobre GTD, expliqué por qué el proceso de recopilación es una técnica efectiva de gestión de memoria. Capturar todo aquello que tenga apariencia de «incompleto» o de tarea potencial, recopilar cualquier cosa pendiente de hacer, nos permite al menos sacarlo de la cabeza, que no es poco. Y cualquier sistema que permita liberar nuestra mente para ocuparla con otras tareas más productivas, siempre es una buena idea. Por lo tanto, recopilemos.

Además, decíamos que no solo recopilamos en modo digital las ideas o tareas utilizando nuestras herramientas informáticas favoritas, sino que también las cosas del mundo físico también pueden ser objeto de recopilación. Abstractos o físicos, los objetos deben ser capturados en un lugar confiable, y además conviene hacerlo, en la medida de lo posible, en el mismo instante en que aparecen.

Del proceso de recopilación, aparentemente simple, hay sin embargo mucho de qué hablar. Sobre la recopilación de tareas en un programa informático seguramente ya sabemos mucho. En la categoría de «productividad», el catálogo de aplicaciones para mantener listas de tareas es casi infinito. Tendrán su momento y espacio en este blog.

Sin embargo, siguiendo el orden propuesto en el libro de David Allen (muy acertado, por cierto) para hablar de utilidades de recopilación, me gustaría empezar a compartir algunas de las herramientas de «baja tecnología» propuestas por el autor. Siempre entendemos «baja tecnología» como soluciones no digitales. Y hoy hablaré simplemente de las bandejas. Sí, de esas que tenemos sobre el escritorio.

Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

La recopilación en GTD: una técnica efectiva de gestión de memoria (GTD #9)

El proceso de recopilar es uno de los eslabones del método GTD. Es tan importante como el resto de engranajes de la maquinaria Getting Things Done: procesar, organizar, evaluar y hacer. La recopilación es el primero de los pasos que se aborda en el aprendizaje del metódo, precisamente porque es el punto de entrada de nuevos elementos a nuestro flujo de trabajo. Recopilar correctamente es todo un arte, aunque pueda parecer algo simple y obvio.

Nunca sabemos todo lo que queda por hacer

Una pregunta muy sencilla: ¿sabes todo lo que tienes que hacer? Y con «todo» me refiero absolutamente a «todo» aquello que, de algún modo u otro, tienes pendiente de hacer, está incompleto o provoca que pronuncies frases que empiezan por «que no se me olvide hacer…» o «tengo que…». No, seguramente no sabes con certeza todo lo que tienes que hacer.

Podríamos decidir hacer un completo repaso mental para enumerar uno a uno los asuntos pendientes. Sería bastante probable que olvidáramos citar algunos. Imaginemos que no. Incluso en el caso de lograr tal hazaña, tampoco tendríamos la certeza de conocer todas y cada una de las cosas que quedan por hacer, sobre todo porque, durante el tiempo de revisión mental, estarían llegando nuevas tareas «disfrazadas» de correos electrónicos, de mensajes instantáneos, de cartas en el buzón, de documentos en un casillero de la oficina, de mensajes de voz, etc. Todas desconocidas para nosotros hasta descubrirlas en sus respectivas «bandejas». Al menos en estos casos sabríamos dónde encontrarlas. En problema surge con aquellos «incompletos» o «cosas por hacer» que siguen en nuestra cabeza. Necesitamos tomar nota de ellos y en GTD nos referimos a este proceso como «recopilación». Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…