Anota como puedas: captura al instante y procesa después

MemoriaLa memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.

Por tanto, si llega algún dato o idea a nuestra cabeza, debemos asegurarnos de que podremos anotarlos rápidamente. Es un sencillo hábito; y el más básico en cualquier proceso de organización personal. «Captura al instante; anota como puedas».

Anota como puedas: deja los verbos para otro momento

Un error habitual de quienes hemos tomado la determinación de organizarnos un poco más «en serio», es intentar definir con todo detalle las tareas en el mismo momento en que estas van llegando a lo largo del día. La aplicación que utilizamos como herramienta de organización, de diseño atractivo seguramente, además nos tienta precisamente a concretar qué haremos, cuándo, dónde, con quién y cuánto tiempo nos llevará. Error.

AnotaDesde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, «Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD» (capítulo 16. «Control», página 99). José Miguel es autor del blog «Óptima Infinito», de lectura muy recomendable también.

Durante el día recibimos nueva información constantemente vía e-mail, tras una conversación con alguien o de forma espontánea mientras pensamos sobre un asunto en particular. Cuando estas ideas aparecen, debemos darles caza al instante, cual Pokemon, porque es posible que no vuelvan a pasar por delante. La memoria… que es muy traicionera. El único objetivo debe ser que queden registradas, como sea, en una bandeja de entrada de nuestra app de organización o en una pequeña libreta. Y el sistema funcionará porque reservaremos un momento al día (o los que hagan falta) para la revisión de esas anotaciones. Durante unos minutos recorremos cada una de las notas en la lista y la transformaremos, si es el caso, en una acción concreta.

No es mi intención entrar en detalle sobre el método Getting Things Done para la organización personal, pero si conviene destacar que lo que precisamente hace de GTD un sistema efectivo, es precisamente esta clara separación en fases durante el proceso de organización. Capturamos ideas continuamente durante todo el día, para luego, en un momento reservado exclusivamente para ello, procesar y organizar la lista completa decidiendo qué hacer con cada una de ellas.

Primero captura, luego transforma

TransformaA modo de resumen, para un proceso de organización efectivo, basta con tener claras estas tres ideas:

  1. Elige tu herramienta, mantenla cerca. Antes de empezar a desarrollar el hábito de capturar ideas al instante, conviene tener preparados todos los elementos para ser eficaz en la toma de notas. No importa si es una simple libreta, una aplicación móvil o las dos cosas, lo importante es que las podamos tener a mano siempre. En general, no será extraño que nuestro smartphone este a menos de tres metros. No obstante, anotar con un bolígrafo en papel también tiene sus ventajas, sobre todo para fijar ideas.
  2. Anota como sea, evita los verbos. Cuando llegue cualquier idea o tarea, anótala, pero no pierdas demasiado tiempo en describirla. Si se trata de una tarea, simplemente anota las palabras clave. No hace falta buscar el verbo correcto, ya tendrás tiempo más tarde de encontrar el más adecuado. Simplemente deja registrada la idea de tal forma que luego puedas identificarla. Dedicar demasiado tiempo a anotar de forma detallada una de las ideas, puede hacer que olvidemos el resto de cosas que debíamos apuntar.
  3. Transforma tus notas, concreta en acciones. Convendrá revisar las anotaciones al menos una vez al día. Unas serán simples ideas, y otras tareas concretas. La revisión es el momento de transformar las notas, si es el caso, en acciones, detallando al máximo el concepto y, ahora sí, buscando el verbo adecuado. Por ejemplo, si en algún momento del día habíamos anotado «Laberinto espíritus», durante la revisión de notas tendremos la oportunidad de transformar esa idea/tarea en una acción concreta. Como la hemos escrito nosotros, sabremos a qué nos referimos (hay que dar un margen de confianza a nuestra memoria). Y en el ejemplo, la nota se convertirá en una tarea concreta con el título «Comprar en la librería el libro «El laberinto de los espíritus» de Carlos Ruiz Zafón», donde detallamos qué debemos hacer con qué y dónde.

(Por cierto, el último libro de Ruiz Zafón salió a la venta esta misma semana. Después de varios años de espera, al fin se cierra la tetralogía del «Cementerio de los Libros Olvidados» … lecturas que recomiendo también.)

Fotografía | «My Work Desk» de David Joyce en Flickr

Tareas ON/OFF: el poder de los contextos en una sociedad hiperconectada

Necesitamos desconectar. Y ya no basta con una escapada de fin de semana o las vacaciones anuales. En esta sociedad hiperconectada, empieza a ser urgente poder alejarnos a diario no solo de Internet sino de cualquier dispositivo electrónico.

Hiperconectividad profesional y personal

HiperconectividadNuestros empleos exigen trabajar en la Red, y pocas alternativas no digitales hay para llevar a buen término buena parte de nuestras responsabilidades profesionales. Para empezar, es habitual que las organizaciones ofrezcan cuentas de correo electrónico corporativas y otras plataformas de comunicación interna que los trabajadores deben consultar varias veces al día. Para desempeñar el trabajo en el siglo XXI no queda otra que utilizar un equipo informático con conexión a Internet, y en muchos casos, también nuestros dispositivos móviles personales. Estamos en la era de la información.

Sin embargo, la hiperconectividad no solo no termina cuando salimos del trabajo, sino que además la situación puede empeorar durante el resto del día. Por un lado, no logramos desconectar del trabajo, porque los ordenadores personales y especialmente nuestros smartphones nos dejan atados al trabajo. Pero también, tras la jornada laboral, reconectamos con nuestra vida personal, y tristemente, ya no sabemos hacerlo sin depender de tecnología. La hiperconexión se mantiene durante el resto del día, en el poco tiempo libre que nos han dejado nuestra obligaciones profesionales.

Por la mañana trabajamos, conectados, claro está. Y por la tarde, ya en familia y en tiempo de ocio, al seguir conectados, seguimos pendientes de asuntos de trabajo, que posiblemente no vamos a resolver, pero que ya han recibido unos minutos de atención… y preocupación.

Con este panorama se hace necesaria y urgente una desconexión progresiva durante el día. En general, podemos definir tres momentos del día en los que llevar a cabo tres tipos de tareas diferentes. Empecemos clasificando las tareas.

Tareas online, tareas offline y tareas no digitales

ChecklistLas tareas, tanto personales como de trabajo, se pueden clasificar en tres grupos atendiendo a los recursos de dispositivos o Red necesarios para llevarlas a cabo.

  1. Tareas digitales online. Tareas que, además de un equipo informático, requieren conexión a una red en particular (interna de la empresa) o acceso a Internet. En general, tareas que requieren el uso de algún servicio o plataforma online.
  2. Tareas digitales offline. Son aquellas que podemos hacer sin conexión a Internet. Por increíble que parezca, todavía hay muchas tareas que se pueden realizar con un ordenador sin estar conectado permanentemente a la Red. Muchas veces es cuestión de organización y de emplear las herramientas adecuadas.
  3. Tareas no digitales. Algunos las llamarían «tareas analógicas» o «tareas físicas» y son las tareas que podemos realizar sin depender de ningún dispositivo electrónico. Ni ordenador, ni tablet, ni móvil, ni Internet. En general, se trata de tareas manuales, con documentos en papel, tareas de organización en casa, etc. En definitiva, tareas en un entorno no virtual.

El poder de los contextos: bloques de tiempo ON, OFFLINE y OFF

No WiFiGTD es un método de organización personal que propone atender las tareas por contextos. Hay quien marca sus tareas según tiempo, energía, dificultad, recursos o lugar para luego poder seleccionar su próxima acción según este criterio. Los contextos básicamente se utilizan para filtrar las decenas o centenares de tareas que podamos tener en nuestras listas para quedarnos con aquellas que realmente podemos llevar a cabo por motivos de ubicación, energía (ganas, básicamente), tiempo o recursos al alcance. La idea de base es: ¿para qué quieres ver en tu lista las tareas que no puedes realizar? En estos casos, cabe decir que el uso de alguna herramienta informática puede ayudar al proceso de filtrado de tareas según el contexto «recurso».

Una posible división del día, empezaría por organizar los distintos tipos de tareas («digital online», «digital offline» y «no digital») en tres contextos que corresponderían además con tres bloques de tiempo durante el día, que he decidido llamar ON, OFFLINE y OFF.

  • Contexto «ON». El primer bloque correspondería con la jornada habitual de trabajo, generalmente por la mañana, y en ella cabe cualquier tipo de tareas y recursos: online, offline y no digitales. Sin embargo, si en un momento dado podemos elegir, convendrá elegir cualquier tipo de tarea digital, requiera de conexión a Internet o no.
  • Contexto «OFFLINE». El segundo bloque de tiempo estaría reservado exclusivamente a las tareas offline, es decir, a tareas digitales que no requieren conexión a Internet. Este momento del día puede corresponder a las últimas horas de la jornada laboral y excepcionalmente a la primera hora de la tarde. Aquí empezamos el proceso de desconexión del día, y con ello garantizamos que si nos vemos obligados a terminar alguna parte del trabajo, serán acciones muy definidas que podemos hacer sin conexión a Internet, evitando que nuevas tareas puedan llegar por canales de comunicación digitales, como por ejemplo vía correo electrónico. Hay muchas opciones de sincronización de archivos que pueden ayudar en este contexto de trabajo. En el caso de tareas de trabajo, la idea es que si nos llevamos «tarea» a casa, debe ser algo muy concreto que podamos terminar sin conexión a Internet.
  • Contexto «OFF». El tercer bloque de tiempo corresponde con la mitad de la tarde en adelante. Son las horas en las que ya deberíamos estar, no solo completamente desconectados, sino apagados y, en la medida de lo posible, descansando para rendir al día siguiente. Por tanto, en este contexto cabrían aquellas tareas de casa o personales en general (y muy excepcionalmente de trabajo), que no requieren el uso de ningún dispositivo electrónico ni conexión a la Red.

En definitiva, se trata de ir desconectando progresivamente de nuevas tareas que no vamos a poder (ni debemos) atender ya… Ese es precisamente el riesgo de dejar para el final del día las tareas que solo podemos hacer en «modo conectado». Después de hacer el esfuerzo de cerrar las preocupaciones tras una dura jornada de trabajo, el simple gesto de abrir el correo electrónico o un mensaje de WhatsApp (¡¿del trabajo?!) a última hora de la tarde puede terminar por fastidiarnos el resto del día. Y no queremos eso.

Recuerda: marca bien tus tareas para poder seleccionarlas en el contexto adecuado. Y, sobre todo, asegúrate de poder responder a estas preguntas:

  1. ¿A qué hora empieza tu «modo offline», tu desconexión de Internet?
  2. ¿A qué hora empieza tu «modo off», tu «apagado digital»?

Off.

Fotografía | «Old Light Switches» de Paul Cross en Flickr