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Etiqueta: GTD

La organización efectiva: una cuestión de planificación y método

Seguimos con la serie de miniconsejos para empezar el curso bien organizado. Ya hemos abordado el noble arte de tirar, archivar y digitalizar para reducir la cantidad de elementos que poseemos o gestionamos cada día. Este proceso, además de tener un efecto liberador, permite lograr no solo la organización física que necesitamos, sino también el orden mental. Aquello de menos es más.

El siguiente paso es especialmente importante. Aunque muchos se resistan a ello (habitualmente porque requiere tiempo), todos necesitamos un plan y un sistema para organizarnos. Si nos preocupa la efectividad en nuestro trabajo, desde luego necesitamos poner en práctica algún método de organización.

Además, deberemos aprender a diferenciar lo urgente de lo importante, así como a anticiparnos a futuras tareas que puedan aparecer para evitar, con una buena planificación, una avalancha de trabajo en ciertos momentos del curso. Se me ocurren varios puntos básicos que merece la pena que consideres:

7 momentos para capturar

GTD® es un método de organización muy efectivo que define una serie de etapas que debemos seguir sistemáticamente. En realidad, aplicar este sistema a nuestro trabajo no debería entrañar mayor dificultad porque GTD® hace referencia a 5 fases que corresponden (o deberían corresponder) con el flujo natural de nuestro trabajo. Sin embargo, «subirse a la tabla» requiere cierta práctica. De nuevo, los hábitos salen a escena.

En cualquier área de responsabilidad que implique la realización de un trabajo por nuestra parte, el proceso natural (e ideal) sería recopilar (capturar) primero cualquier asunto pendiente. A continuación, deberíamos definir (aclarar) bien qué son esos asuntos que acaban de entrar en nuestra bandeja de entrada. Seguramente después intentaríamos organizar las tareas que hemos logrado detallar. El paso siguiente sería revisar (evaluar) nuestras tareas ya organizadas y reflexionar sobre ellas, para finalmente actuar en consecuencia y simplemente dedicarnos a hacer la tarea que más conviene en cada momento. Y esto, básicamente, es GTD®: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y hacer.

Sobre el primero de los pasos he escrito varios artículos que os invito a leer:

Si he dedicado tantas líneas a esta parte del proceso es porque creo que es un hábito fundamental para lograr que el sistema de organización funcione. Si no capturas, no tienes nada. Capturar es el primer eslabón de una cadena en la que el orden y la disciplina son primordiales. Recopilar asuntos pendientes, capturar «cosas» puede parecer un paso trivial, pero también tiene su miga. También se puede capturar mal, sobre todo no capturando cuando deberíamos hacerlo.

Personalmente, el proceso de capturar lo tengo ya totalmente interiorizado. Lo hago de forma sistemática y prácticamente inconsciente. De hecho, hay distintos momentos durante el día en los que dedico un tiempo a recopilar; y me he dado cuenta de que son hábitos que he ido adquiriendo con el tiempo y que, afortunadamente, han decidido quedarse.

Organización personal: el método definitivo

Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a:

10 beneficios de GTD explicados para no iniciados en el método

El que conoce de cerca el mundo GTD a veces no es consciente de la cantidad de conceptos y vocabulario específico que utiliza a diario para describir su organización personal. Entre usuarios de GTD hablamos el mismo idioma, pero cuando queremos presentar el método a otros que lo descubren por primera vez (probablemente porque nos preguntan), hay que ser especialmente prudentes midiendo nuestras palabras. No queremos que huyan despavoridos por algo que, de hecho, puede ser la solución a un problema de desorganización.

Presentación de GTD en tres actos

Cuando me preguntan cómo me organizo, si uso agenda, si apunto lo que tengo que hacer y, si es así, cómo lo hago, normalmente no respondo directamente que utilizo el método de productividad personal GTD. En estas situaciones prefiero comentar que anoto las cosas que tengo que hacer en una lista y que sigo un sistema para hacer un seguimiento. Con está información es más que suficiente. Y un 80% de las conversaciones terminan aquí.

Sin embargo, si muestran interés y siguen preguntando, entonces aclaro que se trata de un método bastante popular (al menos entre el público interesado en métodos de organización), y entonces me centro en contar los beneficios de seguir un método, no necesariamente el que yo aplico. Y en este punto, un 80% de las veces, la conversación sigue.

Tras la presentación de mi lista particular de motivos, si quien me escucha sigue mostrando interés, entonces ya presento al método con nombre y apellidos, desvelo que se llama GTD, por las siglas en inglés de Getting Things Done, un método de productividad personal ideado por David Allen y que simplemente funciona.

Las preguntas típicas son: Pero… ¿cómo funciona? ¿es complicado? ¿por dónde empiezo? ¿qué aplicación hay que utilizar? Esta última es muy típica, y también es habitual la reacción de sorpresa al saber que no es necesaria una aplicación específica para aplicar el método para organizarse con eficacia. Porque GTD es eso, un método, no una herramienta.

10 beneficios de utilizar GTD para organizarte

¿Y cuál es la lista de motivos que doy cuando presento GTD? Siempre me centro en los beneficios del método, evitando utilizar terminología específica de GTD o conceptos que solo tienen sentido entre aquellos que ya han empezado a descubrir y aplicar el método.

GTD: subirse a la tabla por primera vez

En realidad, la metodología GTD® es sencilla. Es cierto que David Allen, quien ideó el método, dedicó un libro entero a explicar su funcionamiento. Podríamos pensar por ello que se trata de un complejo y sofisticado método de organización personal con decenas o cientos de pasos. Nada más lejos de la realidad. GTD® tiene algunos entresijos y otras particularidades, y David Allen ha necesitado varias páginas para presentarlos y justificarlos de forma ordenada y didáctica.

GTD® es sencillo pero implica cambios importantes, especialmente en el modo de entender y definir el trabajo, las tareas, los proyectos, etc. Es un método para la organización personal que, como no podría ser de otro modo, requiere de mucha organización y disciplina. De vez en cuando tenemos noticias de algún entusiasta de GTD® que se ha caído de la tabla. Marta, con 10 años de experiencia en GTD, se cayó. Todos nos hemos caído alguna vez y probablemente volvamos a caernos de nuevo. Hay que aprender a caer, y David Sánchez lo explica en Control y perspectiva. «Caerse de la tabla forma parte del juego», como decía Jordi Fortuny en Anatomía de una caída de la tabla en GTD®. El objetivo es caerse cada vez con menos frecuencia.

Entender GTD® es fácil, pero empezar a aplicar el método puede entrañar cierta dificultad. En primer lugar es necesario aprender algunos conceptos para poder moldear de un modo diferente la lista de cosas que hacer que aparecen en los distintos ámbitos en los que tenemos algún tipo de responsabilidad, tanto personal como profesional. Es importante saber que cuando empezamos con GTD® introducimos un nuevo método y no una herramienta especial que nos hace más eficaces en nuestra particular forma de organizar las cosas.