7 momentos para capturar

GTD® es un método de organización muy efectivo que define una serie de etapas que debemos seguir sistemáticamente. En realidad, aplicar este sistema a nuestro trabajo no debería entrañar mayor dificultad porque GTD® hace referencia a 5 fases que corresponden (o deberían corresponder) con el flujo natural de nuestro trabajo. Sin embargo, «subirse a la tabla» requiere cierta práctica. De nuevo, los hábitos salen a escena.

En cualquier área de responsabilidad que implique la realización de un trabajo por nuestra parte, el proceso natural (e ideal) sería recopilar (capturar) primero cualquier asunto pendiente. A continuación, deberíamos definir (aclarar) bien qué son esos asuntos que acaban de entrar en nuestra bandeja de entrada. Seguramente después intentaríamos organizar las tareas que hemos logrado detallar. El paso siguiente sería revisar (evaluar) nuestras tareas ya organizadas y reflexionar sobre ellas, para finalmente actuar en consecuencia y simplemente dedicarnos a hacer la tarea que más conviene en cada momento. Y esto, básicamente, es GTD®: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y hacer.

Sobre el primero de los pasos he escrito varios artículos que os invito a leer:

Si he dedicado tantas líneas a esta parte del proceso es porque creo que es un hábito fundamental para lograr que el sistema de organización funcione. Si no capturas, no tienes nada. Capturar es el primer eslabón de una cadena en la que el orden y la disciplina son primordiales. Recopilar asuntos pendientes, capturar «cosas» puede parecer un paso trivial, pero también tiene su miga. También se puede capturar mal, sobre todo no capturando cuando deberíamos hacerlo.

Personalmente, el proceso de capturar lo tengo ya totalmente interiorizado. Lo hago de forma sistemática y prácticamente inconsciente. De hecho, hay distintos momentos durante el día en los que dedico un tiempo a recopilar; y me he dado cuenta de que son hábitos que he ido adquiriendo con el tiempo y que, afortunadamente, han decidido quedarse. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Organización personal: el método definitivo

Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

10 beneficios de GTD explicados para no iniciados en el método

El que conoce de cerca el mundo GTD a veces no es consciente de la cantidad de conceptos y vocabulario específico que utiliza a diario para describir su organización personal. Entre usuarios de GTD hablamos el mismo idioma, pero cuando queremos presentar el método a otros que lo descubren por primera vez (probablemente porque nos preguntan), hay que ser especialmente prudentes midiendo nuestras palabras. No queremos que huyan despavoridos por algo que, de hecho, puede ser la solución a un problema de desorganización.

Presentación de GTD en tres actos

Cuando me preguntan cómo me organizo, si uso agenda, si apunto lo que tengo que hacer y, si es así, cómo lo hago, normalmente no respondo directamente que utilizo el método de productividad personal GTD. En estas situaciones prefiero comentar que anoto las cosas que tengo que hacer en una lista y que sigo un sistema para hacer un seguimiento. Con está información es más que suficiente. Y un 80% de las conversaciones terminan aquí.

Sin embargo, si muestran interés y siguen preguntando, entonces aclaro que se trata de un método bastante popular (al menos entre el público interesado en métodos de organización), y entonces me centro en contar los beneficios de seguir un método, no necesariamente el que yo aplico. Y en este punto, un 80% de las veces, la conversación sigue.

Tras la presentación de mi lista particular de motivos, si quien me escucha sigue mostrando interés, entonces ya presento al método con nombre y apellidos, desvelo que se llama GTD, por las siglas en inglés de Getting Things Done, un método de productividad personal ideado por David Allen y que simplemente funciona.

Las preguntas típicas son: Pero… ¿cómo funciona? ¿es complicado? ¿por dónde empiezo? ¿qué aplicación hay que utilizar? Esta última es muy típica, y también es habitual la reacción de sorpresa al saber que no es necesaria una aplicación específica para aplicar el método para organizarse con eficacia. Porque GTD es eso, un método, no una herramienta.

10 beneficios de utilizar GTD para organizarte

¿Y cuál es la lista de motivos que doy cuando presento GTD? Siempre me centro en los beneficios del método, evitando utilizar terminología específica de GTD o conceptos que solo tienen sentido entre aquellos que ya han empezado a descubrir y aplicar el método. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

GTD: subirse a la tabla por primera vez

En realidad, la metodología GTD® es sencilla. Es cierto que David Allen, quien ideó el método, dedicó un libro entero a explicar su funcionamiento. Podríamos pensar por ello que se trata de un complejo y sofisticado método de organización personal con decenas o cientos de pasos. Nada más lejos de la realidad. GTD® tiene algunos entresijos y otras particularidades, y David Allen ha necesitado varias páginas para presentarlos y justificarlos de forma ordenada y didáctica.

GTD® es sencillo pero implica cambios importantes, especialmente en el modo de entender y definir el trabajo, las tareas, los proyectos, etc. Es un método para la organización personal que, como no podría ser de otro modo, requiere de mucha organización y disciplina. De vez en cuando tenemos noticias de algún entusiasta de GTD® que se ha caído de la tabla. Marta, con 10 años de experiencia en GTD, se cayó. Todos nos hemos caído alguna vez y probablemente volvamos a caernos de nuevo. Hay que aprender a caer, y David Sánchez lo explica en Control y perspectiva. «Caerse de la tabla forma parte del juego», como decía Jordi Fortuny en Anatomía de una caída de la tabla en GTD®. El objetivo es caerse cada vez con menos frecuencia.

Entender GTD® es fácil, pero empezar a aplicar el método puede entrañar cierta dificultad. En primer lugar es necesario aprender algunos conceptos para poder moldear de un modo diferente la lista de cosas que hacer que aparecen en los distintos ámbitos en los que tenemos algún tipo de responsabilidad, tanto personal como profesional. Es importante saber que cuando empezamos con GTD® introducimos un nuevo método y no una herramienta especial que nos hace más eficaces en nuestra particular forma de organizar las cosas. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Nueva lectura, nuevo viaje: la aventura de releer un libro

Estos últimos días de verano estoy aprovechando para volver a leer Getting Things Done. De hecho, no es la primera vez que releo este libro de David Allen; Organízate con eficacia en su versión en español. Pero no es ni la primera, ni la segunda, ni la tercera vez que reviso la metodología GTD. Releer no es algo que suela hacer a menudo, pero tampoco es nada extraño. De hecho, es una práctica interesante por varios motivos. Alguno habrá que diga que releer no es productivo, que recorrer el mismo texto dos veces es una pérdida de tiempo. Disculpen que disienta; releer puede ser muy enriquecedor. Además, hay libros que habría que volver a leer casi por obligación.

Efectivamente, podemos volver a leer una obra simplemente por volver a disfrutar del viaje; por puro placer, por qué no. Nos apetece y nos ponemos a ello. Sobre todo, si se trata de ficción, es posible que nos apetezca volver a visitar algunos lugares o revivir algunos diálogos. Pero incluso, después de una nueva lectura de la obra, habremos vivido una nueva experiencia, como cuando volvemos a visitar una ciudad después de un tiempo y se trata de un viaje completamente distinto.

Releer un libro es leer una obra nueva. Nuestra madurez en una etapa determinada de nuestra vida, nuestras experiencias y los conceptos aprendidos entre una lectura y la siguiente influyen mucho en nuestra lecturas. No es lo mismo leer El Quijote con 16 años que hacerlo con 35. No somos la misma persona que hace una década. Por ejemplo, hace una década que leí Getting Things Done y todas las veces que lo he leído, ha sido con una perspectiva diferente, aprendiendo y aplicando los conceptos de un modo distinto y mejor. «Cuando uno se hace viejo, gusta más releer que leer», decía Pío Baroja.

También podemos releer una obra porque nos apetece hacerlo en otra lengua, quizá en su versión original. Es posible que durante el tiempo que ha pasado desde la última lectura hemos mejorado nuestra competencia lingüística en la lengua en la que el autor escribió la obra. Puede ser una buena oportunidad para capturar ciertos matices que no estaban presentes en la traducción del texto; o quizá simplemente queremos leer el libro en otra lengua con el único propósito de seguir practicando un nuevo idioma que estamos aprendiendo. Y conocer la obra de antemano ayuda en este proceso porque ya conocemos la historia que se desarrolla o las ideas que presenta.

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La navaja suiza de la productividad personal (I): información y aprendizaje

Cualquier entusiasta de la organización personal ha soñado en alguna ocasión con descubrir la herramienta ideal para ser más productivo. Sería aquella que lograra aunar en una única solución y de forma perfectamente integrada, las distintas aplicaciones y material de oficina que usamos a diario para sacar adelante tareas y proyectos de forma eficiente. Sería una especie de herramienta universal de la productividad que nos ayudaría a decidir y a hacer mejor que nunca las cosas correctas. Estaría tan optimizada que nos haría superefectivos en nuestras tareas diarias.

La navaja suiza de la productividad personal

Desafortunadamente no existe todavía esa herramienta perfecta. De momento nos tenemos que conformar con aprender a combinar de la forma más acertada posible los recursos que tenemos a nuestro alcance. Unas herramientas son físicas: material de oficina y otros utensilios de «baja tecnología» de los que siempre cuesta desprenderse, muchas veces por necesidad y otras simplemente por tradición. Porque quienes siguen fieles a su agenda de papel, lo hacen probablemente por costumbre, por nostalgia o por ambos motivos. Tienen un teléfono móvil que gestiona mejor sus compromisos, pero el ritual de renovar su agenda cada año es cuanto menos sagrado. Otros recursos preferimos gestionarlos digitalmente con la última aplicación del mercado, probablemente la que está de moda y a ser posible en su última versión.

Pero ponemos empeño; todo sea por la productividad. Y, no sin esfuerzo, orquestamos un sistema de organización, un engranaje con un punto artesano que hace que todo funcione: herramientas físicas y digitales trabajando en equipo, perfectamente coordinadas y sincronizadas, organizando nuestro trabajo cada día, como una especie de navaja suiza de la productividad. Y tanto nos ha costado idear el mecanismo que lo explicamos orgullosos en la Red, que es el mejor lugar donde contar estos asuntos.

Y ese es el motivo de este artículo: presentar la que sería mi navaja suiza de productividad. O al menos el kit básico de supervivencia para asuntos de organización personal. Si me preguntaran cómo empezar con la organización personal en general (y con GTD en particular), seguramente mencionaría los elementos que empiezo a presentar en formato serie en este blog. Empecemos por el primero de ellos. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Creciendo en efectividad: el ranking OPTIMA LAB

El día 15 de cada mes se publica el ranking OPTIMA LAB de blogs de efectividad. El miércoles de esta semana no ha sido una excepción y la lista, que actualmente publica Efectivitat.com, salió puntual.

Comentan en Efectivitat.com que han querido recuperar la esencia que tenía el ranking cuando lo definieron. En primer lugar se ha duplicado el número de blogs analizados; ahora son 126 los candidatos al ranking. También han mejorado la definición del criterio de velocidad. Antes, este parámetro era solo un indicador de la frecuencia de publicación; sin embargo ahora se considera el tipo de contenido, dando valor, lógicamente, al tema de efectividad. Y también han verificado esta vez las URL de las homepage de los blogs analizados.

Desde hace algunos meses este blog participa como candidato, y poco a poco ha ido subiendo peldaños en la clasificación. Entró tímidamente y paso a paso ha logrado colocarse este mes de enero en la novena posición.

Sigo las publicaciones de todos los blogs que van entrando en la lista mensual (y otros que todavía no han llegado), pero también es cierto que, de algunos de ellos, desconocía quién estaba detrás de cada post (o podcast). Y tan importante es el texto que se escribe como lo es su autor. Detrás de cada artículo lleno de consejos hay una persona que dedica un tiempo importante para sacarlo adelante y creo que es justo reconocer su trabajo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Planifica tus tareas con TeuxDeux

Hoy en día estamos expuestos a tal cantidad de información, que una buena organización ya no es una recomendación sino casi una necesidad. Comentaba hace unos meses que no disponer de un método de organización no era siquiera una opción. Por simple que sea, necesitamos aplicar sistemáticamente alguna técnica de organización personal para poder garantizar que lo tenemos todo (más o menos) bajo control. Sea propio o heredado, sencillo o sofisticado, algún método hay que seguir.

Próxima acción vs. tarea con fecha

El artículo «Pon un método de organización en tu vida» es el primero de una serie de anotaciones sobre el popular método GTD (Getting Things Done) de David Allen. En el texto simplemente presento la filosofía del sistema y, sin explicar sus entresijos, avanzo que GTD es un método de productividad que podemos aplicar a todos los ámbitos de nuestra vida, no solo el profesional; y que permite poner orden de forma sistemática, liberando nuestra mente de tener que recordar constantemente las tareas pendientes, básicamente porque el sistema define cómo debemos registrarlas en un lugar específico y revisarlas de un modo muy particular.

Y precisamente una de las particularidades (y valor) del método GTD es que sigue un procedimiento de acciones siguientes. Es decir, GTD no es un sistema de organización principalmente basado en nuestra agenda (aunque también se utiliza), en la que registramos cuándo haremos una tarea determinada; sino que se fundamenta en la decisión consciente y razonada de la próxima acción (tarea) que vamos a realizar, partiendo de un conjunto de acciones candidatas. De hecho, comprometer un día concreto con una serie de tareas que simplemente pueden realizarse «tan pronto como sea posible» (y no necesariamente ese día), es casi una profanación de la agenda y una provocación para los puristas del método GTD.

Por tanto, teniendo en cuenta tareas y tiempo, podríamos definir dos formas de enfrentarnos a nuestras listas de cosas que hacer:

  • En la primera, siguiendo metodologías similares a GTD, tenemos una lista de próximas acciones de la que seleccionamos, con criterios específicos, la siguiente acción que realizaremos en cada momento.
  • En la segunda, planificamos las tareas asignándolas a días concretos en la agenda. Es decir, decidimos de antemano qué haremos el próximo miércoles o qué tareas reservamos para el sábado. Como decía, una práctica casi prohibida en GTD.

Hoy os presento la segunda.

TeuxDeux: cada día, una lista de tareas

TeuxDeux es una aplicación web (y móvil) que aplica el segundo enfoque de organización de tareas. Se basa fundamentalmente en la agenda y permite asignar tareas específicas a días concretos. El objetivo principal es tener una visión general de los próximos días para distribuir de forma óptima la carga de trabajo.

Para ello, TeuxDeux muestra una cinta infinita de días por la que podemos ir avanzando cómodamente para ir ubicando en el tiempo nuestras tareas. De algún modo, cada uno de los días se convierte en una lista de tareas. En definitiva se trata de una agenda en la que no registramos eventos (aunque también podríamos hacerlo) sino tareas que se pueden realizar.

TeuxDeux cuenta también con un panel inferior para definir listas personalizadas. Podemos utilizar estas listas como paso intermedio (una especie de sala de espera) para las tareas antes de asignarlas a un día particular. Simplemente haciendo clic sobre la tarea podemos arrastrarla para cambiarla de lista. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

La recopilación en GTD: una técnica efectiva de gestión de memoria (GTD #9)

El proceso de recopilar es uno de los eslabones del método GTD. Es tan importante como el resto de engranajes de la maquinaria Getting Things Done: procesar, organizar, evaluar y hacer. La recopilación es el primero de los pasos que se aborda en el aprendizaje del metódo, precisamente porque es el punto de entrada de nuevos elementos a nuestro flujo de trabajo. Recopilar correctamente es todo un arte, aunque pueda parecer algo simple y obvio.

Nunca sabemos todo lo que queda por hacer

Una pregunta muy sencilla: ¿sabes todo lo que tienes que hacer? Y con «todo» me refiero absolutamente a «todo» aquello que, de algún modo u otro, tienes pendiente de hacer, está incompleto o provoca que pronuncies frases que empiezan por «que no se me olvide hacer…» o «tengo que…». No, seguramente no sabes con certeza todo lo que tienes que hacer.

Podríamos decidir hacer un completo repaso mental para enumerar uno a uno los asuntos pendientes. Sería bastante probable que olvidáramos citar algunos. Imaginemos que no. Incluso en el caso de lograr tal hazaña, tampoco tendríamos la certeza de conocer todas y cada una de las cosas que quedan por hacer, sobre todo porque, durante el tiempo de revisión mental, estarían llegando nuevas tareas «disfrazadas» de correos electrónicos, de mensajes instantáneos, de cartas en el buzón, de documentos en un casillero de la oficina, de mensajes de voz, etc. Todas desconocidas para nosotros hasta descubrirlas en sus respectivas «bandejas». Al menos en estos casos sabríamos dónde encontrarlas. En problema surge con aquellos «incompletos» o «cosas por hacer» que siguen en nuestra cabeza. Necesitamos tomar nota de ellos y en GTD nos referimos a este proceso como «recopilación». Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Cinco engranajes simples para una maquinaria GTD efectiva (GTD #8)

En el fondo, GTD es un sistema bastante lógico y sensato. No diré aquello de «se me podría haber ocurrido a mí», pero sorprende del método que la idea en general y en particular los procesos de los que consta, no destacan precisamente por su sofisticación. Más bien todo lo contrario: es su sencillez la que dota al método de potencia (y popularidad). Menos es más.

De hecho, David Allen ya advierte en las primeras páginas de su libro que es muy posible que ya estemos llevando a cabo de forma similar algunos de los procesos del método de organización Getting Things Done. No son los distintos engranajes del método por separado sino la maquinaria al completo la que hace de GTD un sistema de organización tan efectivo. Y no olvidemos que el objetivo no es otro que lograr trabajar de forma productiva y relajada.

Pensemos en cualquier escenario habitual cuando llegan a nuestro flujo de trabajo «cosas que hacer». Nos encontraríamos en situaciones muy parecidas a las que se describen a continuación. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…