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Etiqueta: ToDo

Gestión de tareas: ¿integral o por ámbitos? Mi experiencia con Microsoft To Do

Tiempo de lectura: 4 minutos

Qué me perdone David Allen, pero ahora utilizo dos herramientas diferentes para administrador mis tareas y proyectos. Hace algunos meses decidí empezar a utilizar Microsoft ToDo para organizar exclusivamente las tareas de trabajo. Sin embargo, no he abandonado la aplicación Things, donde sigo poniendo en orden las tareas y proyectos personales. Y tengo mis motivos.

¿Gestión integral o por ámbitos?

A veces hay que experimentar nuevas formas de organizarse y eso he hecho, con resultado positivo, por cierto. Quizá ya no puedo afirmar que utilizo de forma estricta la metodología GTD de Allen, porque seguramente emplear ahora dos herramientas para organizar mis tareas incumple alguno de los principios de una gestión integral de las tareas. Sinceramente, qué más da.

Reconozco las bondades del método GTD y tratar todos los proyectos (no importa si de ámbito personal o laboral) en el mismo lugar y empleando la misma herramienta, tiene claros beneficios. Así lo he hecho durante mucho tiempo y doy fe de ello. Sin embargo, a veces hay que poner en la balanza los pros y contras de saltarse algunas reglas para ser más flexible. En esta ocasión, el balance ha sido claramente positivo en favor de separar tareas personales de las del trabajo. Hacerlo, de hecho, ha tenido las consecuencias que ya pude intuir.

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Pon a dieta tu lista de tareas: 8 recetas muy saludables

Tiempo de lectura: 4 minutos

Reducir la lista de cosas que hacer es fácil. Dejar de alimentarla continuamente depende también de nosotros. Echamos la culpa a los demás por todo el trabajo que tenemos por hacer, pero buena parte de las tareas de nuestra lista las hemos puesto nosotros ahí.

Para poner a dieta nuestro checklist solo hay que prestar atención a las tareas que llegan (porque no todas lo son), respetar nuestro tiempo (recordemos: limitado) y, en general, aprender a cuidar y organizar mejor los proyectos que sí son nuestra responsabilidad.

1. Apunta solo tareas

Este primer consejo puede parecer una obviedad, pero es un error que repetimos constantemente sin darnos cuenta. Muchas veces, caen en nuestra bandeja de entrada tareas que no lo son. En principio, no debería suponer mayor problema, porque cuando procesamos este inbox de tareas, convertimos esa «cosa» que todavía está por definir en algo parecido a una acción realizable, una tarea. El problema aparece cuando una simple anotación o idea no pasa este filtro correctamente y se cuela en nuestro sistema de organización.

Para evitar estas tareas intrusas, tan solo hay que prestar más atención y utilizar la herramienta adecuada. Utiliza tu administrador de tareas (aplicación o papel) exclusivamente para apuntar lo que realmente tienes que hacer, y usa otras herramientas para anotar lo que simplemente son notas o ideas.

2. Aprende a decir «no»

Este ya es todo un clásico. La teoría la sabemos, pero ponerlo en práctica, por lo que sea, no es tan sencillo. No podemos complacer a todo el mundo; es imposible (ni debemos) atender todas las peticiones, ni hacer todos los favores. Posiblemente no tendremos más remedio que atender algunos compromisos, pero otros serán perfectamente evitables.

Aprender a decir que no es todo un arte, pero solo requiere práctica. La primera vez cuesta, la segunda no tanto y a la tercera va la vencida. Y los efectos son inmediatos en nuestra lista de tareas. Con cada «no», desaparece una tarea de nuestra lista. Realmente nunca llega a entrar. Di no.

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Planifica tus tareas con TeuxDeux

Tiempo de lectura: 4 minutos

Hoy en día estamos expuestos a tal cantidad de información, que una buena organización ya no es una recomendación sino casi una necesidad. Comentaba hace unos meses que no disponer de un método de organización no era siquiera una opción. Por simple que sea, necesitamos aplicar sistemáticamente alguna técnica de organización personal para poder garantizar que lo tenemos todo (más o menos) bajo control. Sea propio o heredado, sencillo o sofisticado, algún método hay que seguir.

Próxima acción vs. tarea con fecha

El artículo «Pon un método de organización en tu vida» es el primero de una serie de anotaciones sobre el popular método GTD (Getting Things Done) de David Allen. En el texto simplemente presento la filosofía del sistema y, sin explicar sus entresijos, avanzo que GTD es un método de productividad que podemos aplicar a todos los ámbitos de nuestra vida, no solo el profesional; y que permite poner orden de forma sistemática, liberando nuestra mente de tener que recordar constantemente las tareas pendientes, básicamente porque el sistema define cómo debemos registrarlas en un lugar específico y revisarlas de un modo muy particular.

Y precisamente una de las particularidades (y valor) del método GTD es que sigue un procedimiento de acciones siguientes. Es decir, GTD no es un sistema de organización principalmente basado en nuestra agenda (aunque también se utiliza), en la que registramos cuándo haremos una tarea determinada; sino que se fundamenta en la decisión consciente y razonada de la próxima acción (tarea) que vamos a realizar, partiendo de un conjunto de acciones candidatas. De hecho, comprometer un día concreto con una serie de tareas que simplemente pueden realizarse «tan pronto como sea posible» (y no necesariamente ese día), es casi una profanación de la agenda y una provocación para los puristas del método GTD.

Por tanto, teniendo en cuenta tareas y tiempo, podríamos definir dos formas de enfrentarnos a nuestras listas de cosas que hacer:

  • En la primera, siguiendo metodologías similares a GTD, tenemos una lista de próximas acciones de la que seleccionamos, con criterios específicos, la siguiente acción que realizaremos en cada momento.
  • En la segunda, planificamos las tareas asignándolas a días concretos en la agenda. Es decir, decidimos de antemano qué haremos el próximo miércoles o qué tareas reservamos para el sábado. Como decía, una práctica casi prohibida en GTD.

Hoy os presento la segunda.

TeuxDeux: cada día, una lista de tareas

TeuxDeux es una aplicación web (y móvil) que aplica el segundo enfoque de organización de tareas. Se basa fundamentalmente en la agenda y permite asignar tareas específicas a días concretos. El objetivo principal es tener una visión general de los próximos días para distribuir de forma óptima la carga de trabajo.

Para ello, TeuxDeux muestra una cinta infinita de días por la que podemos ir avanzando cómodamente para ir ubicando en el tiempo nuestras tareas. De algún modo, cada uno de los días se convierte en una lista de tareas. En definitiva se trata de una agenda en la que no registramos eventos (aunque también podríamos hacerlo) sino tareas que se pueden realizar.

TeuxDeux cuenta también con un panel inferior para definir listas personalizadas. Podemos utilizar estas listas como paso intermedio (una especie de sala de espera) para las tareas antes de asignarlas a un día particular. Simplemente haciendo clic sobre la tarea podemos arrastrarla para cambiarla de lista.

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La lista de la compra en tu smartphone

Tiempo de lectura: 4 minutos

Hacer la compra es algo tan habitual, que para referirnos al hecho de entrar en un supermercado y adquirir los alimentos que necesitamos, decimos simplemente eso: «hacer la compra». No nos hace falta especificar que vamos a «hacer la compra de comida». Y basta añadir una ’s’ para cambiarle el significado a la frase. Nos vamos «de compras» para gastar el dinero en cualquier otro tipo de artículo. «Hacer la compra» es una necesidad; «ir de compras» no siempre, especialmente cuando llegan fechas de cumpleaños o Navidad. Curiosidades lingüísticas aparte, las visitas periódicas al supermercado forman parte de nuestras vidas, y hacer la lista de la compra también, nos guste más o menos.

Shopit
Para organizar la compra diaria o semanal contamos con el sistema tradicional. No hace falta recodar que consiste básicamente en utilizar una nota de papel para escribir nuestra lista de artículos. Ha funcionado toda la vida y seguirá funcionando, de modo que si no quieres cambiar nada al respecto, puedes dejar de leer en este punto. Sin embargo, si eres de los que siempre olvida en casa el dichoso papelito, o nunca consigues organizar la compra por escrito, quizá este artículo te dé más de una idea. Si además eres un apasionado de tu móvil, lo mimas y te gusta organizar las cosas con él, mañana ya estarás aplicando alguno de estos consejos prácticos.

Hay infinidad de aplicaciones móviles para crear listas de la compra, cada una con sus ventajas e inconvenientes,

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