Gestión eficaz de notas digitales: 10 ventajas frente al soporte papel

Post n.36 – (698 palabras)

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Una de las áreas clave de la organización personal es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota sobre diferentes asuntos en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una sesión formativa, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos registrar una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta. Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un ordenador o tenemos un dispositivo móvil a mano. Si la respuesta es “casi siempre”, quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por una en soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la posibilidad de anotar en cualquier momento y lugar. Es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil o -hoy por hoy menos probable- nuestro teléfono móvil a todas partes y lógicamente podemos pensar que el cambio no merece la pena. Sin embargo no tiene por qué tratarse de un cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es usar el soporte digital para todo lo que puedas; y para todo lo demás, el papel.

Aún así, en un mundo cada día más digital, hay notas que no podemos registrar en papel. Por ejemplo, si estamos realizando en Internet una compra de un vuelo, en algún momento del proceso, quizá nos interesa capturar una imagen de lo que estamos viendo en pantalla para no perder la información. Ya no es sólo texto lo que almacenamos en nuestras notas, sino imágenes, música y vídeo. Un buen sistema digital de gestión de notas debe facilitar también el almacenamiento de material multimedia.

No es difícil imaginar otras tantas ventajas de gestionar nuestras notas digitalmente. Con un programa o aplicación móvil para organizar nuestras notas podemos:

  1. Añadir rápidamente una nota. Sobre todo para aquellos que son más rápidos con el teclado.
  2. Modificar el orden del texto (o el contenido mismo) en cualquier punto. Obvio, pero es una de las principales ventajas de guardar nuestras notas en soporte digital. Con el formato papel hay que recurrir al borrón, al tachado, a las flechas que indican nueva posición, etc.
  3. Ahorrar espacio de almacenamiento cuando eliminamos una nota o una libreta completa. Ventajas del mundo digital.
  4. Aplicar formato al texto de las notas. Además podemos conseguir homogeneidad en el estilo y diseño de nuestras notas, aplicando el mismo formato digital a todas las anotaciones.
  5. Reorganizar nuestras notas en diferentes secciones, archivos o libretas. Si la aplicación lo permite, siempre será más fácil mantener nuestras notas bien ordenadas en formato digital.
  6. Realizar búsquedas por palabras clave. Gran ventaja frente a una búsqueda de un texto entre decenas o cientos de páginas en papel.
  7. Reenviar o adjuntar las notas por email, etc. Prácticamente todas las apps para notas permiten la exportación o el envío de las notas a otras aplicaciones o formatos.
  8. Adjuntar contenidos multimedia: imagen, vídeo, enlaces de Internet o audio en nuestras notas, y no solo texto.
  9. También a mano alzada: marcas, subrayado, dibujos, diagramas, esquemas… Las apps para notas digitales ya permiten añadir elementos gráficos de este tipo como parte de las anotaciones.
  10. Dejar que nuestro ordenador o smartphone haga una lectura en voz alta de las notas. La síntesis de voz está ya suficientemente avanzada para poder utilizar este recurso con normalidad.

En definitiva, unas cuantas acciones que en formato papel son sencillamente impracticables.

Fotografía #1 | «Notas» de darkmoon1968 en Pixabay
Fotografía #2 | «Notas» de Goumbick en Pixabay

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