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Categoría: Organización

Cómo mantener el orden físico: 8 hábitos infalibles

Tiempo de lectura: 3 minutos

El caos puede colarse fácilmente en nuestras vidas si no estamos preparados para combatirlo. La falta de orden físico no solo afecta nuestro entorno, sino también nuestra productividad y bienestar general. Para evitar que el desorden se apodere del espacio vital, es crucial adoptar hábitos de organización.

Comparto en esta ocasión ocho prácticas esenciales para mantener el orden físico en casa o en el trabajo.

1. Planificar el orden

La clave para mantener el orden comienza con una planificación efectiva. Decir «ya lo haré» o «debería hacerlo» no es suficiente. Necesitamos un plan concreto y acciones definidas. Hay que empezar a eliminar frases que empiecen por «hay que». En lugar de ello, conviene establecer metas concretas y un calendario realista. Un plan sólido proporciona una guía clara sobre qué hacer y cuándo hacerlo.

2. Menos es más

El desorden a menudo se acumula debido a la reticencia a deshacernos de cosas innecesarias. Debemos aprender a distinguir entre lo esencial y lo superfluo. Una solución muy eficaz es deshacernos de elementos que no hayamos utilizado en los últimos meses. Despejar el espacio de objetos innecesarios no solo crea un entorno más limpio, sino que también facilita la organización y la búsqueda de lo que realmente necesitamos en algún momento.

3. El compromiso de ordenar

La organización no debería ser una tarea ocasional, sino un compromiso regular. Lo que siempre funcionar es definir bloques de tiempo en la agenda semanal para dedicarlo exclusivamente a ordenar. Este hábito ayuda a prevenir la acumulación descontrolada y a mantener el espacio en un estado constante de orden. Al asignar tiempo regularmente, evitamos que las tareas de organización se acumulen hasta convertirse en una montaña insuperable.

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Pon a dieta tu lista de tareas: 8 recetas muy saludables

Tiempo de lectura: 4 minutos

Reducir la lista de cosas que hacer es fácil. Dejar de alimentarla continuamente depende también de nosotros. Echamos la culpa a los demás por todo el trabajo que tenemos por hacer, pero buena parte de las tareas de nuestra lista las hemos puesto nosotros ahí.

Para poner a dieta nuestro checklist solo hay que prestar atención a las tareas que llegan (porque no todas lo son), respetar nuestro tiempo (recordemos: limitado) y, en general, aprender a cuidar y organizar mejor los proyectos que sí son nuestra responsabilidad.

1. Apunta solo tareas

Este primer consejo puede parecer una obviedad, pero es un error que repetimos constantemente sin darnos cuenta. Muchas veces, caen en nuestra bandeja de entrada tareas que no lo son. En principio, no debería suponer mayor problema, porque cuando procesamos este inbox de tareas, convertimos esa «cosa» que todavía está por definir en algo parecido a una acción realizable, una tarea. El problema aparece cuando una simple anotación o idea no pasa este filtro correctamente y se cuela en nuestro sistema de organización.

Para evitar estas tareas intrusas, tan solo hay que prestar más atención y utilizar la herramienta adecuada. Utiliza tu administrador de tareas (aplicación o papel) exclusivamente para apuntar lo que realmente tienes que hacer, y usa otras herramientas para anotar lo que simplemente son notas o ideas.

2. Aprende a decir «no»

Este ya es todo un clásico. La teoría la sabemos, pero ponerlo en práctica, por lo que sea, no es tan sencillo. No podemos complacer a todo el mundo; es imposible (ni debemos) atender todas las peticiones, ni hacer todos los favores. Posiblemente no tendremos más remedio que atender algunos compromisos, pero otros serán perfectamente evitables.

Aprender a decir que no es todo un arte, pero solo requiere práctica. La primera vez cuesta, la segunda no tanto y a la tercera va la vencida. Y los efectos son inmediatos en nuestra lista de tareas. Con cada «no», desaparece una tarea de nuestra lista. Realmente nunca llega a entrar. Di no.

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La productividad ilustrada

Tiempo de lectura: 2 minutos

En ocasiones sobran las reuniones, sobra el papeleo y sobra el exceso de planificación. A veces, sobran incluso las palabras y una imagen tiene mucho más valor.

Hay muchos ilustradores que saben reflejar con una imagen cualquier idea. Sigo en redes a muchos artistas que comparten su trabajo, en especial a aquellos cuyo tema principal de inspiración es la productividad y la organización personal. Son ellos también inspiración para muchos de los artículos de este blog.

Comparto en esta ocasión una recopilación de algunas de mis ilustraciones favoritas.

Cómete el sapo primero

Elimina lo innecesario

 

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Una publicación compartida de PJ Milani (@milanicreative)

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Tus datos sincronizados, seguros y en orden

Tiempo de lectura: 4 minutos

Esta semana me apetece ampliar la serie de consejos para empezar el curso bien organizado. Quien dice curso, dice año. En septiembre escribí tres artículos: «El noble arte de tirar, archivar y digitalizar», «La organización efectiva: una cuestión de planificación y método» y «Profesores, agendas y tareas». Hoy es el turno de los datos, de su almacenamiento y sincronización, una tecnología impensable hace más 30 años.

Archivos y carpetas

No importa en qué área trabajemos. En mayor o menor medida, casi por obligación, tratamos a diario con datos digitales. Quien no envía un correo electrónico, recibe un mensaje por WhatsApp o descarga de Internet un formulario en PDF que debe rellenar. Es inevitable. Es cierto que todavía existen muchos trámites en formato físico, en papel, pero nadie duda de que la información en soporte digital vino para quedarse.

¿A que me refiero con datos digitales en este artículo? No lo complicaremos hablando de información estructurada en bases de datos o en soportes y formatos muy particulares y que requieren un tratamiento especial. Aquí simplemente hablamos de archivos y carpetas, los que guardamos en nuestro ordenador y que nos gustaría mantener siempre a salvo.

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Youtubers y productividad (II): el proyecto de Soriano Tech

Tiempo de lectura: 2 minutos

Hace un tiempo, me pareció buena idea empezar a compartir el trabajo de algunos youtubers que dedican su canal a cuestiones de productividad y organización personal y que tratan estos temas desde una perspectiva más tecnológica, en la línea de contenidos de este blog. Empecé con Thomas Frank, conocido y reconocido youtuber estadounidense.

En Internet hay ya una desbordante oferta de contenidos sobre cómo organizarse mejor con tal o cual aplicación. Afortunadamente, el medio escrito se mantiene y todavía podemos suscribirnos a blogs que dedican sus líneas a hablar sobre metodologías y herramientas para mejorar nuestra productividad. También es verdad que se han incrementado los intentos de muchos en YouTube por compartir este tipo de contenidos. Una simple búsqueda con palabras clave como Notion, organización, iPad, apps o productividad, darán como resultado cientos de vídeos en los que alguien intenta explicar, con mayor o menor éxito, cómo usar una aplicación o un método para ser más productivo. Tengo la sensación de que han proliferado los contenidos sobre organización personal, sobre todo en formato audiovisual, en particular en YouTube. Y hay que filtrar, no todo es bueno.

Si buscamos claridad y sencillez en la exposición, pero también calidad y sentido estético en la realización, hoy vengo a recomendaros el canal Soriano Tech. Su creadora, que ahora mismo vive en Helsinki, presenta su proyecto como un canal sobre tecnología, productividad y estilo de vida. Un canal muy interesante para seguir aprendiendo sobre la utilización de muchas herramientas para mejorar nuestra organización personal. Y en español.

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