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Etiqueta: digital

Cuando la hora importa

Tiempo de lectura: 2 minutos

Con este artículo, empiezo la serie de buenas prácticas para una comunicación digital más efectiva. En este decálogo trataré el exceso o la falta de comunicación, los canales inadecuados, las prioridades equivocadas, la duplicidad de la información o los tiempos incorrectos. Este último parece un buen punto de partida.

Un mensaje a deshoras puede tener un efecto inesperado. Una comunicación en un momento inoportuno podría no lograr su cometido, sobre todo si en el contenido viaja una petición. Pongámonos del otro lado: si recibimos un mensaje que conlleva cierto trabajo durante nuestro horario laboral, lo tomaremos como parte de nuestras obligaciones, aunque no nos haga especial ilusión. Si lo recibimos fuera del horario laboral, la cosa cambia y nuestra reacción será bien distinta.

Esta situación puede parecer una exageración, pero el tema no es menor. No en vano, hay expertos en comunicación que conocen muy bien la psicología que hay detrás del asunto y saben cómo aplicar las mejores estrategias para lograr una comunicación digital eficaz. Lógicamente, decidir qué información enviamos es fundamental. Acertar con el canal también lo es. Pero elegir el momento no es menos importante.

Afila bien tus herramientas de productividad

Tiempo de lectura: 5 minutos

Preparar las herramientas con las que vamos a trabajar es fundamental si queremos alcanzar ciertos objetivos de productividad. No se trata solo de elementos físicos, que también, sino de cualquier programa informático, servicio de Internet o el propio sistema operativo. Una herramienta puesta a punto y correctamente utilizada también puede ser un gran instrumento de productividad.

Este importante paso en la organización personal me recuerda a la idea de mise en place (poner en su lugar) que se utiliza en gastronomía para definir el conjunto de tareas para organizar los ingredientes que un cocinero necesitará antes de preparar un plato.

Preparar y «afilar» tus herramientas digitales también nos puede hacer más productivos. Con este tema continuamos la serie de consejos para empezar el curso o el año bien organizado. Anteriormente, ya hablamos del noble arte de tirar, archivar y digitalizar,  de cómo la organización efectiva es una cuestión de planificación y método, de profesores, agendas y tareas y, recientemente, de cómo mantener nuestros datos sincronizados, seguros y en orden.

Mise en place de material de oficina

En cuestiones de organización personal, no todo es digital, ni debe serlo. Así que no podía pasar por alto este punto sobre material de oficina y otras «herramientas físicas». Quién nos habría dicho que las llamaríamos así para diferenciarlas de las digitales.

Es fundamental tener a punto el arsenal de bolígrafos, lápices, libretas, post-it, etiquetas, grapadoras, clips, etc. Cada uno las que necesite. Basta con que un bolígrafo no funcione y no tengamos otro a mano, para que no empecemos con buen pie. Lo mismo sucede si nos quedamos sin papel en la impresora (o esta ha decidio no funcionar), si nos quedamos sin grapas o sin fundas de plástico para organizar nuestros documentos.

Puede parecer un tema menor, pero tiene su importancia. Bastante tenemos con enfrentarnos a las tareas que debemos hacer, como para tener que sortear «pequeños» obstáculos como la falta de material o cualquier otra incidencia técnica. Antes de empezar, debemos asegurarnos de que contamos con todas las herramientas que necesitamos… y que funcionan correctamente.

Mantener en orden nuestro material de oficina también nos permite ser más productivos.

Trabaja a la última y siempre con seguridad

¿Trabajas con todos tus sistemas y programas actualizados? Si no sabes la respuesta a esta pregunta, significa que algo debes hacer al respecto. Al menos, comprobarlo. Hay varios elementos que conviene tener actualizados, por seguridad y para un mejor funcionamiento.

Está desordenado… y lo sabes

Tiempo de lectura: 3 minutos

Me disponía a terminar alguno de los posts que tengo en estado borrador, en concreto sobre alguno de los temas relacionados con el orden digital. Ya sabéis: organización de los datos en archivos y carpetas, cómo sacarle partido a algunas aplicaciones para crear y organizar notas, aplicaciones para la gestión de tareas, etc. Incluso había pensado empezar un nuevo artículo, a partir de esas ideas sin hilar que tengo a la espera en un verdadero cajón de sastre (y digital). Pues ni una cosa ni la otra.

Sentado frente a ordenador, mientras consultaba los borradores y la lista de notas para futuros artículos del blog, observaba que había cosas en mi escritorio (físico) que no estaban en su lugar, o no del todo organizadas. ¿Por qué tengo tantos bolígrafos a mano? ¿Los necesito todos? ¿Funcionan todos…? ¿Por qué tengo objetos sobre la mesa que no utilizo? Estoy viendo los archivadores y me pregunto si todo está dentro clasificado como debería. Y miro también las bandejas apiladas, tres concretamente, que utilizo como inbox de documentos y otros papeles, y que todavía no he procesado.

Y solo he fijado mi atención en la parte visible de mi zona de trabajo. ¿Están el resto de cosas organizadas convenientemente en la habitación? ¿Y en el resto de la casa? De pronto, dentro del orden relativo que puedo encontrar en mi zona de trabajo, he sentido cierto caos, que he necesitado empezar a solucionar. ¿Cómo voy a escribir y aconsejar sobre los beneficios de mantener un orden digital si el orden físico, que es básico, no está resuelto? De algún modo, saber que hay algo físico que no está en orden ocupa también espacio en nuestra cabeza, y también lo hace de forma desordenada.

Gestión eficaz de notas digitales: 10 ventajas frente al soporte papel

Tiempo de lectura: 2 minutos

Una de las áreas clave de la organización personal es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota sobre diferentes asuntos en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una sesión formativa, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos registrar una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta. Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un ordenador o tenemos un dispositivo móvil a mano. Si la respuesta es “casi siempre”, quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por una en soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la posibilidad de anotar en cualquier momento y lugar. Es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil o -hoy por hoy menos probable- nuestro teléfono móvil a todas partes y lógicamente podemos pensar que el cambio no merece la pena. Sin embargo no tiene por qué tratarse de un cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es usar el soporte digital para todo lo que puedas; y para todo lo demás, el papel.

Las ventajas de una gestión digital de las tareas

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Uno de los cambios más importantes en la organización personal se produce cuando damos el paso del papel al ordenador para organizar nuestra lista de tareas diarias. Todos hemos utilizado en algún momento un bloc de notas para mantener actualizada una “lista de cosas que hacer”, tachando cada elemento de la lista a medida que lo hemos ido resolviendo. Yo hice el cambio al “modo digital” hace ya algunos años y, desde luego, me resultaría bastante difícil volver al papel. Y ha habido intentos.

No es el propósito de este artículo entrar en detalles sobre la variedad de programas y métodos para la organización (digital) de las tareas. Me parece mucho más importante intentar convencer de que el cambio puede merecer la pena, comentando algunas de las ventajas que puede tener una organización informatizada de las tareas.

Si todavía eres de los que utiliza libreta y bolígrafo, sigue leyendo. Comprobarás que las posibilidades de un gestor (digital) de tareas difícilmente pueden simularse con un bloc de notas tradicional.