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Etiqueta: eficacia

Cuando la hora importa

Tiempo de lectura: 2 minutos

Con este artículo, empiezo la serie de buenas prácticas para una comunicación digital más efectiva. En este decálogo trataré el exceso o la falta de comunicación, los canales inadecuados, las prioridades equivocadas, la duplicidad de la información o los tiempos incorrectos. Este último parece un buen punto de partida.

Un mensaje a deshoras puede tener un efecto inesperado. Una comunicación en un momento inoportuno podría no lograr su cometido, sobre todo si en el contenido viaja una petición. Pongámonos del otro lado: si recibimos un mensaje que conlleva cierto trabajo durante nuestro horario laboral, lo tomaremos como parte de nuestras obligaciones, aunque no nos haga especial ilusión. Si lo recibimos fuera del horario laboral, la cosa cambia y nuestra reacción será bien distinta.

Esta situación puede parecer una exageración, pero el tema no es menor. No en vano, hay expertos en comunicación que conocen muy bien la psicología que hay detrás del asunto y saben cómo aplicar las mejores estrategias para lograr una comunicación digital eficaz. Lógicamente, decidir qué información enviamos es fundamental. Acertar con el canal también lo es. Pero elegir el momento no es menos importante.

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Focus: una app eficaz para bloquear tu tiempo y trabajar concentrado

Tiempo de lectura: 2 minutos

Focus es una de mis apps de productividad y además es una de las que más utilizo a diario. Sin embargo, no le había dedicado un post en este blog. De hecho, confieso que he tenido que hacer algunas búsquedas en este mismo blog para comprobar si había hablado de ella en particular. Y no, no ha tenido el espacio que merece.

He mencionado la herramienta, eso sí, cuando he publicado alguna lista de aplicaciones de productividad que uso habitualmente, o inevitablemente al hablar sobre cómo administrar bien el tiempo utilizando la técnica Pomodoro o sobre «la importancia de empezar» (porque ya sabemos que cuando de hacer se trata, algo es más que nada).

A veces las herramientas son tan sencillas y las usamos con tanta naturalidad, que pasamos por alto hablar de ellas y de su potencial. Y este es precisamente el caso de Focus, una herramienta que permite trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos, siguiendo la técnica Pomodoro.

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Organízate con eficacia: reflexiones sobre el primer capítulo (GTD #7)

Tiempo de lectura: 4 minutos

La primera parte del libro «Organízate con eficacia» está dedicada al «arte de organizarse con eficacia». Este es precisamente el título que encabeza los tres primeros capítulos del texto. Y en el primero de ellos, David Allen nos presenta «una nueva práctica para una nueva realidad». Se trata de una introducción al método, una justificación de la necesidad de contar con un sistema de organización, GTD®, que desarrolla en profundidad a lo largo de doce capítulos más.

Getting Things Done® plantea una solución al eterno problema de encontrar la fórmula para organizarnos correctamente, un método que nos permita tener todas nuestras tareas bajo control y además nos deje disfrutar del resto de actividades sin llevar siempre encima el peso del trabajo. Las primeras páginas del libro recorren esta idea y a medida que he ido (re)leyendo el primer capítulo, he aprovechado para tomar algunas notas que finalmente se han transformado en seis posts que he ido publicando periódicamente en este mismo blog. Finalizado el capítulo, es el momento de reunirlos todos a modo de resumen antes de abordar el segundo capítulo, dedicado a la administración del flujo de trabajo.

Pon un método de organización en tu vida

Siempre hay cosas que hacer. Es inevitable. Sean obligaciones profesionales o personales, a diario nos enfrentamos a algún tipo de lista de tareas o algo similar. Hacer la compra, preparar una presentación, organizar un viaje, gestionar un proyecto, etc. Para lograr un poco de orden algunos utilizamos un registro en el que anotar esas tareas, que aparecen en distintos momentos del día y en diferentes ámbitos de responsabilidad (laboral, familiar, educativo, etc.). Otras personas aseguran confiar en su memoria para recordar todo aquello que deben hacer. En cualquier caso, por simple que sea, todos seguimos algún sistema de organización. No seguir un método no es una opción.

Leer el artículo completoPon un método de organización en tu vida (GTD #1)

Ser productivo y vivir sin estrés: Getting Things Done de David Allen

Todos terminamos de trabajar en algún momento del día y somos conscientes de que muchas tareas y proyectos se quedan a medias, sencillamente porque para completarlos son necesarios varios días o meses de trabajo. Dividir el trabajo en partes es algo natural. El problema surge cuando tras una jornada de trabajo no conseguimos desconectar de las tareas porque nuestro cerebro sabe que hay cosas por terminar, que además no tenemos del todo controladas, o hay cosas que podemos olvidar porque no las hemos anotado. Obviamente, todos tenemos entre nuestros objetivos el de ser productivos en nuestro trabajo, pero también queremos vivir sin estrés, sin sentirnos constantemente perseguidos por las tareas pendientes de hacer. Ambas cosas son posibles con GTD®.

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Gestión eficaz de notas digitales: 10 ventajas frente al soporte papel

Tiempo de lectura: 2 minutos

Una de las áreas clave de la organización personal es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota sobre diferentes asuntos en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una sesión formativa, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos registrar una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta. Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un ordenador o tenemos un dispositivo móvil a mano. Si la respuesta es “casi siempre”, quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por una en soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la posibilidad de anotar en cualquier momento y lugar. Es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil o -hoy por hoy menos probable- nuestro teléfono móvil a todas partes y lógicamente podemos pensar que el cambio no merece la pena. Sin embargo no tiene por qué tratarse de un cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es usar el soporte digital para todo lo que puedas; y para todo lo demás, el papel.

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