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Me disponía a terminar alguno de los posts que tengo en estado borrador, en concreto sobre alguno de los temas relacionados con el orden digital. Ya sabéis: organización de los datos en archivos y carpetas, cómo sacarle partido a algunas aplicaciones para crear y organizar notas, aplicaciones para la gestión de tareas, etc. Incluso había pensado empezar un nuevo artículo, a partir de esas ideas sin hilar que tengo a la espera en un verdadero cajón de sastre (y digital). Pues ni una cosa ni la otra.
Sentado frente a ordenador, mientras consultaba los borradores y la lista de notas para futuros artículos del blog, observaba que había cosas en mi escritorio (físico) que no estaban en su lugar, o no del todo organizadas. ¿Por qué tengo tantos bolígrafos a mano? ¿Los necesito todos? ¿Funcionan todos…? ¿Por qué tengo objetos sobre la mesa que no utilizo? Estoy viendo los archivadores y me pregunto si todo está dentro clasificado como debería. Y miro también las bandejas apiladas, tres concretamente, que utilizo como inbox de documentos y otros papeles, y que todavía no he procesado.
Y solo he fijado mi atención en la parte visible de mi zona de trabajo. ¿Están el resto de cosas organizadas convenientemente en la habitación? ¿Y en el resto de la casa? De pronto, dentro del orden relativo que puedo encontrar en mi zona de trabajo, he sentido cierto caos, que he necesitado empezar a solucionar. ¿Cómo voy a escribir y aconsejar sobre los beneficios de mantener un orden digital si el orden físico, que es básico, no está resuelto? De algún modo, saber que hay algo físico que no está en orden ocupa también espacio en nuestra cabeza, y también lo hace de forma desordenada.
First things first, como dicen los anglosajones. Lo primero es lo primero. Para empezar a trabajar con cuestiones digitales, es necesario partir de un estado inicial de orden físico. Y hoy, además de dejar por escrito esta reflexión, la acompaño con un brevísimo checklist para revisar que todo (lo físico) está en orden, especialmente en nuestra zona habitual de trabajo. Lo escribo en primera persona, porque al fin y al cabo son tareas que también me corresponde hacer.
- Libero espacio. Me deshago de todo lo que sobra y lo tiro, reciclo o dono. Este punto es básico antes de organizar, sobre todo para no terminar ordenando o cambiando de lugar algo que no se va a utilizar nunca.
- Despejo mi zona de trabajo. Lo que no utilizo no debe estar a la vista en mi zona de trabajo. Busco otro lugar para esos objetos que me distraen continuamente junto al escritorio y el ordenador. «Menos es más» también en este caso.
- Reviso mis bandejas de entrada. Si disponemos de una, se supone que las revisamos regularmente para vaciarlas, sobre todo si seguimos algún método de organización personal como GTD. La revisión diaria de la bandeja es fundamental, más si nuestro objetivo es lograr un orden físico. Y quien dice bandeja, dice cualquier espacio físico en el que solemos amontonar cosas para revisar en algún momento (y que nunca llega).
- Organizo lo que no se ve. No basta con tener una «sensación» de orden y limpieza. También aquello que no tenemos a la vista debe estar ordenado. Si hay cajones, deben estar organizados. Si hay carpetas clasificadoras, por dentro deben estar cumpliendo con su propósito. Si hay armarios con objetos, más de lo mismo. Dejar todos estos elementos sin organizar es intentar engañarnos a nosotros mismos, algo que seguramente no lograremos. Está desordenado… y lo sabes.
- Ordeno de forma práctica y eficaz. Todo el material de oficina y documentos de referencia que puedo necesitar están, organizados, localizados y, en la medida de lo posible, a mano para su utilización. Hay que tratar de optimizar el espacio, encontrar el equilibrio entre lo estético y lo funcional.
Y una vez cumplidos estos cinco puntos básicos sobre el orden físico, ya podemos empezar a hablar sobre todos los beneficios de mantener un orden digital. Era el orden (nunca mejor dicho) adecuado para tratar ambos temas.
Fotografía «Libros» | EliFrancis en Pixabay
Fotografía «Escritorio» | umeridrisi en Pixabay
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