Organización personal: el método definitivo

Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Organización personal y productividad: 25 lecciones (re)aprendidas

Leer y escribir sobre organización personal y productividad me permite precisamente poner en orden algunas ideas. Hay muchas cuestiones que me interesan, especialmente relacionadas con la organización o con ciertos métodos de trabajo, y que uno ha asumido siempre como verdades inalterables. Sin embargo, leyendo en diversas fuentes distintos puntos de vista y reflexionando por escrito en este blog sobre las otras formas de hacer y organizar, sigo aprendiendo nuevas lecciones o confirmando otras que ya había asimilado. Y siempre llego a la conclusión de que tenemos la obligación de evaluar y reconsiderar constantemente nuestra forma de hacer y de pensar.

Algunos reflexionan sobre estos asuntos cuando el año va llegando a su fin, y según haya ido, basándose en las lecciones aprendidas, elaboran una lista infinita de buenos propósitos de Año Nuevo. Otros (muchos profesores) preferimos hacer este balance cuando el curso académico termina.

He intentado resumir en 25 puntos algunas lecciones aprendidas (otras reaprendidas o confirmadas) sobre organización personal, sobre productividad, sobre los procesos de aprendizaje, sobre las personas, sobre el tiempo, etc. Estas lecciones son las mías, quizá algunas sean erróneas o alguien no esté de acuerdo con ellas. Pero son mis 25 lecciones, una reflexión personal que suelo escribir en privado, pero que en esta ocasión me apetecía compartir: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Checklist para cerrar bien el curso: 30 sugerencias de organización para profesores

El fin de curso llega para alumnos y profesores, y no hay mejor momento que este para hacer balance y, sobre todo, para proponer un buen cierre del curso (que buena falta hace dejarlo bien cerrado). Esta vez no recurriré a aquella frase tan manida de que sin darnos cuenta llegó el verano, porque menudo año hemos tenido. Cada mes ha pesado lo suyo, y cada profesor lo habrá llevado seguramente de una forma distinta. Qué os voy a contar.

Todos los que estamos (porque seguimos) en este mismo barco hemos vivido intensamente esta singular travesía que empezó con un confinamiento allá por marzo de 2020, al que siguió un verano que no lo fue, para empezar un curso completamente fuera de toda normalidad. Clases presenciales: mascarillas, distancia social y una retahíla de normativas COVID. Pero también clases virtuales, con sus variantes híbridas para atender a todos nuestros alumnos de la mejor forma posible. Comunicación síncrona, asíncrona, mezcla de cada una y creatividad a partes iguales.

Y hemos llegado; lo hemos logrado. Personalmente, creo que si algo nuevo hemos aprendido es sobre adaptación al cambio y sobre nuevas formas de organización. Al menos hemos concluido esta etapa, que merece un buen cierre para descansar, tomar aire y empezar de nuevo en septiembre.

A final de curso suelo seguir el mismo ritual de cierre. Cada uno tiene sus manías y yo tengo unas cuantas en cuestión de organización. En esta ocasión he pensado que podría ser buena idea compartir algunas sugerencias en forma de checklist (o lista de chequeo para los más puristas de la lengua) para hacer un buen cierre del curso. Una vez finalizadas todas las tareas académicas y administrativas (obviamente asumiremos que esta parte la hemos completado), hay una serie de acciones relacionadas con la organización personal que merece la pena revisar para poder cerrar el curso, pero de verdad. He organizado los puntos en 10 bloques y comparto 3 consejos o sugerencias de cada ámbito. Espero que sean de utilidad, incluso para los que no os dedicáis a la docencia.

Hay 10 áreas en las que podemos poner especial atención y en las que seguramente hay asuntos que cerrar: Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

10 beneficios de GTD explicados para no iniciados en el método

El que conoce de cerca el mundo GTD a veces no es consciente de la cantidad de conceptos y vocabulario específico que utiliza a diario para describir su organización personal. Entre usuarios de GTD hablamos el mismo idioma, pero cuando queremos presentar el método a otros que lo descubren por primera vez (probablemente porque nos preguntan), hay que ser especialmente prudentes midiendo nuestras palabras. No queremos que huyan despavoridos por algo que, de hecho, puede ser la solución a un problema de desorganización.

Presentación de GTD en tres actos

Cuando me preguntan cómo me organizo, si uso agenda, si apunto lo que tengo que hacer y, si es así, cómo lo hago, normalmente no respondo directamente que utilizo el método de productividad personal GTD. En estas situaciones prefiero comentar que anoto las cosas que tengo que hacer en una lista y que sigo un sistema para hacer un seguimiento. Con está información es más que suficiente. Y un 80% de las conversaciones terminan aquí.

Sin embargo, si muestran interés y siguen preguntando, entonces aclaro que se trata de un método bastante popular (al menos entre el público interesado en métodos de organización), y entonces me centro en contar los beneficios de seguir un método, no necesariamente el que yo aplico. Y en este punto, un 80% de las veces, la conversación sigue.

Tras la presentación de mi lista particular de motivos, si quien me escucha sigue mostrando interés, entonces ya presento al método con nombre y apellidos, desvelo que se llama GTD, por las siglas en inglés de Getting Things Done, un método de productividad personal ideado por David Allen y que simplemente funciona.

Las preguntas típicas son: Pero… ¿cómo funciona? ¿es complicado? ¿por dónde empiezo? ¿qué aplicación hay que utilizar? Esta última es muy típica, y también es habitual la reacción de sorpresa al saber que no es necesaria una aplicación específica para aplicar el método para organizarse con eficacia. Porque GTD es eso, un método, no una herramienta.

10 beneficios de utilizar GTD para organizarte

¿Y cuál es la lista de motivos que doy cuando presento GTD? Siempre me centro en los beneficios del método, evitando utilizar terminología específica de GTD o conceptos que solo tienen sentido entre aquellos que ya han empezado a descubrir y aplicar el método. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda

El tiempo es el que es

Nuestro planeta gira en torno a su propio eje y una rotación completa dura 24 horas, que es la medida que representa un día para el ser humano. Además, la Tierra gira alrededor del Sol describiendo una órbita elíptica y durante ese viaje, que llamamos traslación, la Tierra gira sobre sí misma 365 veces, y el tiempo que tarda en hacerlo representa para nosotros un año. Es decir, que para todo ser vivo, el año tiene 365 días y el día 24 horas. El tiempo, tomando como referencia estos fenómenos naturales, es el que es. Ni podemos crear más tiempo en un día ni reducirlo en un año. Aun así, hay cosas para las que (decimos que) no tenemos tiempo. ¿Es tener el verbo adecuado? ¿O es reservar? ¿Asignar, quizá?

¿Por qué nunca tenemos tiempo?

Tenemos tiempo, claro que lo tenemos: solo es cuestión de asignarlo adecuadamente. La clave está en ser responsable y priorizar. Realmente, la solución al problema de «escasez de tiempo» es mucho más sencilla de lo que parece. Si (decimos que) no tenemos tiempo es porque:

  1. No organizamos bien nuestro trabajo en función del tiempo disponible. Probablemente no estamos utilizando ningún sistema de organización o no estamos aplicando correctamente el método de turno. También es posible que estemos seleccionando las tareas incorrectas que debemos realizar y, para cuando nos damos cuenta (siempre tarde), nos vemos obligados a terminar las que sí debíamos hacer. La consecuencia inmediata es tener que hacer el doble de trabajo, e inevitablemente invertir más tiempo. Efectividad es hacer bien las cosas correctas y no hay mayor pérdida de tiempo, no hay nada más improductivo que hacer bien las tareas equivocadas.
  2. Invertimos el tiempo en otros asuntos. Básicamente, no dejamos espacio para aquellas cosas que nunca encuentran su hueco en nuestros planes. Cada uno tiene sus valores en la vida y, en función de ellos, marca unas prioridades; y las acciones que lleva a cabo cada día vendrán determinadas por estas prioridades. Sin embargo, si siempre consideramos que la elección de tareas no está resultando demasiado efectiva y siguen quedando sin realizar muchas cosas que son importantes para nosotros, quiza no queda otra que revisar las prioridades y los valores que representan.

En general, el desastre productivo y la sensación de no tener tiempo para nada suele ser consecuencia de una combinación de estos dos factores: una mala organización y una pésima elección de lo que hacemos. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

El buen hábito de escribir en un diario: la planificación y la revisión de la jornada

Escribir es una de las actividades que más recomiendo incorporar a nuestros hábitos diarios. En general, aconsejo escribir cualquier cosa, pero en particular me refiero a dejar por escrito cada día nuestras intenciones y el desarrollo de la jornada. Quizá no sea la rutina más fácil de mantener, pero creo que es una de las que más beneficios aporta.

Cuando alguien nos recomienda escribir en un diario, probablemente pensamos en el gesto de abrir cada noche una especie de libreta de papel que dice DIARIO en su cubierta y que nos invita a anotar nuestros pensamientos o sucesos del día. Desde luego, esta una opción completamente válida y, de hecho, quizá la más tradicional, pero no la única. Por ejemplo, yo utilizo el registro diario para mejorar mi organización personal.

¿Diario en papel o en soporte digital?

Este es el eterno debate, que no debería siquiera existir. La elección entre un formato digital o una opción tradicional en papel es muy personal. Simplemente debemos elegir aquel que mejor funciona según nuestra forma de pensar, crear, planificar y decidir. Personalmente, en varias ocasiones he hecho el intento de registrar un diario en papel, pero reconozco que no he tenido demasiado éxito con ello. Utilizo libretas Moleskine y otras mucho más sencillas para anotar algunas ideas; sin embargo, no he logrado desarrollar el hábito de mantener un diario sobre papel. Quizá, tal vez, algún día.

De momento, sigo apostando por el formato digital, que ofrece una serie de funciones que el soporte papel no puede cubrir. Actualmente utilizo Day One, una aplicación que está precisamente diseñada para este propósito: mantener un diario digital. De Day One me gustan muchas cosas, pero podría destacar el hecho de que esté disponible como app en los distintos sistemas de Apple: iPhone, iPad, Watch y Mac. También existe una versión para usuarios de Android. Por tanto, una de las ventajas es la sincronización de datos entre dispositivos; podemos registrar información desde nuestro teléfono móvil y continuar más tarde desde el Mac o iPad.  Otra de las características destacables es su cuidado diseño y usabilidad. Se percibe el gusto estético del equipo que la ha diseñado y el interés que han puesto en que sea funcional y fácil de utilizar. La aplicación es bonita y eficaz; hace lo que tiene que hacer. Finalmente, cabe destacar la opción de creación de plantillas, que permite disponer, por ejemplo, de un esquema básico a partir del cual podemos iniciar nuestro registro diario.

Así es mi diario personal

Cuando registro una nueva entrada en mi diario, lo hago a partir de una plantilla que diseñé y que ya tengo preparada con un esquema básico, con una serie de secciones para completar. Por tanto, cada nueva entrada en mi diario muestra siempre los mismos seis apartados:

  1. Prioridades
  2. Tareas más importantes
  3. Hoy
  4. Hábitos diarios
  5. Preguntas para terminar el día
  6. Instantáneas

Así se muestra cada nueva entrada en la aplicación Day One en Mac. De este modo, dispongo de una pequeña guía que facilita el proceso de registro en mi diario. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Las 8 cualidades TIC de un profesor productivo

En ocasiones tengo la sensación de que se suele relacionar la productividad exclusivamente con el mundo de la empresa. Parece que solo los atareados empresarios e inquietos emprendedores tienen el privilegio de poder aplicar conceptos de productividad y organización personal a su trabajo diario. Cualquiera que lea con cierta frecuencia sobre estos temas, sabe que no es así. La productividad es para todos.

En la práctica todos los empleos pueden ser objeto de mejora en términos de productividad. También es cierto que unos se prestan más que otros a introducir herramientas y métodos que permitan obtener mayor rendimiento. Esto se da especialmente en los trabajos de la información y el conocimiento, donde siempre parece haber margen de mejora en los procesos y donde en ocasiones la carga de trabajo parece no tener fin. Se podría decir que hay tanto trabajo como tú quieras que haya. Y la solución no es otra que optimizar recursos.

Docencia y productividad

Pues bien. Si hay un trabajo que debe preocuparse de gestionar bien la información, el conocimiento y los mejores métodos para transmitirlo, es la docencia.

Por un lado el profesor debe preparar y organizar los recursos de aula necesarios para impartir sus asignaturas, y además debe hacerlo en un entorno digital donde la innovación TIC tiene ya una fuerte presencia. Por otro lado, también existe una carga organizativa y administrativa nada despreciable (excesiva en mi opinión) como la de cualquier empresa (salvando las distancias) que conviene gestionar también de la mejor forma. En ambos casos, en las actividades docentes y en las burocráticas, las TIC pueden ser una gran aliada. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Está desordenado… y lo sabes

Me disponía a terminar alguno de los posts que tengo en estado borrador, en concreto sobre alguno de los temas relacionados con el orden digital. Ya sabéis: organización de los datos en archivos y carpetas, cómo sacarle partido a algunas aplicaciones para crear y organizar notas, aplicaciones para la gestión de tareas, etc. Incluso había pensado empezar un nuevo artículo, a partir de esas ideas sin hilar que tengo a la espera en un verdadero cajón de sastre (y digital). Pues ni una cosa ni la otra.

Sentado frente a ordenador, mientras consultaba los borradores y la lista de notas para futuros artículos del blog, observaba que había cosas en mi escritorio (físico) que no estaban en su lugar, o no del todo organizadas. ¿Por qué tengo tantos bolígrafos a mano? ¿Los necesito todos? ¿Funcionan todos…? ¿Por qué tengo objetos sobre la mesa que no utilizo? Estoy viendo los archivadores y me pregunto si todo está dentro clasificado como debería. Y miro también las bandejas apiladas, tres concretamente, que utilizo como inbox de documentos y otros papeles, y que todavía no he procesado.

Y solo he fijado mi atención en la parte visible de mi zona de trabajo. ¿Están el resto de cosas organizadas convenientemente en la habitación? ¿Y en el resto de la casa? De pronto, dentro del orden relativo que puedo encontrar en mi zona de trabajo, he sentido cierto caos, que he necesitado empezar a solucionar. ¿Cómo voy a escribir y aconsejar sobre los beneficios de mantener un orden digital si el orden físico, que es básico, no está resuelto? De algún modo, saber que hay algo físico que no está en orden ocupa también espacio en nuestra cabeza, y también lo hace de forma desordenada. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Youtubers y productividad: el proyecto de Thomas Frank

Hay mucho escrito sobre productividad y organización personal. Si uno navega unos minutos por Internet comprobará que la oferta de blogs es muy amplia. También si paseamos entre las estanterías de una librería, no tardaremos en encontrar una sección dedicada a este tema en particular, que además sigue teniendo su público fiel. Está claro que la gente quiere organizarse mejor y quieren aprender a hacerlo. Y las editoriales han sabido verlo.

Pero en el mundo de la productividad (todo un mundo), no solo tenemos blogs y libros para aprender. También en YouTube hay buenos recursos para empezar con la productividad desde cero, ampliar conocimientos o afianzar los ya adquiridos. Y como hacemos también con cualquier medio escrito (en papel o en digital), en las plataformas audiovisuales, y especialmente en YouTube, conviene filtrar y hacer un poco de selección. Hay algunos creadores que están haciendo un buen trabajo y creo que puede ser interesante compartir sus proyectos en este blog.

Thomas Frank es un joven youtuber estadounidense que hace vídeos sobre productividad desde 2006. Suele publicar tres o cuatro vídeos al mes, y la temática está centrada principalmente en consejos y técnicas para ser más productivo en el proceso de aprendizaje. El público objetivo son tanto estudiantes de instituto, de universidad o profesionales. Al fin y al cabo, nunca dejamos de aprender (o no deberíamos). Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…