Este es mi decálogo personal, con puntos muy prácticos: desde el momento de establecer las prioridades del día hasta el ritual de cierre al finalizar la jornada. Aparecen en él cuestiones que me gusta tener en cuenta durante todo el día en materia de organización personal. Y en esta ocasión lo presento resumido en una infografía. Puedes descargarla en varios formatos al final del artículo.
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Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…
En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.
En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo.
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Por segundo año, vuelvo con el reto de desarrollar 12 hábitos durante 12 meses. El año pasado os contaba que yo soy de septiembre y que, aunque muchos prefieren marcar en su agenda el 1 de enero como el primer día de un periodo de 12 meses, yo, sin embargo, prefiero septiembre para empezar con propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos. Más por tradición que por profesión, mi año empieza con el curso académico. En septiembre es cuando llego con las pilas cargadas, con energía suficiente para dar forma a esas ideas que he ido esbozando durante el verano.
Nuevos hábitos y nuevas lecturas
Especialmente este año no debe ser una excepción. Estamos viviendo un 2020 realmente complicado, pero quizá septiembre sea un buen momento para intentar, en la medida de lo posible, volver a retomar algunos hábitos perdidos, cambiar otros y adquirir algunos nuevos. Con ello quizá consigamos poner algo de normalidad allí donde más falta hace.
Agosto o principios de septiembre suele ser el tiempo en el que suelo revisar a fondo estas cuestiones como parte de la preparación de los siguientes doce meses. Básicamente dedico un tiempo a confeccionar una lista muy simple con aquellos hábitos que me gustaría desarrollar, cambiar, eliminar o mejorar y dejo por escrito algunas ideas sobre cómo pretendo ir haciéndolo. Suelo anotar la lista de hábitos con los que conviene comenzar y decido la frecuencia con la que voy a llevar a cabo cada uno de ellos. Porque hay hábitos diarios y otros de carácter semanal.
Si pensamos en ello, son muchos los hábitos que hemos adquirido en nuestra vida. Unos son buenos hábitos, otros no tan positivos e inevitablemente también los hay malos, o muy malos. Lo importante es que, con el tiempo, seamos capaces de sustituir las malas prácticas por otras mejores para nuestra salud, nuestra organización personal, nuestro trabajo o nuestras relaciones familiares y sociales. Veremos que hay muchos ámbitos que merece la pena no dejar fuera.
Una planificación muy estricta para el desarrollo de hábitos suele desembocar en fracaso y abandono. Así que con la idea de que «menos es más», siempre es mucho más efectivo seleccionar unos pocos hábitos y trabajar a fondo con ellos de forma progresiva y siendo flexibles al ponerlos en práctica.
Siempre recomiendo acompañar estas nuevas prácticas con alguna lectura sobre el tema. «Hábitos atómicos» de James Clear es uno de los últimos libros que he leído sobre este interesante mundo de los hábitos. El autor explica cómo pequeños cambios en nuestras rutinas pueden dar resultados extraordinarios. En la sinopsis podemos leer:
A menudo pensamos que para cambiar de vida tenemos que pensar en hacer cambios grandes. Nada más lejos de la realidad. Según el reconocido experto en hábitos James Clear, el cambio real proviene del resultado de cientos de pequeñas decisiones: hacer dos flexiones al día, levantarse cinco minutos antes o hacer una corta llamada telefónica.
Clear llama a estas decisiones “hábitos atómicos”: tan pequeños como una partícula, pero tan poderosos como un tsunami. En este libro innovador nos revela exactamente cómo esos cambios minúsculos pueden crecer hasta llegar a cambiar nuestra carrera profesional, nuestras relaciones y todos los aspectos de nuestra vida.
También es conocido el libro de Charles Duhigg: «El poder de los hábitos». El autor presenta los descubrimientos científicos que explican por qué existen los hábitos, cómo nos condicionan y cómo cambiarlos. Según Duhigg, «la clave para hacer ejercicio con regularidad, perder peso, ser más productivo y conseguir el éxito consiste en entender el modo en que funcionan los hábitos».
Quizá, el hábito de leer (o releer) puede ser uno de los 12 que quieras incorporar este año, ya sea leyendo un número de páginas o durante un tiempo determinado cada día. Y puedes empezar, por ejemplo, con algún libro sobre el desarrollo de hábitos.
12 meses, 12 hábitos
Durante este curso me he propuesto el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. En esta ocasión todos son hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que deberé cumplir a diario sin excepción.
Comento a continuación las 12 reglas que planteo en el reto y que permiten definir y concretar los hábitos, así como hacer un correcto seguimiento:
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Desde que leo y escribo sobre organización personal, tengo la impresión de que el número 25 aparece con bastante frecuencia. Se presenta como un número muy conveniente en muchos ámbitos de la productividad. El número 25 no es solo un cuadrado perfecto, sino también la excusa perfecta para escribir sobre tareas y hábitos.
Bloques de 25 minutos
Una opinión bastante generalizada es que veinticinco minutos es la duración óptima para trabajar concentrado en una tarea determinada. De hecho, según la técnica Pomodoro de la que ya hemos hablado en este blog, una forma muy productiva de dividir el tiempo de trabajo es hacerlo en sesiones de 25 minutos, con descansos de 5 minutos entre sesiones (pomodoros) y una pausa más larga de 20 minutos después de cuatro bloques de trabajo.
Te invito a leer el artículo Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro. Un bloque de 25 minutos puede ser suficiente para mantener vivo cada día un proyecto con el que no acabamos de arrancar. Y 25 minutos también es un tiempo muy aconsejable para hacer una revisión diaria efectiva.
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«Oye Siri, haz todas mis tareas». Y obtenemos respuesta…
Si ordenamos a nuestro asistente de voz de Apple que termine todas nuestras tareas, no recibiremos un rotundo no por respuesta. Por el contrario se disculpará, respondiendo que sus «habilidades actuales no llegan a tanto.»; literalmente. Y era de esperar. Confiamos en los avances en inteligencia artificial, pero también somos conscientes de las limitaciones de la tecnología.
Lo que sí pueden hacer estos asistentes virtuales es facilitar algunas tareas diarias, y no solo consultar el tiempo que hará mañana, localizar un restaurante cercano o dividir la cuenta de la cena entre tres personas. También podemos utilizar las funciones que ofrecen este tipo de sistemas inteligentes para tareas relacionadas con la organización personal.
Atajos de productividad: tareas, eventos y notas
Si utilizamos aplicaciones para gestionar nuestras tareas, organizar nuestras citas en el calendario, anotar nuestras ideas y controlar nuestro tiempo de trabajo, resulta sencillo automatizar todas estas acciones mediante un asistente de voz como Siri, Google o Alexa. Los ejemplos que aparecen en este artículo corresponden a Siri, el popular asistente de voz de Apple.
Siri integra por defecto muchísimas acciones que podemos activar por voz (al final del artículo comparto algunos ejemplos). Pero además, hace un tiempo Apple incorporó de forma gratuita la app «Atajos» que, una vez instalada, permite personalizar las funciones de asistencia por voz. Las posibilidades son casi infinitas, pero basta echar un rápido vistazo a las opciones de configuración de «Atajos» para darse cuenta de su utilidad en el ámbito de la productividad personal.
Personalmente utilizo en mi teléfono móvil distintas aplicaciones para gestionar tareas, eventos y notas, tres áreas fundamentales de la organización personal. La app Things es mi herramienta para gestionar las listas de tareas. Para los eventos utilizo la app Calendario que está ya integrada en iOS. Para mis notas, utilizo la aplicación Drafts, a la que dediqué un artículo en este blog. Y mediante la aplicación «Atajos» he personalizado algunas acciones que actúan sobre estas aplicaciones simplemente con la voz. Os las cuento.