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Etiqueta: tareas

Tareas propias, ajenas e intrusas: la importancia de decir(te) «NO»

Todos sin excepción nos enfrentamos cada semana a una lista de tareas que debemos llevar a cabo. Dependiendo del origen de dichas tareas, podemos clasificar el trabajo en dos grupos: «tareas propias» y «tareas ajenas».

En el primer grupo de tareas encontraremos compromisos que adquirimos con nosotros mismos y, en este caso, en nuestra mano está no solo establecer el grado de implicación e inversión en tiempo, sin también la decisión de aceptarlo o no. Cuando llegan tareas autoimpuestas, de vez en cuando hay que saber «decirte no» (sí, a uno mismo). Del segundo grupo de acciones, que podemos llamar «tareas ajenas» por venir impuestas o propuestas por otros (jefe, compañero de departemento, etc.), también está en nuestra mano aceptar el compromiso, o, si no hay más remedio, al menos aceptarlo con condiciones. Desde luego no a cualquier precio. Cuando llegan tareas de este tipo, también hay que saber «decir no».

Para garantizar una buena gestión de las tareas, es fundamental contar inicialmente con un sistema limpio de compromisos innecesarios y «tareas intrusas», centrándonos en lo importante y quedándonos solamente con lo que realmente suma en nuestro trabajo. «Decirte no» y «decir no» es el mejor de los comienzos.

Las tareas nacen, crecen, se reproducen y mueren: trabajar a «semana vista» para tomar el control

Las tareas nacen, crecen, se reproducen y mueren. Lo experimentamos a diario. Cada mañana llegan nuevas obligaciones y con ellas nuestras bandejas de entrada se van llenando de «asuntos que atender». Lo importante es que el balance de tareas que entran (nuevas) y las que salen (realizadas) sea cero. No siempre será sencillo terminar el día con este equilibro, pero si en el plazo de una semana o un mes. Dependerá lógicamente del tipo de trabajo al que nos enfrentamos. Cada profesión es un mundo, pero también es verdad que en todas ellas hay tareas que realizar. No siempre podremos prever la aparición de nuevos frentes de trabajo y menos planificar el tiempo disponible durante la jornada para atacarlos. Muchas tareas llegan silenciosas, de puntillas y sin previo aviso, y junto a los fastidiosos imprevistos (siempre algo más ruidosos), son la combinación ideal para desmontar un día entero de trabajo y truncar cualquier planificación que hubiéramos podido hacer. Merece la pena elegir la estrategia inteligente de tomar algo de carrerilla y disponer siempre algo de trabajo avanzado y con cierta antelación. Trabajar al menos a «semana vista» es la clave.

Hazle un hueco a tu proyecto personal

¿Por qué organizarse? ¿No es suficiente ir haciendo sin más? Para estas preguntas hay siempre una buena variedad de respuestas. Unos se organizan porque la sensación de tenerlo todo bajo control les hace ayuda a concentrarse en la tarea que tienen entre manos. Otros defienden que con un buen método de organización consiguen hacer mucho más, o al menos de una forma más eficiente. Otros prefieren la improvisación, y con ella, el caos. Con el tema de la productividad, con o sin ella, personal o en el trabajo, cada uno encuentra la motivación donde quiere. Personalmente, entre la variedad de respuestas, las que más sentido tienen son aquellas que proponen una buena organización para tener más tiempo libre para los proyectos personales de uno. Así de sencillo. Y de esta cuestión trata este artículo, de buscar el hueco para los proyectos personales.

No puedes gestionar tu tiempo… pero sí vigilarlo

Dicen muchos expertos en productividad que no es posible gestionar el tiempo, que se trata de un recurso fijo y limitado, y por tanto no puede ser ni comprimido ni estirado. Hasta aquí todos de acuerdo. ¿Quién no ha tenido alguna vez el deseo de poder contar con algunos minutos más al final del día? Sin embargo, sabemos que no es posible. Lo que si podemos hacer —y esto parece algo más razonable— es gestionar las tareas que ocupan ese tiempo.

Inbox 0: vacía tus bandejas

Tiempo de lectura: 7 minutos

En materia de organización personal todos y cada uno de los pasos en el proceso son importantes. La clave del éxito no sólo reside en saber finalmente ordenar y priorizar las diferentes tareas que se presentan cada semana. Saber recopilar correctamente lo que hay que hacer, también es determinante para conseguir la organización eficaz que buscamos. Convertir toda la información que nos “ataca” a diario desde distintos frentes, en tareas con acciones individuales y concretas, es todo un arte. Puede ser una llamada telefónica, un correo electrónico, un mensaje en un chat o una anotación que nosotros mismos hemos dejado en nuestra lista de temas pendientes. Las vías de entrada pueden ser de lo más diverso, pero es fundamental tenerlas todas bien identificadas, porque cualquiera de ellas puede traer consigo una tarea que tarde o temprano deberemos realizar. Por tener una imagen gráfica, podríamos imaginar que todas las nuevas tareas caen finalmente en diferentes bandejas.
Esta idea aparece prácticamente en todos los métodos de organización y productividad. De hecho, forma parte de la terminología GTD, el método Getting Things Done de David Allen, que en sus publicaciones hace constantemente referencia al concepto de «bandeja de entrada». En muchas aplicaciones móviles y otros programas para organización personal, aparece tradicionalmente el término en inglés: «inbox».

¿Qué es un bandeja de entrada?

Bandeja tradicionalEn términos de organización personal, una «bandeja de entrada» es un lugar físico o virtual donde mantenemos temporalmente las cosas que necesitarán alguna atención. En algunas bandejas de entrada somos nosotros quienes decidimos introducir un nuevo elemento. En otras, sin embargo, las tareas nos llegan por sorpresa, y hay que saber gestionarlas bien y darles la prioridad que se merecen, sin caer en el error de intentar atenderlas en el mismo instante en que llegan. Somos nosotros quienes debemos organizar nuestro trabajo, y no dejar que sean otros los que decidan cómo gestionar nuestro tiempo. Otro asunto es la urgencia o la importancia con las que haya que tratar cada una de las tareas, las hayamos definido nosotros o nos hayan sido asignadas por otras personas.

En una primera clasificación podemos diferenciar dos tipos de bandejas: las digitales y las que no lo son. Todos hemos utilizado alguna vez bandejas de entrada tradicionales. Son esas bandejas, de madera, plástico o metal,