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Etiqueta: procrastinación

Las reglas de los 0, 2, 5 y 25 minutos

En ocasiones relacionamos los métodos de organización personal con la idea de planificar, definir objetivos y otras cuestiones que tienen que ver con «preparar el terreno», de anticiparnos a las tareas para trabajar luego de la forma más efectiva. Seguramente nos cueste reconocerlo, pero todos sabemos que en muchas ocasiones nos enredamos en cuestiones de organización simplemente porque no nos apetece ponernos manos a la obra. Una forma de procrastinación como cualquier otra.

Planificar es fundamental, es cierto, pero realizar las tareas de forma efectiva también lo es. Nuestra función en cualquier ámbito de responsabilidad no es solo organizar las tareas pendientes, sino empezarlas y terminarlas. Existen pequeños (pero efectivos) trucos para mejorar nuestra productividad en esta fase de «hacer las cosas».

La regla de los 0 minutos: elimina o delega

Personalmente, creo que es la regla más fácil de entender, pero a la vez la más difícil de aplicar. En pocas palabras, se trata de no hacer, por lo que no debería entrañar demasiada dificultad ponerla en práctica. Fundamentalmente hay dos formas de no hacer algo: delegar o eliminar la tarea. Me gusta pensar en ella como la regla de los 0 minutos:

  1. Eliminar la tarea. La primera opción pasa por tomar la firme decisión de no hacer la tarea y eliminarla de nuestro sistema de organización. Se trata de eliminar una tarea que ya estaba en nuestra lista y que decidimos, por el motivo que sea (prioridades, cambio de planes, etc.) que ya no es necesario realizarla. De hecho, podemos mejorar la técnica si decidimos no hacer algo incluso antes de que llegue a nuestra lista de tareas.
  2. Delegar la tarea. La segunda opción es delegar la responsabilidad de hacer la tarea. Sin embargo, ya sabemos que delegar un trabajo implica también cierta labor de seguimiento por nuestra parte, y por tanto también de responsabilidad. El objetivo de delegar es que no tengamos que hacer el grueso de la tarea. Lógicamente, si hacemos más del 75% de la tarea, no estamos delegando realmente. Lo ideal es minimizar nuestra parte del porcentaje a meras acciones de supervisión.

Probablemente, la regla de ls 0 minutos es una de las técnicas más efectivas para mejorar nuestra productividad. ¿Qué hay más efectivo que eliminar un compromiso o asignarlo a otra persona? Por supuesto, debemos intentar aplicar esta regla siempre que sea posible.

 

La regla de los 2 minutos: hazlo ahora

La regla de los 2 minutos es bien conocida por todos los que ponemos en práctica el método de organización personal GTD de David Allen, Getting Things Done.

Twizzle: tuitea sin procrastinar

Twitter es una red social con más de 300 millones de usuarios activos. En ella se envían otros tantos millones de tuits al día. Y aunque la cantidad de información a la que podemos estar expuestos puede ser potencialmente alta, dependerá del número de cuentas a las que sigamos. En cualquier caso, si nos interesan decenas o cientos de usuarios, ya tenemos trabajo por delante.

Muchos de nosotros utilizamos Twitter como fuente de información. Allí leemos titulares que enlazan a noticias y artículos en blogs. En mi caso sigo a un buen número de usuarios que publican contenido que me interesa (aunque casi estoy seguro de que convendría hacer una buena revisión). Sean cuales sean las cifras, Twitter puede ser también una fuente de distracción constante. El timeline en el que aparecen todos los tuits que publican nuestros contactos puede convertirse en un pozo sin fondo. De hecho es demasiado fácil caer en la trampa del scroll infinito.

Y es que en ocasiones solo queremos acceder a nuestro perfil para tuitear algo nuevo.

Youtubers y productividad (I): el proyecto de Thomas Frank

Hay mucho escrito sobre productividad y organización personal. Si uno navega unos minutos por Internet comprobará que la oferta de blogs es muy amplia. También si paseamos entre las estanterías de una librería, no tardaremos en encontrar una sección dedicada a este tema en particular, que además sigue teniendo su público fiel. Está claro que la gente quiere organizarse mejor y quieren aprender a hacerlo. Y las editoriales han sabido verlo.

Pero en el mundo de la productividad (todo un mundo), no solo tenemos blogs y libros para aprender. También en YouTube hay buenos recursos para empezar con la productividad desde cero, ampliar conocimientos o afianzar los ya adquiridos. Y como hacemos también con cualquier medio escrito (en papel o en digital), en las plataformas audiovisuales, y especialmente en YouTube, conviene filtrar y hacer un poco de selección. Hay algunos creadores que están haciendo un buen trabajo y creo que puede ser interesante compartir sus proyectos en este blog.

Thomas Frank es un joven youtuber estadounidense que hace vídeos sobre productividad desde 2006. Suele publicar tres o cuatro vídeos al mes, y la temática está centrada principalmente en consejos y técnicas para ser más productivo en el proceso de aprendizaje. El público objetivo son tanto estudiantes de instituto, de universidad o profesionales. Al fin y al cabo, nunca dejamos de aprender (o no deberíamos).

Algo es más que nada: lo importante es empezar

De vez en cuando conviene recordarse a uno mismo que «algo es más que nada». A algunos nos cuesta dejar una tarea a medias y, si contamos con el tiempo suficiente, preferimos terminar lo que empezamos. Obviamente, siempre existen tareas que, por su envergadura, no se pueden realizar en una sola tarde. En estos casos, y utilizando terminología GTD, posiblemente estemos frente a un «proyecto» y no ante una «tarea» o «acción» individual. Aquí solemos aceptar sin mayor problema que es algo natural detener el proyecto para reanudarlo al día siguiente. Las dificultades surgen cuando un proyecto se disfraza de «tarea un poco más grande» e intentamos abordarla toda de una vez.

Afrontar tareas cuya realización implique no más de 10 o 20 minutos es fácil. Nuestro cerebro «sabe» que en pocos minutos terminaremos y tachar (física o mentalmente) una tarea una vez realizada es siempre una sensación placentera. El problema aparece con las tareas que tienen una duración estimada entre 1 y 3 horas. Ante el panorama que se nos presenta, corremos el peligro de no empezar siquiera. Y con el consiguiente riesgo de posponer la tarea (y hacerlo eternamente). Por ejemplo, redactar un artículo de cierta extensión en un blog podría entrar perfectamente en esta categoría, cuando nos empeñamos en escribir de una sentada (nunca mejor dicho).

Un problema que salta a la vista es tratar estas tareas de cierta duración como un solo bloque, como una «acción» única. Siguiendo con el ejemplo de publicar un post en un blog, el error de partida es considerar el proceso de escribir un artículo como una única tarea indivisible. En realidad, la solución empieza por darle una consideración de proyecto. Pequeño, pero proyecto.

Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro

No hay blog de organización personal o productividad que se precie que no presente en algún momento la técnica Pomodoro. Sin ir más lejos, en este mismo blog he escrito un par de artículos que hacen referencia a la popular técnica de gestión del tiempo. Recientemente en «Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día», lo menciono en la lista de hacks productivos, ocupando un lugar en el consejo número 17. Y en uno de los primeros posts del blog, «Divide (tu tiempo) y vencerás», como era de esperar por el título, era casi obligado detenerse a comentar esta popular técnica. Y el concepto es bien simple.

La Técnica Pomodoro es una técnica muy utilizada por aquellos que intentar mejorar la gestión del tiempo que dedican a determinadas tareas. El método fue desarrollado por Francesco Cirillo a finales de los 80, y basta con realizar una rápida búsqueda en Internet para comprobar la popularidad de la técnica, que comparte lugar en las sugerencias de búsqueda con su significado principal, el de tomate, que es lo que significa pomodoro en italiano. Sorprende que a pesar de la sencillez del método existen certificaciones como la de Certified Pomodoro Technique® Practitioner o Licensed Pomodoro Technique® Trainer. Han sabido exprimir bien el tomate.