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Mes: febrero 2023

Decálogo para una comunicación digital más efectiva

Tiempo de lectura: 1 minutos

La comunicación es necesaria. Esto es indiscutible. Lo que merece algo más de debate es el exceso o la falta de comunicación, los canales inadecuados, los tiempos incorrectos, las prioridades equivocadas o la duplicidad de la información. El problema parece más bien una cuestión de contenido, forma y, sobre todo, medida.

Muchos trabajos se basan fundamentalmente en la comunicación. Es su función principal y en este caso particular se debe cuidar bien cualquier aspecto relacionado con el envío y recepción de información. Esto incluye las reuniones, los correos electrónicos y la mensajería instantánea, entre otras tantas formas de intercambiar información. En este escensario de trabajo basado en la comunicación, es difícil reducirla, pero es fundamental establecer también normas y límites claros.

Sin embargo, para otro tipo de profesionales cuyo cometido principal no es enviar y recibir mensajes constantemente, la comunicación ha logrado invadir buena parte de las tareas diarias. Quizá esta tarea es dar clase, investigar, desarrollar un producto o redactar, informes, pero no enviar y atender mensajes a todas horas. Por ridículo que parezca, de vez en cuando cabe preguntarse cuál debería ser nuestra labor principal para centrarnos en las tareas que realmente debemos realizar.

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Pon a dieta tu lista de tareas: 8 recetas muy saludables

Tiempo de lectura: 4 minutos

Reducir la lista de cosas que hacer es fácil. Dejar de alimentarla continuamente depende también de nosotros. Echamos la culpa a los demás por todo el trabajo que tenemos por hacer, pero buena parte de las tareas de nuestra lista las hemos puesto nosotros ahí.

Para poner a dieta nuestro checklist solo hay que prestar atención a las tareas que llegan (porque no todas lo son), respetar nuestro tiempo (recordemos: limitado) y, en general, aprender a cuidar y organizar mejor los proyectos que sí son nuestra responsabilidad.

1. Apunta solo tareas

Este primer consejo puede parecer una obviedad, pero es un error que repetimos constantemente sin darnos cuenta. Muchas veces, caen en nuestra bandeja de entrada tareas que no lo son. En principio, no debería suponer mayor problema, porque cuando procesamos este inbox de tareas, convertimos esa «cosa» que todavía está por definir en algo parecido a una acción realizable, una tarea. El problema aparece cuando una simple anotación o idea no pasa este filtro correctamente y se cuela en nuestro sistema de organización.

Para evitar estas tareas intrusas, tan solo hay que prestar más atención y utilizar la herramienta adecuada. Utiliza tu administrador de tareas (aplicación o papel) exclusivamente para apuntar lo que realmente tienes que hacer, y usa otras herramientas para anotar lo que simplemente son notas o ideas.

2. Aprende a decir «no»

Este ya es todo un clásico. La teoría la sabemos, pero ponerlo en práctica, por lo que sea, no es tan sencillo. No podemos complacer a todo el mundo; es imposible (ni debemos) atender todas las peticiones, ni hacer todos los favores. Posiblemente no tendremos más remedio que atender algunos compromisos, pero otros serán perfectamente evitables.

Aprender a decir que no es todo un arte, pero solo requiere práctica. La primera vez cuesta, la segunda no tanto y a la tercera va la vencida. Y los efectos son inmediatos en nuestra lista de tareas. Con cada «no», desaparece una tarea de nuestra lista. Realmente nunca llega a entrar. Di no.

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La productividad ilustrada

Tiempo de lectura: 2 minutos

En ocasiones sobran las reuniones, sobra el papeleo y sobra el exceso de planificación. A veces, sobran incluso las palabras y una imagen tiene mucho más valor.

Hay muchos ilustradores que saben reflejar con una imagen cualquier idea. Sigo en redes a muchos artistas que comparten su trabajo, en especial a aquellos cuyo tema principal de inspiración es la productividad y la organización personal. Son ellos también inspiración para muchos de los artículos de este blog.

Comparto en esta ocasión una recopilación de algunas de mis ilustraciones favoritas.

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En busca de la comunicación efectiva: ¿chat o correo electrónico?

Tiempo de lectura: 3 minutos

Aunque algunos no lo crean (mis alumnos, por ejemplo), el correo electrónico se inventó antes que Internet. Fue en los años 60 y décadas más tarde, cuando esta forma de comunicación se popularizó con Internet, afortunadamente, todo todavía podía esperar un poco (las conexiones tampoco nos daban otra alternativa). Y esperábamos, con el preciado don de la paciencia, porque esa era la filosofía del e-mail: yo te envío algo y tu lo lees cuando puedas. Y qué ilusión recibir y abrir el mensajito. Hoy, todo son prisas.

¿Cuándo dejó de ser el chat un sistema de comunicación síncrono? Pero sobre todo, ¿cuándo dejó de ser el correo electrónico un medio de comunicación asíncrono? ¿En qué momento se ha desmontado algo que funcionaba tan bien? De los medios esperamos que evolucionen, pero deberíamos redefinir entonces el propósito de cada canal de comunicación.

Todos caemos alguna vez en la trampa de utilizar el canal incorrecto para comunicar algo. El objetivo es minimizar estos errores y lograr una comunicación menos intrusiva y, sobre todo, más efectiva, seleccionando bien lo que comunicamos y por qué canal lo enviamos.

El correo electrónico: el gran olvidado

Tradicionalmente, el correo electrónico ha sido un canal de comunicación asíncrono. Y debería seguir siéndolo. Es cierto que pocos lo utilizan para comunicar a un amigo algo personal y que no tiene demasiada urgencia, salvo que no dispongan de su número de teléfono y entonces no haya otro canal alternativo. El e-mail sigue siendo el rey en buena parte de los entornos profesionales. En esta categoría también caería cualquier sistema de mensajes o correo interno (no instantáneo) de la empresa, que no tiene por qué ser el correo electrónico tradicional.

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Afila bien tus herramientas de productividad

Tiempo de lectura: 5 minutos

Preparar las herramientas con las que vamos a trabajar es fundamental si queremos alcanzar ciertos objetivos de productividad. No se trata solo de elementos físicos, que también, sino de cualquier programa informático, servicio de Internet o el propio sistema operativo. Una herramienta puesta a punto y correctamente utilizada también puede ser un gran instrumento de productividad.

Este importante paso en la organización personal me recuerda a la idea de mise en place (poner en su lugar) que se utiliza en gastronomía para definir el conjunto de tareas para organizar los ingredientes que un cocinero necesitará antes de preparar un plato.

Preparar y «afilar» tus herramientas digitales también nos puede hacer más productivos. Con este tema continuamos la serie de consejos para empezar el curso o el año bien organizado. Anteriormente, ya hablamos del noble arte de tirar, archivar y digitalizar,  de cómo la organización efectiva es una cuestión de planificación y método, de profesores, agendas y tareas y, recientemente, de cómo mantener nuestros datos sincronizados, seguros y en orden.

Mise en place de material de oficina

En cuestiones de organización personal, no todo es digital, ni debe serlo. Así que no podía pasar por alto este punto sobre material de oficina y otras «herramientas físicas». Quién nos habría dicho que las llamaríamos así para diferenciarlas de las digitales.

Es fundamental tener a punto el arsenal de bolígrafos, lápices, libretas, post-it, etiquetas, grapadoras, clips, etc. Cada uno las que necesite. Basta con que un bolígrafo no funcione y no tengamos otro a mano, para que no empecemos con buen pie. Lo mismo sucede si nos quedamos sin papel en la impresora (o esta ha decidio no funcionar), si nos quedamos sin grapas o sin fundas de plástico para organizar nuestros documentos.

Puede parecer un tema menor, pero tiene su importancia. Bastante tenemos con enfrentarnos a las tareas que debemos hacer, como para tener que sortear «pequeños» obstáculos como la falta de material o cualquier otra incidencia técnica. Antes de empezar, debemos asegurarnos de que contamos con todas las herramientas que necesitamos… y que funcionan correctamente.

Mantener en orden nuestro material de oficina también nos permite ser más productivos.

Trabaja a la última y siempre con seguridad

¿Trabajas con todos tus sistemas y programas actualizados? Si no sabes la respuesta a esta pregunta, significa que algo debes hacer al respecto. Al menos, comprobarlo. Hay varios elementos que conviene tener actualizados, por seguridad y para un mejor funcionamiento.

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