No puedes gestionar tu tiempo… pero sí vigilarlo

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Dicen muchos expertos en productividad que no es posible gestionar el tiempo, que se trata de un recurso fijo y limitado, y por tanto no puede ser ni comprimido ni estirado. Hasta aquí todos de acuerdo. No hace falta ser un gurú de la organización personal para compartir este argumento (que tiene todo el sentido bajo las leyes físicas por las que se rige nuestro universo). Aun así, seguimos encontrando oferta de cursos sobre «gestión del tiempo».

¿Quién no ha tenido alguna vez el deseo de poder contar con algunos minutos más al final del día? Sin embargo, sabemos que no es posible. Lo que si podemos hacer —y esto parece algo más razonable— es gestionar las tareas que ocupan ese tiempo. Conocidos métodos de organización personal como GTD inciden en esta cuestión. La clave del éxito está en el tratamiento que damos a las tareas que nos ocupan a diario, con los matices particulares que proponga cada técnica, pero no especialmente en planificar con todo nivel de detalle en nuestra agenda a qué actividades dedicaremos el tiempo. Una organización del tipo «a las 9h me pondré con esto y a las 9:45h con aquello», está en muchos casos abocada al fracaso. En primer lugar porque no siempre es sencillo (o posible) estimar el tiempo que invertiremos en una actividad y además porque el factor «imprevisto» puede aparecer en el momento más inoportuno. De modo que gestionar el elemento «tarea» siempre parece mejor solución que cualquier otro método de reserva de bloques de tiempo en nuestro calendario (salvo para casos muy particulares que merecen otro post).

Al menos podemos vigilar el tiempo

Quizá no podamos gestionar el tiempo, pero si desde luego controlar las horas para tomar las decisiones correctas cuando llega el momento de gestionar nuevas tareas que van llegando a nuestra bandeja de entrada. Hay preguntas, seguramente recurrentes para la gran mayoría, que deberíamos ser capaces de responder siempre: ¿Cuánto tiempo he invertido en un proyecto? ¿He dedicado demasiado tiempo a un grupo de tareas? ¿Cuántas horas «extra» he hecho esta semana? ¿Por qué nunca tengo tiempo para mis proyectos personales? Como digo, es fundamental poder dar respuesta a estas cuestiones para poner remedio a la «falta de tiempo». Si no somos capaces de conocer en qué se nos van los minutos, difícilmente podremos tratar el problema. Controlar, vigilar o monitorizar los minutos. Cualquiera de estas acciones sirven para describir la idea de realizar un seguimiento del tiempo invertido.

No hace falta decir que el objetivo no es en ningún caso medirlo absolutamente todo. Simplemente hay que poner la vista en aquellas áreas en las que queramos tomar de nuevo el control. Además, el proceso es bien sencillo: simplemente tenemos que anotar el tiempo que hemos dedicado una actividad. Y para ello podemos emplear desde las soluciones tradicionales de papel y bolígrafo, a recursos más sofisticados en forma de aplicación informática.

Los beneficios de registrar el tiempo

Llevo algún tiempo probando el registro del tiempo dedicado a tareas en algunas áreas y, en mi caso particular, reconozco que ha traído algunas ventajas, algunas inesperadas:

1. Sé en qué se me van las horas. El beneficio directo está claro: registrando el tiempo que dedico a un determinado grupo de tareas, encuentro la explicación a la «falta de tiempo» en otras áreas de mi trabajo o de mi tiempo de ocio. Con los números sobre la mesa, ya es responsabilidad de cada uno tomar cartas en el asunto y hacer los cambios oportunos para reorganizar el trabajo poniendo de acuerdo agenda y listas de tareas.
2. Organizo mejor las áreas de trabajo… y descubro que alguna merece una categoría aparte. Los registros obligan a definir grupos de tareas, proyectos o áreas de responsabilidad, algo que quizá hasta el momento no habíamos planteado, al menos por escrito.
3. Evito el «picoteo de tareas». De vez en cuando, especialmente en momentos de poca concentración, tiendo a cambiar entre tareas de distinto origen, haciendo improductivas algunas horas. Con un registro de tiempo, al iniciar el temporizador, empieza un bloque de tareas de un grupo, lo que me obliga a mantenerme en una parcela de trabajo concreta.
4. Decido mejor sobre la siguiente tarea. Saber que voy a registrar el tiempo dedicado a una tarea, me hace tomar mejores decisiones sobre qué trabajo iniciar, valorando la conveniencia o prioridad sobre otro grupo de responsabilidades.
5. Soy más consciente del trabajo que tengo delante. Saber que corren los minutos me hace aprovechar mejor el tiempo. Pero no sé si tendrá el mismo efecto en todas las personas.
6. Encuentro la motivación que me falta. Sé que la tarea que tengo entre manos, suma en este pequeño juego y eso siempre estimula.
7. Consigo poner un poco más de orden en mi trabajo. A fuerza de proponer algo de estructura y secuencia a las tareas de mis «listas de cosas que hacer», consigo al menos ser un poco más productivo.

Y, ¿qué bloques o área de responsabilidad se pueden definir? Las habrá de carácter profesional y otras serán para proyectos personales. Las opciones son muchas: unos tendrán interés en registrar el tiempo que dedican fuera de su horario laboral a cuestiones de trabajo; y otros tendrán curiosidad por saber cuántas horas dedican a escribir en su blog (yo ya he empezado a hacerlo). Muchos preferirán conocer cuánto tiempo les lleva el mantenimiento de su casa al mes, y a otros cuántas horas semanales dedican al ejercicio físico. Lo importante es empezar a tomar el control del tiempo en aquellas áreas que queremos gestionar mejor.

Soluciones para registrar tu tiempo

La inversión en un sistema de control del tiempo es mínima. Una libreta, un bolígrafo y un reloj (el de mano o el del teléfono móvil) son suficientes para empezar a registrar y descubrir los minutos que dedicamos a nuestras tareas. Pero el «juego» siempre es más divertido si ponemos tecnología de por medio, ¿verdad?

Existe una infinidad de aplicaciones en el mercado. Algunas son simples temporizadores o cronómetros. Otras, más sofisticadas, como Timely, integran opciones que permiten detallar las tareas que realizamos, organizar los proyectos o áreas de responsabilidad, obtener una vista semanal o diaria de las actividades registradas con los tiempo globales, generar de informes con estadísticas, etc. Y además, es multiplataforma. Actualmente está disponible para macOS, iPhone, iPad, Apple Watch, Web y próximamente en Android. Tener la aplicación siempre «a mano» desde distintos dispositivos es fundamental para motivar (y no olvidar) su utilización. Si algo pide esta propuesta de registrar el tiempo es constancia.

La versión gratuita de la aplicación permite dar de alta a un usuario activo y un máximo de 5 proyectos (o áreas de responsabilidad), para mí más que suficientes. Para los más exigentes, existe también una versión Premium para ampliar estas limitaciones por un precio anual.

Timely | www.timelyapp.com
Fotografía | «numbers-time-watch-white» de CéLOGIK en Flickr