Tiempo de lectura: 7 minutos
Contenidos
Kaizen: una mejora continua
Cuando hablamos de kaizen, solemos pensar en la idea japonesa de mejora continua, un avance silencioso que se construye a base de pequeños pasos constantes. Pero el kaizen no es solo una filosofía abstracta: también se materializa en prácticas concretas que ayudan a mantener el orden, reducir el ruido y trabajar con mayor claridad. Por eso, cuando nos preguntamos cómo organizar mejor nuestros espacios o nuestras tareas, mirar hacia métodos que nacen de esta filosofía resulta especialmente útil.
Kaizen es la filosofía japonesa que propone mejorar de forma continua mediante pequeños cambios diarios, simples y sostenibles.
En materia de organización, hay dos ámbitos en los que introducir algún tipo de sistema marca una diferencia inmediata. El primero es el orden físico, la forma en que distribuimos y cuidamos los objetos y los espacios que ocupamos. El segundo es la gestión de tareas y proyectos, es decir, la manera en que damos forma al trabajo que está por hacer.
En Japón, ambos aspectos se abordan desde una tradición de minimalismo, simplicidad y disciplina que encaja perfectamente con el espíritu del kaizen: mejorar de forma gradual, constante y sostenible.
De las fábricas a la organización personal
El vídeo Kaizen: El secreto detrás de la productividad japonesa muestra ejemplos de aplicación de la filosofía kaizen en distintas fábricas japonesas, destacando cómo pequeñas mejoras continuas pueden transformar por completo la productividad y las condiciones de trabajo.
Desde la disposición ordenada de materiales hasta la revisión de procedimientos para reducir pasos y tiempos, el kaizen persigue eliminar ineficiencias y hacer el trabajo más fluido. En una fábrica de sándwiches, por ejemplo, el cambio de un sistema lineal a pequeños grupos capaces de completar lotes enteros redujo drásticamente los tiempos y aumentó la producción.
El vídeo también muestra cómo esta filosofía se extiende a entornos con empleados con discapacidad, donde el objetivo principal es facilitar las tareas y hacerlas más cómodas para todos. Se rediseñaron recipientes, se incorporaron guías táctiles y se crearon pequeños dispositivos que ayudan a reducir movimientos innecesarios, como las cuerdas que estabilizan destornilladores utilizados miles de veces al día. Estas adaptaciones no solo mejoraron el trabajo de quienes tenían alguna limitación sensorial o física, sino que incrementaron el rendimiento global de la fábrica.
Aquí aparece un claro paralelismo con el Diseño Universal de Aprendizaje que aplicamos en educación, entendido en este caso como un diseño universal del trabajo: una mejora pensada para un grupo concreto termina beneficiando a toda la plantilla. Los gatos mecánicos para ajustar mesas o las etiquetas táctiles y visuales en los repuestos simplifican procesos, reducen errores y crean entornos más accesibles y eficientes. En conjunto, el kaizen se presenta como una cultura de colaboración y mejora continua que impulsa productividad, calidad y bienestar.
El valor del método
Existen infinidad de sistemas para abordar las dos grandes áreas —orden físico y gestión de tareas—, pero algunos resultan excesivamente complejos según el propósito. El éxito o el fracaso de cualquier proceso de organización depende en buena parte del método que elijamos. Es como intentar arreglar algo con la herramienta equivocada. Lo que sí está claro es que trabajar sin ningún método no es una opción; tarde o temprano, la falta de sistema acaba generando más caos que soluciones.
Del mismo modo que debemos escoger la herramienta, seleccionar la técnica y aplicar la fuerza adecuadas para una tarea física, también es fundamental emplear el método, el tiempo y la energía convenientes para organizar nuestro entorno o nuestro trabajo. No se trata de «matar moscas a cañonazos», sino de implantar el sistema adecuado, aunque este sea extremadamente sencillo e incluso obvio.
Japón ha desarrollado varios métodos que destacan precisamente por su sencillez y eficacia. Dos de los más conocidos son el sistema 5S y el Kanban. Otros sistemas y filosofías, como Kaizen, Kakeibo o Jidoka, también han influido notablemente en la cultura de la organización. Hoy quiero hablaros un poco sobre 5S y Kanban.
5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)
El sistema 5S es uno de los métodos japoneses de organización más extendidos y una herramienta fundamental para crear espacios ordenados, seguros y eficientes. Nació en el entorno industrial japonés —especialmente en Toyota—, pero hoy se aplica en escuelas, oficinas, hogares y cualquier contexto donde el orden físico sea determinante para la productividad.
Las cinco “S” corresponden a cinco fases sencillas y fáciles de comprender. A primera vista pueden parecer evidentes, casi de sentido común. Sin embargo, el error más habitual es mezclar las fases o intentar realizarlas todas a la vez, sin respetar el orden ni el propósito de cada paso. Es precisamente esa estructura la que convierte al sistema 5S en un método tan eficaz.
- Seiri (整理 / Clasificar) consiste en separar lo necesario de lo innecesario. Su objetivo es reducir la acumulación y quedarse solo con aquello que aporta valor.
- Seiton (整頓 / Ordenar) implica asignar un lugar específico para cada objeto, de modo que todo esté accesible, visible y listo para usarse sin esfuerzo.
- Seiso (清掃 / Limpiar) no significa solo limpiar superficies: es un proceso de inspección, identificación de fuentes de suciedad y mejora constante del entorno.
- Seiketsu (清潔 / Estandarizar) busca mantener los avances logrados mediante rutinas, normas claras, etiquetado, colores o procedimientos simples que evitan volver al desorden.
- Shitsuke (躾 / Disciplina) promueve la constancia. Es el paso más difícil: convertir lo anterior en hábito y fomentar una cultura del orden sostenida.
Kanban · 看板
Kanban es un sistema japonés de gestión del trabajo basado en la visualización y la mejora continua. Su nombre significa “tarjeta” o “señal”, y nació en Toyota como una forma de controlar el flujo de producción evitando la saturación y los desperdicios. Hoy es universal: se usa en programación, investigación, educación, equipos docentes y organización personal.
Si alguien busca un método para organizar sus tareas y nunca ha utilizado ninguno, lo más aconsejable es empezar por algo tan sencillo como Kanban. Uno de los errores más comunes de quienes se inician en la productividad y la organización personal es elegir un sistema demasiado sofisticado. Una mala elección puede derivar en frustración al descubrir que se dedica más tiempo a aprender y mantener el método que a realizar las tareas en sí. Por eso Kanban es un buen punto de partida: es simple, visual y permite obtener resultados desde el primer día.
El corazón de Kanban es el tablero, dividido habitualmente en tres columnas: Por hacer, En proceso y Hecho. Cada tarea se representa mediante una tarjeta que avanza de columna conforme progresa. Esta simple visualización permite comprobar de un vistazo qué se está haciendo, qué tareas no han sido iniciadas y qué trabajo está terminado.
Uno de los elementos clave es el WIP Limit (Work In Progress Limit), que limita cuántas tareas pueden estar en curso al mismo tiempo. Limitar el WIP reduce la multitarea y obliga a centrarse. Es una de las aportaciones más transformadoras del método, siguiendo el principio de «menos es más». Lógicamente, el sistema Kanban deja de funcionar si en cualquiera de las columnas hay un número inabordable de tarjetas. En muchas ocasiones, la única forma de avanzar es reducir el tamaño del problema y simplificar la organización.
Kanban fomenta un flujo continuo, sin ciclos rígidos: cuando finaliza una tarea, entra la siguiente. También promueve la reflexión y la mejora continua mediante revisiones breves y frecuentes, un proceso muy relacionado con la filosofía japonesa kaizen.
En el vídeo de simpleshow explican el método general en 1 minuto.
Su mayor ventaja es su simplicidad: no exige herramientas complejas ni largos procesos de planificación. Un tablero físico con post-its puede cambiar la dinámica de un equipo. Kanban ayuda a organizar proyectos, visualizar progresos y fomentar la responsabilidad compartida.
Hoy existen herramientas digitales para gestionar tableros Kanban de forma colaborativa. Personalmente utilizo Microsoft Planner, que se integra en Teams y permite crear «cubos» o depósitos equivalentes a las columnas del tablero.
En definitiva, tanto kaizen como los métodos 5S y Kanban nos recuerdan que la mejora no siempre llega con grandes revoluciones, sino con decisiones sencillas, consistentes y bien definidas. Introducir pequeños cambios en nuestro espacio o en nuestra forma de trabajar puede tener un impacto enorme en nuestra claridad, bienestar y productividad. Lo importante es empezar por algo asumible, mantenerlo en el tiempo y dejar que la mejora continua siga su curso.
Sé el primero en comentar