Mis apps de productividad (#1)

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El inicio de curso siempre es un buen momento para hacer una revisión de las aplicaciones instaladas en mis dispositivos (smartphone, tablet, ordenadores). Una a una, me he preguntado con honestidad si realmente las utilizo, en cuyo caso las he mantenido. Cuando la respuesta ha sido negativa, no he dudado en fulminarlas sin piedad.

En este proceso de limpieza y organización de aplicaciones también he puesto en cuestión cuántas de ellas son realmente herramientas de productividad, cuáles aportan alguna mejora a nivel de eficiencia o eficacia. Y lo cierto es que son más de las que yo pensaba inicialmente. ¿En qué me ayuda realmente esta app? ¿Me hace ahorrar algo de tiempo? ¿Mejora mi trabajo en algo? ¿Tiene alguna función que no pueda ser reemplazada por otra app o incluso por un papel y un bolígrafo?

La idea inicial era hacer un listado básico de todas y cada una de las apps de productividad que utilizo, pero finalmente me he empeñado en comentar brevemente cada una de ellas y razonar por qué las considero herramientas de productividad o de organización personal. Así que voy a necesitar al menos un par de posts en este blog para compartir el listado completo. Toda la información en un único artículo sería excesivo. Además, no entro a detallar a fondo cada aplicación, porque cada una de ellas bien merece en este blog un artículo en exclusiva. De momento, vamos con la primera parte de la colección de apps.

1. Things para gestión de tareas

El equipo de Cultured Code mima su aplicación de administración de tareas en cada actualización. Quizá no sea la app perfecta para implementar métodos como GTD, pero desde luego está muy cerca. El inconveniente es que solo está disponible para sistemas Apple. Yo la utilizo desde hace años en iOS, macOS y watchOS, con todas las ventajas de la sincronización de datos entre apps y dispositivos. A medida que vaya avanzando con la serie de artículos sobre GTD que llevo publicando algún tiempo, Things tendrá su momento cuando hablemos de herramientas informáticas concretas para la gestión de tareas.

¿Porque Things es una herramienta de productividad? Porque soy más eficaz con una gestión digital de las tareas. Por su diseño y funcionalidad, ahorro tiempo gestionando las «listas de cosas que hacer» y además me permite implementar GTD a un nivel bastante razonable (no como yo quisiera).

Things | culturedcode.com/things | Things 3 en App Store

2. Ready Tweet 2 para tuitear sin distracciones desde el teléfono móvil

Ya he escrito en un par de ocasiones sobre las ventajas de disponer de una app que nos permita simplemente publicar en Twitter, sin posibilidad de acceder a nuestro timeline. Ready Tweet 2 es una alternativa minimalista para compartir rápidamente en Twitter, ya que permite el uso de plantillas para ahorrar algo de tiempo. La utilizo en mi iPhone (iOS).

¿Por qué Ready Tweet 2 es una herramienta de productividad? Porque me permite participar en Twitter en cualquier momento, sin estar expuesto a las tentaciones de echar un vistazo a los tweets publicados y perderme en ellos. Publicar tweet y listo; siguiente tarea.

Ready Tweet 2 | App Store

3. Just Press Record para grabar notas de voz

Es la aplicación que utilizo cuando no tengo opción (o ganas) de anotar por escrito cualquier cosa que requieran registro. De la app me gusta especialmente la facilidad para acceder al texto resultante de la transcripción de voz. También sus opciones para compartir con otras aplicaciones en otros dispositivos. Es realmente práctica, aunque como siempre, requiere de hábito.

¿Por qué Just Press Record es una herramienta de productividad? Porque me hace ser más eficiente en el momento de capturar determinadas ideas que por escrito son mucho más difíciles de reflejar.

Just Press Record | www.openplanetsoftware.com/just-press-record | App Store

4. Coach.me para el seguimiento de hábitos

Podemos personalizar nuestros propios hábitos y unirnos a un buen catálogo de iniciativas organizado por temáticas. También tiene características de red social, de modo que podemos seguir a otros usuarios para estar al tanto de sus compromisos y progresos. La utilizo principalmente en mi smartphone, pero también es posible acceder en su web.

¿Por qué Coach.me es una herramienta de productividad? Porque garantiza que no paso por alto el seguimiento de los hábitos diarios que he marcado como objetivo. Además, el diseño y funcionalidad de la aplicación hacen que este proceso de revisión suponga un tiempo mínimo.

Coach.me | www.coach.me | App Store | Google Play

5. Microsoft Teams para trabajo en equipo

De hecho es una aplicación que utilizo a diario y exclusivamente en el ámbito profesional, lo que facilita una separación de las áreas de responsabilidad laboral y personal. Realmente, MS Teams es una herramienta, un espacio de trabajo que integra otras apps para la gestión de notas (OneNote), gestión de archivos (OneDrive), chat, etc. La utilizo indistintamente en mi smartphone, en la aplicación de escritorio o directamente en la web.

¿Por qué Microsoft Teams es una herramienta de productividad? Porque permite la comunicación instantánea, vía chat o por videoconferencia, facilita el trabajo colaborativo con documentos y es un espacio idóneo para el trabajo en equipo. Con una organización correcta, hacemos más en menos tiempo.

Microsoft Teams | products.office.com/es-es/microsoft-teams | App Store | Google Play

6. Dropbox & OneDrive para organizar mis archivos

La sincronización de archivos está a la orden del día. Pocos son ya los que no disponen de sus datos actualizados en la nube y en todos sus dispositivos. Utilizo Dropbox para organizar y hacer accesibles todos mis archivos desde mi teléfono móvil, tablet y ordenadores. Y en particular, uso OneDrive para almacenar toda la información relacionada con mi trabajo. Esta separación no es solo una mera cuestión práctica, sino también la obligación con cumplir con todos los aspectos de protección de datos (RGPD). En nuestro entorno laboral, según para qué datos, Dropbox no, OneDrive sí. Utilizo ambos sistemas principalmente como aplicación instalada en el ordenador, pero también en su versión móvil y vía web de vez en cuando.

¿Por qué Dropbox y OneDrive son herramientas de productividad? Con ambas aplicaciones conseguimos ser más efectivos en la gestión de archivos digitales, evitando perder tiempo descargando o enviando archivos de un lugar a otro. Nuestros datos siempre actualizados en cualquier momento y lugar. Todo son ventajas.

Dropbox | www.dropbox.com | App Store | Google Play
OneDrive | onedrive.live.com | App Store | Google Play

Próximamente, la segunda parte de la colección de apps de productividad.

Fotografía «Escritorio productivo» | UzbekIL en Pixabay
Fotografía «Laptop & Smartphone» | 6689062 en Pixabay