Desconecta (III): las siempre inoportunas notificaciones

Mientras lees un libro tranquilamente en tu sofá a última hora de la tarde recibes una notificación en tu móvil avisando de un nuevo mensaje: «Mañana reunión a las 11h. Debes encargarte de X e Y». Y sean X e Y dos tareas inesperadas, no previstas y por tanto no registradas en tu sistema de organización. Pues nada, ya tienes la noche hecha dándole vueltas al asunto.

Debemos reconocer que en ocasiones vivimos momentos de preocupación sencillamente porque queremos. Muchas veces somos nosotros quienes facilitamos la entrada de información que finalmente acaba provocando todo tipo de situaciones de estrés. Nuestros smartphones y los dichosos avisos de nuevos mensajes no tienen la culpa. Aunque nos empeñemos en culpar a la tecnología, la responsabilidad última es de quien instala las aplicaciones y decide activar las notificaciones.

Afortunados aquellos que dispongan de un dispositivo móvil de empresa que les permita hacer una desconexión absoluta tras una jornada intensa de trabajo. Para todos aquellos que viven esta situación ideal, el consejo para una desconexión digital efectiva es el más básico de todos: apaga tu móvil. Ni llamadas ni mensajes entrantes; salvo que configures luego tu teléfono personal como si fuera el de tu empresa, claro está. Inconscientes hay en todos lados. Pero dejando al margen este caso particular, el resto de los mortales nos vemos obligados a utilizar nuestro teléfono móvil personal o tablet para llevar a cabo tareas de trabajo. Porque consultar los mensajes del trabajo es eso, trabajo (consumiendo por cierto megabytes de datos y posiblemente minutos de llamadas en más de una ocasión).

En definitiva, para todos aquellos que queremos seguir utilizando nuestro smartphone sin interrupciones de trabajo, se me ocurren varias soluciones:

  1. La opción ideal es no tener en tu smartphone ninguna aplicación a través de la cual pueda llegar un mensaje de trabajo. Si esto no es posible (dudo que no sea posible), prueba con alguno de los puntos siguientes.
  2. Si es posible, configura tus cuentas de correo electrónico personal y corporativo en aplicaciones distintas. Desactiva las notificaciones en la aplicación que utilices para el correo electrónico de empresa. Y para el e-mail personal, ya es decisión tuya.
  3. Si tienes la suerte de contar en tu empresa con una aplicación específica para la comunicación interna, también puedes desactivar directamente las notificaciones.
  4. También puedes desactivar la ejecución en segundo plano de una determinada aplicación. Hasta que no entres en ella, no recibirás ni verás nada. Decide tú cuándo acceder a la información. Y decide bien. En tu tiempo libre, decide que no.
  5. Si recibes asuntos de trabajo a través de aplicaciones que utilizas para temas personales (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, etc.), no te puedo recomendar otra cosa que no sea bloquear determinados números de teléfono, no aceptar solicitudes de contacto en redes sociales de compañeros de trabajo o silenciar mensajes de determinados grupos de conversación o de algunos usuarios (si la aplicación lo permite).
  6. Y si nada de esto funciona: apaga tu móvil y aprovecha para desconectar de todo en general.

Los avances en las tecnologías de las comunicaciones llegaron para facilitar nuestro trabajo. Pero insisto en que el problema es que nosotros seguimos sin saber establecer unos límites razonables. Dejamos que muchos temas de trabajo invadan el tiempo y el espacio personal. Seguimos mezclando por propia voluntad nuestros asuntos laborales con los privados dentro de una misma colección de aplicaciones, habitualmente dentro de un mismo dispositivo móvil también. Y esto no facilita precisamente la tarea de separar trabajo de vida personal. Pero todo es empezar.

Fotografía #1 | Smartphone de Terovesalainen en Pixabay
Fotografía #2 | Apps de LoboStudioHamburg en Pixabay

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Desconecta (I) » El correo electrónico

Cuando aparecieron los primeros smartphones con acceso a Internet (tendrás uno al alcance de la mano ahora mismo), se presentaron tan smart, tan inteligentes que prometieron ser nuestros aliados. Parece que nadie pudo prever que este tipo de alianza también traería consigo algunos inconvenientes. Estos teléfonos inteligentes son ahora los que en muchas ocasiones no nos dejan desconectar completamente del trabajo.

Antes de la era smartphone, cuando terminábamos nuestra jornada laboral, como mucho nos llamaban por teléfono a nuestro móvil si había algo urgente en el trabajo. Y años antes, cuando ni siquiera existían las comunicaciones móviles, tenían que localizarnos en el teléfono fijo de nuestra casa. En este sentido, las cosas ahora han cambiado y pueden llegar a ser un fastidio. La relación con nuestros trabajos también ha sufrido cambios importantes y no todos son positivos.

No seré yo quien culpe a la tecnología, pero si al mal uso que hacemos de los avances en este sector y, por supuesto, de no saber establecer límites razonables. Los dispositivos móviles con acceso a Internet han cambiado reglas que deberían haberse mantenido invariables, solo por sentido común y por responsabilidad. Pensamos que dejamos de trabajar, pero nuestros smartphones nos mantienen conectados (¿atados?) a nuestras empresas y a todas las tareas que debemos realizar para ellas. Resulta que cuando tomamos la decisión de desconectar del trabajo, alguien puede decidir lo contrario, simplemente «asaltando» nuestros dispositivos. Y como decía al principio, en particular nuestro teléfono móvil no es precisamente el mejor aliado en estos casos.

Interrupción, atraco, invasión o allanamiento. Que cada uno elija el sustantivo que mejor defina lo que siente cuando el trabajo se asoma sin avisar durante su tiempo de ocio. Y sobre cómo evitar estas irrupciones empiezo una serie de artículos, cada uno centrado en una tecnología o un aspecto concreto de nuestra organización personal. El primero es un viejo conocido: el correo electrónico.

1. El correo electrónico

El correo electrónico es un sistema de comunicación de uso habitual en las empresas desde hace ya muchos años. Es tan antiguo que es incluso anterior a la creación de Internet (aunque algunos no lo crean). El primer antecedente fue a principios de los años 60, pero podemos decir que el primer mensaje de correo electrónico enviado a través de una red data del año 1971. Casi cincuenta años de vida del correo electrónico, diseñado para facilitar el trabajo en general y la comunicación en particular, y que paradójicamente, de vez en cuando, nos da más trabajo del que ya tenemos. Lejos de simplificar la comunicación en ocasiones la complica, generando conversaciones improductivas o intercambios de información innecesarios.

Hace no muchos años, cuando recibir una carta (no comercial) por correo postal todavía era habitual, cada notificación de nuevo correo electrónico en nuestro ordenador nos hacía especial ilusión. Ahora la situación se ha invertido y no nos resulta extraño encontrar decenas o centenares de correos electrónicos esperando en nuestra bandeja de entrada. Y sean de carácter personal o profesional, asumimos sin rechistar la tarea de revisarlos como parte de nuestro «trabajo».

Cuando inicias una nueva etapa laboral en una empresa, seguramente en tu primer día de trabajo ya te están proporcionando los datos de acceso a tu nueva cuenta de correo electrónico corporativo, para que puedas empezar a enviar a recibir mensajes a través de un e-mail con el formato tunombre@tuempresa.com o similar. Pero también es posible que en lugar de un correo electrónico, la bienvenida digital sea en forma de acceso a una plataforma de comunicación interna de la empresa. O quizá las dos cosas. En cualquier caso, la cuestión es que ya no te escapas, digitalmente hablando. La información importante ahora llegará a tu bandeja de entrada. Y la que no lo es, también.

En el momento que configuras tu e-mail en tu ordenador o en tu móvil, la gestión diaria del correo electrónico se convierte en una tarea más. En diferentes blogs que tratan la productividad se ha escrito mucho sobre este ya tradicional sistema de comunicación, ofreciendo consejos prácticos para mejorar el proceso de revisión de los mensajes en nuestra bandeja de entrada.

Respecto a este tema, hay tres claves para el éxito en la gestión del correo electrónico y que además garantizan una desconexión digital del trabajo manteniendo a raya determinadas tareas, para que no se cuelen en nuestro tiempo libre. Son bien sencillas:

  1. Consulta tu correo electrónico solo una vez al día. Repito: solo 1 vez el día. Una frecuencia mayor es completamente innecesaria. Revisar tu correo electrónico no es tu trabajo; solo es una parte de él.
  2. Revisa la bandeja de entrada de tu e-mail cuando realmente tengas tiempo para ello y puedas hacer algo al respecto. Una buena opción es hacerlo a mitad de mañana, cuando todavía tienes tiempo para terminar algunas tareas que puedan surgir a partir de alguno de los mensajes.
  3. Sobre todo, no consultes tu correo electrónico a última hora del día, justo antes de finalizar tu jornada laboral. Ya harás crecer tu lista de tareas al día siguiente.

Fotografía e-mail | Empresario Dedo Toque de geralt en Pixabay

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Las notificaciones en tu smartphone: una relación de amor/odio

¿Cuánto tiempo dirías que utilizas tu smartphone cada día? Si formulamos esta pregunta a cualquier persona, probablemente necesitará unos segundos para responder y hará una estimación de la que no estará demasiado seguro. No es precisamente una cuestión de fácil respuesta. De hecho, para sorpresa de muchos, la estimación suele estar por debajo del tiempo real de uso del terminal; aproximadamente la mitad.

Es decir, que usamos nuestro smartphone el doble de tiempo del que creemos (o admitimos). Al menos eso concluyó un estudio de PLOS ONE de 2015 bajo el título «Beyond Self-Report: Tools to Compare Estimated and Real-World Smartphone Use». Durante dos semanas, cada uno de los 23 participantes del experimento (de entre 18 y 33 años), había utilizado su smartphone 5 horas al día de media, con un total de 85 interacciones. Y en esto último punto parece estar el quid de la cuestión. Olvidamos tener en consideración la suma de los breves pero también frecuentes tiempos de uso de nuestro smartphone, a veces de apenas unos segundos.

De lo que no hay duda es que gran parte de las interacciones cortas con el smartphone se deben a las notificaciones. Normalmente consultamos el móvil porque una alerta visual, sonora o vibrante capta nuestra atención y nos avisa de una actualización en nuestras redes sociales, de la recepción de un nuevo correo electrónico o de la entrada de una llamada telefónica, entre otras decenas de posibilidades. Aunque también es cierto que a veces no nos hacen falta ni avisos ni alertas para permanecer pegados a nuestro smartphone durante todo el día (por lo que observo, debo decir, que algunos con un grado de adicción preocupante).

NotificaciónEl tema de las notificaciones también es digno de estudio. Encontramos perfiles de usuario distintos atendiendo al modo en que configuran los avisos en sus móviles. Unos tiene preferencia por activar sistemáticamente las notificaciones en todas y cada una de las aplicaciones instaladas en su smartphone. Avisos, por cierto, que en muchos casos acaban ignorados; incluidos los compromisos importantes, perdidos en una pila infinita de notificaciones pendientes de revisar. En el lado contrario están aquellos usuarios que hacen un uso minimalista de su smartphone, no solo por la desactivación también sistemática de cualquier tipo de notificación, sino por la reducida colección de aplicaciones instaladas en sus terminales. Entre uno y otros, supongo que estamos los que tratamos de hacer (y no siempre conseguimos) un uso práctico y funcional del smartphone y sus notificaciones, que nos acompañan a todas partes.

Las posibilidades de personalización de las notificaciones dependerá del modelo de dispositivo y sistema operativo que haya instalado en él. Por tanto, detallar aquí formas de configuración de los avisos puede no ser de utilidad para todos. Los que sí puede servir son tres reglas básicas para hacer de las notificaciones una función útil en nuestro smartphone:

Sé honesto y decide qué notificaciones son esenciales

PreguntaEn primer lugar, sé honesto y pregúntate: ¿qué aplicaciones tienen información esencial de la que me conviene ser notificado y además debo atender? Por ejemplo, ponemos una alerta en la aplicación de despertador de nuestro móvil porque tenemos un (gran) interés en no quedarnos dormidos para ir al trabajo o a clase. ¿Tiene una notificación de actualización en una red social como Facebook o Instagram la misma importancia o prioridad? Salvo que trabajes como community manager o en un puesto similar, la respuesta en general es un rotundo «no». Lo mismo ocurre con las aplicaciones de e-mail: ¿realmente quieres recibir un sábado por la noche o en cualquier otro momento de descanso una alerta de un mensaje de correo electrónico con asuntos de trabajo? De hecho, ¿qué hace la cuenta de e-mail de tu empresa en tu smartphone de uso personal…? Tu jefe nunca enviará una urgencia (o no debería hacerlo) por correo electrónico. Haz limpieza en tu móvil y elimina esas cuentas. Tú ganarás tranquilidad y concentración, y tu móvil, algo de espacio libre.

Organiza y prioriza tus conversaciones

whatsapp_notifEn segundo lugar, organiza y prioriza tus conversaciones. Si tienes la opción, utiliza diferentes canales de comunicación. La mensajería instantánea es posiblemente uno de los motivos principales de las distracciones diarias. Las continuas interrupciones se deben en gran medida a la recepción de mensajes instantáneos, personales y sobre todo de grupos de conversación. Prioriza y habilita las notificaciones solo para los contactos o grupos de conversación muy importantes (si es que existe tal urgencia). Y si la aplicación no permite personalizar qué personas o grupos silenciar, opta por utilizar diferentes aplicaciones para cada propósito: diversifica. En una aplicación, pueden estar las conversaciones del trabajo o de consulta obligada. En otra aplicación, el resto de mensajes (y recuerda que siempre puedes bloquear a los contactos insistentes que acaban encontrándote en el canal que saben que sí atiendes con mayor frecuencia). Tú decides como organizas la recepción de mensajes en tu móvil, y el catálogo de aplicaciones de mensajería instantánea es bastante amplio como para repartir y organizar tus conversaciones: WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, Skype, Wire, etc.

Atiende conscientemente las notificaciones importantes

AlertaEn general, minimiza cuanto puedas el número de notificaciones en tu smartphone, sobre todo para que los avisos realmente importantes que lance tu dispositivo no pasen desapercibidos. Así que, en tercer y último lugar, atiende conscientemente las notificaciones que recibas, porque si has hecho una buena selección, contendrán información de interés. No obstante, comprueba uno a uno cada aviso que recibas, para evaluar si tiene un valor real y práctico. Quizá tengas una aplicación para el seguimiento del cumplimiento de hábitos, al estilo Coach.me, cuyas notificaciones conviene no obviar. O posiblemente utilices un sistema de recordatorios que no puedes pasar por alto. También puede saltar un aviso en tu calendario sobre un evento próximo. Todas estas notificaciones tienen una utilidad clara, que es la de avisar en el momento más conveniente, que además tú has establecido. Valora si el resto de notificaciones en tu smartphone tienen esta cualidad. Si no es así, deshabilítalas sin compasión.

La eficacia de trabajo aumenta de acuerdo a la progresión geométrica si no hay interrupciones

Estudio PLOS ONE | «Beyond Self-Report: Tools to Compare Estimated and Real-World Smartphone Use» (vía Xataka Móvil)
Frase | «La eficacia del trabajo…» de André Maurois
Fotografía | «iOS7 Homescreen blurred (DSC_0719» de Jan Persiel en Flickr

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