Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día

Cada segundo extra que invertimos en una tarea se suma a otros tantos durante el día. Nos sorprendería el cálculo total al final de la semana; mucho más si estimamos las horas perdidas en un mes. El tiempo es un recurso demasiado valioso como para ir derrochándolo, sobre todo porque es imposible recuperarlo.

El tiempo es nuestro y por tanto está en nuestra mano utilizarlo bien. Se habla en todas partes de gestión del tiempo, como si fuera un recurso realmente gestionable, como si los minutos del día pudiéramos estirarlos o comprimirlos. Muy a nuestro pesar, el día tiene siempre el mismo número de horas y lo único que podemos cambiar es nuestra forma de hacer, intentando ocupar el mínimo tiempo posible en nuestras actividades. Los cálculos son bien sencillos: si para hacer las mismas tareas conseguimos tardar menos tiempo, más largos serán nuestros momentos de ocio o los ratos dedicados a nuestros proyectos personales.

La regla que mejor funciona siempre será la de evitar el máximo número de tareas. A lo largo del día aparecen unas cuantas tareas que son evitables, bien porque podemos delegarlas en alguien o bien porque realizarlas no suma nada al progreso de tus proyectos y por tanto las descartamos. Lógicamente, trabajo que no entra en nuestra planificación, tiempo que ganamos. Pero no siempre tendremos la suerte de poder elegir.

Lo que sí está en nuestra mano es sacarle minutos al día con pequeños gestos y hábitos que permitan aumentar nuestra productividad. Quizá pensemos que no merece la pena ponerlos en práctica para recortar apenas en unos segundos o minutos una determinada actividad. Sin embargo, conviene tener presente en todo momento la suma total. Acaso, ¿quién no quiere unos minutos extra al final del día? Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Gestión eficaz de notas digitales: 10 ventajas frente al soporte papel

Una de las áreas clave de la organización personal es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota sobre diferentes asuntos en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una sesión formativa, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos registrar una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta. Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un ordenador o tenemos un dispositivo móvil a mano. Si la respuesta es “casi siempre”, quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por una en soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la posibilidad de anotar en cualquier momento y lugar. Es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil o -hoy por hoy menos probable- nuestro teléfono móvil a todas partes y lógicamente podemos pensar que el cambio no merece la pena. Sin embargo no tiene por qué tratarse de un cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es usar el soporte digital para todo lo que puedas; y para todo lo demás, el papel. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Las ventajas de una gestión digital de las tareas

Uno de los cambios más importantes en la organización personal se produce cuando damos el paso del papel al ordenador para organizar nuestra lista de tareas diarias. Todos hemos utilizado en algún momento un bloc de notas para mantener actualizada una “lista de cosas que hacer”, tachando cada elemento de la lista a medida que lo hemos ido resolviendo. Yo hice el cambio al “modo digital” hace ya algunos años y, desde luego, me resultaría bastante difícil volver al papel. Y ha habido intentos.

No es el propósito de este artículo entrar en detalles sobre la variedad de programas y métodos para la organización (digital) de las tareas. Me parece mucho más importante intentar convencer de que el cambio puede merecer la pena, comentando algunas de las ventajas que puede tener una organización informatizada de las tareas.

Si todavía eres de los que utiliza libreta y bolígrafo, sigue leyendo. Comprobarás que las posibilidades de un gestor (digital) de tareas difícilmente pueden simularse con un bloc de notas tradicional. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

No puedes gestionar tu tiempo… pero sí vigilarlo

Dicen muchos expertos en productividad que no es posible gestionar el tiempo, que se trata de un recurso fijo y limitado, y por tanto no puede ser ni comprimido ni estirado. Hasta aquí todos de acuerdo. No hace falta ser un gurú de la organización personal para compartir este argumento (que tiene todo el sentido bajo las leyes físicas por las que se rige nuestro universo). Aun así, seguimos encontrando oferta de cursos sobre «gestión del tiempo».

¿Quién no ha tenido alguna vez el deseo de poder contar con algunos minutos más al final del día? Sin embargo, sabemos que no es posible. Lo que si podemos hacer —y esto parece algo más razonable— es gestionar las tareas que ocupan ese tiempo. Conocidos métodos de organización personal como GTD inciden en esta cuestión. La clave del éxito está en el tratamiento que damos a las tareas que nos ocupan a diario, con los matices particulares que proponga cada técnica, pero no especialmente en planificar con todo nivel de detalle en nuestra agenda a qué actividades dedicaremos el tiempo. Una organización del tipo «a las 9h me pondré con esto y a las 9:45h con aquello», está en muchos casos abocada al fracaso. En primer lugar porque no siempre es sencillo (o posible) estimar el tiempo que invertiremos en una actividad y además porque el factor «imprevisto» puede aparecer en el momento más inoportuno. De modo que gestionar el elemento «tarea» siempre parece mejor solución que cualquier otro método de reserva de bloques de tiempo en nuestro calendario (salvo para casos muy particulares que merecen otro post).

Al menos podemos vigilar el tiempo

Quizá no podamos gestionar el tiempo, pero si desde luego controlar las horas para tomar las decisiones correctas cuando llega el momento de gestionar nuevas tareas que van llegando a nuestra bandeja de entrada. Hay preguntas, seguramente recurrentes para la gran mayoría, que deberíamos ser capaces de responder siempre: ¿Cuánto tiempo he invertido en un proyecto? ¿He dedicado demasiado tiempo a un grupo de tareas? ¿Cuántas horas «extra» he hecho esta semana? ¿Por qué nunca tengo tiempo para mis proyectos personales? Como digo, es fundamental poder dar respuesta a estas cuestiones para poner remedio a la «falta de tiempo». Si no somos capaces de conocer en qué se nos van los minutos, difícilmente podremos tratar el problema. Controlar, vigilar o monitorizar los minutos. Cualquiera de estas acciones sirven para describir la idea de realizar un seguimiento del tiempo invertido.

No hace falta decir que el objetivo no es en ningún caso medirlo absolutamente todo. Simplemente hay que poner la vista en aquellas áreas en las que queramos tomar de nuevo el control. Además, el proceso es bien sencillo: simplemente tenemos que anotar el tiempo que hemos dedicado una actividad. Y para ello podemos emplear desde las soluciones tradicionales de papel y bolígrafo, a recursos más sofisticados en forma de aplicación informática.

Los beneficios de registrar el tiempo

Llevo algún tiempo probando el registro del tiempo dedicado a tareas en algunas áreas y, en mi caso particular, reconozco que ha traído algunas ventajas, algunas inesperadas:

  1. Sé en qué se me van las horas. El beneficio directo está claro: registrando el tiempo que dedico a un determinado grupo de tareas, encuentro la explicación a la «falta de tiempo» en otras áreas de mi trabajo o de mi tiempo de ocio. Con los números sobre la mesa, ya es responsabilidad de cada uno tomar cartas en el asunto y hacer los cambios oportunos para reorganizar el trabajo poniendo de acuerdo agenda y listas de tareas.
  2. Organizo mejor las áreas de trabajo… y descubro que alguna merece una categoría aparte. Los registros obligan a definir grupos de tareas, proyectos o áreas de responsabilidad, algo que quizá hasta el momento no habíamos planteado, al menos por escrito.
  3. Evito el «picoteo de tareas». De vez en cuando, especialmente en momentos de poca concentración, tiendo a cambiar entre tareas de distinto origen, haciendo improductivas algunas horas. Con un registro de tiempo, al iniciar el temporizador, empieza un bloque de tareas de un grupo, lo que me obliga a mantenerme en una parcela de trabajo concreta.
  4. Decido mejor sobre la siguiente tarea. Saber que voy a registrar el tiempo dedicado a una tarea, me hace tomar mejores decisiones sobre qué trabajo iniciar, valorando la conveniencia o prioridad sobre otro grupo de responsabilidades.
  5. Soy más consciente del trabajo que tengo delante. Saber que corren los minutos me hace aprovechar mejor el tiempo. Pero no sé si tendrá el mismo efecto en todas las personas.
  6. Encuentro la motivación que me falta. Sé que la tarea que tengo entre manos, suma en este pequeño juego y eso siempre estimula.
  7. Consigo poner un poco más de orden en mi trabajo. A fuerza de proponer algo de estructura y secuencia a las tareas de mis «listas de cosas que hacer», consigo al menos ser un poco más productivo.

Y, ¿qué bloques o área de responsabilidad se pueden definir? Las habrá de carácter profesional y otras serán para proyectos personales. Las opciones son muchas: unos tendrán interés en registrar el tiempo que dedican fuera de su horario laboral a cuestiones de trabajo; y otros tendrán curiosidad por saber cuántas horas dedican a escribir en su blog (yo ya he empezado a hacerlo). Muchos preferirán conocer cuánto tiempo les lleva el mantenimiento de su casa al mes, y a otros cuántas horas semanales dedican al ejercicio físico. Lo importante es empezar a tomar el control del tiempo en aquellas áreas que queremos gestionar mejor.

Soluciones para registrar tu tiempo

La inversión en un sistema de control del tiempo es mínima. Una libreta, un bolígrafo y un reloj (el de mano o el del teléfono móvil) son suficientes para empezar a registrar y descubrir los minutos que dedicamos a nuestras tareas. Pero el «juego» siempre es más divertido si ponemos tecnología de por medio, ¿verdad?

Existe una infinidad de aplicaciones en el mercado. Algunas son simples temporizadores o cronómetros. Otras, más sofisticadas, como Timely, integran opciones que permiten detallar las tareas que realizamos, organizar los proyectos o áreas de responsabilidad, obtener una vista semanal o diaria de las actividades registradas con los tiempo globales, generar de informes con estadísticas, etc. Y además, es multiplataforma. Actualmente está disponible para macOS, iPhone, iPad, Apple Watch, Web y próximamente en Android. Tener la aplicación siempre «a mano» desde distintos dispositivos es fundamental para motivar (y no olvidar) su utilización. Si algo pide esta propuesta de registrar el tiempo es constancia.

La versión gratuita de la aplicación permite dar de alta a un usuario activo y un máximo de 5 proyectos (o áreas de responsabilidad), para mí más que suficientes. Para los más exigentes, existe también una versión Premium para ampliar estas limitaciones por un precio anual.

Timely

Timely | www.timelyapp.com
Fotografía | «numbers-time-watch-white» de CéLOGIK en Flickr

¿Quieres colaborar?

Si te gusta lo que lees puedes convertirte en mecenas del proyecto a través de Patreon. Podrás acceder a contenidos exclusivos.

Become a Patron!