Drafts: del borrador a la acción

Libreta, folio en blanco, app móvil o servilleta de un bar. Cada uno anota donde más le gusta, o donde las circunstancias se lo permiten. Descartamos la memoria, porque ya sabemos que no siempre podemos confiar en ella. Las ideas llegan a nuestra cabeza sin avisar, así que conviene tener siempre a mano un lugar físico, alguna especie de cajón de sastre donde podamos dejar versiones en borrador de las cosas, sin ninguna estructura preestablecida y sin un orden en particular.

Y digamos que «cosa» es esa idea que no ha tomado forma definitiva todavía. No sabemos qué será, o ni siquiera podemos definir lo que es. En ocasiones no podemos determinar si será un texto que finalmente será publicado, o una tarea que estaremos obligados a realizar o simplemente un recurso que compartiremos en redes sociales. Hay ideas que necesitan reposar y deben pasar necesariamente por una versión en estado borrador antes de conocer su destino final. Y en la mayoría de casos estamos hablando de borradores en formato texto. Quizá anotamos un par de ideas, que simplemente verán finalmente el timeline de Twitter. O quizá una sola idea sea el detonante de un interesante artículo que quedará publicado en un blog. O quién sabe, apenas una palabras podrían ser las primeras de una futura novela.

Drafts (borradores, en inglés) es precisamente una herramienta diseñada con este propósito. En ella podemos reunir todas las ideas, de cualquier tipo y utilizando varios formatos, para luego decidir qué haremos con ellas. Podríamos pensar que ya contamos con esta función en la típica aplicación de notas de nuestro teléfono móvil que abrimos para «anotar cosas». Sin embargo, Drafts es mucho más que una app de notas. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Algo es más que nada: lo importante es empezar

De vez en cuando conviene recordarse a uno mismo que «algo es más que nada». A algunos nos cuesta dejar una tarea a medias y, si contamos con el tiempo suficiente, preferimos terminar lo que empezamos. Obviamente, siempre existen tareas que, por su envergadura, no se pueden realizar en una sola tarde. En estos casos, y utilizando terminología GTD, posiblemente estemos frente a un «proyecto» y no ante una «tarea» o «acción» individual. Aquí solemos aceptar sin mayor problema que es algo natural detener el proyecto para reanudarlo al día siguiente. Las dificultades surgen cuando un proyecto se disfraza de «tarea un poco más grande» e intentamos abordarla toda de una vez.

Afrontar tareas cuya realización implique no más de 10 o 20 minutos es fácil. Nuestro cerebro «sabe» que en pocos minutos terminaremos y tachar (física o mentalmente) una tarea una vez realizada es siempre una sensación placentera. El problema aparece con las tareas que tienen una duración estimada entre 1 y 3 horas. Ante el panorama que se nos presenta, corremos el peligro de no empezar siquiera. Y con el consiguiente riesgo de posponer la tarea (y hacerlo eternamente). Por ejemplo, redactar un artículo de cierta extensión en un blog podría entrar perfectamente en esta categoría, cuando nos empeñamos en escribir de una sentada (nunca mejor dicho).

Un problema que salta a la vista es tratar estas tareas de cierta duración como un solo bloque, como una «acción» única. Siguiendo con el ejemplo de publicar un post en un blog, el error de partida es considerar el proceso de escribir un artículo como una única tarea indivisible. En realidad, la solución empieza por darle una consideración de proyecto. Pequeño, pero proyecto. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Los proyectos nacen pero no se hacen: las acciones sí (GTD #5)

En el último artículo de esta serie sobre GTD presenté una lista con las primeras palabras claves del método de David Allen. Comprender el matiz que da el autor a muchos de los términos utilizados es fundamental para poner en marcha este sistema de organización de forma efectiva. De todas estas palabras del lenguaje GTD, aunque también de uso común, hoy solo quiero centrarme en dos: acción y proyecto.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información

En ocasiones nos empeñamos en hacer cambios una y otra vez en nuestra forma de organizarnos, buscando la mejor forma de administrar el trabajo. Probamos uno y otro método sin éxito, preguntándonos qué estamos haciendo mal. Lo que quizá no estamos cuestionando es aquello que está siendo objeto de organización. Muy probablemente el problema no solo reside en el método con el que intentamos organizar el trabajo, sino en aquello que estamos intentando gestionar. Comenta David Allen que un error común es tratar de gestionar elementos como el tiempo, las prioridades o incluso la información. Ahí está el origen de una organización ineficaz.

Si intentamos organizar el trabajo administrando las prioridades ya estamos empezando con el pie izquierdo, porque una prioridad es algo que se tiene, y no un elemento que pueda ser gestionado. También se ha escrito mucho sobre «gestión del tiempo», cuando este es un concepto erróneo en sí mismo. No tiene demasiado sentido hablar de administrar el tiempo como recurso. Las horas que tiene un día son las que son y no podemos comprimirlas o expandirlas. Podremos decidir el orden en el que hacemos una determinada tarea o podremos definir bloques de tiempo para trabajar, pero en definitiva, en todo momento estamos haciendo referencia a las «tareas» o «acciones» que ubicaremos en esos periodos de tiempo, que no deja de ser un mero escenario. Y algo similar sucede con la información: tratar de administrarla, así en general, es inviable, sobre todo cuando el volumen de esta es considerable.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información. Ninguno de ellos puede ser objeto de administración. La clave para una buena organización pasar por plantear el trabajo en términos de acciones muy concretas, que sí podrán tener un lugar determinado en un sistema de productividad y por tanto podrán ser administradas de la forma más conveniente según las circunstancias. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…