Organización personal y productividad: 25 lecciones (re)aprendidas


Por Enrique Benimeli
Post n.118 | Tiempo de lectura: 6 minutos

Leer y escribir sobre organización personal y productividad me permite precisamente poner en orden algunas ideas. Hay muchas cuestiones que me interesan, especialmente relacionadas con la organización o con ciertos métodos de trabajo, y que uno ha asumido siempre como verdades inalterables. Sin embargo, leyendo en diversas fuentes distintos puntos de vista y reflexionando por escrito en este blog sobre las otras formas de hacer y organizar, sigo aprendiendo nuevas lecciones o confirmando otras que ya había asimilado. Y siempre llego a la conclusión de que tenemos la obligación de evaluar y reconsiderar constantemente nuestra forma de hacer y de pensar.

Algunos reflexionan sobre estos asuntos cuando el año va llegando a su fin, y según haya ido, basándose en las lecciones aprendidas, elaboran una lista infinita de buenos propósitos de Año Nuevo. Otros (muchos profesores) preferimos hacer este balance cuando el curso académico termina.

He intentado resumir en 25 puntos algunas lecciones aprendidas (otras reaprendidas o confirmadas) sobre organización personal, sobre productividad, sobre los procesos de aprendizaje, sobre las personas, sobre el tiempo, etc. Estas lecciones son las mías, quizá algunas sean erróneas o alguien no esté de acuerdo con ellas. Pero son mis 25 lecciones, una reflexión personal que suelo escribir en privado, pero que en esta ocasión me apetecía compartir:

  1. Madrugar mucho es un regalo y permite encontrar tiempo para nuestros proyectos personales. Reservar una hora productiva y sin distracciones antes de empezar a trabajar lo cambia todo.
  2. Cinco minutos es muchísimo tiempo. También es increíble lo que se puede hacer en apenas dos minutos. Basta con contar hasta 120 para darse cuenta.
  3. La multitarea está muy sobrevalorada. No funciona. Hacer dos cosas «a la vez» es solo una ilusión. Realmente la capacidad de atención se divide y al menos una de las dos tareas no la hacemos del todo bien.
  4. Definir objetivos es importante, pero realmente estas metas no significan demasiado. Lo que tiene valor real es la experiencia durante proceso para alcanzar cada objetivo. Lo importante es que el balance sea positivo, incluso si la experiencia ha sido negativa y aunque no lleguemos a la meta. ¿Mereció la pena intentarlo? Eso es lo único que deberíamos preguntarnos.
  5. Es muy fácil engañar a nuestro cerebro a base de rutinas. La repetición está infravalorada. Memorizar determinadas cosas también es muy práctico.
  6. Apuntar las cosas es útil para no olvidarlas. Es un consejo bastante sencillo y obvio, pero hay que preguntarse por qué no lo hacemos sistemáticamente.
  7. La combinación de diez minutos al día y una libreta (o una simple hoja en blanco) donde dejar volar nuestra imaginación puede tener efectos increíbles.
  8. Una secuencia suficientemente larga de pequeñas acciones puede convertirse en un gran proyecto. Esta ilustración de Janis Ozolins representa perfectamente esta idea sobre las tareas, los proyectos y los sueños.

  1. Organizar y planificar es fundamental, pero lo esencial es ponernos manos a la obra y hacer.
  2. Hacer las cosas bien o muy bien es más que suficiente, porque siempre habrá margen de mejora. Detenerse en el 80% de perfección (si es que algo así se puede medir) es un éxito. Cuando nos empeñamos en perfeccionar algo, invertimos un tiempo extra que no dedicamos a otras tareas que también queremos hacer muy bien.
  3. Tomar notas de lo que leemos cambia la experiencia de lectura por completo. Una pequeña libreta a mano es una gran herramienta cuando tenemos un libro entre manos, no importa el género.
  4. Siempre hay que rodearse de personas que saben más que tú sobre cualquier asunto. Además, nunca asumas lo que otros pueden o no saber. Preguntar mucho es siempre una buena práctica.
  5. Cuesta muy poco ser amable. Cuesta menos que no serlo. Si no eres amable, pierdes tú y pierde el otro. Si todos somos amables, el mundo es mejor.
  6. En ocasiones, menos es más. En general, simplificar siempre es mejor opción que complicar las cosas. Una obviedad también, pero caemos fácilmente en la trampa de pensar que más sofisticado es mejor.
  7. Delegar es confiar en el otro, pero también exige explicar bien lo que uno necesita que alguien haga por nosotros, mejorar la comunicación y hacer el debido seguimiento. Delegar exige un trabajo de todas las partes implicadas en la tarea.
  8. Lo que ya ha pasado no se puede cambiar. De verdad, es imposible. Solo puedes influir sobre lo que está por venir. Y no siempre. Esta ilustración de Liz and Mollie es una de mis favoritas.

  1. El día tiene muchísimos pequeños rincones para hacer pequeñas cosas que no llevan demasiado tiempo. Solo hay que prestar un poco de atención para encontrarlos. Hay tareas que se pueden trocear fácilmente en pasos de apenas unos minutos y que podemos ir haciendo en estos rincones del día.
  2. Hay personas que suman y otras que restan. Todas deben tener nuestro respeto y una mínima atención, qué duda cabe, pero solo las primeras merecen nuestro tiempo.
  3. Hay que replantearse la forma en la que aprendemos y hacemos las cosas. Debemos entender que los sistemas que conocemos no son los únicos que existen. Es importante mantener la mente abierta, pero también cuestionarlo todo, incluso nuestros propios métodos y, especialmente, nuestros prejuicios.
  4. Es posible decir que no; también a peticiones importantes y a propuestas tentadoras. La primera vez cuesta, pero con la práctica, lo único que lamentas es no haber empezado antes.
  5. Hay que controlar bien nuestro tiempo. Si no, deja de ser nuestro. Es importante administrar bien este preciado recurso. No regalemos nuestros minutos a cualquiera. De nuevo, no todo el mundo los merece.
  6. Viviremos situaciones que nunca habríamos imaginado. Siempre conviene estar preparado para posibles cambios. Valga una pandemia como ejemplo ilustrativo.
  7. No puedes controlarlo todo. De hecho, es curioso comprobar que, si dejas de prestar atención a ciertos problemas, terminan resolviéndose solos. Y en estos casos la satisfacción es inmensa.
  8. Es posible conseguir hacer solo las cosas correctas. Seleccionar bien las tareas que debemos hacer y dejar fuera las que no es un paso clave para ser efectivos. Hay que esforzarse en la dirección correcta y dedicar el tiempo a las cosas que nos hacen progresar. Lo que no suma, resta.
  9. Es urgente revisar nuestras prioridades con más frecuencia. Para ser productivo no solo hay que trabajar más duro; también hay que dejar espacio para el ejercicio físico, para las horas de sueño, para una buena alimentación y para desconectar. Trabajo y salud a partes iguales, como nos recuerda esta ilustración de Liz and Mollie.

Imágenes | Libro en blanco
Past, Present & Future | @lizandmollie
Task, Project & Dream | @jaozolins
Productivity | @lizandmollie

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