Anota como puedas: captura al instante y procesa después

MemoriaLa memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.

Por tanto, si llega algún dato o idea a nuestra cabeza, debemos asegurarnos de que podremos anotarlos rápidamente. Es un sencillo hábito; y el más básico en cualquier proceso de organización personal. «Captura al instante; anota como puedas».

Anota como puedas: deja los verbos para otro momento

Un error habitual de quienes hemos tomado la determinación de organizarnos un poco más «en serio», es intentar definir con todo detalle las tareas en el mismo momento en que estas van llegando a lo largo del día. La aplicación que utilizamos como herramienta de organización, de diseño atractivo seguramente, además nos tienta precisamente a concretar qué haremos, cuándo, dónde, con quién y cuánto tiempo nos llevará. Error.

AnotaDesde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, «Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD» (capítulo 16. «Control», página 99). José Miguel es autor del blog «Óptima Infinito», de lectura muy recomendable también.

Durante el día recibimos nueva información constantemente vía e-mail, tras una conversación con alguien o de forma espontánea mientras pensamos sobre un asunto en particular. Cuando estas ideas aparecen, debemos darles caza al instante, cual Pokemon, porque es posible que no vuelvan a pasar por delante. La memoria… que es muy traicionera. El único objetivo debe ser que queden registradas, como sea, en una bandeja de entrada de nuestra app de organización o en una pequeña libreta. Y el sistema funcionará porque reservaremos un momento al día (o los que hagan falta) para la revisión de esas anotaciones. Durante unos minutos recorremos cada una de las notas en la lista y la transformaremos, si es el caso, en una acción concreta.

No es mi intención entrar en detalle sobre el método Getting Things Done para la organización personal, pero si conviene destacar que lo que precisamente hace de GTD un sistema efectivo, es precisamente esta clara separación en fases durante el proceso de organización. Capturamos ideas continuamente durante todo el día, para luego, en un momento reservado exclusivamente para ello, procesar y organizar la lista completa decidiendo qué hacer con cada una de ellas.

Primero captura, luego transforma

TransformaA modo de resumen, para un proceso de organización efectivo, basta con tener claras estas tres ideas:

  1. Elige tu herramienta, mantenla cerca. Antes de empezar a desarrollar el hábito de capturar ideas al instante, conviene tener preparados todos los elementos para ser eficaz en la toma de notas. No importa si es una simple libreta, una aplicación móvil o las dos cosas, lo importante es que las podamos tener a mano siempre. En general, no será extraño que nuestro smartphone este a menos de tres metros. No obstante, anotar con un bolígrafo en papel también tiene sus ventajas, sobre todo para fijar ideas.
  2. Anota como sea, evita los verbos. Cuando llegue cualquier idea o tarea, anótala, pero no pierdas demasiado tiempo en describirla. Si se trata de una tarea, simplemente anota las palabras clave. No hace falta buscar el verbo correcto, ya tendrás tiempo más tarde de encontrar el más adecuado. Simplemente deja registrada la idea de tal forma que luego puedas identificarla. Dedicar demasiado tiempo a anotar de forma detallada una de las ideas, puede hacer que olvidemos el resto de cosas que debíamos apuntar.
  3. Transforma tus notas, concreta en acciones. Convendrá revisar las anotaciones al menos una vez al día. Unas serán simples ideas, y otras tareas concretas. La revisión es el momento de transformar las notas, si es el caso, en acciones, detallando al máximo el concepto y, ahora sí, buscando el verbo adecuado. Por ejemplo, si en algún momento del día habíamos anotado «Laberinto espíritus», durante la revisión de notas tendremos la oportunidad de transformar esa idea/tarea en una acción concreta. Como la hemos escrito nosotros, sabremos a qué nos referimos (hay que dar un margen de confianza a nuestra memoria). Y en el ejemplo, la nota se convertirá en una tarea concreta con el título «Comprar en la librería el libro «El laberinto de los espíritus» de Carlos Ruiz Zafón», donde detallamos qué debemos hacer con qué y dónde.

(Por cierto, el último libro de Ruiz Zafón salió a la venta esta misma semana. Después de varios años de espera, al fin se cierra la tetralogía del «Cementerio de los Libros Olvidados» … lecturas que recomiendo también.)

Fotografía | «My Work Desk» de David Joyce en Flickr

Hazle un hueco a tu proyecto personal

¿Por qué organizarse? ¿No es suficiente ir haciendo sin más? Para estas preguntas hay siempre una buena variedad de respuestas. Unos se organizan porque la sensación de tenerlo todo bajo control les hace ayuda a concentrarse en la tarea que tienen entre manos. Otros defienden que con un buen método de organización consiguen hacer mucho más, o al menos de una forma más eficiente. Otros prefieren la improvisación, y con ella, el caos. Con el tema de la productividad, con o sin ella, personal o en el trabajo, cada uno encuentra la motivación donde quiere.

Personalmente, entre la variedad de respuestas, las que más sentido tienen son aquellas que proponen una buena organización para tener más tiempo libre para los proyectos personales de uno. Así de sencillo. Y de esta cuestión trata este artículo.

Proyectos vs. tareas

Los métodos más populares de organización personal diferencian claramente entre «tarea» y «proyecto». Diferentes técnicas de gestión también se basan en estos dos conceptos para proponer sus eficaces métodos. Pero sobre todo, el sentido común nos sugiere que es una forma acertada de organizar el trabajo. En general, y por no cargar el texto de definiciones, podemos decir que un proyecto se compone básicamente de tareas. Y la «tarea» es un elemento de actividad cuya acción se ha concretado.

Por ejemplo, el proceso de «escribir una novela» cabría en la definición de proyecto, y una tarea sería «elaborar la ficha de aspecto físico del protagonista de la novela». Es cierto que en ambos casos, proyecto y tarea son acciones concretas y realizables, pero es obvio que una tarde cualquiera nos enfrentaríamos a «elaborar una ficha» que a escribir todas las páginas de un libro de principio a fin. Parece entonces que trocear los proyectos en tareas es una buena idea y facilita el trabajo.

El proyecto como colección de tareas, como una secuencia de actividades, como un proceso prolongado en el tiempo para lograr un objetivo. A ese tipo de proyectos nos referimos, pero nos ocupan los proyectos de carácter personal.

Tu proyecto personal necesita un buen plan

Todos tenemos cuestiones personales que atender. Las obligaciones más rutinarias y menos atractivas, como organizar y limpiar la casa o hacer algunas recados, al fin y al cabo son tareas y como tales las podemos gestionar eficientemente con un buen método de organización personal. Para otras actividades como pasar tiempo con nuestra familia y amigos, nuestro único trabajo debería ser el buscarles el tiempo que merecen y abandonar el reloj (y el smartphone) para disfrutarlas sin distracciones. Hay momentos y experiencias que ni se miden ni deben ser parte de una planificación.

Entonces, ¿qué otros proyectos personales necesitan un buen plan? Probablemente algunos de nuestros momentos con amigos o responsabilidades familiares diarias, que lógicamente compartimos con otras personas, necesiten también un poco de organización, pero no son el objeto de este artículo. Ahora es el momento de revisar nuestros proyectos personales en el sentido más individualista de la palabra «personal».

Reservarse tiempo para uno mismo; de eso trata el asunto. Porque además la situación suele presentarse habitualmente de otra forma (y estrictamente en este orden): primero abordamos las cuestiones de trabajo, luego aquellas —personales o profesionales— que hacemos para otros y finalmente, si queda algo de tiempo, las que revierten en uno mismo.

A continuación comparto algunas ideas y consejos para que nuestro proyecto personal consiga tener su espacio en nuestra agenda.

1. Elige tu proyecto personal

En la lista de proyectos personales no pueden faltar los más típicos propósitos de Año Nuevo: hacer ejercicio físico, leer más libros, aprender un nuevo idioma (o mejorar el que tenemos atragantado), hacer más viajes al año, iniciar un blog o hacer nuevos cursos de formación. Pero también podemos innovar un poco y encontrar tiempo para escribir un libro, aprender a dibujar, conocer mejor nuestra propia ciudad, aprender cocina japonesa o visitar más museos. Más o menos tradicionales, más o menos originales, aunque necesitemos ayuda de alguien, estos proyectos los llevaremos a cabo para nuestro propio crecimiento, aprendizaje y satisfacción personal. Tiempo para uno mismo.

2. Hazle hueco

Ninguna de las propuestas de proyectos personales tendrá éxito si no tiene reservado un espacio en la agenda. Muchos propósitos de Año Nuevo no se cumplen por ese mismo motivo: quedan solo en meras intenciones si no tienen una reserva seria en el horario semanal. Es necesario establecer una frecuencia semanal y ser constante en ello. Todos conocemos las consecuencias de dejar los proyectos personales para «cuando uno tenga tiempo».

3. Ponle «fecha de entrega»

Establecer un plazo es tan importante como fijar las horas y días de la semana que dedicaremos a nuestro proyecto. Un compromiso de fecha de «entrega del proyecto» es fundamental, sea cual sea la duración. Si nos proponemos escribir y publicar un libro, es imprescindible imponernos unos límites de tiempo, sean meses o años. Lo que está claro es que dejar un proyecto personal con fecha límite y objetivos indefinidos, es garantía de fracaso.

4. Protege un bloque de tiempo

No solo bastará con reservar unas horas para las actividades del proyecto. Sin excepciones deberemos proteger el bloque de tiempo que hemos reservado para que nuestro proyecto salga adelante con éxito antes de que venza el plazo. Del mismo modo que uno no lee novelas en horas de oficina (salvo que su trabajo sea el de crítico literario), tampoco las horas de proyectos personales se deben dedicar a asuntos de trabajo. Unas horas no valen más que otras; simplemente por el hecho de que unas nos reportan un sueldo y otras no.

5. Reorganiza el resto de tareas

La organización del resto de tareas diarias girará en torno a este nuevo escenario de bloques de tiempo reservados para tus proyectos. Para las otras obligaciones contaremos lógicamente con menos horas, y quizá sea esta la mejor oportunidad para revisar prioridades y empezar a decir «no» a cuestiones completamente prescindibles. Cada día tiene (y tendrá) 24 horas y la cuestión no es comprobar resignados el poco tiempo de la jornada que nos ha quedado para nuestros proyectos, sino que se trata más bien de estudiar cómo hacer caber todos los tipos de proyectos, profesionales y personales, sacrificando también tareas, pero de ambos contextos.

6. Encuentra la motivación

Elegido el proyecto personal, asignada una frecuencia semanal y establecida una fecha límite, solo queda mantener la motivación. Unos días tendremos otras tentaciones, y si no existen, buscaremos la excusa perfecta para abandonar (diremos que solo por un día) nuestro proyecto personal.

Para los días en los que estamos más olvidadizos, un sistema de recordatorios puede funcionar. Cualquier aplicación de alarma o avisos en nuestro smartphone puede funcionar, pero también puede ser útil un buen cuadrante semanal en papel pegado en la nevera o cerca de nuestro escritorio.

En cuestiones de motivación, la solución ya no es tan trivial. Habrá proyectos para los que no necesitemos el empujón diario. Para otros, sin embargo, empezar no será sencillo. Pero todo es cuestión de hábitos y jugar un poco con ellos puede ayudar a mantener la motivación. De nuevo la ludificación (gamification en inglés) y las redes sociales en Internet pueden darnos el impulso que necesitamos. Por ejemplo, la aplicación Coach.me permiten confeccionar listas de hábitos y hacer un seguimiento de los mismos. De esta forma introducimos un componente de juego a medida que vamos alcanzando los objetivos diarios de nuestro proyecto personal, que además podemos compartir con otros usuarios de la red.

Nuestro proyectos personales merecen nuestro tiempo y con una buena organización podemos buscarles un hueco. Solo es cuestión de encontrar el equilibrio personal-profesional.

No existe falta de tiempo, existe falta de interés. Porque cuando la gente realmente quiere, la madrugada se vuelve día, el martes se vuelve sábado y un momento se vuelve oportunidad.

Fotografía | «Typing» de Sebastien Wiertz en Flickr

Organiza y selecciona tus lecturas: 7 ideas para leer más y mejor

Este artículo bien podría tratar del arte y excentricidades de cada uno para organizar los libros en las estanterías de nuestros hogares. Con el asunto habría para extenderse, desde luego. Pero no es el caso.

En esta ocasión prefiero hablar del proceso de organización personal de las lecturas de esos libros. Para quienes leemos con cierta frecuencia, el trabajo pendiente con las lecturas no parece terminar nunca: pilas de libros sobre la mesilla de noche, filas de libros nuevos en las estantes, o incluso cajas llenos de ellos, guardadas en el fondo de un armario. Algunos ejemplares, pobres, esperan abandonados meses o años a que algún alma caritativa y lectora, los adopte algún día. Siempre habrá épocas del año o fines de semana de compras compulsivas en librerías, y en alguno de esos paseos entre estanterías repletas de ejemplares, acabamos adquiriendo libros por encima de nuestras posibilidades; sobre todo de tiempo. Más que el lugar y orden que ocupa un ejemplar en un estante, las siguientes reflexiones tienen que ver sobre nuestras prioridades y decisiones para elaborar una lista de libros y el sobre el criterio para la elección de la próxima lectura.

1. ¿Organización o improvisación? Encuentra el equilibrio

EquilibrioPara responder a esta pregunta, es fácil empezar identificando básicamente dos tipos de lectores, con perspectivas algo diferentes respecto a la lectura.

El primer punto de vista es propio de quienes tratan los libros como algo sagrado y con alma propia, y que bajo ningún concepto debe ser medido. «No se puede ni debe planificar las lecturas…», «Los libros están para disfrutar», «No hay nada como improvisar la elección del siguiente libro y, sobre todo, el momento dedicado a la lectura.» o «Leo por placer, lo que quiero y cuando me apetece.», podrían ser algunas frases de este tipo de lector más romántico.

El segundo, es más propio del lector práctico, buscando el método más eficiente para leer más en menos tiempo, tocando todos los géneros a ser posible. Frases típicas de este tipo de lector serían: «Un nuevo libro ha caído en mis manos… ¡pero todavía otros pendientes en mi lista! Tendrá que esperar», «Con este libro no aprendo nada nuevo» o «Tengo que incrementar el número de páginas al día con otro tipo de lecturas. Debo llegar a mi objetivo»

Puedo poner cara a lectores de los dos tipos. Pero como otras tantas decisiones que tomamos a diario, donde nada es blanco o negro, parece que el enfoque más razonable parece estar a medio camino entre los dos puntos de vista anteriores. Disfrutar de los libros e improvisar la lectura de un nuevo ejemplar no está reñido con poner un poco de orden y hacer una selección inteligente de los libros que devoraremos en los próximos meses.

2. ¿Cuántos libros puedes leer en tu vida? Sé selectivo

Esqueleto leyendo¿Por qué creo que es interesante planificar y organizar mínimamente nuestras lecturas de libros? Principalmente porque el número de páginas que podemos leer en nuestras vidas es limitado, y si hacemos algunas cuentas, nos sorprendería conocer la cantidad de ejemplares que podríamos terminar antes de decir adiós a este mundo. Y ya avanzo que no son tantos.

Siempre alardean de tener 5000 libros almacenados en su e-book aquellos que probablemente no leen con demasiada frecuencia. Quien lo hace regularmente, sabe que 5000 son muchos libros. Si una persona lee un libro al mes, 12 año al año de media, en 50 años habrá logrado terminar 600 obras; algo impensable teniendo en cuenta los resultados de recientes estudios sobre hábitos lectura entre la población. Con estos números a la vista, no cabe duda de que hay que ser un poco más selectivo con lo que leemos.

3. ¿Cuál es tu próxima lectura? Elige bien

SiguienteElaboro todos los años una lista de «siguientes lecturas», que simplemente me sirve de referencia y que por supuesto acabo modificando cuando aparece una obra a la que no me puedo resistir. Una lista inicial de libros siempre presente, consigue evitar muchas veces la elección impulsiva de alguna novedad. Sin una lista es posible que olvidemos grandes obras que tenemos esperando en el estante.

No hay nada malo en salirse del guión, pero conviene hacerlo sobre una propuesta inicial de lecturas, que obligue al menos a preguntarnos si tan urgente es ese nuevo libro que ha caído en nuestras manos. Si por motivos personales o profesionales realmente tiene prioridad, adelante con la página uno. El resto de libros simplemente bajará una posición en el orden de lectura. Al fin y al cabo, las reglas están para romperse, y no hace falta ser tan estricto. La lectura hay que disfrutarla y es importante encontrar el equilibrio entre improvisación y organización del que he hablado en el primer punto.

4. Abre tus círculos: comparte lo que lees

CompartirUna vez preparada la lista de próximas lecturas, una buena iniciativa es compartirla al menos con nuestro círculo más cercano de familia y amigos. No importa el formato: un documento de Word, un e-mail, un WhatsApp o una lista en papel. Es cierto que el compromiso de lectura es personal, pero compartir nuestra lista de libros con otras personas siempre es positivo. Es habitual que lleguen aportaciones en forma de recomendaciones de otros libros o ánimos para no abandonar tus lecturas.

Además, las redes sociales nos lo ponen ahora en bandeja. Podemos publicar nuestra lista en Facebook, en Twitter o en Instagram, para unos pocos en un entorno más familiar o públicamente para el mundo entero, incluidos los propios autores de las obras que leemos. De hecho, muchos escritores son usuarios activos en ese tipo de redes sociales (y son ellos mismos los que publican). Además no es extraño que alguno conteste a alguna mención de sus lectores sobre su obra en Internet, algo que siempre hace ilusión, impensable antes de la era digital.

Yo decidí publicar mi lista en una wiki que mantengo desde hace algunos años. Allí está en permanente construcción un pequeño rincón de lectura, con listados de los últimos libros que he leído recientemente, los que pretendo leer y los que me tienen atrapado actualmente. Y he conseguido el orden de lecturas que pretendía. Objetivo cumplido.

5. Lecturas productivas: todo es cuestión de hábito

RelojTodo es cuestión de hábito. Y con la lectura lo es especialmente. Hay quien aprovecha los fines de semana para hacer verdaderas maratones de lectura. Y no les va mal: a final de mes han leído el mismo número de páginas o más que quienes lo hacen con más regularidad, dedicando un tiempo fijo al día. «Cada maestrillo tiene su librillo», y también sus horarios, y no seré yo quien venga a deshacer las costumbres de los buenos lectores.

Sin embargo, yo prefiero las lecturas constantes, a diario y con horario más o menos fijo. Para quienes no tengan el hábito de lectura muy desarrollado, quizá este sea la mejor forma de adquirirlo. Nadie puede afirmar no tener unos minutos al día para la lectura. Probablemente cuenta con ellos, pero los invierte en otras actividades. Un buen sistema es uno establezca un mínimo diario: al menos un poco cada día, paso a paso, granito a granito.

Luego también podremos aprovechar distintos momentos del día para avanzar en nuestra lecturas, pero esos minutos extras serán ya de regalo. Piensa un momento en los tiempos que desaprovechamos, en los que no hacemos nada salvo esperar: los trayectos en transporte, las esperas para una cita médica o en la cola de la administración. Cualquiera de esos huecos es una oportunidad para sumar algunas páginas. Y para poder exprimir bien esos ratos improductivos, no queda otra que tener también la buena costumbre de llevar siempre nuestro libro o e-book con nosotros. Como digo, cuestión de hábitos.

6. Encuentra tu motivación (la que sea)

MotivaciónLeemos por placer, pero también para aprender, a veces por curiosidad y otras por necesidad. Lo importante es que uno encuentra su motivación personal para abrir un libro y dejarse enredar entre sus páginas.

Muchos asocian leer con devorar la última novela «best seller». Sin embargo hay muchísimos otros géneros que habitualmente se dejan fuera de las opciones y con los que posiblemente uno se sienta más cómodo leyendo. Narrativa, poesía, teatro, novela policiaca, de terror, histórica y de aventuras, de ciencia-ficción, fantasía, novela romántica, libros de arte, de música, de historia, política, de divulgación científica, de empresa, informática, de gastronomía, de salud y deporte. Solo se trata de buscar nuevas lecturas en otros géneros. Y cuando se trata de descubrir otras categorías de libros, mantener una lista de lecturas y poder explorar las de otros lectores se vuelve imprescindible.

Es posible que en nuestro círculo de amistades o familiar no encontremos la variedad de gustos necesaria para encontrar nuevas lecturas. Es aquí donde Internet tiene mucho que aportar. Por ejemplo, la red social Goodreads, una «comunidad de catalogación», reúne a millones de lectores de todo el mundo que comparten sus gustos, publican reseñas y el progreso de sus lecturas. En esta red, disponible también como aplicación móvil, podemos encontrar la ficha de cualquier libro de cualquier género y consultar las valoraciones y opiniones de quienes han tenido la oportunidad de leerlo. También permite organizar listas personalizadas de libros, para marcar el estado de lectura de un libro y clasificarlo según nuestro propio criterio.

Goodreads también ofrece la opción de unirse a un reto de lectura. Siempre es divertido iniciar algún desafío de este tipo e incorporar un componente lúdico (la popular «gamification» en inglés) al progreso de lectura de nuestra lista de libros.

7. Busca otra excusa que no sea «no tengo tiempo»

Dos librosVolvemos a los números. Si un adulto es capaz de leer una media de 250 palabras por minuto, y suponemos que una página de un libro contiene ese número aproximado de palabras, la persona será capaz de leer unas 30 páginas en 30 minutos, quizá algunos más. Y creo que media hora de lectura al día es un objetivo bastante razonable, asequible para cualquier mortal. Otra cuestión es el hábito, la constancia… Así que, si seguimos haciendo números, un adulto en un mes podría leer fácilmente unas 900 páginas, dedicando apenas minutos de su jornada. Y para una extensión media de una obra, un total de 900 páginas pueden ser perfectamente 2 o 3 libros al mes. Y asumiendo que algún día hemos faltado a nuestra cita con los libros, podemos dejarlo en 2 libros al mes. En un año: 24 libros. Definitivamente no puede terminar el año y decir que no pudimos leer ningún libro. Así que busca otra excusa que no sea «no tengo tiempo».

Hazlo hoy, en 5 pasos:

  1. Ve allí donde guardas tus libros
  2. Elabora una lista de lecturas pendientes
  3. Toma el primer libro de la lista
  4. Ábrelo por la primera página
  5. Empieza a leer.

¡Feliz lectura!