Menos es más: la productividad bien entendida

Si uno se asoma a los medios, a la educación, a las redes sociales, a veces da la impresión de que lo realmente importante es aquello que se ve, las apariencias, lo superficial. Triunfa lo audiovisual, instantáneo e impactante, no la lectura y reflexión sosegada. Parece que prima la cantidad frente a la calidad. El reconocimiento se impone ante el objetivo principal de la tarea que se realiza. Gana el marketing frente al sentido común.

De esto no se libra el mundo de la productividad y la organización personal. Tampoco hay que perder de vista aquí el objetivo principal, que es «simplemente» el de ser más productivo y organizarnos mejor, no el de utilizar la herramienta más sofisticada o invertir más tiempo organizando y planificando. No hay que demostrar nada a nadie, solo a uno mismo. En la mayoría de casos, menos es más. Así que, siendo coherente con el título de este artículo, sin más preámbulos presento algunas ideas al respecto.

1. Menos organización y más producción.

Este tema de la productividad personal se nos puede ir fácilmente de las manos, especialmente en el momento de aplicar algún método o utilizar alguna aplicación informática en particular. Es fundamental que el proceso de organizar nuestro trabajo no nos deje sin tiempo de poder realizarlo. Lo contrario sería absurdo. Es tentador jugar con la app de gestión de tareas de turno, moviendo elementos de un lado a otro, organizando y reorganizando no sabemos muy bien qué y con qué propósito. Y mientras, pasan los minutos y el trabajo no está hecho. No perdamos el norte y recordémonos constantemente: «menos tiempo de planificación y más tiempo de acción». Menos es más.

2. Menos papel y más bits.

El mundo del papel ocupa espacio físico, y al hacerlo, inevitablemente también ocupa espacio mental. La organización de elementos en soporte papel nos hace perder más tiempo del que creemos. Si existe una alternativa digital para llevar a cabo una tarea, adoptémosla. Si no, hay infinidad de aplicaciones y también procesos muy bien definidos para digitalizar (y por tanto reducir) toda la información que manejamos en papel a diario (espero escribir sobre ello pronto). Además, el hecho de adquirir el hábito de digitalizar documentos nos obliga a poner orden en el «mundo papel» y nos permite desechar aquello que ya no necesitamos y/o que preferimos mantener digitalizado. Go paperless! Menos es más. (Apunte personal: menos los libros, que siempre serán la excepción. Un libro nunca sobra…) Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Tu organización personal en números: 22 preguntas incómodas

A veces hay que dedicar un tiempo a pensar y hacerse preguntas. Y la organización personal no es una excepción. También este tema merece nuestro tiempo de reflexión. Y hoy me preguntaba cuántas cosas relacionadas con nuestra organización personal no sabemos. ¿Tenemos todo controlado? ¿Todo cuantificado?

De contar va el asunto y para ello lanzo algunas cuestiones cuya respuesta es precisamente un número. Aunque saber alguno de estos datos quizá es completamente irrelevante, conocer la respuesta a alguna de estas preguntas podría ser un indicador de que algún control o interés tenemos sobre nuestra organización personal. O quizá no. Pero al menos las cuestiones invitan a la reflexión, que de eso se trata.

Sin más preámbulos y sin ninguna intención en particular, ahí van algunas preguntas, unas más incómodas que otras. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Anatomía de OneNote: blocs de notas, secciones y páginas (#3)

En último artículo sobre OneNote destacaba la sencillez de la herramienta. Comprender la estructura del programa no entraña mayor dificultad. Tan solo hay que pensar cómo organizaríamos la información en una libreta convencional, física, con sus separadores y hojas. Porque esa es precisamente la anatomía de una libreta en OneNote: secciones y páginas. Pero antes de entrar en detalles es necesario saber cómo podemos crear nuestras libretas en OneNote, y sobre todo, cómo acceder a la herramienta.

OneNote es parte de la colección de herramientas de Office a la que podemos acceder de forma gratuita con una cuenta de Microsoft. Desde www.office.com es fácil crear una cuenta personal del tipo usuario@outlook.com, que nos dará acceso automáticamente a distintas herramientas. Si nuestra empresa o institución educativa pone a nuestra disposición alguna suscripción a Office 365 (tiene un coste), también podremos acceder con nuestra cuenta corporativa. Y también tenemos la opción de adquirir por nuestra cuenta una de estas suscripciones para obtener una serie de ventajas premium. No obstante, podemos aprovechar todo el potencial de OneNote con una cuenta estándar de Microsoft.

¿Cómo se organiza la información en OneNote?

La sencilla estructura de libreta-secciones-páginas de OneNote se mantiene en todas las formas en las que se puede utilizar la aplicación, tanto en su versión para dispositivos móviles, como en su versión de programa que podemos instalar en el ordenador o en la que veremos si accedemos desde cualquier navegador web. Incluso, independientemente del sistema operativo que estemos utilizando, Windows o MacOS, OneNote conserva su organización de páginas y secciones en sus libretas. En este artículo haremos la primera parada en la versión para navegadores web, quizá la más sencilla de todas, pero completamente funcional. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…