Organiza tus lecturas de blogs en 10 pasos (I)

Aunque el formato blog ha evolucionado mucho en los últimos años, en esencia su propósito no es muy diferente a aquellos primeros diarios online, generalmente personales, en los que sus autores compartían un rincón de su vida, sus opiniones o sus experiencias. Con el tiempo, el blog se fue popularizando y los avances informáticos, especialmente en tecnologías web, facilitaron y democratizaron este particular medio. Ahora apenas hacen falta unos pocos clics para iniciar la aventura de escribir un blog, sea este de carácter personal o para asuntos profesionales.

En general, y por lógica, hay más personas que leen blogs que autores que escriben uno. Estas bitácoras online son ya parte fundamental de nuestra forma de mantenernos informados semanalmente. Ya no nos basta con las versiones online de los tradicionales periódicos y de las revistas con más historia (y que aguantan estoicamente ofreciendo su versión en papel). Desde hace ya mucho tiempo necesitamos beber de otras fuentes de información para leer opiniones que no sean las de los diarios generalistas. Queremos (o debemos) estar informados sobre temas muy específicos que no encontramos en los medios de gran tirada, quizá porque no interesan o porque no resultan rentables.

En cualquier caso, solo teniendo en cuenta la plataforma blog,  la avalancha de información resulta a veces ingestionable. Sufrimos aquello que alguien definió muy gráficamente como “infoxicación”, una intoxicación de información. Un exceso de información que no solo dificulta el trabajo de discriminar una publicación de calidad de una mediocre; además supone un problema para seleccionar simplemente aquello que nos gusta. Porque en ocasiones, cuando tenemos tantas opciones delante, no siempre elegimos con criterio.

En un intento de poner algo de orden al respecto, este artículo (y su continuación) presentan 10 pasos para organizar tus lecturas de blogs:

  1. Planificar
  2. Buscar
  3. Seleccionar
  4. Suscribirse
  5. Clasificar
  6. Revisar
  7. Leer
  8. Comentar
  9. Compartir
  10. Desechar

De momento, empezamos con los 5 primeros pasos, desde planificar nuestras lecturas hasta el momento de hacer una clasificación de blogs. Se trata de consejos generales que se pueden aplicar independientemente del lector de blogs que utilicemos.

1. Planifica tus lecturas de blogs

A primera vista, planificar y leer no parecen ser dos palabras que deban ir juntas. Se supone que la lectura de blogs debe ser una actividad de ocio; lo hacemos por el mero placer de aprender sobre temas que nos interesan. Al fin y al cabo hemos sido nosotros por voluntad propia quienes hemos decidido seguir las actualizaciones de una lista de blogs.

Por otro lado, solemos asociar más el verbo «planificar» o «programar» a responsabilidades de trabajo (u obligaciones personales) y no tanto a actividades de ocio y tiempo libre (menos planificar un viaje, que para muchos de nosotros es casi una de las mejores partes de la aventura). En cualquier caso, si pretendemos ser productivos también en la lectura de blogs, no queda más remedio que aplicar algún método que nos permita buscar, seleccionar, revisar y leer publicaciones de una forma óptima. Nos interesa estar informados sobre los temas que despiertan nuestro interés y por tanto conviene hacer una buena selección de lecturas, el máximo número de ellas siempre según nuestro tiempo disponible. Uno de los objetivos será no malgastar el tiempo con lecturas de menor importancia. Lógicamente, nuestra agenda semanal será determinante. Y en este primer paso de planificación convendría poder contestar a las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué cantidad de blogs me puedo permitir leer semanalmente?
  2. ¿Con qué frecuencia puedo hacerlo?
  3. ¿Qué días son los más apropiados para poner en orden mis lecturas?
  4. ¿Qué momentos del día son los mejores para revisar mi bandeja de entrada? ¿Y los mejores momentos para leer los artículos?

2. Busca entre millones de blogs

¿Cómo encontrar nuevos blogs que puedan interesarnos? Si uno acaba de aterrizar en este mundo de las lecturas en Internet, lo mejor es preguntar por buenas recomendaciones a amigos y compañeros que ya son habituales de los blogs y que además comparten con nosotros intereses e inquietudes. Ellos sabrán preparar una buena lista para que sepamos por dónde empezar.

Y para los que llevamos ya algún tiempo leyendo blogs semanalmente, ya sabemos que las recomendaciones llegan solas. Es habitual que un artículo de un blog haga referencia al artículo de otro. Es decir, es más que probable que si estás leyendo un post sobre productividad, el autor haga un comentario sobre algo que leyó sobre el tema… en otro blog. De esta forma, las recomendaciones de nuevos blogs que desconocíamos van llegando sin pedirlas.

Y una tercera alternativa que nunca falla son los buscadores de Internet. Si uno quiere empezar a leer blogs sobre “organización personal” tan solo necesitará abrir en navegador, teclear la web de su buscador favorito (¿Google?) y escribir “los mejores blogs sobre organización personal”. Y… voilà! El buscador mostrará en sus resultados un buen número de webs, muy posiblemente blogs, en los que alguien ha tenido el detalle de preparar para nosotros, sus lectores, una lista con los blogs recomendados sobre el tema. También muchas herramientas para organización y lectura de blogs llevan integrado un buscador para encontrar nuevas fuentes y recomendaciones.

El que busca, halla. El que no encuentra es porque no quiere.

3. Selecciona con criterio, pero sigue también tu intuición

Conviene hacer las cuentas. Así que selecciona bien lo que vas a leer, porque te dará trabajo. En nuestro ímpetu por hacer una gran lista de blogs, podemos pecar de avariciosos y querer quedarnos con todo lo que vamos encontrando. También podemos pecar de ingenuos pensando que podremos leer semanalmente centenares de posts. Revisarlos quizá, algo muy distinto es leerlos.

Sé muy selectivo. No te sientas culpable por dejar fuera un blog que te han recomendado. Pero tampoco inviertas mucho tiempo en decidir si un blog pasará a formar parte de tu colección. Piensa que si consigues finalmente confeccionar tu lista “definitiva” de blogs (nunca lo será), esta solo será “una lista”, “tu lista”. Siempre habrá una colección mejor. Hay millones de blogs en Internet y la competencia es feroz.

Además, nuestra selección de blogs debe estar en constante cambio. Con el tiempo unos blogs desaparecerán, otros nuevos llegarán, otros nos dejarán de gustar y otros que seleccionemos “por probar”, acabarán siendo nuestros blogs de referencia.

En resumen: sé selectivo, pero de vez en cuando sigue tu intuición y no tengas reparos en darle una oportunidad a un blog o en dejarlo fuera de tu lista.

4. Suscríbete: es sencillo y gratis

Y llegamos al punto interesante. La suscripción a un blog. Es un pequeño gesto para formalizar que un blog pasa a formar parte de nuestra familia de lecturas. Es una bienvenida oficial.

En primer lugar conviene aclarar que la suscripción de la que hablamos es gratuita y se trata concretamente del sistema de suscripción RSS o Atom, una tecnología que incorporan los blogs y que nos permite recibir las actualizaciones de cada uno de ellos. Y aquí está la clave del éxito del concepto de suscripción: las noticias, los artículos llegan a nosotros y no somos nosotros quienes vamos a buscarlas.

En otras palabras: si hemos seleccionado una lista de 50 blogs, ya no será necesario visitar independientemente cada una de las 50 páginas webs que alojan los blogs. En cambio, podemos utilizar un programa o servicio de Internet que nos va a permitir suscribirnos a esas 50 fuentes de información para recibir en una única bandeja de entrada los nuevos artículos (posts) que se vayan publicando.

Precisamente por su sencillez y gratuidad, este sistema de suscripción puede resultar “peligroso”. Apenas con un par de clics podemos suscribirnos a un blog y empezar a recibir todos los artículos que allí se publiquen. Con cada suscripción que añadimos, nos estamos dando trabajo extra de tener que revisar lo que se publique.

Entonces, ¿cuál es un número razonable de suscripciones? Yo siempre respondo a esta cuestión con otra pregunta: ¿de cuánto tiempo dispones? Al final la experiencia revisando y leyendo blogs determinará el tiempo máximo que le podemos dedicar a esto de los blogs y, además, dependerá de la frecuencia de publicación de muchas de las fuentes. Unos blogs publicarán a diario (algunos varias veces al día…) y otros un número concreto de veces a la semana. Es decir, 100 blogs podrían generar 100 artículos al día, o solo 100 a la semana. Dependerá de nuestra selección de blogs. Como decía, el paso del tiempo nos indicará si la cantidad de suscripciones que manejamos es excesiva o si, por el contrario, podemos permitir la entrada de nuevas fuentes.

5. Clasifica por temas y por prioridad

Agrupar los blogs que seguimos semanalmente es fundamental, especialmente si el número de suscripciones va creciendo considerablemente. Y esto es algo que suele ocurrir en la práctica.

A partir de una cierta cantidad de suscripciones, si decidimos revisar todos los artículos empezando por los más recientes (suele ser lo habitual) y detenemos la revisión para leer aquellos que han captado nuestra atención, es muy probable que estemos invirtiendo tiempo en lecturas que realmente deberían esperar. Quizá hayamos agotado nuestro tiempo cuando finalmente llegue un artículo de una temática que nos interesa más y que ha sido publicado en uno de nuestros blogs favoritos. ¿La solución? Asignar categorías.

Personalmente, yo recomiendo al menos combinar dos tipos de clasificación:

  1. Temática. Una clasificación por temas nos permitirá separar las publicaciones según nuestros intereses. El pequeño esfuerzo de realizar estas agrupaciones tiene grandes ventajas. Aunque planifiquemos a conciencia nuestras lecturas, habrá días en los que nos apetezca leer sobre una temática específica. Y en otras ocasiones, hay temas que preferiremos evitar. Un ejemplo clásico de clasificar por temas es de poder leer entre semana sobre aspectos que están más relacionados con nuestro trabajo, para dejar el fin de semana para las temáticas que consideremos parte de nuestro ocio (gastronomía, arte, literatura, etc). Personalmente, tengo definidos alrededor de 10 temáticas de blogs.
  2. Prioridad. Una clasificación por prioridad es perfectamente complementaria. Es decir, podemos asignar a un blog una, o de hecho varias categorías temáticas de la que hemos hablado antes; por ejemplo, “Tecnología” y “Productividad”. Pero al mismo tiempo podemos etiquetar el blog como “Prioritario”. Es decir, de toda la colección de blogs, cualquier artículo que se publique en un blog que pertenece a la categoría “Prioritario” debería ser revisado antes que cualquier otro. Yo defino solo tres niveles de prioridad. Menos es poco y más complicaría el sistema. En la práctica se trata de tres categorías más, como cualquier otra categoría temática. Y las identifico como: “Clase A”, “Clase B”, y “Clase C”
    1. Blogs de “Clase A”. Son aquellos blogs favoritos o de obligada lectura (por el motivo que sea). Se publican en ellos artículos que debo revisar sí o sí. No hay otra opción que revisarlos a conciencia cada semana.
    2. Blogs de “Clase B”. Son aquellos blogs de lectura habitual. Los leo regularmente y hago lo posible por revisarlos todos porque seguramente contienen algo interesante. Este es el nivel de prioridad que marco a los blogs que caen en esta clasificación.
    3. Blogs de “Clase C”. Son blogs recién llegados, de los que desconozco su calidad y llegan a mi bandeja de entrada en “modo prueba”. También están en esta categoría los blogs que no necesito revisar con urgencia o que pasarlos por alto no tiene demasiado impacto. Los reviso muy por encima, con la única intención de detectar alguno que valga la pena y merezca (como se dice ahora) un “upgrade” a un nivel superior, a una “Clase B” o “Clase A”.

Y, ¿cómo implemento este sistema de organización?

Existen en el mercado un buen número de herramientas para organizar las lecturas de blogs. Son los llamados lectores o agregadores de suscripciones RSS/Atom. Los hay como programas informáticos instalables en nuestro ordenador, como aplicaciones móviles para nuestros smartphones o como aplicaciones web en Internet. La oferta es bastante completa.

Yo en particular utilizo actualmente Feedly, un lector de blogs que cuenta con versión web, móvil y de escritorio. Con la continuación de este artículo próximamente y una vez presentados los diez pasos para organizar tus lecturas de blogs, daré las claves para implementar y utilizar este sistema de organización con Feedly. Con esta herramienta podemos buscar, seleccionar, suscribirnos y clasificar los blogs tal y como se ha detallado en este artículo. Pero también podremos llevar a cabo el resto del proceso de organización con Feedly: revisar, leer, compartir y desechar.

¡Hasta la próxima entrega!

Fotografía 1 | The Future of Books de Johan Larsson en 500px
Fotografía 2 | FABEEX MAGAZINE in Ipad de creperson en 500px

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Anota como puedas: captura al instante y procesa después

MemoriaLa memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.

Por tanto, si llega algún dato o idea a nuestra cabeza, debemos asegurarnos de que podremos anotarlos rápidamente. Es un sencillo hábito; y el más básico en cualquier proceso de organización personal. «Captura al instante; anota como puedas».

Anota como puedas: deja los verbos para otro momento

Un error habitual de quienes hemos tomado la determinación de organizarnos un poco más «en serio», es intentar definir con todo detalle las tareas en el mismo momento en que estas van llegando a lo largo del día. La aplicación que utilizamos como herramienta de organización, de diseño atractivo seguramente, además nos tienta precisamente a concretar qué haremos, cuándo, dónde, con quién y cuánto tiempo nos llevará. Error.

AnotaDesde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, «Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD» (capítulo 16. «Control», página 99). José Miguel es autor del blog «Óptima Infinito», de lectura muy recomendable también.
Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Hazle un hueco a tu proyecto personal

¿Por qué organizarse? ¿No es suficiente ir haciendo sin más? Para estas preguntas hay siempre una buena variedad de respuestas. Unos se organizan porque la sensación de tenerlo todo bajo control les hace ayuda a concentrarse en la tarea que tienen entre manos. Otros defienden que con un buen método de organización consiguen hacer mucho más, o al menos de una forma más eficiente. Otros prefieren la improvisación, y con ella, el caos. Con el tema de la productividad, con o sin ella, personal o en el trabajo, cada uno encuentra la motivación donde quiere.

Personalmente, entre la variedad de respuestas, las que más sentido tienen son aquellas que proponen una buena organización para tener más tiempo libre para los proyectos personales de uno. Así de sencillo. Y de esta cuestión trata este artículo.

Proyectos vs. tareas

Los métodos más populares de organización personal diferencian claramente entre «tarea» y «proyecto». Diferentes técnicas de gestión también se basan en estos dos conceptos para proponer sus eficaces métodos. Pero sobre todo, el sentido común nos sugiere que es una forma acertada de organizar el trabajo. En general, y por no cargar el texto de definiciones, podemos decir que un proyecto se compone básicamente de tareas. Y la «tarea» es un elemento de actividad cuya acción se ha concretado.

Por ejemplo, el proceso de «escribir una novela» cabría en la definición de proyecto, y una tarea sería «elaborar la ficha de aspecto físico del protagonista de la novela». Es cierto que en ambos casos, proyecto y tarea son acciones concretas y realizables, pero es obvio que una tarde cualquiera nos enfrentaríamos a «elaborar una ficha» que a escribir todas las páginas de un libro de principio a fin. Parece entonces que trocear los proyectos en tareas es una buena idea y facilita el trabajo.

El proyecto como colección de tareas, como una secuencia de actividades, como un proceso prolongado en el tiempo para lograr un objetivo. A ese tipo de proyectos nos referimos, pero nos ocupan los proyectos de carácter personal.

Tu proyecto personal necesita un buen plan

Todos tenemos cuestiones personales que atender. Las obligaciones más rutinarias y menos atractivas, como organizar y limpiar la casa o hacer algunas recados, al fin y al cabo son tareas y como tales las podemos gestionar eficientemente con un buen método de organización personal. Para otras actividades como pasar tiempo con nuestra familia y amigos, nuestro único trabajo debería ser el buscarles el tiempo que merecen y abandonar el reloj (y el smartphone) para disfrutarlas sin distracciones. Hay momentos y experiencias que ni se miden ni deben ser parte de una planificación.

Entonces, ¿qué otros proyectos personales necesitan un buen plan? Probablemente algunos de nuestros momentos con amigos o responsabilidades familiares diarias, que lógicamente compartimos con otras personas, necesiten también un poco de organización, pero no son el objeto de este artículo. Ahora es el momento de revisar nuestros proyectos personales en el sentido más individualista de la palabra «personal».

Reservarse tiempo para uno mismo; de eso trata el asunto. Porque además la situación suele presentarse habitualmente de otra forma (y estrictamente en este orden): primero abordamos las cuestiones de trabajo, luego aquellas —personales o profesionales— que hacemos para otros y finalmente, si queda algo de tiempo, las que revierten en uno mismo.

A continuación comparto algunas ideas y consejos para que nuestro proyecto personal consiga tener su espacio en nuestra agenda.

1. Elige tu proyecto personal

En la lista de proyectos personales no pueden faltar los más típicos propósitos de Año Nuevo: hacer ejercicio físico, leer más libros, aprender un nuevo idioma (o mejorar el que tenemos atragantado), hacer más viajes al año, iniciar un blog o hacer nuevos cursos de formación. Pero también podemos innovar un poco y encontrar tiempo para escribir un libro, aprender a dibujar, conocer mejor nuestra propia ciudad, aprender cocina japonesa o visitar más museos. Más o menos tradicionales, más o menos originales, aunque necesitemos ayuda de alguien, estos proyectos los llevaremos a cabo para nuestro propio crecimiento, aprendizaje y satisfacción personal. Tiempo para uno mismo.

2. Hazle hueco

Ninguna de las propuestas de proyectos personales tendrá éxito si no tiene reservado un espacio en la agenda. Muchos propósitos de Año Nuevo no se cumplen por ese mismo motivo: quedan solo en meras intenciones si no tienen una reserva seria en el horario semanal. Es necesario establecer una frecuencia semanal y ser constante en ello. Todos conocemos las consecuencias de dejar los proyectos personales para «cuando uno tenga tiempo».

3. Ponle «fecha de entrega»

Establecer un plazo es tan importante como fijar las horas y días de la semana que dedicaremos a nuestro proyecto. Un compromiso de fecha de «entrega del proyecto» es fundamental, sea cual sea la duración. Si nos proponemos escribir y publicar un libro, es imprescindible imponernos unos límites de tiempo, sean meses o años. Lo que está claro es que dejar un proyecto personal con fecha límite y objetivos indefinidos, es garantía de fracaso.

4. Protege un bloque de tiempo

No solo bastará con reservar unas horas para las actividades del proyecto. Sin excepciones deberemos proteger el bloque de tiempo que hemos reservado para que nuestro proyecto salga adelante con éxito antes de que venza el plazo. Del mismo modo que uno no lee novelas en horas de oficina (salvo que su trabajo sea el de crítico literario), tampoco las horas de proyectos personales se deben dedicar a asuntos de trabajo. Unas horas no valen más que otras; simplemente por el hecho de que unas nos reportan un sueldo y otras no.

5. Reorganiza el resto de tareas

La organización del resto de tareas diarias girará en torno a este nuevo escenario de bloques de tiempo reservados para tus proyectos. Para las otras obligaciones contaremos lógicamente con menos horas, y quizá sea esta la mejor oportunidad para revisar prioridades y empezar a decir «no» a cuestiones completamente prescindibles. Cada día tiene (y tendrá) 24 horas y la cuestión no es comprobar resignados el poco tiempo de la jornada que nos ha quedado para nuestros proyectos, sino que se trata más bien de estudiar cómo hacer caber todos los tipos de proyectos, profesionales y personales, sacrificando también tareas, pero de ambos contextos.

6. Encuentra la motivación

Elegido el proyecto personal, asignada una frecuencia semanal y establecida una fecha límite, solo queda mantener la motivación. Unos días tendremos otras tentaciones, y si no existen, buscaremos la excusa perfecta para abandonar (diremos que solo por un día) nuestro proyecto personal.

Para los días en los que estamos más olvidadizos, un sistema de recordatorios puede funcionar. Cualquier aplicación de alarma o avisos en nuestro smartphone puede funcionar, pero también puede ser útil un buen cuadrante semanal en papel pegado en la nevera o cerca de nuestro escritorio.

En cuestiones de motivación, la solución ya no es tan trivial. Habrá proyectos para los que no necesitemos el empujón diario. Para otros, sin embargo, empezar no será sencillo. Pero todo es cuestión de hábitos y jugar un poco con ellos puede ayudar a mantener la motivación. De nuevo la ludificación (gamification en inglés) y las redes sociales en Internet pueden darnos el impulso que necesitamos. Por ejemplo, la aplicación Coach.me permiten confeccionar listas de hábitos y hacer un seguimiento de los mismos. De esta forma introducimos un componente de juego a medida que vamos alcanzando los objetivos diarios de nuestro proyecto personal, que además podemos compartir con otros usuarios de la red.

Nuestro proyectos personales merecen nuestro tiempo y con una buena organización podemos buscarles un hueco. Solo es cuestión de encontrar el equilibrio personal-profesional.

No existe falta de tiempo, existe falta de interés. Porque cuando la gente realmente quiere, la madrugada se vuelve día, el martes se vuelve sábado y un momento se vuelve oportunidad.

Fotografía | «Typing» de Sebastien Wiertz en Flickr