Elogio del papel: 10 ventajas de anotar en una libreta

Una libreta puede ser un diario, un registro para nuestras listas de tareas, una agenda, un planificador de proyectos, un laboratorio de ideas, etc. Y adecuadamente personalizada, puede ser un perfecto sistema integrado de organización personal que incluya todos estos elemento que he comentado. Sin lugar a dudas, una libreta es una de las herramientas más versátiles que existen. Y hablamos en este artículo de la libreta física, porque en los tiempos que corren hay que especificar, y lo excepcional parece ser lo físico frente a lo virtual.

Yo recomiendo tener al menos dos libretas: una pequeña que poder llevar a cualquier sitio y otra mediana (nunca demasiado grande) para casa o para el trabajo. La primera puede servir para breves anotaciones, para capturar todo aquello que se nos ocurre en cualquier momento y que no queremos dejar escapar. La segunda, de mayor tamaño, la podemos utilizar para reunir y organizar mejor la información.

Hay libretas de todos los tamaños, colores y formas. Personalmente, a mí me gustan las libretas con páginas punteadas; nada de cuadros o líneas. En particular, me gustan las libretas Moleskine, pero hay infinidad de modelos para todos los gustos y necesidades. Siempre tengo una libreta pequeña y otra de tamaño clásico.

Las herramientas de baja tecnología (no digitales) son cada vez más valoradas y de todas ellas, la libreta es probablemente la más utilizada. Es un elemento que no puede faltar en cualquier kit básico de productividad que se precie. Quizá no sea el protagonista, pero sí un personaje esencial.

Tu mente está para tener ideas, no para guardarlas.
― David Allen

10 ventajas de la libreta física

Escribir en papel tiene muchas ventajas, algunas obvias, otras no tanto.

  1. Sencillez. La libreta de papel es una herramienta fácil de utilizar. No entraña ningún misterio y eso es indiscutible. Solo necesitamos un lápiz o un bolígrafo para escribir en ella. La libreta ofrece una opción minimalista frente a los complejos sistemas digitales para organizar la información. Simplicidad frente a dificultad innecesaria.
  2. Desconexión. De vez en cuando necesitamos (debemos) desconectar de pantallas y de dispositivos electrónicos en general, especialmente de aquellos que están permanentemente conectados a la Red. Pasar un día entero offline, fuera de Internet, cada día parece más difícil; supone toda una hazaña. La libreta facilita poder trabajar con calma, sin el ruido digital al que ya creemos habernos acostumbrado.
  3. Concentración. Si utilizamos una libreta, reducimos las distracciones habituales de las dichosas notificaciones que muestran algunas aplicaciones y nos podemos alejar del programa o el juego que nos tienta constantemente. La páginas de una libreta ofrecen la simplicidad que necesitamos, para contrarrestar el exceso de información del mundo digital.
  4. Salud. Escribir a mano presenta varios beneficios para la salud. Al parecer, se activan más regiones del cerebro que cuando pulsamos las teclas del ordenador. Se estimulan el área visual, las habilidades motoras y las cognitivas. En cualquier caso, escribir a mano no es perjudicial; desde luego no más que hacerlo con un ordenador.
  5. Creatividad. Dibujar siempre es relajante y escribir a mano de algún modo es dibujar letras. Además, es una oportunidad para mejorar nuestra caligrafía. El arte de escribir se ha ido perdiendo en favor de los formatos digitales. La libreta es un lienzo y una oportunidad para expresar en ella nuestras ideas de forma creativa. Frente al carácter impersonal de las tipografías digitales (y el tiempo perdido seleccionando una), la libreta es un formato flexible y sobre sus páginas cada trazo es único.

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Decálogo para un día efectivo: de las prioridades al ritual de cierre

Si al hacer balance del trabajo al final del día no solo deseamos haber hecho las cosas bien, sino que además queremos haber hecho bien las cosas correctas, entonces nuestro objetivo era ser efectivos. José Miguel Bolivar recordaba hace unos años las diferencias entre eficiencia, eficacia y efectividad y vuelvo a ellas de vez en cuando para reaprender estos conceptos.

En este artículo quiero presentar un decálogo para un día efectivo; un día en el que no solo somos eficientes haciendo las cosas, encontrando la mejor relación entre recursos y resultados, sino también un día en el que somos eficaces, porque seleccionamos correctamente las tareas que realizaremos y que nos permiten avanzar en nuestros objetivos. Efectividad va de eso precisamente: de hacer bien las cosas correctas, de afrontar nuestro trabajo con eficiencia y eficacia.

Este es mi decálogo personal con puntos muy prácticos: desde el momento de establecer las prioridades del día hasta el ritual de cierre al finalizar la jornada. He intentado resumir en él cuestiones que me gusta tener en cuenta durante todo el día en materia de organización personal.

  1. El día debe empezar marcando las prioridades. En este primer paso conviene no caer en la trampa de considerar solamente el contexto de trabajo; también hay prioridades en otras áreas de responsabilidad: personal, familiar, proyectos, etc. Podemos concretar las prioridades del día fijando tan solo tres tareas muy importantes que obligatoriamente deberemos realizar. Para definir mis prioridades y tareas más importantes del día utilizo Day One y apenas me lleva cinco minutos.
  2. Alinear nuestra agenda con nuestra lista de tareas es el siguiente paso para lograr un día efectivo. Primero consultaremos nuestra agenda para comprobar el tiempo real disponible para avanzar en las tareas. En este punto estamos planificando el día, dejando incluso algo de aire para posibles imprevistos. Conviene seleccionar tareas con responsabilidad, siendo realista sobre los huecos que nos ofrece el día. Para mi agenda utilizo la aplicación Calendario de macOS e iOS, y para gestionar mis tareas y proyectos utilizo Things.
  3. No se hace absolutamente nada que no esté en nuestra lista de tareas. No hay excepciones. Y si llega un imprevisto, también se anota antes de ponernos con él, intentando siempre terminar lo que teníamos entre manos o dejándolo en un punto que nos permita continuar más adelante sin problemas. También durante el día debemos estar alerta y no dejar que se cuele ninguna tarea que no lo es. Sabemos que a veces hay ideas que se camuflan con el aspecto de tarea, pero que realmente ni son urgentes ni importantes.

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Define espacios digitales de trabajo: cada uno lo suyo y cada cosa en su lugar

Todos los sistemas operativos (Windows, macOS, Linux, etc.) permiten crear diferentes cuentas de usuario en el sistema, por ejemplo, cada una con el nombre de un miembro de la familia. En las empresas, se suele utilizar una gestión de usuarios centralizada, algo más sofisticada. En nuestro ordenador personal, el que utilizamos habitualmente para tareas personales e inevitablemente para otras gestiones profesionales, la idea de definir varios espacios digitales de trabajo mediante usuarios, y por tanto separarlos, solo presenta ventajas. Si cada usuario puede organizar sus propios datos en su propio espacio (o espacios, como veremos), este puede ser un buen punto de partida para ser más efectivo en las tareas. Sin embargo, tengo la sensación de que esta característica no se utiliza lo suficiente.

Sorprende ver cómo algunas personas utilizan un mismo usuario del sistema para todo. No solo mezclan programas y datos personales con los laborales, sino que además comparten el mismo espacio con otras personas. Una situación habitual en muchos hogares es la de compartir un ordenador que ni siquiera solicita un usuario y una contraseña. Esto es una bomba de relojería porque solo es cuestión de tiempo que algo deje de funcionar o que empecemos a echar de menos algún archivo importante. Y encontrar al responsable del desastre no es tarea fácil.

Si una persona utiliza una única cuenta de usuario para compartir en el mismo espacio recursos personales y de trabajo (algo que sigue sin ser muy recomendable), al menos puede tener cierto control sobre lo que hace, siempre que no permita el acceso a nadie más. Siendo responsable y especialmente prudente, podrá mantener cierto nivel de organización en los datos y programas. El problema aparece cuando otras personas pueden acceder (porque así se permite) al mismo espacio de trabajo: carpetas de documentos, escritorio, programas, configuración del sistema, etc. En este momento, los datos ya están en peligro y están a un clic de ser eliminados (supongamos que) accidentalmente. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Una versión exprés de «Ocho en punto»

Nace «Ocho en punto Exprés».

Durante todos estos años publicando en «Ocho en punto», muchos artículos se quedaron en estado borrador y nunca vieron la luz. Unos por falta de tiempo y otros, por el tema en particular que trataban y porque pasó el tiempo, quedaron obsoletos. Y es una verdadera lástima. Aprendí de los contenidos y del trabajo parcial que hice con ellos, pero nunca los compartí. Habría bastado con un breve comentario en el momento adecuado. De hecho, para determinados tipos de contenidos, no siempre hace falta extenderse en un artículo de cientos de palabras.

Con esta filosofía lanzo Ocho en punto exprés, que pretende ser mucho más ágil con ciertos temas. El proyecto es un blog independiente de este que lees ahora y, por tanto, lo es también la suscripción a los contenidos. He querido mantener la esencia de este blog, con su frecuencia habitual de publicación, que hoy por hoy suele ser semanal. En la nueva versión exprés, aparecerán publicaciones con mayor frecuencia. Y como lector, puedes decidir suscribirte al que más te guste. O a los dos.

Lo presento ya en su espacio como una versión instantánea de este blog, una especie de extensión en el que encontrarás artículos breves y noticias de actualidad sobre el mundo de la organización personal y la productividad. Lo que no cabe en un tuit, pero tampoco necesita demasiada extensión. Rápido, instantáneo, exprés.

Ocho en punto exprés | expres.ochoenpunto.com
Fotografía | Café & Ordenador

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Un segundo alto en el camino: 100 artículos sobre organización personal

He decidido escribir este artículo sin darle demasiadas vueltas. Normalmente, cuando empiezo a redactar un artículo, parto de una estructura previa o de una idea inicial más o menos elaborada. Y a partir de ahí voy tirando del hilo, me dejo llevar y adonde me lleven las palabras, que buen sitio será. Pocas veces estoy satisfecho con lo que escribo; pero supongo que eso siempre es una buena noticia.

Artículo a artículo hemos llegado a cien. Juntos, porque tú me lees al otro lado. Y precisamente porque uno puede celebrar cuando buenamente le apetece, yo he decidido hacerlo al llegar a este punto. Podría haberlo hecho con motivo del anterior o del siguiente post; sin embargo, si ya hice «un alto en el camino» para presentar «50 artículos sobre organización personal» ¿por qué romper ahora la serie? De hecho, pongámosle un título similar. Como decía, sin pensarlo demasiado.

8 horas y 8 minutos de organización personal, productividad y tecnología

Quizá alguien ha aterrizado por primera vez en este blog. En tal caso, bienvenido. Para quienes llegan nuevos a este espacio y para aquellos que no han tenido oportunidad de leer todos los artículos, os cuento que aquí hablamos (porque puedes contribuir con tus comentarios) de organización personal, de productividad, acompañados del elemento tecnológico, que de algún modo siempre acaba asomando la cabeza en el texto. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

12 rutinas (y 4 manías) para cerrar bien el día

Sentirse productivo y cerrar bien el día es una sensación que merece la pena experimentar de vez en cuando. Tan importante como trabajar de forma organizada durante la jornada también lo es cerrarla con éxito, sin ataduras ni preocupaciones; aunque sabemos que no es tarea fácil.

Para desconectar del trabajo es fundamental, no solo detener sin más nuestra actividad a una hora determinada, sino cerrar correctamente la jornada siguiendo una serie de rutinas. Cada uno desarrolla las suyas pero todas tienen en común el hecho de aplicarlas de forma sistemática cada día. Siempre conviene seguir más o menos los mismos hábitos cuando la jornada de trabajo llega a su fin.

Es imposible terminar en un solo día todas las tareas que tenemos pendientes. Además, seguramente muchas de las tareas, y por supuesto los proyectos, deberán quedarse a medias. Está en nuestra mano tratar de ser extremadamente organizados y anotar el estado en que queda el trabajo para poder retomarlo con calma y seguridad al día siguiente. Y si no queremos estar constantemente pensando en el trabajo durante nuestro tiempo de ocio, hay que aprender a echar el cierre. Si nos vienen a la cabeza asuntos laborales mientras vemos una película con la familia, algo hemos hecho mal cerrando el día de trabajo.

Presento en este artículo dieciséis rutinas que pueden ayudar a cerrar bien el día. Confieso que cuatro de ellas son manías personales. Realmente son pequeñas acciones, sencillos gestos que de algún modo nos recuerdan, a fuerza de adquirir el hábito, que la jornada de trabajo terminó. Cada uno puede inventar las suyas, o quizá ya las tenga, pero la clave está en realizarlas sistemáticamente cada día, sin excepción.

 

Vacía y… vacía

A lo largo del día vamos acumulando información, a veces sin control. Una nos llega y no podemos evitarla; otra la generamos nosotros. En cualquier caso, para no terminar padeciendo el síndrome de Diógenes digital, es importante adquirir el buen hábito de vaciar a diario.

  1. Revisa tus libretas en busca de notas. Si apuntaste algo durante la jornada, por algo o para algo sería. No dejes que termine el día sin haber revisado a fondo todas las notas que hayas tomado, sea cual sea el formato que hayas utilizado. «Vacía» tus notas, las digitales (Evernote, OneNote, etc.) y las físicas (libretas, post-it, etc.).
  2. Localiza en tu teléfono móvil las fotografías y capturas de pantalla que hayas hecho hoy, sobre todo si están relacionadas con el trabajo. Decide qué hacer con ellas; elimina las que no necesites y organiza las que hayas conservado.
  3. Vacía la papeleras, la física y la virtual. Objetivo: ningún papel en tu papelera y cero documentos en la papelera de reciclaje de tu ordenador.
  4. Limpia el historial de descargas y la caché de los navegadores web que hayas utilizado. Escanea tu ordenador en busca de archivos temporales que puedas eliminar. Saca la basura digital cada día. Esta es una manía personal.

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Teletrabajar desde casa: 8 consejos para trabajar a distancia de forma efectiva (y sensata)

Soy profesor de Informática en Secundaria y, por la terrible situación que nos está tocando vivir, desde hace ya varios días estoy trabajando desde casa. Este modelo de educación a distancia ya estaba inventado, pero no es lo mismo hacer un «simulacro» que empezar a trabajar al cien por cien con este modelo. Teletrabajo, trabajo a distancia o trabajo remoto. Cualquiera de estos nombres nos vale.

El nuevo escenario es que yo estoy en mi casa y mis alumnos en las suyas. Y este nuevo esquema tiene sus ventajas pero también sus inconvenientes, y no todos tienen que ver con el trabajo en sí, sino con el hecho de que trabajo y hogar se ven obligados a compartir espacio y tiempo.

Teletrabajar desde nuestro hogar no es nada sencillo. En este contexto de trabajo a distancia, nuestra vida personal y profesional se entremezclan fácilmente y la tarea de establecer rutinas en los dos ámbitos resulta cuando menos complicada. En casa compartimos espacio y horarios con nuestra familia. Además, aparecen distracciones que no tenemos en una oficina convencional.

Esta infografía presenta ocho recomendaciones básicas para teletrabajar desde nuestro hogar de forma sensata. Si recientemente nos hemos visto obligados a establecer nuestra oficina virtual en casa, es fundamental rediseñar tiempos y reorganizar los espacios, siempre respetando nuestros horarios, los laborales, pero sobre todo los familiares y personales. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Soy profesor y así me organizo (con TIC o sin TIC)

Hace unos meses publiqué las (que yo considero) 8 cualidades TIC de un profesor productivo. Acompañaba el artículo con una infografía en la que resumía las características del profesor conectado, sincronizado, informado, eficiente, organizado, digital, concentrado y virtual; todas ellas cualidades relacionadas con la productividad y las TIC.

En esta ocasión vuelvo para preguntar. Me consta que son muchos los docentes que mantienen su particular forma de organización personal desde siempre, sea en formato papel o en formato digital, no importa. Lo veo a diario. Algunos me consultan cómo me organizo yo, me preguntan qué aplicaciones utilizo, si es que utilizo alguna (aunque algo sospechan, claro está). Siempre intento aconsejar la opción más razonable en cada caso, utilizando un criterio basado únicamente en mi experiencia como profesor (de Informática) y en mi especial interés por la organización personal.

No todas las herramientas (ni métodos) están diseñados para todo el mundo ni se adaptan a todas las necesidades. Es cierto que muchas veces conviene hacer algún cambio (con o sin TIC), siempre que sea para introducir alguna mejora. Pero a veces, en cuestiones de organización personal, es mejor quedarse como uno está. «Si algo funciona, no lo toques», como se suele decir.

Lanzo esta consulta precisamente para reunir información sobre este tema, el de la organización personal de los docentes en su día a día. Te invito a completarla y a compartirla con tus compañeros de claustro.

¡Gracias por tu colaboración!

Haz clic en la imagen para acceder a la consulta

Consulta | «Soy profesor y así me organizo»
Fotografía «Agenda» | DarkWorkX en Pixabay

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Está desordenado… y lo sabes

Me disponía a terminar alguno de los posts que tengo en estado borrador, en concreto sobre alguno de los temas relacionados con el orden digital. Ya sabéis: organización de los datos en archivos y carpetas, cómo sacarle partido a algunas aplicaciones para crear y organizar notas, aplicaciones para la gestión de tareas, etc. Incluso había pensado empezar un nuevo artículo, a partir de esas ideas sin hilar que tengo a la espera en un verdadero cajón de sastre (y digital). Pues ni una cosa ni la otra.

Sentado frente a ordenador, mientras consultaba los borradores y la lista de notas para futuros artículos del blog, observaba que había cosas en mi escritorio (físico) que no estaban en su lugar, o no del todo organizadas. ¿Por qué tengo tantos bolígrafos a mano? ¿Los necesito todos? ¿Funcionan todos…? ¿Por qué tengo objetos sobre la mesa que no utilizo? Estoy viendo los archivadores y me pregunto si todo está dentro clasificado como debería. Y miro también las bandejas apiladas, tres concretamente, que utilizo como inbox de documentos y otros papeles, y que todavía no he procesado.

Y solo he fijado mi atención en la parte visible de mi zona de trabajo. ¿Están el resto de cosas organizadas convenientemente en la habitación? ¿Y en el resto de la casa? De pronto, dentro del orden relativo que puedo encontrar en mi zona de trabajo, he sentido cierto caos, que he necesitado empezar a solucionar. ¿Cómo voy a escribir y aconsejar sobre los beneficios de mantener un orden digital si el orden físico, que es básico, no está resuelto? De algún modo, saber que hay algo físico que no está en orden ocupa también espacio en nuestra cabeza, y también lo hace de forma desordenada. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

4 ideas de productividad en 2019

Con el Año Nuevo bien reposado quiero compartir algunas ideas de productividad y organización para este 2019. Nada de listas de propósitos que no cumpliré, sino más bien algunas propuestas de mejora personal, y que si no cumplo, nadie saldrá dañado.

Y es que los propósitos de Año Nuevo los carga el diablo, especialmente si los hacemos precisamente en vísperas de cambio de año. Son fechas en las que nos gana el optimismo y el deseo de empezar nuevos proyectos. Días en los que bajamos la guardia y dejamos que nos venzan las emociones. Como se suele decir, nos venimos un poquito arriba, apostando fuerte y con la ilusión puesta en grandes objetivos que muy probablemente no cumpliremos.

Así que, con el 3% del año completado y ya con los pies en la tierra, he elaborado una lista de cuatro ideas (que no propósitos) de productividad y organización personal. En particular se trata de mejoras relacionadas con la comunicación, con la organización, con el tiempo y con la toma de decisiones. 

1. Comunicación

¿Qué porcentaje de nuestro tiempo de trabajo dedicamos a comunicar cosas y formalizar otras con formato de reunión o mediante el intercambio de mensajes? Saca las cuentas y verás. Hablo del correo electrónico, mensajería instantánea y otros servicios de comunicación, especialmente los digitales. También hablo de reuniones y conversaciones. Todos sabemos que ni unas ni otras son todo lo productivas que deberían ser. La buena noticia es que, en cuestiones de comunicación, siempre hay mejora posible, que suele pasar por limitar su uso, filtrar la comunicación que entra en el flujo de trabajo y ser más eficaz en la gestión de la información que llega por cualquiera de los canales. Basta con lograr que la comunicación suponga un porcentaje mínimo del trabajo. Una primera buena idea para este año pasa por minimizar en la medida de lo posible el tiempo de comunicación completamente prescindible. ¡Menos comunicar y más hacer! Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…