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Categoría: Tareas

Toma el control de tus proyectos: simplifica, decide y suelta

Tiempo de lectura: 2 minutos

Una fotografía realista de nuestros proyectos

Una de las mayores dificultades a la hora de gestionar nuestro trabajo no es la falta de ideas o motivación, sino la falta de claridad o criterio para tomar decisiones realistas. Y esta dificultad suele tener un origen muy concreto: no conocer el estado real de nuestra organización y de nuestra carga de trabajo.

Tomamos decisiones todos los días: qué priorizar, qué empezar, qué aplazar… Pero si no tenemos una visión clara y global de cuántos proyectos tenemos realmente activos y cuánta energía podemos dedicarles, corremos el riesgo de caer en la frustración. No es solo una cuestión de falta de tiempo; a veces, son tantos los frentes abiertos que la mente se bloquea. No sabemos por dónde seguir, ni qué abandonar, y el simple hecho de pensar en ello ya es agotador.

El error está en la estimación: creemos que somos capaces de abarcar más de lo que nuestra agenda —y nuestro cerebro— pueden sostener. Antes de iniciar nuevos proyectos o de decir sí a nuevas iniciativas, necesitamos hacer un ejercicio de honestidad: contar qué proyectos están realmente activos. Sin excusas. Los que de verdad ocupan nuestra atención y requieren acción.

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El tiempo es el que es: ClipTimer para medir y decidir

Tiempo de lectura: 4 minutos

«El tiempo es el que es», como diría Salvador Martí, subsecretario de El Ministerio del Tiempo, interpretado por el actor Jaime Blanch. Aprovecho para recomendaros la serie, de la que no haré spoiler. Coincidiremos en que no podemos cambiar el tiempo, pero sí está en nuestra mano decidir cómo lo invertimos. Y, para mejorar en este aspecto, es necesario saber de dónde partimos; es decir, cómo lo estamos utilizando hasta ahora.

Mientras escribo este artículo, la aplicación ClipTimer está midiendo el tiempo que invierto en hacerlo. Cuando termine, os contaré el resultado. La herramienta es una idea de Domingo Gallardo y la ha programado él mismo. Él comentaba esta semana cómo, con la asistencia de herramientas de IA, algunas personas se animan a desarrollar esas aplicaciones que tanto necesitan pero que no encuentran en el mercado, o que no se ajustan del todo a sus necesidades. ¡Pues a programar!

Así resume el propósito de la app:

ClipTimer es la forma más rápida y sencilla de registrar tus tareas directamente desde el portapapeles. Diseñada específicamente para macOS, combina facilidad de uso con una eficiencia minimalista que te permite gestionar tus tareas sin esfuerzo; sin configuraciones complicadas, solo pega y empieza a registrar.

Los programas de time-tracking no son un concepto nuevo, pero es cierto que no siempre se adaptan a nuestras necesidades como usuarios. En ocasiones, el software ofrece tantas funciones que complica el sistema, cuando en realidad lo que buscamos es simplificar la medición o seguimiento del tiempo (que sería una traducción aproximada de time-tracking). Como se suele decir, es como matar moscas a cañonazos, cuando todos conocemos métodos más simples para el mismo fin.

He probado muchas aplicaciones para medir la duración de tareas, y el exceso de funciones de la herramienta ha sido el problema habitual. Muchas veces, menos es más, y ClipTimer resulta la solución perfecta. Además, Domingo ha ido incorporando mejoras que todos necesitábamos.

Algunos se preguntarán: ¿por qué medir el tiempo que tardamos en realizar una actividad? No es para presumir de lo mucho que hemos trabajado ni para justificar nuestra actividad. Personalmente, creo que hacer un seguimiento del tiempo que dedicamos a determinadas tareas nos ayuda a tomar mejores decisiones, sobre todo cuando afrontamos situaciones o proyectos similares en el futuro.

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Automatización con Power Automate: cómo transformar publicaciones de Teams en tareas de Microsoft To Do

Tiempo de lectura: 4 minutos

Muy pocas veces pasa uno por Teams simplemente para saludar. Si se comparte una publicación es porque hay algún tipo de tarea asociada y, en general, siempre hay que hacer algo al respecto. No todas las publicaciones de Teams son una tarea, pero la experiencia me dice que si alguien dedica un tiempo a escribir un mensaje es por alguno de los siguientes motivos:

  • Quiere comunicar algo, y seguramente habrá que hacer algo al respecto.
  • Quiere pedir opinión sobre algo, y deberíamos hacer algo al respecto.
  • Quiere organizar algún asunto, y obviamente habrá que revisar la información y hacer algo al respecto.
  • Quiere directamente repartir tareas en un equipo, y no queda más remedio que consultar nuestra parte y hacer algo al respecto.
  • Quiere simplemente destacar un logro o celebrar un éxito, y aquí también deberemos hacer algo respecto, como simplemente agradecer.

Microsoft Teams y Microsoft To Do

Entiendo que muchos no vean todavía los beneficios de recibir automáticamente una nueva tarea en un programa cuando alguien comunica algo en otro. Quizá sea porque no utilizan (todavía) de forma sistemática un gestor de tareas a diario, o simplemente no usan tal cosa. Sin embargo, si uno es persona de hábitos que realiza una revisión diaria de tareas, valorará ahorrar tiempo comprobando información procedente de otros canales (Teams, por ejemplo).

Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta habitual de trabajo y colaboración virtual en muchas empresas y también en muchos centros educativos. En mi día a día como docente, la utilizo como aula virtual para compartir recursos y realizar actividades. Es un software que ha evolucionado de forma espectacular en los últimos años y cada semana nos llegan noticias de alguna novedad en la plataforma. Explicar el potencial de esta herramienta requeriría varias series de publicaciones. Como sucede últimamente con la IA, siempre sale algo nuevo.

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Gestión de tareas: ¿integral o por ámbitos? Mi experiencia con Microsoft To Do

Tiempo de lectura: 4 minutos

Qué me perdone David Allen, pero ahora utilizo dos herramientas diferentes para administrador mis tareas y proyectos. Hace algunos meses decidí empezar a utilizar Microsoft ToDo para organizar exclusivamente las tareas de trabajo. Sin embargo, no he abandonado la aplicación Things, donde sigo poniendo en orden las tareas y proyectos personales. Y tengo mis motivos.

¿Gestión integral o por ámbitos?

A veces hay que experimentar nuevas formas de organizarse y eso he hecho, con resultado positivo, por cierto. Quizá ya no puedo afirmar que utilizo de forma estricta la metodología GTD de Allen, porque seguramente emplear ahora dos herramientas para organizar mis tareas incumple alguno de los principios de una gestión integral de las tareas. Sinceramente, qué más da.

Reconozco las bondades del método GTD y tratar todos los proyectos (no importa si de ámbito personal o laboral) en el mismo lugar y empleando la misma herramienta, tiene claros beneficios. Así lo he hecho durante mucho tiempo y doy fe de ello. Sin embargo, a veces hay que poner en la balanza los pros y contras de saltarse algunas reglas para ser más flexible. En esta ocasión, el balance ha sido claramente positivo en favor de separar tareas personales de las del trabajo. Hacerlo, de hecho, ha tenido las consecuencias que ya pude intuir.

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Pon a dieta tu lista de tareas: 8 recetas muy saludables

Tiempo de lectura: 4 minutos

Reducir la lista de cosas que hacer es fácil. Dejar de alimentarla continuamente depende también de nosotros. Echamos la culpa a los demás por todo el trabajo que tenemos por hacer, pero buena parte de las tareas de nuestra lista las hemos puesto nosotros ahí.

Para poner a dieta nuestro checklist solo hay que prestar atención a las tareas que llegan (porque no todas lo son), respetar nuestro tiempo (recordemos: limitado) y, en general, aprender a cuidar y organizar mejor los proyectos que sí son nuestra responsabilidad.

1. Apunta solo tareas

Este primer consejo puede parecer una obviedad, pero es un error que repetimos constantemente sin darnos cuenta. Muchas veces, caen en nuestra bandeja de entrada tareas que no lo son. En principio, no debería suponer mayor problema, porque cuando procesamos este inbox de tareas, convertimos esa «cosa» que todavía está por definir en algo parecido a una acción realizable, una tarea. El problema aparece cuando una simple anotación o idea no pasa este filtro correctamente y se cuela en nuestro sistema de organización.

Para evitar estas tareas intrusas, tan solo hay que prestar más atención y utilizar la herramienta adecuada. Utiliza tu administrador de tareas (aplicación o papel) exclusivamente para apuntar lo que realmente tienes que hacer, y usa otras herramientas para anotar lo que simplemente son notas o ideas.

2. Aprende a decir «no»

Este ya es todo un clásico. La teoría la sabemos, pero ponerlo en práctica, por lo que sea, no es tan sencillo. No podemos complacer a todo el mundo; es imposible (ni debemos) atender todas las peticiones, ni hacer todos los favores. Posiblemente no tendremos más remedio que atender algunos compromisos, pero otros serán perfectamente evitables.

Aprender a decir que no es todo un arte, pero solo requiere práctica. La primera vez cuesta, la segunda no tanto y a la tercera va la vencida. Y los efectos son inmediatos en nuestra lista de tareas. Con cada «no», desaparece una tarea de nuestra lista. Realmente nunca llega a entrar. Di no.

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