Tareas propias, ajenas e intrusas: la importancia de decir(te) «NO»

Todos sin excepción nos enfrentamos cada semana a una lista de tareas que debemos llevar a cabo. Todos los días hay cosas que hacer y eso es una verdad que nos une independientemente del tipo de trabajo que desempeñemos. No importa qué método de organización personal utilicemos para gestionar nuestras tareas. Lo que está claro es que tendremos un buen número de ellas por realizar. Y dependiendo del origen de dichas tareas, podemos clasificar el trabajo en dos grupos: «tareas propias» y «tareas ajenas».

Tareas «propias» y «ajenas»

Por un lado está el trabajo que nosotros mismos definimos, como rutina diaria autoimpuesta o como parte de proyectos que proponemos e ideamos. Si hay más o menos carga de tareas en este primer grupo, dependerá principalmente de nosotros, puesto que somos los responsables directos de que estas existan. Con una buena gestión, poco deberíamos temer de este grupo de tareas. Somos nosotros quienes tenemos el control de trabajo, por haber definido previamente cada una de las acciones.

Tareas ajenasEn el segundo grupo de tareas estaría el trabajo que otros delegan en nosotros, los encargos y propuestas ajenas, y, cómo no, los favores personales. Y este es el grupo de tareas peligroso. Además de presentarse sin avisar, suelen hacerlo también con apariencia de tareas urgentes o importantes; y no hay mayor error que lanzarse a ellas sin antes revisar el trabajo que tenemos pendiente. Cuando llegan tareas de este tipo, hay que protegerse bien para tomar la mejor decisión. En juego está que todo nuestro sistema de organización se tambalee.

En el primer grupo de tareas encontraremos compromisos que adquirimos con nosotros mismos y, en este caso, en nuestra mano está no solo establecer el grado de implicación e inversión en tiempo, sin también la decisión de aceptarlo o no. Podemos llamar a las acciones de este grupo «tareas propias». Cuando llegan tareas autoimpuestas, de vez en cuando hay que saber «decirte no» (sí, a uno mismo).

Del segundo grupo de acciones, que podemos llamar «tareas ajenas» por venir impuestas o propuestas por otros (jefe, compañero de departemento, etc.), también está en nuestra mano aceptar el compromiso, o, si no hay más remedio, al menos aceptarlo con condiciones. Desde luego no a cualquier precio. Cuando llegan tareas de este tipo, también hay que saber «decir no».

Tareas «ajenas», intrusas y traicioneras

TareaMención especial merecen las «tareas ajenas» y muchas veces traicioneras. Cuando son otros los que nos asaltan con una petición o una propuesta “irrechazable”, hay que estar preparados para decir que «no». De hecho, creo que conviene tener programado el «no» por defecto en nuestro cerebro (y por supuesto no mostrar ninguna señal de duda ni debilidad en la respuesta. Uno «no» no puede ser un «tal vez»). Si no hemos meditado demasiado sobre este asunto, probablemente caeremos en la trampa. También deberíamos poner un «no» como valor predeterminado cuando somos nosotros mismos los que nos hacemos propuestas “geniales”, para las que realmente no tenemos tiempo. En ambos casos hay que andar con pies de plomo y no dejarse embriagar.

En general, no sabemos decir que «no» por dos motivos:

  • «Nos sabe mal». No hay expresión que defina mejor este motivo tan personal. La voluntariedad está arraigada en el carácter de muchos, que no sabemos decir que «no», a sabiendas de que hay una larga lista de tareas por realizar. El «buenismo» gana siempre en estos casos a la responsabilidad. Y eso es una irresponsabilidad.
  • Aceptamos el encargo porque hemos subestimado la cantidad de trabajo que tenemos pendiente. O ni siquiera hemos revisado el trabajo que hay por delante en nuestra lista de cosas que hacer. Y eso es hacer una mala gestión (con mayúsculas) de nuestras tareas. Otra irresponsabilidad.

Seamos pues responsables con el trabajo, no nos dejemos llevar por la emoción de un proyecto genial y no nos precipitemos adquiriendo compromisos que no podemos cumplir.

Delegar, transformar y rechazar tareas

«No»Si tomamos la lista de próximas tareas —imaginemos que solo las que debemos hacer en un plazo de una semana— y le asignamos un tiempo aproximado de realización a cada una, pueden ocurrir dos cosas. La primera, que el tiempo total corresponda con nuestro tiempo disponible. Entonces estamos de suerte. La otra situación que se puede dar es que el tiempo que debamos invertir supere con creces las horas, no solo de trabajo, sino que nos veamos obligados a emplear horas libres (y de sueño) para poder cumplir con dichas «obligaciones» (entre comillas porque probablemente no lo sean). Y ese escenario de exceso de trabajo, en teoría excepcional, se convierte a veces en la norma. Y ninguno queremos algo así.

Afortunadamente, «decirte no» y «decir no» pueden cambiar radicalmente esa situación de saturación de trabajo, sacando determinadas tareas de tu lista. Simplemente no deberían estar ahí o deberían transformarse. En nuestro grupo de próximas acciones es posible que haya tareas del siguiente tipo:

  1. DelegarTareas que debemos delegar, en nuestro equipo o fuera de él. Antes de decir «no» a una asignación de tarea propuesta por otros, debemos preguntarnos si la podemos delegar, en cuyo caso estamos aceptando el encargo pero no la realización de la tarea; solo su supervisión y asumiendo, claro está, la responsabilidad. Esto ocurriría en un entorno colaboración, donde existe la posibilidad de delegar tareas que son responsabilidad de un equipo de personas. Pero también es importante no bajar la guardia y estar bien atento a ciertas tareas o propuestas que pueden “caer” en nuestro grupo de trabajo, y que sencillamente no son cometido ni responsabilidad del equipo. En estos casos, basta con rechazar elegantemente la tarea proponiendo al equipo de trabajo o departamento pertinente y responsable de ese tipo de obligaciones. Ya sabemos que en ocasiones se asigna un trabajo a quien sabe hacerlo y no a quien debe hacerlo.
  2. TransformarTareas que podemos transformar. Tanto si se trata de tareas «ajenas» en forma de encargo como si son «tareas propias» autoimpuestas, convendrá siempre revisar los «estándares de calidad». Quizá, adquirir o no el compromiso no es una opción, pero sí lo es el modo en que decidimos llevar a cabo la tarea. En ocasiones, dejar la perfección para otro momento es la idea más rentable, y en la medida de lo posible, asignar un tiempo límite de realización puede ayudar a sacar minutos para otras tareas. ¿Qué calidad en el resultado desea la persona que nos encarga la tarea? Quizá menos de la que nosotros mismos nos imponemos. Es cierto que no es una solución apta para perfeccionistas, pero cuando el recurso «tiempo» escasea, no queda más remedio que transformar nuestras tareas, simplificar y… bajar el listón.
  3. RechazarTareas que sencillamente NO deberían estar en nuestra lista. En algún momento decidimos aceptar un encargo y ahora, por la escasez de tiempo disponible, no lo podemos asumir. Tuvimos nuestra oportunidad de «decir no» y rechazar el compromiso, pero no lo hicimos. Además, por culpa de este último grupo de «tareas intrusas», nos enfrentamos al dilema de elegir entre avanzar nuestro trabajo o ponernos manos a la obra con las tareas que otros acabaron «colando» en nuestra lista. Y, en estas circunstancias, de todos es sabido que la decisión será siempre la misma: nuestro «buenismo» y voluntariedad finalmente acabará priorizando el grupo de «tareas ajenas» frente a las «tareas propias». Porque de las primeras tenemos que dar cuentas a alguien, pero para las «propias», siempre estarán las horas extras (y de sueño).

No tiene sentido lamentarnos por no saber gestionar tareas que ni siquiera deberían estar en la lista. Es como si invitamos a alguien a nuestra fiesta de cumpleaños y luego nos quejamos de su presencia. Sencillamente no debería haber sido invitado. Sucede exactamente lo mismo con nuestra organización del trabajo. No invitemos a esas tareas que sabemos de antemano que no podemos atender, o que, tarde o temprano, no van a ser bien recibidas.

Para garantizar una buena gestión de las tareas, es fundamental contar inicialmente con un sistema limpio de compromisos innecesarios y «tareas intrusas», centrándonos en lo importante y quedándonos solamente con lo que realmente suma en nuestro trabajo. «Decirte no» y «decir no» es el mejor de los comienzos.

Repite conmigo: NO

¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos

Hoy te habías propuesto terminar todas tus tareas a las 18h. Según tu planificación y tus rigurosas estimaciones, incluso antes. En un mundo mágico de colores, la tarde se presentaba despejada, libre de compromisos de trabajo, perfecta para acomodarte en el sofá de casa leyendo un libro, dar un paseo o tomar algo con unos amigos. Sin embargo, son más de las 20h y estás pegado a la silla de la oficina. Entonces dices que la tarde se te ha partido. Y la merecida desconexión diaria se esfuma.

Esta situación puede darse por tres motivos.

  1. El primero, por la excesiva carga de trabajo, en cuyo caso poco podemos hacer salvo «plantar» nuestra queja a quien corresponda.
  2. El segundo, por una mala gestión de nuestras tareas. A primera hora del día, con la lista de «cosas que hacer», quizá elegimos mal las acciones siguientes. Es posible que las tareas prioritarias no fueran tales, y tampoco lo eran las urgencias.
  3. El tercer motivo es el tiempo que perdemos al día, segundo a segundo. Porque si juntáramos todos los minutos que vamos desaprovechando durante el día, ganaríamos una buena sesión de trabajo el final de la jornada. Posiblemente la hora de tiempo extra que tanto necesitábamos.

¿Quieres saber dónde están los minutos que te faltan al final del día? No están escondidos. Basta un poco de sentido común para detectarlos… y atraparlos.

15minutesLos minutos que te faltan están:

  1. En la conversación telefónica o de pasillo en el trabajo y que se ha alargado más de lo necesario.
  2. En los minutos improductivos, mientras esperas tu turno en el supermercado, en el banco o en el médico.
  3. En la perfección innecesaria. No siempre compensa el tiempo extra invertido en perfilar una tarea con la mejora obtenida.
  4. En la tarea que no has delegado y que además has tenido que asumir a regañadientes. Era tu responsabilidad garantizar su realización, pero no llevarla a cabo.
  5. En la reunión que no deberías haber organizado. No, no hacía falta y seguro que había otra alternativa: por ejemplo, un correo electrónico.
  6. En la reunión a la que no deberías haber asistido (si es que cuentas con esa opción…).
  7. En la tarea de la que no eres ni responsable, pero que acabas haciendo tú, muchas veces porque nadie más sabe hacerla (o eso dicen).
  8. En la pausa para el café, que quizá se ha prolongado más de lo necesario. El descanso y le desconexión son necesarios, pero también es importante poner límites.
  9. En los minutos desaprovechados antes de empezar el día. Te despiertas, te levantas, te aseas, te tomas un café y te vas al trabajo. Si reorganizas y pones límites de tiempo a todas estas actividades de la mañana, seguro que sacas algunos minutos para poner orden al día y marcar prioridades.
  10. En los minutos de consulta constante (y obsesiva) del móvil. Haz una revisión mental de momentos improductivos con el móvil: redes sociales, lectura de titulares de noticias, etc.
  11. En los momentos de baja productividad. Las traicioneras distracciones nos hacen perder más tiempo del que creemos.
  12. En la multitarea: en los momentos en que la practicas, pero también cuando no la aprovechas. En general, ejercer la multitarea no es una buena idea, porque tu cerebro agradece que te concentres en una sola acción. Sin embargo hay momentos en los que sí podemos hacer dos cosas a la vez y ganar algunos minutos.
  13. En el tiempo de más que dedicas a organizar. No podemos invertir más tiempo al proceso de organización que al proceso de hacer.
  14. En decir SÍ a todo. Empezar a decir NO a muchas propuestas y sugerencias (y a veces exigencias), es la mejor receta para ganarle, no minutos, sino horas a la semana.

Los segundos suman minutos y los minutos horas. El día tiene 24 horas: unas son para trabajar y otras para descansar. En muchas ocasiones, sacarle minutos al día está en nuestra mano.

Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.

Frase de Lord Chesterfield (1694-1773).

Fotografía | «15/52: Tiempo / Time» de Andrés Nieto Porras en 500px

15 minitareas productivas que hacer mientras esperas tu turno

De buena mañana el mundo se divide en tres grupos de personas. Unas son las que esperan hipnotizadas mientras el pan se hace en la tostadora. Otras son las que dedican esos segundos de espera a otras tareas: preparar un zumo, poner azúcar al café o consultar el timeline en Twitter. Puede parecer un ejemplo absurdo, pero algo dice de aquellos que caen en un grupo o en el otro. En cualquier caso, el susto de infarto cuando las tostadas deciden dar el salto mortal será siempre inevitable, sea cual sea el grupo al que pertenezcas. Las personas del tercer grupo sencillamente no tienen tostadora o no la utilizan (para ser exacto en la estadística). De segundos y minutos improductivos (y cómo cambiar eso), trata precisamente este artículo.

Confieso que esperar mi turno para cualquier cosa no es mi actividad favorita. Supongo que la de nadie. Compras en los supermercados, gestiones en los bancos, citas médicas o trámites administrativos… da igual el lugar. Tampoco importa si son diez minutos o solo dos. Sentado o de pie, cualquier situación que implique simplemente esperar… me desespera, sobre todo por la sensación de estar añadiendo minutos improductivos a la jornada. Si durante la espera uno va acompañado, al menos tiene la opción de entablar conversación. Si hemos llegado solos, podríamos intentar darle conversación al cliente que también espera su turno. Aunque habría reacciones de todo tipo: no todo el mundo se muestra amable cuando un desconocido le dirige unas palabras (qué lástima). El caso es que en más de una ocasión no queda otra que, sencillamente, esperar.

Un libro, una libreta o un smartphone pueden ser los mejores aliados para los ratos en que los minutos parecen horas. No solo pueden sacarnos del aburrimiento, sino que tenerlos a mano nos permite exprimir esos minutos, a priori inútiles. La queja es la opción fácil. La alternativa inteligente es aceptar la situación y sacarle provecho a esos tiempos muertos. Probablemente no tengamos la costumbre de cargar con un libro para poder leer unas páginas y quizá tampoco llevemos encima un bloc de notas para escribir unas líneas, pero una poderosa herramienta nos acompaña allá donde vamos. Nuestro teléfono móvil, nuestro smartphone.

smartphone

¿Qué puedes hacer en 2 minutos mientras esperas?

Con un smartphone en la mano hay cientos de cosas que puedes hacer. No todas productivas, claro está. Entre las tareas más provechosas, se me ocurren las siguientes sugerencias. En 2 minutos puedes…

  1. Hacer una llamada pendiente. Tiempo que ahorras luego.
  2. Revisar tus listas de tareas. Puedes marcar las que ya has terminado, posponer otras e introducir nuevas acciones.
  3. Aprender algunas palabras nuevas en otro idioma. Por ejemplo los nombres de los alimentos que acabas de comprar o de la gestiones que tienes que hacer.
  4. Hacer una revisión (y borrado) de las fotos en tu móvil. Liberarás memoria en tu móvil, y tú, estrés.
  5. Hacer limpieza en tu bandeja de correo electrónico: sobre todo eliminar y archivar.
  6. Aprovechar para anotar algunas ideas que te rondaban la cabeza hacía un rato.
  7. Registrar tus gastos del día, algo que probablemente no haces. Nunca es tarde.
  8. Revisar si has cumplido con tus hábitos diarios. Si no tienes una lista, deberías.
  9. Revisar tus contactos en redes sociales y, por qué no, eliminar unos cuantos.
  10. Revisar tus suscripciones a blogs: leer titulares y marcar algunos como favoritos o para leer más tarde.
  11. Echar un vistazo a los próximos eventos en tu agenda.
  12. Editar y publicar una foto en Instagram. Si la fotografía y las redes sociales son parte de tu trabajo, sabes que estas tareas no son cuestión de un par de segundos.
  13. Revisar tus mensajes de WhatsApp, Telegram o del sistema de mensajería instantánea que utilices.
  14. Leer los titulares de prensa. Y si la espera es larga, seguramente tengas tiempo para leer un artículo completo.
  15. También puedes simplemente guardar tu smartphonedesconectar, pensar y observar.

Fotografía #1 | «Dusk in September 1964» de Mark Longo en 500px
Fotografía #2 | «09_2013_47» de highwaysagency en Flickr

Las tareas nacen, crecen, se reproducen y mueren: trabajar a «semana vista» para tomar el control

Las tareas nacen, crecen, se reproducen y mueren. Lo experimentamos a diario. Cada mañana llegan nuevas obligaciones y con ellas nuestras bandejas de entrada se van llenando de «asuntos que atender». Es la esencia del trabajo y es inevitable. Otras tareas que dábamos por resueltas, se complican, crecen y crecen por un efecto bola de nieve, a veces imprevisible. Muchas de las tareas terminan generando nuevos problemas, y nuevas tareas deciden llegar al mundo. Afortunadamente, hay tareas que conseguimos finalizar y las tachamos de la lista. Mueren.

Un lunes cualquiera es posible que el número de tareas que logremos finalizar sea mucho menor que el número de nuevas tareas que han decidido aterrizar ese día. Pero seguramente, un miércoles, nos encontramos con una de esas jornadas productivas en las que sacamos adelante muchos asuntos, y de forma inesperada, ninguna nuevas tarea decide asomarse. Al final, lo importante es que el balance de tareas que entran (nuevas) y las que salen (realizadas) sea cero. No siempre será sencillo terminar el día con este equilibro, pero si en el plazo de una semana o un mes. Dependerá lógicamente del tipo de trabajo al que nos enfrentamos. Cada profesión es un mundo, pero también es verdad que en todas ellas hay tareas que realizar.

No siempre podremos prever la aparición de nuevos frentes de trabajo y menos planificar el tiempo disponible durante la jornada para atacarlos. Muchas tareas llegan silenciosas, de puntillas y sin previo aviso, y junto a los fastidiosos imprevistos (siempre algo más ruidosos), son la combinación ideal para desmontar un día entero de trabajo y truncar cualquier planificación que hubiéramos podido hacer.

Una fiesta de tareas

task-done-flatEn cuestión de gestión de tareas, cualquier día de trabajo podríamos vernos en escenarios muy diversos: desde jornadas ideales de trabajo, despejados de obligaciones inminentes, a días llenos de imprevistos. Aunque hay muchas más combinaciones de posibles sucesos, se pueden identificar fácilmente cuatro posibles escenarios, de más a menos ideal.

Escenario 1. Los amigos en la fiesta son los de siempre
Empezamos la mañana con una selección de tareas de nuestra lista de cosas que hacer. Previamente hemos llevado a cabo una excelente planificación de nuestro trabajo, así que, idealmente, todas las tareas que tenemos por delante no vencen ese mismo día. Tampoco son de hoy para mañana, sino que contamos al menos con una semana de margen. Todo un lujo. Además, no hay nuevas tareas a la vista, así que podemos procesar una a una las tareas previstas sin la presión de tener que terminarlas de hoy para hoy. Sería la jornada perfecta; los amigos invitados a la fiesta son los de siempre y no podemos sentirnos más cómodos.

Escenario 2. Un amigo no tan amigo en la lista de invitados
Empezamos la mañana con una selección de tareas de nuestra lista de cosas que hacer. Nuestra planificación del trabajo tiene algunas lagunas, así que nos encontramos con tareas que vencen al día siguiente o incluso ese mismo día. En nuestra lista de invitados a la fiesta había algún compromiso, algún amigo no tan amigo, pero ya lo sabíamos de antemano y estamos preparados para ello. En este escenario, afortunadamente, tampoco se presentan nuevas tareas (y damos gracias por ello), pero la presión de terminar las cosas de hoy para hoy es inevitable.

Escenario 3. Llegan nuevos amigos a la fiesta
Empezamos la mañana con una selección de tareas de nuestra lista de cosas que hacer. Nuestra planificación del trabajo sigue siendo pobre, así que nos encontramos con tareas que vencen al día siguiente o incluso ese mismo día. Como es habitual (y más realista), durante la jornada se presentan nuevas tareas que añadimos a nuestra lista. Intuíamos incluso que algunas estaban al caer, así que tampoco son gran sorpresa. Han llegado nuevos amigos a la fiesta que no habíamos previsto, pero no son visitas incómodas. Esta vez tenemos suerte y las nuevas tareas no son de hoy para hoy, ni de hoy para mañana (y también damos gracias por ello). Sin embargo, sí lo son muchas de las que ya teníamos en nuestra lista inicial. No queda otra que trabajar a contrarreloj.

Escenario 4. Los amigos no deseados se cuelan en la fiesta
Empezamos la mañana con una selección de tareas de nuestra lista de cosas que hacer. No hemos logrado mejorar nuestra planificación del trabajo, así que nos seguimos enfrentando a tareas que vencen ese mismo día. Durante la jornada aparecen nuevas tareas que añadimos a nuestra lista. Sin embargo, en este escenario se termina la racha de suerte y las nuevas tareas, según el jefe, son de hoy para hoy. Los imprevistos se mezclan con las obligaciones que ya teníamos, y ahora hay que improvisar una nueva planificación, también de hoy para hoy (o de ya para ya), para sacar adelante un gran número de tareas que debemos finalizar en las próximas horas. De pronto han llegado amigos no deseados a la fiesta y además, lo han hecho sin avisar.

No hay duda. El escenario ideal es el primero. En él encontramos un día despejado de nuevas tareas que nos permite concentrarnos en nuestra lista de cosas que hacer. Sin embargo, no es una situación realista. En cualquier trabajo es habitual que durante la jornada aparezcan nuevas acciones que realizar, sea cual sea el plazo de vencimiento. ¿Cómo enfrentarse a esta situación?

La clave: adelantarse a los acontecimientos

Las cuestiones clave respecto a los distintos escenarios que se pueden dar son: «¿qué es lo que puedes controlar?» Pero sobre todo, «¿qué es lo que no puedes controlar?» La respuesta es bien sencilla.

calendar_clockNo puedes controlar lo que no puedes prever, porque es precisamente eso: un imprevisto. En cada jornada de trabajo hay que contar con el invitado sorpresa, esa tarea que puede aparecer sin previo aviso. Además, alguna vendrá con la etiqueta «urgente» y no habrá más opción que aparcar otras tareas para poder atajar el nuevo frente. Con suerte, otras nuevas tareas no serán prioritarias, y las podremos planificar de nuevo convenientemente en nuestro sistema de organización.

Lo que sí puedes controlar es el resto de tareas «fijas», lo que no son imprevistos, y que en general conformarán la mayor parte de nuestro trabajo diario (está claro que un entorno de trabajo en el que todo es improvisación, necesitará con urgencia una revisión en profundidad). Si aparece una nueva tarea que vence en dos o tres semanas, no hay excusas para no hacer una buena planificación. Solo se trata de coordinar la realización de la tarea con el resto de acciones de nuestra lista, con el objetivo de no dejar el trabajo para el último día. En este baile de tareas que entran y salen, la única dificultad es organizar y repartir bien las tareas en el tiempo para no acabar haciendo el trabajo de hoy para mañana.

No podemos pronosticar los imprevistos, pero al menos podemos poner todo el empeño en planificar al máximo aquello que sí podemos prever. Lo ideal sería trabajar al menos a una «semana vista». Imagina estar finalizando hoy una tarea que debes entregar en una semana, o en quince días o incluso un mes. La clave está en adelantarse a los acontecimientos y para ello está claro que habrá que «tomar algo de carrerilla», como quien retrocede algunos pasos para tomar impulso para luego dar un salto. En algún momento habrá que hacer un esfuerzo extra para ganarle tiempo a nuestra agenda y competir con ventaja. Adelantando trabajo en tareas etiquetadas como «fijas», conseguimos gestionar mejor el trabajo «variable» e imprevisible. Así, podremos dedicar el tiempo a los imprevistos, porque tendremos bajo control el resto de tareas «fijas», cuya fecha de vencimiento sabemos que no es inminente.

Un ejemplo clásico es la tarea de estudiar un examen (salvo que sea un examen sorpresa de un día para otro, y por tanto un imprevisto). En general, un estudiante conoce la fecha de un examen con cierto tiempo de antelación. Ya es responsabilidad del alumno apurar el tiempo y acabar estudiando los últimos días, o puede hacer una buena planificación del estudio antes de la fecha del examen. Si el alumno deja el estudio para días muy cercanos al examen, corre el riesgo de que aparezcan otros imprevistos (entrega de trabajos, deberes, incluso un resfriado…) que le impidan estudiar con la calma y concentración requeridas. ¿Una tranquila tarde de estudio para un examen en dos semanas o una frenética tarde intentando memorizar decenas de páginas para el día siguiente? La opción correcta está clara.

Siguiendo con el ejemplo académico, un profesor sabe qué clases impartirá a lo largo del curso. Está en su mano adelantar la preparación de sus asignaturas para no verse un miércoles por la tarde cualquiera preparando una clase para el jueves a las ocho de la mañana. El día a día de un docente ya está lleno (muy lleno; doy fe de ello) de imprevistos y nuevas tareas que no son las de impartir una clase. Es por ello que conviene adelantar el trabajo que sabemos que se deberá realizar sí o sí. Y la preparación de recursos para una clase es un buen ejemplo de tarea «fija».

En cualquier de las situaciones como estudiar un examen, preparar las clases, escribir los artículos de un blog, preparar un informe mensual o cualquier grupo de tareas o proyectos que pueda ser planificados, merece la pena elegir la estrategia inteligente de tomar algo de carrerilla y disponer siempre algo de trabajo avanzado y con cierta antelación. Para ello solo hace falta disciplina, constancia y una buena planificación.

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy

Fotografía | «Daily Shoot 10.22.10 [Time]» de Marie Coleman en Flickr

Hazle un hueco a tu proyecto personal

¿Por qué organizarse? ¿No es suficiente ir haciendo sin más? Para estas preguntas hay siempre una buena variedad de respuestas. Unos se organizan porque la sensación de tenerlo todo bajo control les hace ayuda a concentrarse en la tarea que tienen entre manos. Otros defienden que con un buen método de organización consiguen hacer mucho más, o al menos de una forma más eficiente. Otros prefieren la improvisación, y con ella, el caos. Con el tema de la productividad, con o sin ella, personal o en el trabajo, cada uno encuentra la motivación donde quiere.

Personalmente, entre la variedad de respuestas, las que más sentido tienen son aquellas que proponen una buena organización para tener más tiempo libre para los proyectos personales de uno. Así de sencillo. Y de esta cuestión trata este artículo.

Proyectos vs. tareas

Los métodos más populares de organización personal diferencian claramente entre «tarea» y «proyecto». Diferentes técnicas de gestión también se basan en estos dos conceptos para proponer sus eficaces métodos. Pero sobre todo, el sentido común nos sugiere que es una forma acertada de organizar el trabajo. En general, y por no cargar el texto de definiciones, podemos decir que un proyecto se compone básicamente de tareas. Y la «tarea» es un elemento de actividad cuya acción se ha concretado.

Por ejemplo, el proceso de «escribir una novela» cabría en la definición de proyecto, y una tarea sería «elaborar la ficha de aspecto físico del protagonista de la novela». Es cierto que en ambos casos, proyecto y tarea son acciones concretas y realizables, pero es obvio que una tarde cualquiera nos enfrentaríamos a «elaborar una ficha» que a escribir todas las páginas de un libro de principio a fin. Parece entonces que trocear los proyectos en tareas es una buena idea y facilita el trabajo.

El proyecto como colección de tareas, como una secuencia de actividades, como un proceso prolongado en el tiempo para lograr un objetivo. A ese tipo de proyectos nos referimos, pero nos ocupan los proyectos de carácter personal.

Tu proyecto personal necesita un buen plan

Todos tenemos cuestiones personales que atender. Las obligaciones más rutinarias y menos atractivas, como organizar y limpiar la casa o hacer algunas recados, al fin y al cabo son tareas y como tales las podemos gestionar eficientemente con un buen método de organización personal. Para otras actividades como pasar tiempo con nuestra familia y amigos, nuestro único trabajo debería ser el buscarles el tiempo que merecen y abandonar el reloj (y el smartphone) para disfrutarlas sin distracciones. Hay momentos y experiencias que ni se miden ni deben ser parte de una planificación.

Entonces, ¿qué otros proyectos personales necesitan un buen plan? Probablemente algunos de nuestros momentos con amigos o responsabilidades familiares diarias, que lógicamente compartimos con otras personas, necesiten también un poco de organización, pero no son el objeto de este artículo. Ahora es el momento de revisar nuestros proyectos personales en el sentido más individualista de la palabra «personal».

Reservarse tiempo para uno mismo; de eso trata el asunto. Porque además la situación suele presentarse habitualmente de otra forma (y estrictamente en este orden): primero abordamos las cuestiones de trabajo, luego aquellas —personales o profesionales— que hacemos para otros y finalmente, si queda algo de tiempo, las que revierten en uno mismo.

A continuación comparto algunas ideas y consejos para que nuestro proyecto personal consiga tener su espacio en nuestra agenda.

1. Elige tu proyecto personal

En la lista de proyectos personales no pueden faltar los más típicos propósitos de Año Nuevo: hacer ejercicio físico, leer más libros, aprender un nuevo idioma (o mejorar el que tenemos atragantado), hacer más viajes al año, iniciar un blog o hacer nuevos cursos de formación. Pero también podemos innovar un poco y encontrar tiempo para escribir un libro, aprender a dibujar, conocer mejor nuestra propia ciudad, aprender cocina japonesa o visitar más museos. Más o menos tradicionales, más o menos originales, aunque necesitemos ayuda de alguien, estos proyectos los llevaremos a cabo para nuestro propio crecimiento, aprendizaje y satisfacción personal. Tiempo para uno mismo.

2. Hazle hueco

Ninguna de las propuestas de proyectos personales tendrá éxito si no tiene reservado un espacio en la agenda. Muchos propósitos de Año Nuevo no se cumplen por ese mismo motivo: quedan solo en meras intenciones si no tienen una reserva seria en el horario semanal. Es necesario establecer una frecuencia semanal y ser constante en ello. Todos conocemos las consecuencias de dejar los proyectos personales para «cuando uno tenga tiempo».

3. Ponle «fecha de entrega»

Establecer un plazo es tan importante como fijar las horas y días de la semana que dedicaremos a nuestro proyecto. Un compromiso de fecha de «entrega del proyecto» es fundamental, sea cual sea la duración. Si nos proponemos escribir y publicar un libro, es imprescindible imponernos unos límites de tiempo, sean meses o años. Lo que está claro es que dejar un proyecto personal con fecha límite y objetivos indefinidos, es garantía de fracaso.

4. Protege un bloque de tiempo

No solo bastará con reservar unas horas para las actividades del proyecto. Sin excepciones deberemos proteger el bloque de tiempo que hemos reservado para que nuestro proyecto salga adelante con éxito antes de que venza el plazo. Del mismo modo que uno no lee novelas en horas de oficina (salvo que su trabajo sea el de crítico literario), tampoco las horas de proyectos personales se deben dedicar a asuntos de trabajo. Unas horas no valen más que otras; simplemente por el hecho de que unas nos reportan un sueldo y otras no.

5. Reorganiza el resto de tareas

La organización del resto de tareas diarias girará en torno a este nuevo escenario de bloques de tiempo reservados para tus proyectos. Para las otras obligaciones contaremos lógicamente con menos horas, y quizá sea esta la mejor oportunidad para revisar prioridades y empezar a decir «no» a cuestiones completamente prescindibles. Cada día tiene (y tendrá) 24 horas y la cuestión no es comprobar resignados el poco tiempo de la jornada que nos ha quedado para nuestros proyectos, sino que se trata más bien de estudiar cómo hacer caber todos los tipos de proyectos, profesionales y personales, sacrificando también tareas, pero de ambos contextos.

6. Encuentra la motivación

Elegido el proyecto personal, asignada una frecuencia semanal y establecida una fecha límite, solo queda mantener la motivación. Unos días tendremos otras tentaciones, y si no existen, buscaremos la excusa perfecta para abandonar (diremos que solo por un día) nuestro proyecto personal.

Para los días en los que estamos más olvidadizos, un sistema de recordatorios puede funcionar. Cualquier aplicación de alarma o avisos en nuestro smartphone puede funcionar, pero también puede ser útil un buen cuadrante semanal en papel pegado en la nevera o cerca de nuestro escritorio.

En cuestiones de motivación, la solución ya no es tan trivial. Habrá proyectos para los que no necesitemos el empujón diario. Para otros, sin embargo, empezar no será sencillo. Pero todo es cuestión de hábitos y jugar un poco con ellos puede ayudar a mantener la motivación. De nuevo la ludificación (gamification en inglés) y las redes sociales en Internet pueden darnos el impulso que necesitamos. Por ejemplo, la aplicación Coach.me permiten confeccionar listas de hábitos y hacer un seguimiento de los mismos. De esta forma introducimos un componente de juego a medida que vamos alcanzando los objetivos diarios de nuestro proyecto personal, que además podemos compartir con otros usuarios de la red.

Nuestro proyectos personales merecen nuestro tiempo y con una buena organización podemos buscarles un hueco. Solo es cuestión de encontrar el equilibrio personal-profesional.

No existe falta de tiempo, existe falta de interés. Porque cuando la gente realmente quiere, la madrugada se vuelve día, el martes se vuelve sábado y un momento se vuelve oportunidad.

Fotografía | «Typing» de Sebastien Wiertz en Flickr

Inbox 0: vacía tus bandejas

En materia de organización personal todos y cada uno de los pasos en el proceso son importantes. La clave del éxito no sólo reside en saber finalmente ordenar y priorizar las diferentes tareas que se presentan cada semana. Saber recopilar correctamente lo que hay que hacer, también es determinante para conseguir la organización eficaz que buscamos. Convertir toda la información que nos “ataca” a diario desde distintos frentes, en tareas con acciones individuales y concretas, es todo un arte. Puede ser una llamada telefónica, un correo electrónico, un mensaje en un chat o una anotación que nosotros mismos hemos dejado en nuestra lista de temas pendientes. Las vías de entrada pueden ser de lo más diverso, pero es fundamental tenerlas todas bien identificadas, porque cualquiera de ellas puede traer consigo una tarea que tarde o temprano deberemos realizar. Por tener una imagen gráfica, podríamos imaginar que todas las nuevas tareas caen finalmente en diferentes bandejas.
Esta idea aparece prácticamente en todos los métodos de organización y productividad. De hecho, forma parte de la terminología GTD, el método Getting Things Done de David Allen, que en sus publicaciones hace constantemente referencia al concepto de «bandeja de entrada». En muchas aplicaciones móviles y otros programas para organización personal, aparece tradicionalmente el término en inglés: «inbox».

¿Qué es un bandeja de entrada?

Bandeja tradicionalEn términos de organización personal, una «bandeja de entrada» es un lugar físico o virtual donde mantenemos temporalmente las cosas que necesitarán alguna atención. En algunas bandejas de entrada somos nosotros quienes decidimos introducir un nuevo elemento. En otras, sin embargo, las tareas nos llegan por sorpresa, y hay que saber gestionarlas bien y darles la prioridad que se merecen, sin caer en el error de intentar atenderlas en el mismo instante en que llegan. Somos nosotros quienes debemos organizar nuestro trabajo, y no dejar que sean otros los que decidan cómo gestionar nuestro tiempo. Otro asunto es la urgencia o la importancia con las que haya que tratar cada una de las tareas, las hayamos definido nosotros o nos hayan sido asignadas por otras personas.

En una primera clasificación podemos diferenciar dos tipos de bandejas: las digitales y las que no lo son. Todos hemos utilizado alguna vez bandejas de entrada tradicionales. Son esas bandejas, de madera, plástico o metal, Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Divide (tu tiempo) y vencerás

No siempre es sencillo planificar toda una jornada un trabajo, sobre todo si en el día se presentan momentos en los que no podemos avanzar nuestras tareas. Suelen venir en forma de reuniones o interrupciones inesperadas. En estos casos, si hemos sido organizados y contamos con una lista de tareas, entonces jugamos con un poco de ventaja: al menos sabemos qué tenemos que hacer. Si por el contrario esta lista ni existe, difícil será decidir por dónde empezar, y quizá elijamos una primera tarea por intuición. Y seguramente cuando hayamos empezado, recordaremos la tarea a la que realmente deberíamos estar dedicando nuestro tiempo. Y de esto último, apuesto que no le sobra a nadie.

Concreta qué vas a hacer: la lista de tareas

Los métodos que propongo y también las aplicaciones que sugiero, tienen sentido solamente si disponemos de una lista muy concreta de tareas. De otro modo, estaremos dando palos de ciego, avanzando trabajo que seguramente no es ni el más importante ni el más urgente, porque inconscientemente estaremos eligiendo las tareas que más nos apetece abordar; las más fáciles, las más entretenidas o las más mecánicas. Con un grupo de tareas por escrito y bien definidas, podemos tomar buenas decisiones y organizar una buena sesión de trabajo, incluso cuando la motivación por terminar algunas de ellas es nula. Una técnica que puede funcionar es la de trabajar por bloques de tiempo, y hay varias programas y aplicaciones móviles que pueden echarnos una mano para integrar estos métodos en nuestro modo de trabajar. La división del trabajo en bloques de tiempo es un método que podemos llevar a cabo a distintos niveles.

Trocea tus acciones: 1 tarea = varios bloques

Piezas de Lego

En este primer nivel de organización, cada bloque es un fragmento, una acción concreta de una tarea. En ocasiones nos enfrentamos a una tarea que requiere varias horas de dedicación. Lo habitual es sentarse y empezar, sin prestar atención el reloj. Siempre cuesta arrancar, pero es posible también que pasados unos minutos, estemos tan inmersos en el trabajo que perdamos la noción del tiempo y nos demos cuenta que llevamos un par de horas, aunque sin haber exprimido bien los minutos. Y es que más tiempo no significa siempre mayor calidad del trabajo. También hay que aprender a parar.

Las interrupciones no siempre son negativas, sobre todo si somos nosotros quienes las planificamos. No solo las personas necesitan descanso; a veces las propias tareas necesitan reposo y conviene dejar de atenderlas durante un tiempo. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…