Pon orden digital antes de tus vacaciones

En algún momento entre julio y agosto llegan por fin las vacaciones para muchos. Ganas de disfrutar de algún destino no nos faltan, pero también tenemos la necesidad de desconectar completamente del trabajo. Sin embargo, todos sabemos que no se trata de cumplir con nuestro último día antes de las merecidas vacaciones y conectar inmediatamente con los días de descanso. No es así de fácil. Si somos medianamente organizados con nuestras tareas, es momento de dejar todo bien atado, tanto en el ámbito profesional como en el personal.

Ya no basta con dejar el escritorio bien despejado en el trabajo o la casa bien organizada antes de emprender nuestros viajes en vacaciones. En un mundo cada vez más tecnológico manejamos mucha información digital que también requiere atención y organización si queremos lograr desconectar del todo. ¿Qué tal un pequeño checklist para poner un poco de orden digital antes de las vacaciones? La siguiente lista es tan solo una propuesta de pequeñas cosas del mundo digital que personalmente necesito poner en orden antes dar definitivamente la bienvenida a las vacaciones.

1. Tu e-mail en orden

El correo electrónico es probablemente nuestra herramienta de trabajo y también nuestra forma de comunicarnos y recibir información desde distintas fuentes. Desconectar del e-mail personal puede ser más complicado, porque quizá lo utilicemos para cuestiones relacionadas con nuestros viajes, mensaje personales y otros eventos. De modo que, al menos con el correo electrónico del trabajo, te recomiendo:

  1. Atiende todos esos correos electrónicos que sabes que están ahí y te rondan la cabeza. No dejes que se vayan contigo de vacaciones. Respóndelos.
  2. Archiva en una carpeta aquellos correos electrónicos que necesiten ser atendidos tras las vacaciones. Al más puro estilo GTD, yo utilizo una carpeta con el nombre «@Procesando».
  3. Deja tu bandeja de entrada a cero. Archiva. Elimina. No dejes nada a la vista y sin atender.

2. Tus contraseñas en orden

¿Cuándo fue la última vez que cambiaste tu contraseña de acceso a tu cuenta personal de correo electrónico? Apuesto que hace más de… ¿tres meses? ¿un año quizá? ¿ni lo recuerdas? Por seguridad y por poner un poco de orden, te recomiendo:

  1. Cambia la contraseña de los principales servicios de Internet que utilizas habitualmente (correo electrónico, perfiles en redes sociales, accesos a banca online, etc.).
  2. Aprovecha el momento para poner un poco de orden a tus contraseñas de acceso. No utilices la misma clave para todo y establece una clasificación por niveles de seguridad: una contraseña para el banco y otros sitios con información sensible, otra contraseña diferente para las cuentas de correo electrónico y otros servicios de mensajería, un clave diferente para accesos a plataforma y programas del trabajo, otra diferente para los accesos a tus redes sociales, etc.
  3. Utiliza contraseñas seguras. Evita utilizar palabras que están en el diccionario y (como estarás cansado de hacer ya) elige una contraseña que combine letras, números y símbolos.

3. Tus datos en orden

¿Quién puede empezar sus vacaciones sin poner sus datos en orden? Es como salir de casa para irse de viaje dejando la casa hecha un desastre. Yo al menos no puedo. En este aspecto, son varias las rutinas que sigo al menos una vez al año, cuando empieza un periodo vacacional un poco más largo:

  1. Organiza tus archivos y carpetas. Revisar, organiza, archiva, elimina. Y simplifica la estructura de carpetas.
  2. Asegura tus datos haciendo una copia de seguridad de toda la información digital que manejas. Evitarás más de una sorpresa al volver de vacaciones. Para esta tarea, utiliza un disco duro externo o sincroniza tus datos con un almacenamiento basado en la nube. Como quieras, pero prepara una copia de tus datos.
  3. Limpia tu escritorio ya. Mueve a otra carpeta, y bien organizado, cualquier archivo que todavía esté allí.

4. Tus notas en orden

Ya sea con nuestros teléfonos móviles, tablets u ordenadores, seguramente utilizamos alguna aplicación para anotar cosas. Quizá sea buen momento para revisar qué demonios hay ahí, que notas hemos abandonado en algún momento que ya ni recordamos. OneNote, Evernote o la aplicación de notas de serie en tu smartphone. Sin importar cuál utilizas, te recomiendo:

    1. Haz una primera revisión con el único propósito de eliminar notas sin información relevante (muy antiguas seguramente). Eliminar, eliminar, eliminar.
    2. A continuación vuelve a revisar la lista de notas una a una y decide qué hacer con ellas. ¿Alguna de las notas es una tarea? Anótala entonces en tu lista de cosas que hacer.
    3. Aprovecha para poner un poco de orden, organizando y clasificando las notas para localizarlas mejor en futuras consultas (si el programa cuenta con esta función).

5. Tus redes sociales en orden

¿Quién no tiene algún perfil en alguna de las populares redes sociales? ¿Twitter? ¿Facebook? ¿LinkedIn? ¿Instagram quizá? También en este ámbito podemos poner un poco de orden digital y prestar un poco de atención a las opciones de seguridad. Recomiendo:

  1. Revisa tus contactos. ¿Está quien debe estar? ¿Sigue sin estar quien no debe estar? Echa un buen vistazo porque posiblemente tu lista de contactos no se ajuste precisamente a lo que realmente quieres.
  2. Actualiza tus perfiles. Quizá sea buen momento para poner al día tu «bio» y la información de perfil que compartes con tus contactos.
  3. Revisa a fondo las opciones de privacidad y la configuración de seguridad. ¿Sabes quién puede ver qué en tus redes sociales? ¿Sabes qué es público y qué es privado en tu perfil?

6. Tus listas de tareas en orden

En el ámbito de la organización personal, ¿hay algo que produzca mayor satisfacción que tener todas las tareas bajo control? No importa si han sido completadas o no. De primeras nos basta con saber que están convenientemente organizadas en sus respectivas listas para ser atendidas en su debido momento. Y si además conseguimos terminar un buen número de ellas, mejor que mejor.
Para poner todo en orden en nuestras listas de tareas para empezar con buen pie nuestras vacaciones, recomiendo al más puro estilo GTD:

  1. Revisa (procesa) tu bandeja de entrada de tareas hasta vaciarla por completo. No se trata de hacer las tareas, solo de tomar una decisión sobre cada elemento que encuentres.
  2. Haz una revisión a fondo de tus listas de tareas. Revisa tus proyectos y las tareas que los componen. Planifica.
  3. Intenta realizar el máximo número de tareas pendientes. Más vale algo que nada. Será trabajo de menos para la vuelta de vacaciones.

7. Tu smartphone en orden (y en modo vacaciones)

Probablemente, lo único que te mantenga unido al trabajo o a tus quehaceres personales durante tus vacaciones será tu teléfono móvil. Llegados a este punto y cumplidos los seis anteriores, conviene ser hábil preparando nuestro smartphone para ponerlo en «modo vacaciones», sobre todo para no echar por tierra todo la organización digital conseguida y asegurarnos una buena desconexión.

  1. Organiza las apps de tu smartphone. Haz grupos de aplicaciones y elimina las que no utilices. Mantén un espacio libre de distracciones también en tu teléfono.
  2. Haz una buena limpieza de datos que no necesites. Elimina las fotos que no te interesen y haz una copia en tu ordenador de las que quieras conservar. La cuestión es liberar espacio: primero para obligarte a organizar las fotografías y hacer algo con ellas de una vez y la otra para dejar espacio para nuevas instantáneas de tus vacaciones.
  3. Pon tu móvil en «modo vacaciones» o en «modo viaje». Elimina las aplicaciones que no usarás durante tus vacaciones, especialmente aquellas que te mantengan conectado con el trabajo. Abandona todos los grupos de conversación que puedas (haz un esfuerzo, tú puedes). Desactiva notificaciones. Y organiza las apps de tu móvil para mostrar en la pantalla principal aquellas que te recuerdan que estás de vacaciones: apps de viajes, eventos, recomendaciones, música, etc. Y apaga tu móvil de vez en cuando, que también merece un descanso.

Fotografía #1 | «Orden digital (I)» de Skitterphoto en Pixabay
Fotografía #2 | «Orden digital (II)» de rawpixel en Pixabay

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Desconecta (I) » El correo electrónico

Cuando aparecieron los primeros smartphones con acceso a Internet (tendrás uno al alcance de la mano ahora mismo), se presentaron tan smart, tan inteligentes que prometieron ser nuestros aliados. Parece que nadie pudo prever que este tipo de alianza también traería consigo algunos inconvenientes. Estos teléfonos inteligentes son ahora los que en muchas ocasiones no nos dejan desconectar completamente del trabajo.

Antes de la era smartphone, cuando terminábamos nuestra jornada laboral, como mucho nos llamaban por teléfono a nuestro móvil si había algo urgente en el trabajo. Y años antes, cuando ni siquiera existían las comunicaciones móviles, tenían que localizarnos en el teléfono fijo de nuestra casa. En este sentido, las cosas ahora han cambiado y pueden llegar a ser un fastidio. La relación con nuestros trabajos también ha sufrido cambios importantes y no todos son positivos.

No seré yo quien culpe a la tecnología, pero si al mal uso que hacemos de los avances en este sector y, por supuesto, de no saber establecer límites razonables. Los dispositivos móviles con acceso a Internet han cambiado reglas que deberían haberse mantenido invariables, solo por sentido común y por responsabilidad. Pensamos que dejamos de trabajar, pero nuestros smartphones nos mantienen conectados (¿atados?) a nuestras empresas y a todas las tareas que debemos realizar para ellas. Resulta que cuando tomamos la decisión de desconectar del trabajo, alguien puede decidir lo contrario, simplemente «asaltando» nuestros dispositivos. Y como decía al principio, en particular nuestro teléfono móvil no es precisamente el mejor aliado en estos casos.

Interrupción, atraco, invasión o allanamiento. Que cada uno elija el sustantivo que mejor defina lo que siente cuando el trabajo se asoma sin avisar durante su tiempo de ocio. Y sobre cómo evitar estas irrupciones empiezo una serie de artículos, cada uno centrado en una tecnología o un aspecto concreto de nuestra organización personal. El primero es un viejo conocido: el correo electrónico.

1. El correo electrónico

El correo electrónico es un sistema de comunicación de uso habitual en las empresas desde hace ya muchos años. Es tan antiguo que es incluso anterior a la creación de Internet (aunque algunos no lo crean). El primer antecedente fue a principios de los años 60, pero podemos decir que el primer mensaje de correo electrónico enviado a través de una red data del año 1971. Casi cincuenta años de vida del correo electrónico, diseñado para facilitar el trabajo en general y la comunicación en particular, y que paradójicamente, de vez en cuando, nos da más trabajo del que ya tenemos. Lejos de simplificar la comunicación en ocasiones la complica, generando conversaciones improductivas o intercambios de información innecesarios.

Hace no muchos años, cuando recibir una carta (no comercial) por correo postal todavía era habitual, cada notificación de nuevo correo electrónico en nuestro ordenador nos hacía especial ilusión. Ahora la situación se ha invertido y no nos resulta extraño encontrar decenas o centenares de correos electrónicos esperando en nuestra bandeja de entrada. Y sean de carácter personal o profesional, asumimos sin rechistar la tarea de revisarlos como parte de nuestro «trabajo».

Cuando inicias una nueva etapa laboral en una empresa, seguramente en tu primer día de trabajo ya te están proporcionando los datos de acceso a tu nueva cuenta de correo electrónico corporativo, para que puedas empezar a enviar a recibir mensajes a través de un e-mail con el formato tunombre@tuempresa.com o similar. Pero también es posible que en lugar de un correo electrónico, la bienvenida digital sea en forma de acceso a una plataforma de comunicación interna de la empresa. O quizá las dos cosas. En cualquier caso, la cuestión es que ya no te escapas, digitalmente hablando. La información importante ahora llegará a tu bandeja de entrada. Y la que no lo es, también.

En el momento que configuras tu e-mail en tu ordenador o en tu móvil, la gestión diaria del correo electrónico se convierte en una tarea más. En diferentes blogs que tratan la productividad se ha escrito mucho sobre este ya tradicional sistema de comunicación, ofreciendo consejos prácticos para mejorar el proceso de revisión de los mensajes en nuestra bandeja de entrada.

Respecto a este tema, hay tres claves para el éxito en la gestión del correo electrónico y que además garantizan una desconexión digital del trabajo manteniendo a raya determinadas tareas, para que no se cuelen en nuestro tiempo libre. Son bien sencillas:

  1. Consulta tu correo electrónico solo una vez al día. Repito: solo 1 vez el día. Una frecuencia mayor es completamente innecesaria. Revisar tu correo electrónico no es tu trabajo; solo es una parte de él.
  2. Revisa la bandeja de entrada de tu e-mail cuando realmente tengas tiempo para ello y puedas hacer algo al respecto. Una buena opción es hacerlo a mitad de mañana, cuando todavía tienes tiempo para terminar algunas tareas que puedan surgir a partir de alguno de los mensajes.
  3. Sobre todo, no consultes tu correo electrónico a última hora del día, justo antes de finalizar tu jornada laboral. Ya harás crecer tu lista de tareas al día siguiente.

Fotografía e-mail | Empresario Dedo Toque de geralt en Pixabay

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