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Categoría: Organización

El noble arte de tirar, archivar y digitalizar

Tiempo de lectura: 3 minutos

El inicio de curso siempre invita a poner en orden ciertos asuntos. Todo suele empezar con la compra de una agenda y con la ilusión, luego frustrada, de que «este año me voy a organizar mejor». Para los que somos profesores, septiembre es el nuevo inicio de año. Leía en Twitter el pasado 31 de agosto el hashtag #NocheViejaDocente.

Todos los años (cursos) sigo el mismo ritual de organización durante los primeros días. Se trata de una especie de checklist mental que intento cumplir para empezar con buen pie las clases. Alguna vez escribí sobre el tema, pero quizá sea momento de ponerlo por escrito en una serie de artículos a modo de miniconsejos para empezar el curso bien organizado. Adelanto que esta reflexión seguramente puede servir en cualquier entorno de trabajo.

El primer grupo de consejos tiene que ver con el noble arte de tirar y el buen hábito de archivar y digitalizar.

Elimina, archiva y digitaliza

Deshacernos de aquello que no necesitamos tiene un efecto liberador. Al principio puede costar un poco, pero luego no hay forma de parar. Tirar lo que sobra tiene también un punto adictivo. Reducir el número de cosas que tenemos solo reporta beneficios. Ganamos espacio, tenemos menos que limpiar, tardamos menos en encontrar lo que necesitamos, eliminamos distracciones y los espacios que antes acumulaban centenares de objetos lucen más bonitos.

Eliminando, archivando y digitalizando conseguimos no solo orden físico, sino también mental. Y este proceso deberíamos llevarlo a cabo (y mantenerlo) tanto en casa como en nuestro lugar de trabajo. Tampoco hay muchas más opciones: eliminar, archivar, digitalizar u ordenar.

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8 motivos para planificar

Tiempo de lectura: 2 minutos

Planificar está infravalorado. Muchas veces subestimamos el valor de una buena planificación. Nos pueden las prisas y olvidamos que planificar es la mejor de las inversiones. En estos tiempos de urgencias que no lo son, planificar con tiempo y con calma parece todo un lujo. Unos piden el trabajo hecho de hoy para hoy; otros quieren las cosas terminadas para ayer. Obviamente, este estilo de trabajo es incompatible con la calidad que se desea en los resultados. Planificar merece la pena.

Decía Dwight D. Eisenhower que:

Los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable.

 

La frase original completa nos ayuda a entender mejor su intención: «Al prepararme para la batalla, siempre he descubierto que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable». Porque no es lo mismo un plan que una planificación.

Plan vs. planificación

Podemos definir la planificación como un proceso que, efectivamente, se inicia con un plan (que podemos detallar en un documento), pero un plan que también requiere un seguimiento, una revisión y una evaluación de los resultados. Por tanto, la planificación es un proceso mucho más general y más complejo.

El Diccionario de la Lengua Española (DLE) define:

  • «plan» como un «escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra».
  • «planificación» se define, sin embargo, como un «plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado […]».
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Timeboxing, proyectos y productividad

Tiempo de lectura: 3 minutos

Timeboxing: una cuestión de compromiso

El timeboxing es una técnica de organización, concretamente de asignación de un tiempo determinado a un conjunto de tareas. Básicamente, el objetivo no es otro que adquirir un compromiso y reservar un espacio de tiempo para avanzar en nuestros proyectos. Además, sabemos que parece bastante efectivo fragmentar este tiempo de trabajo, por ejemplo 2 horas, en bloques más pequeños, pongamos que de 25 minutos si utilizamos la técnica Pomodoro.

De este modo, llueva, truene o nieve, a la hora previamente programada avanzaremos nuestro trabajo en un proyecto determinado, sin interrupciones, durante un tiempo fijo y sin excusas. Como decía, se trata sobre todo de un compromiso. Por ejemplo, si reservamos una hora cada día a un proyecto personal, podremos garantizar que al finalizar la semana habremos avanzado siete horas en el proyecto. También es una técnica que evita que pospongamos indefinidamente aquello que decimos que es importante para nosotros, pero que siempre «puede esperar» porque hay otros asuntos «urgentes».

¿Uno o varios proyectos?

Pero, una vez reservado un espacio de tiempo en nuestra agenda para trabajar en algo, ¿qué es más productivo, dedicarlo a un solo proyecto o ir alternando entre distintos proyectos? A primera vista, las dos formas presentan ventajas e inconvenientes. Pongamos un ejemplo concreto: ¿es productivo dedicar 2 horas un lunes por la tarde a escribir un artículo y dedicar otras 2 horas un martes por la tarde a preparar una presentación? ¿O es mejor una solución que vaya alternando los proyectos el lunes y mezclarlos también el martes?

Lógicamente, la respuesta dependerá del tipo de proyecto, de las tareas asociadas a los proyectos, de la energía disponible en cada momento o incluso de otros criterios relacionados con la urgencia o la importancia de las tareas. En cualquier caso, os dejo algunas ideas. Para presentar las ventajas e inconvenientes, imaginemos de nuevo un bloque de 2 horas previamente reservado y que durante este tiempo hemos decidido trabajar en pequeños bloques de 25 minutos aplicando la técnica Pomodoro.

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Organización personal: el método definitivo

Tiempo de lectura: 4 minutos

Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a:

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Organización personal y productividad: 25 lecciones (re)aprendidas

Tiempo de lectura: 4 minutos

Leer y escribir sobre organización personal y productividad me permite precisamente poner en orden algunas ideas. Hay muchas cuestiones que me interesan, especialmente relacionadas con la organización o con ciertos métodos de trabajo, y que uno ha asumido siempre como verdades inalterables. Sin embargo, leyendo en diversas fuentes distintos puntos de vista y reflexionando por escrito en este blog sobre las otras formas de hacer y organizar, sigo aprendiendo nuevas lecciones o confirmando otras que ya había asimilado. Y siempre llego a la conclusión de que tenemos la obligación de evaluar y reconsiderar constantemente nuestra forma de hacer y de pensar.

Algunos reflexionan sobre estos asuntos cuando el año va llegando a su fin, y según haya ido, basándose en las lecciones aprendidas, elaboran una lista infinita de buenos propósitos de Año Nuevo. Otros (muchos profesores) preferimos hacer este balance cuando el curso académico termina.

He intentado resumir en 25 puntos algunas lecciones aprendidas (otras reaprendidas o confirmadas) sobre organización personal, sobre productividad, sobre los procesos de aprendizaje, sobre las personas, sobre el tiempo, etc. Estas lecciones son las mías, quizá algunas sean erróneas o alguien no esté de acuerdo con ellas. Pero son mis 25 lecciones, una reflexión personal que suelo escribir en privado, pero que en esta ocasión me apetecía compartir:

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