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Etiqueta: orden

La sencillez japonesa para organizar espacios y tareas

Tiempo de lectura: 7 minutos

Kaizen: una mejora continua

Cuando hablamos de kaizen, solemos pensar en la idea japonesa de mejora continua, un avance silencioso que se construye a base de pequeños pasos constantes. Pero el kaizen no es solo una filosofía abstracta: también se materializa en prácticas concretas que ayudan a mantener el orden, reducir el ruido y trabajar con mayor claridad. Por eso, cuando nos preguntamos cómo organizar mejor nuestros espacios o nuestras tareas, mirar hacia métodos que nacen de esta filosofía resulta especialmente útil.

Kaizen es la filosofía japonesa que propone mejorar de forma continua mediante pequeños cambios diarios, simples y sostenibles.

En materia de organización, hay dos ámbitos en los que introducir algún tipo de sistema marca una diferencia inmediata. El primero es el orden físico, la forma en que distribuimos y cuidamos los objetos y los espacios que ocupamos. El segundo es la gestión de tareas y proyectos, es decir, la manera en que damos forma al trabajo que está por hacer.

En Japón, ambos aspectos se abordan desde una tradición de minimalismo, simplicidad y disciplina que encaja perfectamente con el espíritu del kaizen: mejorar de forma gradual, constante y sostenible.

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Cómo mantener el orden físico: 8 hábitos infalibles

Tiempo de lectura: 3 minutos

El caos puede colarse fácilmente en nuestras vidas si no estamos preparados para combatirlo. La falta de orden físico no solo afecta nuestro entorno, sino también nuestra productividad y bienestar general. Para evitar que el desorden se apodere del espacio vital, es crucial adoptar hábitos de organización.

Comparto en esta ocasión ocho prácticas esenciales para mantener el orden físico en casa o en el trabajo.

1. Planificar el orden

La clave para mantener el orden comienza con una planificación efectiva. Decir «ya lo haré» o «debería hacerlo» no es suficiente. Necesitamos un plan concreto y acciones definidas. Hay que empezar a eliminar frases que empiecen por «hay que». En lugar de ello, conviene establecer metas concretas y un calendario realista. Un plan sólido proporciona una guía clara sobre qué hacer y cuándo hacerlo.

2. Menos es más

El desorden a menudo se acumula debido a la reticencia a deshacernos de cosas innecesarias. Debemos aprender a distinguir entre lo esencial y lo superfluo. Una solución muy eficaz es deshacernos de elementos que no hayamos utilizado en los últimos meses. Despejar el espacio de objetos innecesarios no solo crea un entorno más limpio, sino que también facilita la organización y la búsqueda de lo que realmente necesitamos en algún momento.

3. El compromiso de ordenar

La organización no debería ser una tarea ocasional, sino un compromiso regular. Lo que siempre funcionar es definir bloques de tiempo en la agenda semanal para dedicarlo exclusivamente a ordenar. Este hábito ayuda a prevenir la acumulación descontrolada y a mantener el espacio en un estado constante de orden. Al asignar tiempo regularmente, evitamos que las tareas de organización se acumulen hasta convertirse en una montaña insuperable.

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Orden físico y ergonomía: 12 consejos prácticos

Tiempo de lectura: 2 minutos

Hace ya tiempo que empezamos a almacenar y organizar nuestra vida y trabajo en formato digital. Muchos métodos y herramientas de organización nos ayudan a administrar las tareas personales y de trabajo, optimizan la gestión de nuestra agenda y recomiendan trucos para ser más productivos. Quizá utilizamos una aplicación para las tareas, un programa para el calendario o un sistema de archivos; o seguramente los tres, todas en soporte digital.

En general, estas herramientas se centran en organizar elementos que son abstractos. Lo que allí guardamos son solo ideas, «cosas que hacer» que ni siquiera existen materialmente. Y somos nosotros los responsables (o culpables) de ponerlas allí. Nuestro día a día se rige por lo que allí registremos y mantener un orden digital es fundamental.

Sin embargo, no puede haber orden digital si no existe también un orden físico a nuestro alrededor. Es difícil sentirse totalmente satisfecho por una buena organización de las tareas si el lugar de trabajo no goza también de un orden. El escenario también importa.

Además de mantener una buena organización en las tareas que realizamos, hay también una serie de cuestiones de orden físico y ergonomía que deberíamos cuidar.

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Cajón de sastre con 16 ideas para mejorar tu productividad

Tiempo de lectura: 3 minutos

No es más productiva la persona que aplica el sistema de organización personal más «perfeccionado» o aquella que utiliza la aplicación de moda con innovadoras funciones. Muchas veces, tan solo es cuestión de hábitos, de pequeñas acciones y, sobre todo, de sentido común. Unas veces se trata de hacer determinadas cosas, pero otras, la clave simplemente está en no hacer.

Comparto una serie de consejos para empezar y muy básicos. Como en un buen cajón de sastre (no desastre), hay de todo un poco.

  1. Elimina algunas tareas. Di no a varias cosas que pensabas hacer hoy. Comprometerse en exceso es peligroso para la productividad.
  2. No revises tu correo electrónico a primera hora de la mañana ni tampoco lo abras a última hora de la tarde. Tampoco respondas a todos los mensajes. Y elimina todos los que puedas. Quédate con lo esencial.
  3. Crea distintos perfiles de usuario en tu ordenador. Si utilizas el mismo dispositivo para el trabajo y para asuntos personales, configura una cuenta de trabajo y otra personal. Separa ámbitos de responsabilidad. Evitarás muchas distracciones.
  4. ¡Necesitas una lista de tareas! Si solo dispones de una agenda para organizarte, te falta algo. Pon una todo list en tu vida. Usa una aplicación, una libreta o un trozo de papel, pero mantén una lista de todo aquello que quieres y debes hacer. Lo cambia todo.
  5. Bloquea un par de horas a las semana para avanzar en cada proyecto. Es la única forma de avanzar. Añade a tu lista de tareas alguna acción que permita progresar en esos proyectos, que pueden ser profesionales o personales (aprender un idioma, escribir un libro, etc.).
  6. Mantén tu escritorio siempre despejado. El orden atrae al orden. Un lugar de trabajo ordenado, invita a trabajar y a pensar con claridad.
  7. Aprende a teclear más rápido en tu ordenador. Nos empeñamos en mejorar en otros aspectos para ser más productivos y la solución, muchas veces, está en algo tan sencillo como saber escribir bien con el ordenador. Además, practica para tomar notas a mano con más velocidad.
  8. Ten siempre a mano una pequeña libreta para notar ideas. Busca un momento y un lugar sin distracciones simplemente para dejar volar la imaginación y la creatividad.
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Tus datos sincronizados, seguros y en orden

Tiempo de lectura: 4 minutos

Esta semana me apetece ampliar la serie de consejos para empezar el curso bien organizado. Quien dice curso, dice año. En septiembre escribí tres artículos: «El noble arte de tirar, archivar y digitalizar», «La organización efectiva: una cuestión de planificación y método» y «Profesores, agendas y tareas». Hoy es el turno de los datos, de su almacenamiento y sincronización, una tecnología impensable hace más 30 años.

Archivos y carpetas

No importa en qué área trabajemos. En mayor o menor medida, casi por obligación, tratamos a diario con datos digitales. Quien no envía un correo electrónico, recibe un mensaje por WhatsApp o descarga de Internet un formulario en PDF que debe rellenar. Es inevitable. Es cierto que todavía existen muchos trámites en formato físico, en papel, pero nadie duda de que la información en soporte digital vino para quedarse.

¿A que me refiero con datos digitales en este artículo? No lo complicaremos hablando de información estructurada en bases de datos o en soportes y formatos muy particulares y que requieren un tratamiento especial. Aquí simplemente hablamos de archivos y carpetas, los que guardamos en nuestro ordenador y que nos gustaría mantener siempre a salvo.

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