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Etiqueta: ideas

Un tercer alto en el camino: 150 artículos sobre organización personal

Tiempo de lectura: 2 minutos

Es cierto que los números no importan; a mí, desde luego, no me importan. Sin embargo, alcanzar cualquier meta es siempre una buena excusa para hacer una parada, mirar hacia atrás y echar un vistazo al camino recorrido. Me detuve cuando escribí 50 artículos en el blog y también cuando llegué al centenar. Ahora es momento de hacer balance después de añadir otras 50 publicaciones al blog.

No diré aquello de que he llegado hasta este punto sin apenas darme cuenta o que, como quien no quiere la cosa, este es el artículo número 150. Para revisar todo el contenido del blog, tendría que dedicar unas cuantas horas a leer más de 160 000 palabras (como dos o tres libros). Detrás de cada publicación hay trabajo que no es trabajo, porque escribo por placer, para aprender y para compartir. Estos son mis motivos, estrictamente en ese orden. Escribo sobre lo que me interesa en cada momento, en función del tema que necesito aclarar o de aquello en lo que quiero profundizar.

Esta ilustración de PJ Milani refleja a la perfección la función de escribir para aclarar las ideas. Darle forma a un artículo obliga a pensar, leer y aprender.

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La productividad ilustrada

Tiempo de lectura: 2 minutos

En ocasiones sobran las reuniones, sobra el papeleo y sobra el exceso de planificación. A veces, sobran incluso las palabras y una imagen tiene mucho más valor.

Hay muchos ilustradores que saben reflejar con una imagen cualquier idea. Sigo en redes a muchos artistas que comparten su trabajo, en especial a aquellos cuyo tema principal de inspiración es la productividad y la organización personal. Son ellos también inspiración para muchos de los artículos de este blog.

Comparto en esta ocasión una recopilación de algunas de mis ilustraciones favoritas.

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Una publicación compartida de PJ Milani (@milanicreative)

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7 momentos para capturar

Tiempo de lectura: 3 minutos

GTD® es un método de organización muy efectivo que define una serie de etapas que debemos seguir sistemáticamente. En realidad, aplicar este sistema a nuestro trabajo no debería entrañar mayor dificultad porque GTD® hace referencia a 5 fases que corresponden (o deberían corresponder) con el flujo natural de nuestro trabajo. Sin embargo, «subirse a la tabla» requiere cierta práctica. De nuevo, los hábitos salen a escena.

En cualquier área de responsabilidad que implique la realización de un trabajo por nuestra parte, el proceso natural (e ideal) sería recopilar (capturar) primero cualquier asunto pendiente. A continuación, deberíamos definir (aclarar) bien qué son esos asuntos que acaban de entrar en nuestra bandeja de entrada. Seguramente después intentaríamos organizar las tareas que hemos logrado detallar. El paso siguiente sería revisar (evaluar) nuestras tareas ya organizadas y reflexionar sobre ellas, para finalmente actuar en consecuencia y simplemente dedicarnos a hacer la tarea que más conviene en cada momento. Y esto, básicamente, es GTD®: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y hacer.

Sobre el primero de los pasos he escrito varios artículos que os invito a leer:

Si he dedicado tantas líneas a esta parte del proceso es porque creo que es un hábito fundamental para lograr que el sistema de organización funcione. Si no capturas, no tienes nada. Capturar es el primer eslabón de una cadena en la que el orden y la disciplina son primordiales. Recopilar asuntos pendientes, capturar «cosas» puede parecer un paso trivial, pero también tiene su miga. También se puede capturar mal, sobre todo no capturando cuando deberíamos hacerlo.

Personalmente, el proceso de capturar lo tengo ya totalmente interiorizado. Lo hago de forma sistemática y prácticamente inconsciente. De hecho, hay distintos momentos durante el día en los que dedico un tiempo a recopilar; y me he dado cuenta de que son hábitos que he ido adquiriendo con el tiempo y que, afortunadamente, han decidido quedarse.

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Cómo integrar Braintoss y Things para capturar (y solo capturar)

Tiempo de lectura: 4 minutos

Si capturas, solo captura

El método GTD establece varias fases para la organización personal y la primera es capturar. Sobre este eslabón de la cadena escribí el artículo Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo, y también La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10). Quizá quieras leer estas notas antes de continuar.

David Allen insiste sobre todo en la necesidad de separar completamente el proceso de capturar de cualquiera de los siguientes pasos. Es decir, si capturamos, solo deberíamos hacer exactamente eso, capturar, y no hacer nada más con el elemento que añadimos a la bandeja de entrada. Ya tendremos oportunidad de definirlo en otro momento. La serie de pasos en GTD es precisamente lo que hace que el método sea muy robusto y seguro.

Las apps para organizar el trabajo en listas de tareas suelen incluir una bandeja de entrada con la función de poder capturar en ella cualquier elemento. Por ejemplo, Things, que es la aplicación que utilizo para gestionar mis tareas, integra una bandeja de entrada que permite ir añadiendo cómodamente nuevas ideas, tareas, notas, cosas… (porque ya aclararemos más adelante qué son). Sin embargo, cuando uno abre la aplicación para capturar, puede caer en la trampa de jugar con el resto de funciones que incorpora (y que además son visualmente muy atractivas) para etiquetar el elemento, moverlo a una lista específica, planificarlo para un día en concreto, etc. ¡Error! Si hacemos algo más que capturar, estaremos mezclando etapas diferentes del sistema y no estamos aplicando el método como deberíamos. En consecuencia, el engranaje GTD no funcionará; y estaremos haciendo otra cosa que no es GTD.

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Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo

Tiempo de lectura: 4 minutos

Capturar es un concepto importante en el ámbito de la organización personal. Es un proceso fundamental de la cadena en algunos métodos de productividad muy extendidos como GTD. De hecho es el primer eslabón. Por dar un primera definición, podríamos decir que capturar es anotar aquello que nos ronda por la cabeza (y que muchas veces nos distrae) y que sabemos que potencialmente puede convertirse en un elemento de nuestra lista de tareas. Y es importante insistir en que capturar no es añadir una nueva tarea en nuestra lista de cosas que hacer.

Todo el mundo captura, aunque no le hayan explicado que tal cosa existe como un proceso bien definido. Aunque capturar es algo que también hacemos inconscientemente, y cada uno a su manera probablemente, es fundamental darle un sentido, entenderlo como parte de un proceso global y, en definitiva, hacerlo bien. Todos capturamos o recopilamos información a lo largo del día, pero siempre es una buena idea conocer unas buenas prácticas para hacerlo mejor si cabe.

¿Qué es capturar bien?

Cuando capturamos no deberíamos detenernos demasiado en los detalles. El cuándo, el cómo o el por qué, no son una prioridad en esta fase de captura. Simplemente nos centramos en el qué; solo en esas cosas que sabemos que están en nuestra cabeza y que seguramente tenemos que hacer. Es una de las ideas clave en GTD: vaciar la mente tareas pendientes e incompletos.

El objetivo principal en este paso es recopilar o reunir información. Por tanto, no deberíamos invertir demasiado tiempo en registrar la idea que nos viene a la cabeza; de hecho, ni siquiera hace falta encontrar un verbo adecuado que describa exactamente cómo debemos completar esa tarea pendiente (si es que finalmente lo es). Simplemente bastaría con anotar algunas palabras clave que nos den algunas pistas sobre lo que acabamos de escribir, eso sí, con un grado de detalle suficiente como para no pasar horas más adelante intentando descifrar lo qué quisimos decir cuando lo registramos; (como sucede cuando anotamos algo con mala letra sobre papel y luego no hay manera de desentrañar…).

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