Dicen muchos expertos en productividad que no es posible gestionar el tiempo, que se trata de un recurso fijo y limitado, y por tanto no puede ser ni comprimido ni estirado. Hasta aquí todos de acuerdo. ¿Quién no ha tenido alguna vez el deseo de poder contar con algunos minutos más al final del día? Sin embargo, sabemos que no es posible. Lo que si podemos hacer —y esto parece algo más razonable— es gestionar las tareas que ocupan ese tiempo.
Categoría: Tiempo
Este artículo trata del proceso de organización personal de nuestras lecturas. Para quienes leemos con cierta frecuencia, el trabajo pendiente en este aspecto no parece terminar nunca: pilas de libros sobre la mesilla de noche, filas de libros nuevos en las estantes, o incluso cajas llenos de ellos, guardadas en el fondo de un armario. Algunos ejemplares, pobres, esperan abandonados meses o años a que algún alma caritativa y lectora, los adopte algún día. Siempre habrá épocas del año o fines de semana de compras compulsivas en librerías, y en alguno de esos paseos entre estanterías repletas de ejemplares, acabamos adquiriendo libros por encima de nuestras posibilidades; sobre todo de tiempo. Más que el lugar y orden que ocupa un ejemplar en un estante, las siguientes reflexiones tienen que ver sobre nuestras prioridades y decisiones para elaborar una lista de libros y el sobre el criterio para la elección de la próxima lectura.
Tiempo de lectura: 6 minutos
No siempre es sencillo planificar toda una jornada un trabajo, sobre todo si en el día se presentan momentos en los que no podemos avanzar nuestras tareas. Suelen venir en forma de reuniones o interrupciones inesperadas. En estos casos, si hemos sido organizados y contamos con una lista de tareas, entonces jugamos con un poco de ventaja: al menos sabemos qué tenemos que hacer. Si por el contrario esta lista ni existe, difícil será decidir por dónde empezar, y quizá elijamos una primera tarea por intuición. Y seguramente cuando hayamos empezado, recordaremos la tarea a la que realmente deberíamos estar dedicando nuestro tiempo. Y de esto último, apuesto que no le sobra a nadie.
Concreta qué vas a hacer: la lista de tareas
Los métodos que propongo y también las aplicaciones que sugiero, tienen sentido solamente si disponemos de una lista muy concreta de tareas. De otro modo, estaremos dando palos de ciego, avanzando trabajo que seguramente no es ni el más importante ni el más urgente, porque inconscientemente estaremos eligiendo las tareas que más nos apetece abordar; las más fáciles, las más entretenidas o las más mecánicas. Con un grupo de tareas por escrito y bien definidas, podemos tomar buenas decisiones y organizar una buena sesión de trabajo, incluso cuando la motivación por terminar algunas de ellas es nula. Una técnica que puede funcionar es la de trabajar por bloques de tiempo, y hay varias programas y aplicaciones móviles que pueden echarnos una mano para integrar estos métodos en nuestro modo de trabajar. La división del trabajo en bloques de tiempo es un método que podemos llevar a cabo a distintos niveles.
Trocea tus acciones: 1 tarea = varios bloques
En este primer nivel de organización, cada bloque es un fragmento, una acción concreta de una tarea. En ocasiones nos enfrentamos a una tarea que requiere varias horas de dedicación. Lo habitual es sentarse y empezar, sin prestar atención el reloj. Siempre cuesta arrancar, pero es posible también que pasados unos minutos, estemos tan inmersos en el trabajo que perdamos la noción del tiempo y nos demos cuenta que llevamos un par de horas, aunque sin haber exprimido bien los minutos. Y es que más tiempo no significa siempre mayor calidad del trabajo. También hay que aprender a parar.
Las interrupciones no siempre son negativas, sobre todo si somos nosotros quienes las planificamos. No solo las personas necesitan descanso; a veces las propias tareas necesitan reposo y conviene dejar de atenderlas durante un tiempo.
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Son las ocho en punto y os doy la bienvenida a este es blog sobre tecnología y organización personal. Existe en el mercado infinidad de soluciones informáticas que pueden hacernos el trabajo un poco más fácil. En este espacio pretendo compartir estas experiencias.
La tecnología en general y la informática en particular, han instalado en nuestras vidas nuevos hábitos. Si bien es cierto que algunos nos hacen perder el tiempo, otros sin embargo, bien adquiridos, pueden suponer nuevas formas de resolver los problemas del día a día. El planteamiento es simple: si con el uso de un programa informático tardamos menos en realizar una tarea o mejoramos nuestra organización personal, ¿por qué no incorporarlas a nuestra rutina?
A todos nos interesa poder realizar las tareas de forma más eficiente para poder disponer de más tiempo y dedicarlo a lo que realmente es importante. En muchos casos la tecnología puede ser una aliada en eso que llaman la «gestión del tiempo», que no existe como tal, porque el tiempo es el que es y nunca podremos estirarlo o comprimirlo, por mucho que nos empeñemos en ello. Lo que sí podemos hacer es mejorar la forma en que hacemos la cosas.
El tiempo es nuestro activo más valioso, a pesar de que tendemos a desperdiciarlo, matarlo y gastarlo en vez de cuidarlo e invertirlo.
Muchas de las mejoras implican cambiar algún hábito, más que incorporar una nueva herramienta informática. Inevitablemente, en este blog se mezclarán muchas veces ambas cosas. Hay que hablar de tecnología, pero aplicada a la organización personal, y esto son hábitos y técnicas, que nada tienen que ver con el mundo digital.
La palabra «informática» procede de la combinación de las palabras «información» y «automática». Y en el ámbito de la organización personal de eso se trata precisamente: de conseguir automatizar la mayoría de tareas para conseguir cierto orden, y si es posible también ganar algo de tiempo para otros quehaceres.