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Mes: noviembre 2014

Mensajería instantánea que nos atonta

WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger o Line. Ponedle el nombre que queráis. Las aplicaciones de mensajería instantánea forman ya parte de nuestras vidas; tanto que cuesta creer que un simple programa instalado en un teléfono móvil haya logrado cambiar nuestros hábitos diarios. Si nos observáramos a nosotros mismos desde el pasado, probablemente sentiríamos vergüenza ajena viendo nuestra forma de actuar con un móvil en la manos. Se dan las situaciones más disparatadas que podamos llegar a imaginar. Para muestra el popular corto sobre el dichoso «doble check» de WhatsApp. Pero pondré algunos más ejemplos de situaciones absurdas que también resultaran familiares a muchos.

Tenemos una cita y avisamos con un mensaje que estamos llegando, cuando apenas quedan unos segundos para llegar a nuestro destino. Enfados en una conversación de grupo por el simple hecho de abandonarlo. Indignación porque alguien no ha leído nuestro mensaje (locura desatada con el «doble check», y no digamos con el de color azul). O una cena de amigos, «hablamos» a través del móvil con la persona que tenemos en frente, para ocultar la conversación a otra persona con la que también compartimos mesa. Desafortunados malentendidos. Eternas conversaciones (algunas discusiones) online. A veces creo que olvidamos que nuestro móvil también hace llamadas de voz…

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No soy ni escéptico ni tecnófobo. Sé reconocer las ventajas de estas nuevas formas de comunicación. Sin embargo, el asunto de los mensajes instantáneos se nos ha ido un poco de las manos; y en esta batalla del usuario contra la aplicación, hemos perdido claramente y de una forma lamentable, por cierto. La guerra, sin embargo, no está perdida.

WhatsAppTenemos la sensación de gestionar o aprovechar mejor el tiempo por el hecho de poder enviar y recibir mensajes en cualquier momento y lugar. Pretendemos solucionar nuevos problemas, nuevas tareas imprevistas que invaden nuestro móvil en forma de mensajes. Y nos empeñamos en hacerlo de inmediato, a medida que van llegando. Es cierto que a veces conseguimos apagar unos cuantos fuegos, pero lo que probablemente no habíamos previsto es que otros nuevos asuntos iban a aparecer. Un nuevo fuego. Todo por el simple gesto de atender un mensaje cuando alguien lo exige, y no cuando realmente podemos. Y así el incendio está garantizado.

De algún modo la mensajería instantánea nos está atontando. Con ella hemos perdido capacidad de organización. ¡Clin, clin! Los sonidos de notificación de nuevo mensaje nos interrumpen constantemente; incluso cuando la alerta suena en el móvil de quien tenemos al lado. Es el colmo. Pero no señalemos a la tecnología. En este sinsentido, solo el usuario es el culpable. Nadie nos obligó a comprar un smartphone, y menos a instalar un programa como WhatsApp en él. Si hacemos algo de autocrítica, reconoceremos que no siempre dejamos respetar nuestro espacio ni nuestro tiempo. Y eso, no es bueno.

Inbox 0: vacía tus bandejas

En materia de organización personal todos y cada uno de los pasos en el proceso son importantes. La clave del éxito no sólo reside en saber finalmente ordenar y priorizar las diferentes tareas que se presentan cada semana. Saber recopilar correctamente lo que hay que hacer, también es determinante para conseguir la organización eficaz que buscamos. Convertir toda la información que nos “ataca” a diario desde distintos frentes, en tareas con acciones individuales y concretas, es todo un arte. Puede ser una llamada telefónica, un correo electrónico, un mensaje en un chat o una anotación que nosotros mismos hemos dejado en nuestra lista de temas pendientes. Las vías de entrada pueden ser de lo más diverso, pero es fundamental tenerlas todas bien identificadas, porque cualquiera de ellas puede traer consigo una tarea que tarde o temprano deberemos realizar. Por tener una imagen gráfica, podríamos imaginar que todas las nuevas tareas caen finalmente en diferentes bandejas.
Esta idea aparece prácticamente en todos los métodos de organización y productividad. De hecho, forma parte de la terminología GTD, el método Getting Things Done de David Allen, que en sus publicaciones hace constantemente referencia al concepto de «bandeja de entrada». En muchas aplicaciones móviles y otros programas para organización personal, aparece tradicionalmente el término en inglés: «inbox».

¿Qué es un bandeja de entrada?

Bandeja tradicionalEn términos de organización personal, una «bandeja de entrada» es un lugar físico o virtual donde mantenemos temporalmente las cosas que necesitarán alguna atención. En algunas bandejas de entrada somos nosotros quienes decidimos introducir un nuevo elemento. En otras, sin embargo, las tareas nos llegan por sorpresa, y hay que saber gestionarlas bien y darles la prioridad que se merecen, sin caer en el error de intentar atenderlas en el mismo instante en que llegan. Somos nosotros quienes debemos organizar nuestro trabajo, y no dejar que sean otros los que decidan cómo gestionar nuestro tiempo. Otro asunto es la urgencia o la importancia con las que haya que tratar cada una de las tareas, las hayamos definido nosotros o nos hayan sido asignadas por otras personas.

En una primera clasificación podemos diferenciar dos tipos de bandejas: las digitales y las que no lo son. Todos hemos utilizado alguna vez bandejas de entrada tradicionales. Son esas bandejas, de madera, plástico o metal,

Dona. Recicla. Regala. Vende.

Si estás en casa, antes de continuar leyendo este artículo, detente un instante y mira a tu alrededor. Sin moverte de donde estás, observa los objetos que te rodean. Apuesto que ha habido alguno al que has dedicado algunos segundos de más, bien porque ocupa demasiado espacio, quizá porque no te gusta o ya no lo utilizas. Simplemente no lo quieres. Pero ahí sigue, acompañándote cada día.

Paradójicamente, deshacernos de cosas que ya no queremos o no necesitamos es una tarea de lo más complicada. Siempre estamos a tiempo de inventar una nueva excusa. Entre las más habituales están el valor sentimental por ser un recuerdo personal, la posibilidad de necesitarlo algún día —que por cierto nunca acaba de llegar—, o el esfuerzo económico que supuso adquirirlo en su momento. En cualquiera de los casos, pretextos para no dejarlos salir de casa.

Comparte en las redes sociales los objetos que ya no necesitas

Dona. Recicla. Regala. Vende
El collage de fotos debe incluir 4 objetos: uno para donar, otro para reciclar, uno para regalar y alguno para vender. Luego, ¡compártelo en tus redes sociales!

Y, ¿dónde cabe aquí la tecnología? En este caso Internet y en particular las redes sociales, pueden jugar un papel importante para lograr un compromiso personal. El proceso de desarrollar un nuevo hábito como el de desprenderse de algunas pertenencias de vez en cuando, será más efectivo si lo compartimos con alguien. ¿Por qué algunos amigos publican en Facebook o Twitter su marcas cuando salen a correr? Uno de los motivos es el de encontrar una motivación extra para continuar con el hábito y siempre con el propósito de mejorar. Si no tenemos la fuerza de voluntad suficiente para los retos difíciles, recurrir a otras personas que “vigilan” si hemos cumplido o no, puede ser de gran ayuda.

Y con los objetos que nos sobran, ¿a qué nos podemos comprometer? Piensa que los artículos que ya no necesitamos, pueden tener mejor dueño. Siempre habrá alguna persona que los valorará mucho más que nosotros. Un objetivo realista de deshacerse cada semana de algunos objetos, puede ser un ejercicio no solo solidario, sino también liberador, por qué no decirlo. Y el destino final no siempre tiene por qué ser el cubo de la basura. Hay otras opciones: donar, reciclar, regalar y vender.

Nuestro compromiso semanal lo podemos compartir fácilmente publicando en nuestra red social favorita (Facebook, Instagram, Twitter, etc.) una simple composición de fotos hechas con la cámara de un móvil, como aparece en el esquema con cuatro colores. En cada marco irá la foto de un objeto, según hayamos decidido qué hacer con él. Sobre todo será práctico para que nuestros amigos y contactos puedan ver qué hemos decidido reutilizar, regalar o vender.

Del amplio catálogo de aplicaciones móviles para confeccionar un collage de fotos, hay varias soluciones bastante atractivas. Para iOS tenemos

Divide (tu tiempo) y vencerás

No siempre es sencillo planificar toda una jornada un trabajo, sobre todo si en el día se presentan momentos en los que no podemos avanzar nuestras tareas. Suelen venir en forma de reuniones o interrupciones inesperadas. En estos casos, si hemos sido organizados y contamos con una lista de tareas, entonces jugamos con un poco de ventaja: al menos sabemos qué tenemos que hacer. Si por el contrario esta lista ni existe, difícil será decidir por dónde empezar, y quizá elijamos una primera tarea por intuición. Y seguramente cuando hayamos empezado, recordaremos la tarea a la que realmente deberíamos estar dedicando nuestro tiempo. Y de esto último, apuesto que no le sobra a nadie.

Concreta qué vas a hacer: la lista de tareas

Los métodos que propongo y también las aplicaciones que sugiero, tienen sentido solamente si disponemos de una lista muy concreta de tareas. De otro modo, estaremos dando palos de ciego, avanzando trabajo que seguramente no es ni el más importante ni el más urgente, porque inconscientemente estaremos eligiendo las tareas que más nos apetece abordar; las más fáciles, las más entretenidas o las más mecánicas. Con un grupo de tareas por escrito y bien definidas, podemos tomar buenas decisiones y organizar una buena sesión de trabajo, incluso cuando la motivación por terminar algunas de ellas es nula. Una técnica que puede funcionar es la de trabajar por bloques de tiempo, y hay varias programas y aplicaciones móviles que pueden echarnos una mano para integrar estos métodos en nuestro modo de trabajar. La división del trabajo en bloques de tiempo es un método que podemos llevar a cabo a distintos niveles.

Trocea tus acciones: 1 tarea = varios bloques

Piezas de Lego

En este primer nivel de organización, cada bloque es un fragmento, una acción concreta de una tarea. En ocasiones nos enfrentamos a una tarea que requiere varias horas de dedicación. Lo habitual es sentarse y empezar, sin prestar atención el reloj. Siempre cuesta arrancar, pero es posible también que pasados unos minutos, estemos tan inmersos en el trabajo que perdamos la noción del tiempo y nos demos cuenta que llevamos un par de horas, aunque sin haber exprimido bien los minutos. Y es que más tiempo no significa siempre mayor calidad del trabajo. También hay que aprender a parar.

Las interrupciones no siempre son negativas, sobre todo si somos nosotros quienes las planificamos. No solo las personas necesitan descanso; a veces las propias tareas necesitan reposo y conviene dejar de atenderlas durante un tiempo.

La lista de la compra en tu smartphone

Hacer la compra es algo tan habitual, que para referirnos al hecho de entrar en un supermercado y adquirir los alimentos que necesitamos, decimos simplemente eso: «hacer la compra». No nos hace falta especificar que vamos a «hacer la compra de comida». Y basta añadir una ’s’ para cambiarle el significado a la frase. Nos vamos «de compras» para gastar el dinero en cualquier otro tipo de artículo. «Hacer la compra» es una necesidad; «ir de compras» no siempre, especialmente cuando llegan fechas de cumpleaños o Navidad. Curiosidades lingüísticas aparte, las visitas periódicas al supermercado forman parte de nuestras vidas, y hacer la lista de la compra también, nos guste más o menos.

Shopit
Para organizar la compra diaria o semanal contamos con el sistema tradicional. No hace falta recodar que consiste básicamente en utilizar una nota de papel para escribir nuestra lista de artículos. Ha funcionado toda la vida y seguirá funcionando, de modo que si no quieres cambiar nada al respecto, puedes dejar de leer en este punto. Sin embargo, si eres de los que siempre olvida en casa el dichoso papelito, o nunca consigues organizar la compra por escrito, quizá este artículo te dé más de una idea. Si además eres un apasionado de tu móvil, lo mimas y te gusta organizar las cosas con él, mañana ya estarás aplicando alguno de estos consejos prácticos.

Hay infinidad de aplicaciones móviles para crear listas de la compra, cada una con sus ventajas e inconvenientes,