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Categoría: Tareas

Profesores, agendas y tareas

El profesor y su agenda son inseparables. Su relación es especial. El ritual de cada año de dar con la agenda perfecta también lo es. Pero nunca se adaptan exactamente a lo que necesitamos, ¿verdad?. ¿Cómo es posible que nadie haya diseñado todavía la agenda ideal?

Todo el mundo necesita anotar las citas o eventos en algún sitio, pero hago mención especial al docente porque este es el tercer artículo de la serie de miniconsejos para empezar el curso bien organizado.

Como profesores registramos muchos eventos durante el curso; nuestro calendario se llena ya en septiembre de clases, reuniones, jornadas, juntas de evaluación, charlas y días especiales. Es un trabajo en parte dirigido por el calendario y durante la jornada realmente hay muy pocos momentos (o ninguno) disponibles para poder adelantar trabajo. De agendas, tareas y «gestión del tiempo», aquí van algunos consejos:

Digitaliza tu agenda

No hablo de escanear tu agenda, sino de utilizar una herramienta digital para organizar el curso. Créeme, son todo ventajas. Seguramente sientas un apego especial por tu agenda. Probablemente compras (o te regalan) el mismo modelo todos los años, o quizá eres un innovador y exploras distintas alternativas cada curso. El papel está muy bien, no digo lo contrario, pero las herramientas digitales para la gestión del calendario son mucho más efectivas.

Planificación vs. realidad: 10 claves para evitar el desastre

Si esta ilustración de Visualize Value te resulta demasiado familiar y hasta cierto punto incluso te representa, tienes un problema. Afortunadamente, se trata solo de un problema de organización por el que todos pasamos en algún momento del mes, de la semana o del día. Es decir, el problema surgirá en algún momento; solo es cuestión de pensar qué podemos hacer para minimizar el desastre. Planificar no es solo colocar una tarea tras otra en una lista. Planificar bien es tomar buenas decisiones sobre las tareas que añadimos a la lista, y sobre todo, no confundir urgente con importante.

En nuestra vida personal y profesional surgen grandes planes a medio o largo plazo, con decisiones que tendremos que ir tomando y, quizá, modificando. Estos planes finalmente se materializarán en acciones muy concretas y formarán parte de nuestro pequeño plan del día.

Nunca deja de sorprender la facilidad con la que una planificación diaria se puede desmoronar en cualquier momento. Supongamos que lo que vemos en la ilustración es la típica lista de tareas para hoy y que cada elemento es una tarea (o acción). Hay varias cosas que podemos hacer para evitar el desastre:

Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo.

Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo

Capturar es un concepto importante en el ámbito de la organización personal. Es un proceso fundamental de la cadena en algunos métodos de productividad muy extendidos como GTD. De hecho es el primer eslabón. Por dar un primera definición, podríamos decir que capturar es anotar aquello que nos ronda por la cabeza (y que muchas veces nos distrae) y que sabemos que potencialmente puede convertirse en un elemento de nuestra lista de tareas. Y es importante insistir en que capturar no es añadir una nueva tarea en nuestra lista de cosas que hacer.

Todo el mundo captura, aunque no le hayan explicado que tal cosa existe como un proceso bien definido. Aunque capturar es algo que también hacemos inconscientemente, y cada uno a su manera probablemente, es fundamental darle un sentido, entenderlo como parte de un proceso global y, en definitiva, hacerlo bien. Todos capturamos o recopilamos información a lo largo del día, pero siempre es una buena idea conocer unas buenas prácticas para hacerlo mejor si cabe.

¿Qué es capturar bien?

Cuando capturamos no deberíamos detenernos demasiado en los detalles. El cuándo, el cómo o el por qué, no son una prioridad en esta fase de captura. Simplemente nos centramos en el qué; solo en esas cosas que sabemos que están en nuestra cabeza y que seguramente tenemos que hacer. Es una de las ideas clave en GTD: vaciar la mente tareas pendientes e incompletos.

El objetivo principal en este paso es recopilar o reunir información. Por tanto, no deberíamos invertir demasiado tiempo en registrar la idea que nos viene a la cabeza; de hecho, ni siquiera hace falta encontrar un verbo adecuado que describa exactamente cómo debemos completar esa tarea pendiente (si es que finalmente lo es). Simplemente bastaría con anotar algunas palabras clave que nos den algunas pistas sobre lo que acabamos de escribir, eso sí, con un grado de detalle suficiente como para no pasar horas más adelante intentando descifrar lo qué quisimos decir cuando lo registramos; (como sucede cuando anotamos algo con mala letra sobre papel y luego no hay manera de desentrañar…).

Las ventajas de una gestión digital de las tareas

Uno de los cambios más importantes en la organización personal se produce cuando damos el paso del papel al ordenador para organizar nuestra lista de tareas diarias. Todos hemos utilizado en algún momento un bloc de notas para mantener actualizada una “lista de cosas que hacer”, tachando cada elemento de la lista a medida que lo hemos ido resolviendo. Yo hice el cambio al “modo digital” hace ya algunos años y, desde luego, me resultaría bastante difícil volver al papel. Y ha habido intentos.

No es el propósito de este artículo entrar en detalles sobre la variedad de programas y métodos para la organización (digital) de las tareas. Me parece mucho más importante intentar convencer de que el cambio puede merecer la pena, comentando algunas de las ventajas que puede tener una organización informatizada de las tareas.

Si todavía eres de los que utiliza libreta y bolígrafo, sigue leyendo. Comprobarás que las posibilidades de un gestor (digital) de tareas difícilmente pueden simularse con un bloc de notas tradicional.