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Categoría: Programas

Lorem ipsum, Underwood y otras manías productivas

Tiempo de lectura: 5 minutos

¿Influye el formato y diseño en la redacción final de un texto? ¿Es importante la herramienta concreta que se utiliza para la producción de contenido escrito? En principio podríamos pensar que se trata de cuestiones independientes. Suponemos que la calidad de un texto depende exclusivamente de la capacidad del autor, de sus conocimientos, de su imaginación y de su dominio de las técnicas de escritura; todas habilidades que nada tienen que ver con las aplicaciones informáticas utilizadas o con el contexto general y espacio de trabajo en el que tiene lugar la creación. Pero esta es solo la teoría. Los detalles importan y mucho. Que cada maestrillo tiene su librillo y cada bloguero sus manías. Y que yo tengo las mías, una tiene que ver con el texto Lorem ipsum y otra con las históricas máquinas de escribir Underwood.

Cada maestrillo tiene su librillo…

En la práctica, a algunos no nos vale cualquier procesador de textos. Cada vez son más populares las aplicaciones que nos permiten redactar sin distracciones, con unas tipografías determinadas, con tamaños de letra específicos y sobre un color de fondo perfectamente ajustado, buscando el mejor entorno para la escritura, o al menos uno cómodo y relajado que precisamente nos permita concentrarnos en lo importante: el texto que estamos escribiendo.

No es nada extraño. Sabemos que algunos autores necesitan música para escribir. Otros el silencio más absoluto. Muchos creadores necesitan un entorno físico espartano, sin distracciones, una habitación con una distribución bien estudiada o un escritorio minimalista, libre de objetos y tentaciones. Unos pocos se ayudan de herramientas para elaborar esquemas o diagramas previos a la redacción de sus textos. También hay quien utiliza plantillas ya definidas para pautar sus contenidos. En definitiva: sabemos que una cosa es el texto y otra su formato, pero también es cierto que una buena elección de los detalles de diseño, estructura y espacio de trabajo en general pueden influir de forma muy positiva en la calidad final de los textos. Cada maestrillo tiene su librillo, como dice el refranero español.

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El abecé de los atajos de teclado en Windows

Tiempo de lectura: 4 minutos

Todos los sistemas operativos cuentan con un amplio catálogo de métodos abreviados de teclado para acceder rápidamente a determinadas funciones. Es por ello que también nos referimos a estos métodos como «accesos rápidos» o «atajos de teclado». Se trata de combinaciones de teclas que reemplazan acciones concretas del sistema; un camino más corto para llegar al mismo lugar. Son bastante conocidos los atajos Ctrl + C y Ctrl + V para llevar a cabo las opciones de copiar y pegar texto o archivos sin necesidad de alejar nuestras manos del teclado para hacer exactamente lo mismo con el ratón y los botones de menú de los programas.

Es cierto que por cada atajo de teclado que utilizamos, apenas ahorramos unos pocos segundos. Pero ya sabemos que los segundos suman minutos y los minutos horas a lo largo de la semana. Seguramente, el ahorro durante una jornada de trabajo puede suponer un buen número de minutos que podemos invertir en otras tareas. En cuestión de productividad, toda mejora siempre es bienvenida.

Existen atajos de teclados propios de un programa específico, aunque muchas aplicaciones comparten muchos de estos métodos abreviados para acceder a funciones similares. Por ejemplo, las combinaciones de teclas para copiar (Ctrl + C), cortar (Ctrl + X)  y pegar (Ctrl + V) son las mismas en programas de oficina como procesadores de textos, hojas de cálculo o aplicaciones para el diseño de presentaciones. Este es un tema bastante estándar.

Sin embargo, también el propio sistema operativo (Windows, Linux, macOS, etc.) cuenta con sus propios atajos para las funciones básicas del sistema. Por ejemplo, el catálogo de métodos abreviados de teclado que publica Microsoft no es infinito, pero casi. En esta ocasión centro la atención el sistema operativo Windows 10 y comparto los 4 atajos de teclado que yo considero fundamentales para el uso básico del entorno de ventanas de programas y escritorio.

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Un escáner de bolsillo: aumenta tu productividad con Office Lens

Tiempo de lectura: 6 minutos

No deja de sorprenderme la ingente cantidad de documentos que se imprimen innecesariamente cada día. Se supone que en las últimas décadas la tecnología ha dado pasos importantes precisamente para evitar este derroche de papel y tinta y, sin embargo, las fotocopiadoras e impresoras en empresas y hogares no dan a basto produciendo copias físicas que además tendrán una «caducidad» de apenas uno minutos. Es urgente digitalizar la información.

Go paperless!

Puedo aceptar que un escritor decida imprimir el primer borrador del manuscrito de su nueva novela para hacer una revisión a fondo de la misma. Y entiendo que prefiera hacerlo en soporte papel. Estaremos de acuerdo en que este tipo de situaciones, la impresión puede estar al menos un poco más justificada, entre otras cosas porque el proceso de revisión y corrección «sobre papel» y bolígrafo en mano supone un tiempo importante. Además, en este caso particular, realizar el proceso de revisión del texto sobre un nuevo formato papel, permite al autor afrontar la corrección como una nueva etapa en la creación de su obra. Se amortiza la impresión. Puedo comprar la idea.

Pero, ¿qué hay de esos dossiers o informes que se imprimen para repartir entre los miembros de una reunión que dura apenas 10 minutos? ¿Qué sentido tiene? ¿No están todos los asistentes con su ordenador, su tablet o su teléfono móvil de última generación? ¿De verdad la alternativa digital no era una opción?

Existen varios movimientos paperless en oficinas y también en el entorno doméstico. Con ellos se pretende concienciar de la necesidad de liberar nuestro hogar y entorno laboral de la excesiva presencia de papel, mediante la reducción del mismo y haciendo un uso productivo de la tecnología, sustituyendo el papel por documentos electrónicos mediante un proceso de digitalización de la información. Lo cierto es que estas iniciativas paperless bien merecen un artículo en este blog con una explicación a fondo. Casi podría ser una sección.

En general, son varios los beneficios que obtenemos de implantar una oficina libre de papel (paper-free office), tanto en casa como en nuestro lugar de trabajo:

  1. Obviamente moderamos la cantidad de papel que compramos, con el consiguiente ahorro para la empresa o para la economía doméstica.
  2. Mejoramos el medio ambiente al reducir indirectamente el impacto ecológico de producir el papel.
  3. Ganamos espacio físico al reducir el volumen de documentos impresos. Imagina una oficina o un estudio sin archivadores, sin montones de folios con informes, etc.
  4. Tenemos la oportunidad de lograr una mejor organización de los documentos en formato digital. Existen infinidad de herramientas informáticas que pueden facilitar esta tarea.
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Mis apps de productividad (#3)

Tiempo de lectura: 3 minutos

En esta tercera entrega de la serie de posts sobre «mis herramientas de productividad», presento otras cuatro apps que utilizo habitualmente y que me permiten ser más productivo y organizado en mi trabajo diario. Un par de ellas, Hazel e IFTTT, ofrecen principalmente funciones de automatización. La app Focus me ayuda a mantener la concentración en determinados momentos; y MyStuff2 me permite mantener una base de datos organizada sobre algunas «colecciones de cosas». 

13. Hazel

Hazel es un mayordomo que vive en mi ordenador. Es un servicio de limpieza y organización disponible las 24 horas de día (salvo que apague el ordenador, claro está). Dediqué uno de los primeros posts en este blog a esta eficaz herramienta de organización automática de archivos. En «Ordena tus archivos de forma automática» explico el potencial de esta aplicación para mantener a raya el desorden en tu dispositivo y evitar el temido síndrome de Diógenes digital. El artículo es de 2014 y la app ha evolucionado durante este tiempo, pero la explicación sobre las funciones elementales puede servir para hacernos una idea de su utilidad.

Básicamente, con Hazel podemos definir reglas condicionales para tomar decisiones sobre determinados archivos y carpetas de nuestro sistema, de modo que, por ejemplo, podamos mover a otra ubicación determinados archivos que lleven más tiempo de la cuenta en nuestro escritorio, consiguiendo así mantener despejada la zona de trabajo.

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Mis apps de productividad (#2)

Tiempo de lectura: 4 minutos

En la primera parte de esta serie de posts introduje seis herramientas que me permiten trabajar de forma más eficaz y eficiente. Son aplicaciones que he ido introduciendo poco a poco; unas llevan años conmigo y otras acaban de llegar, algunas para quedarse. Al final es una cuestión de «ajuste».

Todo empieza porque tenemos una necesidad particular en términos de productividad y buscamos herramientas que pueden cubrir esa exigencia. A continuación probamos y analizamos a fondo algunas de esas apps atendiendo a criterios básicos de productividad. Básicamente comprobamos que la aplicación hace lo que se espera de ella y confirmamos que efectivamente aporta algún beneficio a nuestra organización personal: facilita la organización, ahorramos tiempo, mejora algún proceso en particular, etc.

Cada una de las primeras herramientas que presenté cubre una necesidad particular: Things, Ready Tweet 2, JustPressRecord, Coach.me, Microsoft Teams, OneDrive/Dropbox. Ahora es el turno de comentar otra media docena de herramientas de productividad que son parte de mi día a día: TweetShot, Feedly, Microsoft OneNote, Calendario, Scrivener y Alfred.

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