Pon orden digital antes de tus vacaciones

En algún momento entre julio y agosto llegan por fin las vacaciones para muchos. Ganas de disfrutar de algún destino no nos faltan, pero también tenemos la necesidad de desconectar completamente del trabajo. Sin embargo, todos sabemos que no se trata de cumplir con nuestro último día antes de las merecidas vacaciones y conectar inmediatamente con los días de descanso. No es así de fácil. Si somos medianamente organizados con nuestras tareas, es momento de dejar todo bien atado, tanto en el ámbito profesional como en el personal.

Ya no basta con dejar el escritorio bien despejado en el trabajo o la casa bien organizada antes de emprender nuestros viajes en vacaciones. En un mundo cada vez más tecnológico manejamos mucha información digital que también requiere atención y organización si queremos lograr desconectar del todo. ¿Qué tal un pequeño checklist para poner un poco de orden digital antes de las vacaciones? La siguiente lista es tan solo una propuesta de pequeñas cosas del mundo digital que personalmente necesito poner en orden antes dar definitivamente la bienvenida a las vacaciones.

1. Tu e-mail en orden

El correo electrónico es probablemente nuestra herramienta de trabajo y también nuestra forma de comunicarnos y recibir información desde distintas fuentes. Desconectar del e-mail personal puede ser más complicado, porque quizá lo utilicemos para cuestiones relacionadas con nuestros viajes, mensaje personales y otros eventos. De modo que, al menos con el correo electrónico del trabajo, te recomiendo:

  1. Atiende todos esos correos electrónicos que sabes que están ahí y te rondan la cabeza. No dejes que se vayan contigo de vacaciones. Respóndelos.
  2. Archiva en una carpeta aquellos correos electrónicos que necesiten ser atendidos tras las vacaciones. Al más puro estilo GTD, yo utilizo una carpeta con el nombre «@Procesando».
  3. Deja tu bandeja de entrada a cero. Archiva. Elimina. No dejes nada a la vista y sin atender.

2. Tus contraseñas en orden

¿Cuándo fue la última vez que cambiaste tu contraseña de acceso a tu cuenta personal de correo electrónico? Apuesto que hace más de… ¿tres meses? ¿un año quizá? ¿ni lo recuerdas? Por seguridad y por poner un poco de orden, te recomiendo:

  1. Cambia la contraseña de los principales servicios de Internet que utilizas habitualmente (correo electrónico, perfiles en redes sociales, accesos a banca online, etc.).
  2. Aprovecha el momento para poner un poco de orden a tus contraseñas de acceso. No utilices la misma clave para todo y establece una clasificación por niveles de seguridad: una contraseña para el banco y otros sitios con información sensible, otra contraseña diferente para las cuentas de correo electrónico y otros servicios de mensajería, un clave diferente para accesos a plataforma y programas del trabajo, otra diferente para los accesos a tus redes sociales, etc.
  3. Utiliza contraseñas seguras. Evita utilizar palabras que están en el diccionario y (como estarás cansado de hacer ya) elige una contraseña que combine letras, números y símbolos.

3. Tus datos en orden

¿Quién puede empezar sus vacaciones sin poner sus datos en orden? Es como salir de casa para irse de viaje dejando la casa hecha un desastre. Yo al menos no puedo. En este aspecto, son varias las rutinas que sigo al menos una vez al año, cuando empieza un periodo vacacional un poco más largo:

  1. Organiza tus archivos y carpetas. Revisar, organiza, archiva, elimina. Y simplifica la estructura de carpetas.
  2. Asegura tus datos haciendo una copia de seguridad de toda la información digital que manejas. Evitarás más de una sorpresa al volver de vacaciones. Para esta tarea, utiliza un disco duro externo o sincroniza tus datos con un almacenamiento basado en la nube. Como quieras, pero prepara una copia de tus datos.
  3. Limpia tu escritorio ya. Mueve a otra carpeta, y bien organizado, cualquier archivo que todavía esté allí.

4. Tus notas en orden

Ya sea con nuestros teléfonos móviles, tablets u ordenadores, seguramente utilizamos alguna aplicación para anotar cosas. Quizá sea buen momento para revisar qué demonios hay ahí, que notas hemos abandonado en algún momento que ya ni recordamos. OneNote, Evernote o la aplicación de notas de serie en tu smartphone. Sin importar cuál utilizas, te recomiendo:

    1. Haz una primera revisión con el único propósito de eliminar notas sin información relevante (muy antiguas seguramente). Eliminar, eliminar, eliminar.
    2. A continuación vuelve a revisar la lista de notas una a una y decide qué hacer con ellas. ¿Alguna de las notas es una tarea? Anótala entonces en tu lista de cosas que hacer.
    3. Aprovecha para poner un poco de orden, organizando y clasificando las notas para localizarlas mejor en futuras consultas (si el programa cuenta con esta función).

5. Tus redes sociales en orden

¿Quién no tiene algún perfil en alguna de las populares redes sociales? ¿Twitter? ¿Facebook? ¿LinkedIn? ¿Instagram quizá? También en este ámbito podemos poner un poco de orden digital y prestar un poco de atención a las opciones de seguridad. Recomiendo:

  1. Revisa tus contactos. ¿Está quien debe estar? ¿Sigue sin estar quien no debe estar? Echa un buen vistazo porque posiblemente tu lista de contactos no se ajuste precisamente a lo que realmente quieres.
  2. Actualiza tus perfiles. Quizá sea buen momento para poner al día tu «bio» y la información de perfil que compartes con tus contactos.
  3. Revisa a fondo las opciones de privacidad y la configuración de seguridad. ¿Sabes quién puede ver qué en tus redes sociales? ¿Sabes qué es público y qué es privado en tu perfil?

6. Tus listas de tareas en orden

En el ámbito de la organización personal, ¿hay algo que produzca mayor satisfacción que tener todas las tareas bajo control? No importa si han sido completadas o no. De primeras nos basta con saber que están convenientemente organizadas en sus respectivas listas para ser atendidas en su debido momento. Y si además conseguimos terminar un buen número de ellas, mejor que mejor.
Para poner todo en orden en nuestras listas de tareas para empezar con buen pie nuestras vacaciones, recomiendo al más puro estilo GTD:

  1. Revisa (procesa) tu bandeja de entrada de tareas hasta vaciarla por completo. No se trata de hacer las tareas, solo de tomar una decisión sobre cada elemento que encuentres.
  2. Haz una revisión a fondo de tus listas de tareas. Revisa tus proyectos y las tareas que los componen. Planifica.
  3. Intenta realizar el máximo número de tareas pendientes. Más vale algo que nada. Será trabajo de menos para la vuelta de vacaciones.

7. Tu smartphone en orden (y en modo vacaciones)

Probablemente, lo único que te mantenga unido al trabajo o a tus quehaceres personales durante tus vacaciones será tu teléfono móvil. Llegados a este punto y cumplidos los seis anteriores, conviene ser hábil preparando nuestro smartphone para ponerlo en «modo vacaciones», sobre todo para no echar por tierra todo la organización digital conseguida y asegurarnos una buena desconexión.

  1. Organiza las apps de tu smartphone. Haz grupos de aplicaciones y elimina las que no utilices. Mantén un espacio libre de distracciones también en tu teléfono.
  2. Haz una buena limpieza de datos que no necesites. Elimina las fotos que no te interesen y haz una copia en tu ordenador de las que quieras conservar. La cuestión es liberar espacio: primero para obligarte a organizar las fotografías y hacer algo con ellas de una vez y la otra para dejar espacio para nuevas instantáneas de tus vacaciones.
  3. Pon tu móvil en «modo vacaciones» o en «modo viaje». Elimina las aplicaciones que no usarás durante tus vacaciones, especialmente aquellas que te mantengan conectado con el trabajo. Abandona todos los grupos de conversación que puedas (haz un esfuerzo, tú puedes). Desactiva notificaciones. Y organiza las apps de tu móvil para mostrar en la pantalla principal aquellas que te recuerdan que estás de vacaciones: apps de viajes, eventos, recomendaciones, música, etc. Y apaga tu móvil de vez en cuando, que también merece un descanso.

Fotografía #1 | «Orden digital (I)» de Skitterphoto en Pixabay
Fotografía #2 | «Orden digital (II)» de rawpixel en Pixabay

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Organiza un buen (re)inicio de curso: 14 ideas para empezar de cero

Oficialmente el nuevo año empieza el 1 de enero. Pasadas las celebraciones de Navidad y Nochevieja, día que no son precisamente de descanso, entramos cargados de grandes propósitos para los próximos doce meses. Así es difícil cumplir nada. El calendario no nos lo pone nada fácil.

Para muchos, sin embargo, septiembre es realmente el cambio de etapa, el nuevo inicio. Quizá porque nos despedimos de unas vacaciones, o porque dejamos atrás los días de calor (no siempre del gusto de todos), muchos nunca dejamos de ver el mes de septiembre como el nuevo comienzo del año. Unos seguramente por nostalgia del paso por las aulas en alguna etapa de su vida (la «vuelta al cole», ansiada y temida a partes iguales), y otros por la obligación de volver a ellas. Los profesores podemos elegir cualquiera de los dos motivos.

Hay quienes empiezan septiembre sin más, así, a lo loco, con la inercia natural de la vuelta al trabajo (o al estudio), adaptándose según vienen las cosas. Lo que digo: una temeridad. Otros necesitamos un pequeño ritual, una preparación a modo de «lista de cosas que hacer» antes de empezar con las «tareas de verdad». Y para estas ocasiones siempre viene bien tener a mano un pequeño «checklist» para un buen inicio —o reinicio— de curso. Poner el contador a cero en varios aspectos de nuestra organización personal no nos hará daño, todo lo contrario, y tampoco tendremos que invertir demasiado tiempo. Unos pequeños pasos que suman más que restan, y con los que podemos eliminar todo lo que nos distrae para poder empezar correctamente.

Bandejas de entrada: ¿susto o muerte?

inbox0Lo ideal es empezar el nuevo curso con tus bandejas de entrada a cero (hablé de ellas en el artículo «Inbox 0: vacía tus bandejas»). Bandejas en plural, porque, sean físicas o virtuales, en general utilizamos más de una para organizar nuestro trabajo. En las semanas previas a septiembre, seguramente hemos registrado nuevas entradas en nuestra «lista de cosas que hacer» (en papel o en formato digital con nuestra app favorita); o quizá hemos añadido documentos y otros objetos en nuestras bandejas del escritorio (de nuevo, virtuales o físicas). No se trata en ningún caso de realizar el trabajo; sólo hablamos de procesar las tareas, esto es, simplemente decidir qué haremos con ellas y mantener un orden inicial.

Los habituales de los blogs solemos utilizar alguna aplicación o web para reunir todas las suscripciones, generando así una nueva bandeja de entrada que revisamos con cierta frecuencia (por si no teníamos bastante trabajo ya). También el «inbox» de blogs debería estar a cero antes de empezar septiembre. Sobra decir que conviene emplear esta revisión de entradas de blogs para incluir nuevas suscripciones, pero sobre todo para hacer una buena limpieza. Hice mi revisión hace unos días y en esta ocasión he reducido considerablemente el número de suscripciones, aplicando la norma de eliminar las suscripciones a blogs que no han sido actualizados durante el último año. Y aprovecho para decir que esta solución de limpieza puede funcionar para cualquier objeto, virtual o físico, que lleve sin utilizarse más de un año en algún sitio que no sea un archivador… Elimina sin compasión.

Pero la bandeja de entrada más temida, también es por todos conocida. Con la toma de contacto con el correo electrónico tras un periodo de vacaciones, hay básicamente dos opciones: susto o muerte. En la práctica, el correo electrónico es una de nuestras bandejas de entrada habituales. Además, probablemente contamos con más de un cuenta de e-mail que revisamos a diario, por placer o por trabajo. Sean personales o corporativas, las cuentas de correo electrónico entran en una categoría aparte, y puedes encontrar en Internet muchos artículos sobre la gestión eficiente del e-mail.

¿Susto o muerte? Quien elige «muerte» prefiere abrir el correo o su lista de tareas tras aterrizar el primer día en el trabajo, después de varios días de desconexión estival. ¿Por qué dedicar tiempo antes de empezar con la rutina de trabajo? Pues porque algunos preferimos «susto» y tener al menos la oportunidad de organizar las tareas y el correo electrónico con el tiempo necesario. El método no obliga a realizar ninguna tarea o contestar ninguno de los mensajes. De nuevo, se trata solo de «procesar» la bandeja de entrada: hacer una buena revisión, una buena limpieza, ponerse al día y poder anticiparse un poco a los acontecimientos. Para el primer día de trabajo ya sabemos que hay garantizada una lluvia (o tormenta) de nuevas tareas, y empezar con una preocupación menos, no tiene precio (solo el de un susto unos días antes). En cualquier caso, este consejo será seguramente bastante impopular.

Tecnología a punto y distracciones al mínimo

uninstallOrdenadores, móviles, tablets y otros gadgets son ya compañeros inseparables e imprescindibles de nuestro trabajo diario. Para empezar el curso ya no basta con tener listo el pack de libreta, agenda y bolígrafo. La tecnología que nos facilita las tareas diarias también necesitan una puesta a punto, y no queda otra que contar con un tiempo extra de preparación para nuestros cacharros tecnológicos.

Septiembre se presenta como la excusa perfecta para reinstalar nuestro ordenador para empezar realmente de cero. Es una solución drástica, pero muy recomendable. No solo hacemos una instalación limpia del sistema, sino que además no quedará otra que hacer una reinstalación de las aplicaciones que utilizamos habitualmente, y con ella la necesidad de replantearnos si realmente podemos prescindir de alguna. Y la respuesta, en general, suele ser un «sí». No deja de ser una forma efectiva de purga de programas. Y si no renovamos el sistema desde cero, al menos conviene revisar las aplicaciones instaladas y borrar todas las que podamos.

Con nuestro smartphone, el asunto no es muy diferente. Reinstalar y actualizar el software de nuestro móvil (o tablet) siempre es una buena idea. Al menos deberíamos revisar también las apps instaladas y preguntarnos para cada una de ellas: ¿la utilizo? ¿la necesito? Después de una limpieza a fondo en nuestro móvil, llega el momento de decidir si queremos estar más o menos atados al dispositivo durante este curso. Empezando por el e-mail y las redes sociales.

¿Realmente quieres caer de nuevo en el error de configurar tu correo electrónico del trabajo en tu smartphone? Ahora es la oportunidad de evitarlo. Una decisión más valiente sería no instalar nuestra aplicación de mensajería instantánea favorita (WhatsApp, Telegram, etc.); algo para lo que probablemente no tendremos la fuerza de voluntad suficiente. Lo que sí podemos hacer es abandonar los dichosos grupos de conversación; el mayor número de ellos, cuanto antes. De nuevo, cabe preguntarse: ¿es imprescindible mi presencia en ellos? Y aquí, la respuesta suele ser un «no», aunque ya encontraremos la excusa para mantenernos en ellos. En definitiva se trata de hacer un esfuerzo para eliminar aquello que nos puede distraer de nuestro objetivo principal en nuestro trabajo diario.

Otro tema que no podemos pasar por alto antes de empezar el curso es el tratamiento de los datos digitales. Septiembre no puede empezar sin una revisión de los datos que guardamos. En primer lugar, una buena limpieza no está de más. En segundo lugar, convendrá hacer una copia de seguridad de la información importante. Finalmente, hay que intentar simplificar la organización de los datos en carpetas. Esto en cuanto al sistema tradicional de archivos y carpetas, pero se aplica igualmente a información almacenada en otros formatos en la nube, por ejemplo mediante plataformas de gestión de notas (Evernote, OneNote, Notes, …) que sincronizamos con nuestros dispositivos y ordenadores. También allí arriba hay datos que eliminar y organizar.

La agenda y el espacio de trabajo

calendarSi existe un recurso universal del que pocos pueden prescindir para poner un poco de orden semana a semana, sin lugar a dudas es la agenda. Incluso los más escépticos en todo este asunto de la organización personal suelen contar con una. Bien por tradición, bien por necesidad, y quizá por los dos motivos, septiembre no puede dar el pistoletazo de salida sin una nueva agenda en nuestras manos. Le adjuntamos un bolígrafo, también a estrenar, y… ¡listo!, preparados para el nuevo curso. Sin embargo, sea en formato digital o en papel, la agenda requiere preparación antes de empezar a trabajar con ella. En sus páginas podemos empezar a reservar ya bloques de tiempo para los proyectos personales que hemos decidido iniciar coincidiendo con la «vuelta al cole». Estudiar un nuevo idioma, practicar deporte o incluso reservar tiempo para la lectura, son actividades que deben aparecer en nuestra agenda antes del primer día de trabajo. Luego, probablemente haya que reajustar horarios y cambiar eventos de día, pero al menos nuestros propósitos de nuevo curso ya tienen el lugar que merecen en nuestra planificación.

Ojalá la solución de «agenda y lápiz» fuera la fórmula mágica para empezar con buen pie, pero lamentablemente no es suficiente. Incluso para los «usuarios» más avanzados que adquieren el kit de oficina completo, meter la papelería en el cajón del escritorio no es garantía de nada. Hay muchas otras cosas que deberíamos tener preparadas antes de volver al trabajo o a los libros.

Nuestro espacio de trabajo, en la oficina y en casa, debería estar siempre «a estrenar». Esa debe ser la sensación no solo el primer día de vuelta al trabajo, sino cada mañana al empezar la jornada. Es tan sencillo como colocar en él lo estrictamente necesario y ocultar el resto, evitando tener allí nada que nos pueda distraer. Para un buen «reinicio» del curso es importante empezar con lo mínimo. Es imposible empezar a trabajar sabiendo que en los cajones o sobre la mesa hay papeles y otros objetos por revisar, archivar o tirar. ¿Quién puede concentrarse en una tarea rodeado de otras tantas cosas que ordenar? Preparar el terreno en el que nos vamos a mover a diario y poner todo en orden, debe ser la primera de las tareas antes de empezar con el trabajo real.

14 ideas para empezar de cero

checklistA modo de resumen, este checklist personal presenta algunas tareas básicas sin las que soy incapaz de re(iniciar) el curso:

  1. Vacía tus bandejas de entrada (o lugar donde guardas cosas pendientes). Decide solo que harás con ellas, y archiva todo lo que puedas.
  2. Termina lecturas pendientes, de libros y blogs, y pon el contador a cero. Revisa tus suscripciones.
  3. Abre tus correos electrónicos y listas de tareas antes de empezar a trabajar. Sin miedo. Unicamente revisa los registros de tareas y los mensajes. Solo organiza. Será trabajo hecho.
  4. Reinstala tu ordenador y tu smartphone y empieza realmente desde cero.
  5. Pregúntate: ¿es imprescindible esa app en tu smartphone/móvil?
  6. ¿El correo electrónico o mensajería instantánea del trabajo en tu smartphone? Piénsalo dos veces.
  7. Revisa los contactos en tu teléfono y los grupos de conversación de WhatsApp, Telegram o tu app de mensajes favorita. A veces la mensajería instantánea no solo nos distrae; también nos atonta.
  8. Haz una copia de seguridad de tus datos. Asegura la información de tu ordenador y de tu smartphone y/o tablet.
  9. Revisa tus datos en la nube — archivos y notas—, y haz una buena limpieza.
  10. Archivos y carpetas. Simplifica la organización de tus datos digitales.
  11. Prepara la agenda antes del primer día de trabajo.
  12. Reserva con antelación en tu agenda bloques de tiempo para tus proyectos personales.
  13. Revisa, archiva o tira lo que está en tu escritorio y cajones.
  14. Tu espacio de trabajo, siempre «a estrenar». Y así cada día.

¡Feliz vuelta al trabajo!

Foto principal | «Macbook Pro Power Button – Macro» de vincentq en Flickr

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Dona. Recicla. Regala. Vende.

Si estás en casa, antes de continuar leyendo este artículo, detente un instante y mira a tu alrededor. Sin moverte de donde estás, observa los objetos que te rodean. Apuesto que ha habido alguno al que has dedicado algunos segundos de más, bien porque ocupa demasiado espacio, quizá porque no te gusta o ya no lo utilizas. Simplemente no lo quieres. Pero ahí sigue, acompañándote cada día.

Paradójicamente, deshacernos de cosas que ya no queremos o no necesitamos es una tarea de lo más complicada. Siempre estamos a tiempo de inventar una nueva excusa. Entre las más habituales están el valor sentimental por ser un recuerdo personal, la posibilidad de necesitarlo algún día —que por cierto nunca acaba de llegar—, o el esfuerzo económico que supuso adquirirlo en su momento. En cualquiera de los casos, pretextos para no dejarlos salir de casa.

Comparte en las redes sociales los objetos que ya no necesitas

Dona. Recicla. Regala. Vende

El collage de fotos debe incluir 4 objetos: uno para donar, otro para reciclar, uno para regalar y alguno para vender. Luego, ¡compártelo en tus redes sociales!

Y, ¿dónde cabe aquí la tecnología? En este caso Internet y en particular las redes sociales, pueden jugar un papel importante para lograr un compromiso personal. El proceso de desarrollar un nuevo hábito como el de desprenderse de algunas pertenencias de vez en cuando, será más efectivo si lo compartimos con alguien. ¿Por qué algunos amigos publican en Facebook o Twitter su marcas cuando salen a correr? Uno de los motivos es el de encontrar una motivación extra para continuar con el hábito y siempre con el propósito de mejorar. Si no tenemos la fuerza de voluntad suficiente para los retos difíciles, recurrir a otras personas que “vigilan” si hemos cumplido o no, puede ser de gran ayuda.

Y con los objetos que nos sobran, ¿a qué nos podemos comprometer? Piensa que los artículos que ya no necesitamos, pueden tener mejor dueño. Siempre habrá alguna persona que los valorará mucho más que nosotros. Un objetivo realista de deshacerse cada semana de algunos objetos, puede ser un ejercicio no solo solidario, sino también liberador, por qué no decirlo. Y el destino final no siempre tiene por qué ser el cubo de la basura. Hay otras opciones: donar, reciclar, regalar y vender.

Nuestro compromiso semanal lo podemos compartir fácilmente publicando en nuestra red social favorita (Facebook, Instagram, Twitter, etc.) una simple composición de fotos hechas con la cámara de un móvil, como aparece en el esquema con cuatro colores. En cada marco irá la foto de un objeto, según hayamos decidido qué hacer con él. Sobre todo será práctico para que nuestros amigos y contactos puedan ver qué hemos decidido reutilizar, regalar o vender.

Del amplio catálogo de aplicaciones móviles para confeccionar un collage de fotos, hay varias soluciones bastante atractivas. Para iOS tenemos Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…