Planifica tus tareas con TeuxDeux

Hoy en día estamos expuestos a tal cantidad de información, que una buena organización ya no es una recomendación sino casi una necesidad. Comentaba hace unos meses que no disponer de un método de organización no era siquiera una opción. Por simple que sea, necesitamos aplicar sistemáticamente alguna técnica de organización personal para poder garantizar que lo tenemos todo (más o menos) bajo control. Sea propio o heredado, sencillo o sofisticado, algún método hay que seguir.

Próxima acción vs. tarea con fecha

El artículo «Pon un método de organización en tu vida» es el primero de una serie de anotaciones sobre el popular método GTD (Getting Things Done) de David Allen. En el texto simplemente presento la filosofía del sistema y, sin explicar sus entresijos, avanzo que GTD es un método de productividad que podemos aplicar a todos los ámbitos de nuestra vida, no solo el profesional; y que permite poner orden de forma sistemática, liberando nuestra mente de tener que recordar constantemente las tareas pendientes, básicamente porque el sistema define cómo debemos registrarlas en un lugar específico y revisarlas de un modo muy particular.

Y precisamente una de las particularidades (y valor) del método GTD es que sigue un procedimiento de acciones siguientes. Es decir, GTD no es un sistema de organización principalmente basado en nuestra agenda (aunque también se utiliza), en la que registramos cuándo haremos una tarea determinada; sino que se fundamenta en la decisión consciente y razonada de la próxima acción (tarea) que vamos a realizar, partiendo de un conjunto de acciones candidatas. De hecho, comprometer un día concreto con una serie de tareas que simplemente pueden realizarse «tan pronto como sea posible» (y no necesariamente ese día), es casi una profanación de la agenda y una provocación para los puristas del método GTD.

Por tanto, teniendo en cuenta tareas y tiempo, podríamos definir dos formas de enfrentarnos a nuestras listas de cosas que hacer:

  • En la primera, siguiendo metodologías similares a GTD, tenemos una lista de próximas acciones de la que seleccionamos, con criterios específicos, la siguiente acción que realizaremos en cada momento.
  • En la segunda, planificamos las tareas asignándolas a días concretos en la agenda. Es decir, decidimos de antemano qué haremos el próximo miércoles o qué tareas reservamos para el sábado. Como decía, una práctica casi prohibida en GTD.

Hoy os presento la segunda.

TeuxDeux: cada día, una lista de tareas

TeuxDeux es una aplicación web (y móvil) que aplica el segundo enfoque de organización de tareas. Se basa fundamentalmente en la agenda y permite asignar tareas específicas a días concretos. El objetivo principal es tener una visión general de los próximos días para distribuir de forma óptima la carga de trabajo.

Para ello, TeuxDeux muestra una cinta infinita de días por la que podemos ir avanzando cómodamente para ir ubicando en el tiempo nuestras tareas. De algún modo, cada uno de los días se convierte en una lista de tareas. En definitiva se trata de una agenda en la que no registramos eventos (aunque también podríamos hacerlo) sino tareas que se pueden realizar.

TeuxDeux cuenta también con un panel inferior para definir listas personalizadas. Podemos utilizar estas listas como paso intermedio (una especie de sala de espera) para las tareas antes de asignarlas a un día particular. Simplemente haciendo clic sobre la tarea podemos arrastrarla para cambiarla de lista. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Optimiza y vencerás

«Divide y vencerás» es la máxima latina que se atribuye a Julio César. Y fue la estrategia sobre la cual se forjaría el Imperio romano. Casi nada. Divide et impera, que decían en aquella época.

Divide y optimiza

En este blog he hecho referencia a la frase en más de una ocasión, para describir un modo muy particular de dar solución a algunos problemas. También la organización personal presenta problemas que son fácilmente resolubles aplicando esta técnica, tan eficaz como antigua. Lo conté, por ejemplo, en el post que lleva por título «Divide (tu tiempo) y vencerás». Para algunos de nosotros, «divide y vencerás» es también un algoritmo de resolución de problemas difíciles que sigue la misma filosofía: dividir el problema en partes más sencillas tantas veces como sea necesario, hasta que la resolución de las partes se vuelva trivial. De nuevo vuelvo a tomar prestada la frase, pero esta vez solo parcialmente.

En ocasiones la jornada de trabajo nos vence, cuando nosotros los que deberíamos ganarle cada día la batalla. La derrota suele ser fruto de la mala organización y planificación, del derroche de tiempo o de no saber aprovechar eficientemente los recursos, tecnológicos o no, que tenemos a nuestra disposición. Y a veces para vencer no es necesario dividir. En ocasiones basta con hacer un cambio; a veces mínimo. O prescindir de algo. O mejorarlo. Optimiza y vencerás.

Productividad y optimización

Optimizar siempre suena técnico (e incluso moderno). Vende bien. Pero no es otra cosa que introducir los ajustes necesarios en un proceso para obtener el mejor resultado posible. Y en términos de productividad, este concepto es realmente atractivo; se lleva muy bien con las ideas de rendimiento, eficiencia, eficacia y el resto del repertorio. En definitiva, optimizar para ser más productivo.

De nuevo, se trata de luchar contra el tiempo y vencerlo para ganarle minutos al día. No para hacer más trabajo, sino para hacer en menos tiempo lo que ya estaba planificado. «Hoy he aprovechado el tiempo» o «¡Qué mañana más productiva!». Ese es el objetivo. Porque en una mañana de esas que etiquetamos como «productivas» no hay distracciones, no hay trabajo redundante, o pérdida de tiempo en general. Las tareas avanzan (avanzamos nosotros con ellas) en un tiempo muy razonable. Trabajamos, el tiempo vuela y los proyectos salen adelante.

En ocasiones, sin ser conscientes de ello, logramos ser eficientes con nuestras tareas. Pero a veces hay que forzar un poco la situación, recordándonos que siempre hay margen de mejora y existe otra forma de hacer las cosas. Hay áreas de nuestro trabajo en las que podemos optimizar determinadas acciones (procesos) o momentos. A continuación, una lista con algunas sugerencias de ámbitos en los que merece la pena estar alerta. Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

Mis apps de productividad (#1)

El inicio de curso siempre es un buen momento para hacer una revisión de las aplicaciones instaladas en mis dispositivos (smartphone, tablet, ordenadores). Una a una, me he preguntado con honestidad si realmente las utilizo, en cuyo caso las he mantenido. Cuando la respuesta ha sido negativa, no he dudado en fulminarlas sin piedad.

En este proceso de limpieza y organización de aplicaciones también he puesto en cuestión cuántas de ellas son realmente herramientas de productividad, cuáles aportan alguna mejora a nivel de eficiencia o eficacia. Y lo cierto es que son más de las que yo pensaba inicialmente. ¿En qué me ayuda realmente esta app? ¿Me hace ahorrar algo de tiempo? ¿Mejora mi trabajo en algo? ¿Tiene alguna función que no pueda ser reemplazada por otra app o incluso por un papel y un bolígrafo?

La idea inicial era hacer un listado básico de todas y cada una de las apps de productividad que utilizo, pero finalmente me he empeñado en comentar brevemente cada una de ellas y razonar por qué las considero herramientas de productividad o de organización personal. Así que voy a necesitar al menos un par de posts en este blog para compartir el listado completo. Toda la información en un único artículo sería excesivo. Además, no entro a detallar a fondo cada aplicación, porque cada una de ellas bien merece en este blog un artículo en exclusiva. De momento, vamos con la primera parte de la colección de apps.

1. Things para gestión de tareas

El equipo de Cultured Code mima su aplicación de administración de tareas en cada actualización. Quizá no sea la app perfecta para implementar métodos como GTD, pero desde luego está muy cerca. El inconveniente es que solo está disponible para sistemas Apple. Yo la utilizo desde hace años en iOS, macOS y watchOS, con todas las ventajas de la sincronización de datos entre apps y dispositivos. A medida que vaya avanzando con la serie de artículos sobre GTD que llevo publicando algún tiempo, Things tendrá su momento cuando hablemos de herramientas informáticas concretas para la gestión de tareas.

¿Porque Things es una herramienta de productividad? Porque soy más eficaz con una gestión digital de las tareas. Por su diseño y funcionalidad, ahorro tiempo gestionando las «listas de cosas que hacer» y además me permite implementar GTD a un nivel bastante razonable (no como yo quisiera).

Thingsculturedcode.com/things | Things 3 en App Store Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…