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Etiqueta: listas

Cuestión de principios: 14 ideas para el trabajo diario

Tiempo de lectura: 4 minutos

«Estos son mis principios y, si no le gustan, tengo otros». Esta frase atribuida a Groucho Marx (leyenda urbana, por cierto) seguramente la comparten quienes, según sopla el viento, reemplazan sin pestañear unos principios por otros. Es cierto que nuestras reglas para la vida cambian a medida que crecemos, pero traicionar nuestros principios por un interés particular no es el camino.

Yo intento que una serie de ideas me acompañen cada día. Tres o cuatro incluso por escrito. Para mí es importante tener presentes ciertos principios y consejos. No siempre lo consigo. Unos pocos son fruto de la experiencia, sobre todo de los errores; otros son sabias recomendaciones de personas que saben muy bien de lo que hablan.

A veces trabajamos por inercia y ponemos todo nuestro empeño en mejorar la forma en que hacemos una determinada tarea, bien para ser más productivo o bien para que encaje mejor en el resultado que alguien espera de ella. Sin embargo, no pensamos si esa tarea que tenemos entre manos la estamos haciendo según nuestros estándares, según nuestros principios. Ni siquiera nos planteamos si realmente debería estar en la lista de cosas que hacer. Como siempre se ha hecho así…

Antes de tomar decisiones sobre cualquier asunto, podemos contar hasta diez y hacer un repaso mental a nuestros principios. Antes de convocar una reunión, antes de escribir un texto, antes de desaprovechar un par de minutos, antes de entrar en tus redes sociales, antes de ponerte con una tarea «urgente», antes de cambiar de herramienta, antes de refunfuñar o antes de improvisar, revisa tus principios.

Los que comparto aquí son recordatorios en segunda persona, porque así pienso en ellos cuando tengo una reunión conmigo mismo para revisarlos. Comparto aquellos principios, máximas y consejos que guardan relación con el tema de este blog: trabajo, organización y productividad. Y son personales, pero quizá sirvan a alguien para elaborar su propia lista.

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Profesores, agendas y tareas

Tiempo de lectura: 4 minutos

El profesor y su agenda son inseparables. Su relación es especial. El ritual de cada año de dar con la agenda perfecta también lo es. Pero nunca se adaptan exactamente a lo que necesitamos, ¿verdad?. ¿Cómo es posible que nadie haya diseñado todavía la agenda ideal?

Todo el mundo necesita anotar las citas o eventos en algún sitio, pero hago mención especial al docente porque este es el tercer artículo de la serie de miniconsejos para empezar el curso bien organizado.

Como profesores registramos muchos eventos durante el curso; nuestro calendario se llena ya en septiembre de clases, reuniones, jornadas, juntas de evaluación, charlas y días especiales. Es un trabajo en parte dirigido por el calendario y durante la jornada realmente hay muy pocos momentos (o ninguno) disponibles para poder adelantar trabajo. De agendas, tareas y «gestión del tiempo», aquí van algunos consejos:

Digitaliza tu agenda

No hablo de escanear tu agenda, sino de utilizar una herramienta digital para organizar el curso. Créeme, son todo ventajas. Seguramente sientas un apego especial por tu agenda. Probablemente compras (o te regalan) el mismo modelo todos los años, o quizá eres un innovador y exploras distintas alternativas cada curso. El papel está muy bien, no digo lo contrario, pero las herramientas digitales para la gestión del calendario son mucho más efectivas.

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Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda

Tiempo de lectura: 6 minutos

El tiempo es el que es

Nuestro planeta gira en torno a su propio eje y una rotación completa dura 24 horas, que es la medida que representa un día para el ser humano. Además, la Tierra gira alrededor del Sol describiendo una órbita elíptica y durante ese viaje, que llamamos traslación, la Tierra gira sobre sí misma 365 veces, y el tiempo que tarda en hacerlo representa para nosotros un año. Es decir, que para todo ser vivo, el año tiene 365 días y el día 24 horas. El tiempo, tomando como referencia estos fenómenos naturales, es el que es. Ni podemos crear más tiempo en un día ni reducirlo en un año. Aun así, hay cosas para las que (decimos que) no tenemos tiempo. ¿Es tener el verbo adecuado? ¿O es reservar? ¿Asignar, quizá?

¿Por qué nunca tenemos tiempo?

Tenemos tiempo, claro que lo tenemos: solo es cuestión de asignarlo adecuadamente. La clave está en ser responsable y priorizar. Realmente, la solución al problema de «escasez de tiempo» es mucho más sencilla de lo que parece. Si (decimos que) no tenemos tiempo es porque:

  1. No organizamos bien nuestro trabajo en función del tiempo disponible. Probablemente no estamos utilizando ningún sistema de organización o no estamos aplicando correctamente el método de turno. También es posible que estemos seleccionando las tareas incorrectas que debemos realizar y, para cuando nos damos cuenta (siempre tarde), nos vemos obligados a terminar las que sí debíamos hacer. La consecuencia inmediata es tener que hacer el doble de trabajo, e inevitablemente invertir más tiempo. Efectividad es hacer bien las cosas correctas y no hay mayor pérdida de tiempo, no hay nada más improductivo que hacer bien las tareas equivocadas.
  2. Invertimos el tiempo en otros asuntos. Básicamente, no dejamos espacio para aquellas cosas que nunca encuentran su hueco en nuestros planes. Cada uno tiene sus valores en la vida y, en función de ellos, marca unas prioridades; y las acciones que lleva a cabo cada día vendrán determinadas por estas prioridades. Sin embargo, si siempre consideramos que la elección de tareas no está resultando demasiado efectiva y siguen quedando sin realizar muchas cosas que son importantes para nosotros, quiza no queda otra que revisar las prioridades y los valores que representan.

En general, el desastre productivo y la sensación de no tener tiempo para nada suele ser consecuencia de una combinación de estos dos factores: una mala organización y una pésima elección de lo que hacemos.

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Things y mis cosas

Tiempo de lectura: 2 minutos

Utilizo la aplicación Things a diario para organizar mis quehaceres, mis «cosas». Lo hago de forma sincronizada en mi ordenador de sobremesa, en el portátil, en mi tablet, en mi teléfono móvil y en mi reloj. Y después de casi 100 posts publicados en este blog, no le había dedicado ni un solo artículo en exclusiva. Y bien lo merece. Creo que hay motivos suficientes.

Es curioso que siempre me refiero a este programa como Things, de Cultured Code. Quizá porque la palabra things («cosas» en español, como todos sabemos) es tan común que parece necesario algún tipo de aclaración, como puede ser mencionar también la empresa que ha desarrollado esta elegante y funcional obra de arte. Así es Things: de un cuidado diseño y de una funcionalidad excepcional. Tanto es así que ha acumulado varios reconocimientos a lo largo de estos años; por ejemplo el Apple Design Award en 2017 o el MacStories Selects Award por el Best App Update del año en 2018, en su versión para iPad.

He hecho un poco de memoria para intentar recordar, sin éxito, la primera vez que utilicé este programa. Una rápida búsqueda en mi blog personal me ha hecho viajar en el tiempo y descubrir que instalé Things en un iMac en diciembre de 2008. Y de aquello hace más de 11 años. Con algunas idas y venidas, porque también es cierto que he probado otras aplicaciones durante esta última década; pero finamente siempre he vuelto a Things. La aplicación lleva en el mercado desde 2007 y actualmente está disponible para los sistemas operativos del ecosistema Apple: macOS, iPadOS, iOS y watchOS. Malas noticias para los usuarios de sistemas basados en Windows o Linux.

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Planifica tus tareas con TeuxDeux

Tiempo de lectura: 4 minutos

Hoy en día estamos expuestos a tal cantidad de información, que una buena organización ya no es una recomendación sino casi una necesidad. Comentaba hace unos meses que no disponer de un método de organización no era siquiera una opción. Por simple que sea, necesitamos aplicar sistemáticamente alguna técnica de organización personal para poder garantizar que lo tenemos todo (más o menos) bajo control. Sea propio o heredado, sencillo o sofisticado, algún método hay que seguir.

Próxima acción vs. tarea con fecha

El artículo «Pon un método de organización en tu vida» es el primero de una serie de anotaciones sobre el popular método GTD (Getting Things Done) de David Allen. En el texto simplemente presento la filosofía del sistema y, sin explicar sus entresijos, avanzo que GTD es un método de productividad que podemos aplicar a todos los ámbitos de nuestra vida, no solo el profesional; y que permite poner orden de forma sistemática, liberando nuestra mente de tener que recordar constantemente las tareas pendientes, básicamente porque el sistema define cómo debemos registrarlas en un lugar específico y revisarlas de un modo muy particular.

Y precisamente una de las particularidades (y valor) del método GTD es que sigue un procedimiento de acciones siguientes. Es decir, GTD no es un sistema de organización principalmente basado en nuestra agenda (aunque también se utiliza), en la que registramos cuándo haremos una tarea determinada; sino que se fundamenta en la decisión consciente y razonada de la próxima acción (tarea) que vamos a realizar, partiendo de un conjunto de acciones candidatas. De hecho, comprometer un día concreto con una serie de tareas que simplemente pueden realizarse «tan pronto como sea posible» (y no necesariamente ese día), es casi una profanación de la agenda y una provocación para los puristas del método GTD.

Por tanto, teniendo en cuenta tareas y tiempo, podríamos definir dos formas de enfrentarnos a nuestras listas de cosas que hacer:

  • En la primera, siguiendo metodologías similares a GTD, tenemos una lista de próximas acciones de la que seleccionamos, con criterios específicos, la siguiente acción que realizaremos en cada momento.
  • En la segunda, planificamos las tareas asignándolas a días concretos en la agenda. Es decir, decidimos de antemano qué haremos el próximo miércoles o qué tareas reservamos para el sábado. Como decía, una práctica casi prohibida en GTD.

Hoy os presento la segunda.

TeuxDeux: cada día, una lista de tareas

TeuxDeux es una aplicación web (y móvil) que aplica el segundo enfoque de organización de tareas. Se basa fundamentalmente en la agenda y permite asignar tareas específicas a días concretos. El objetivo principal es tener una visión general de los próximos días para distribuir de forma óptima la carga de trabajo.

Para ello, TeuxDeux muestra una cinta infinita de días por la que podemos ir avanzando cómodamente para ir ubicando en el tiempo nuestras tareas. De algún modo, cada uno de los días se convierte en una lista de tareas. En definitiva se trata de una agenda en la que no registramos eventos (aunque también podríamos hacerlo) sino tareas que se pueden realizar.

TeuxDeux cuenta también con un panel inferior para definir listas personalizadas. Podemos utilizar estas listas como paso intermedio (una especie de sala de espera) para las tareas antes de asignarlas a un día particular. Simplemente haciendo clic sobre la tarea podemos arrastrarla para cambiarla de lista.

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