Usar listas o no usar listas, esa es la cuestión

Un artículo publicado recientemente en la página web del Foro Económico Mundial con la colaboración de Forbes España, compartía una lista de los «15 secretos de las personas productivas». La lista me parece bastante sensata y práctica, sin caer en fórmulas zen o soluciones de minimalismo teórico, no aplicables en el mundo real en el que vivimos y estamos obligados a trabajar realizando tareas muy concretas.

De todos los secretos de la lista, me detengo en el tercero, que afirma que las personas productivas «no utilizan una lista de cosas que hacer». Y aconseja: «Tire a la papelera su lista de cosas que hacer y cómprese una agenda o un calendario. Según estudios, el 41% de las cosas que incluimos en este tipo de lista nunca las llegamos a hacer, y todas esas tareas incumplidas sólo generan estrés e insomnio. Lo mejor es utilizar un calendario en el que estructurar tu día en bloques de 15 minutos.». Este concepto rompe con una gran mayoría de sistemas de organización personal, en los que las listas de tareas (las conocidas ToDo lists) son el panel de control básico. Y en lo que a métodos de organización basados en listas se refiere, es inevitable pensar en GTD (Getting Things Done).

Entonces… ¿mejor usar listas de tareas o deshacernos de ellas?

He recordado entonces el artículo «26 Reasons Not to Use GTD» publicado en Geekpreneur hace años. En él comentan punto por punto una completa lista de motivos por los que no utilizar el método de organización personal ideado por David Allen. Basta leer por encima los comentarios de otros usuarios al artículo para comprobar como los puristas más fanáticos de GTD no pueden evitar dedicar unas palabras para defender su método (sobre todo por el tiempo y esfuerzo que habrán tenido que invertir para ponerlo en práctica).

Puedo entender que si uno decide seguir un método concreto, hay que hacer las cosas bien, siguiendo todas y cada una de sus indicaciones. Y en el caso particular de GTD, si el usuario decide hacer variaciones del método para adaptarlo a sus necesidades, debe al menos reconocer que ya no está aplicando GTD; está haciendo otra cosa. Esa persona ha descubierto las bondades de un sistema de organización y ha seleccionado las que le interesan para conseguir organizarse. ¿Por qué no?

 

Lo que está claro es que cualquiera que haya intentado implementar GTD en alguna ocasión, seguramente habrá tropezado con los mismos obstáculos que el resto de personas que han optado por el popular método, siempre buscando mejorar su organización personal. Pero nadie dijo que fuera sencillo. Como apunta el artículo de Geekpreneur, yo también he tenido más de una vez la sensación de que, por ejemplo, las acciones de «incubar» o las listas del tipo «A la espera» pueden derivar en formas de posponer las tareas. La temida procrastinación. Sin embargo, seguramente era solo eso, una sensación, muy probablemente motivada por no estar aplicando correctamente alguna fase del método.

Creo que GTD es un método de organización que puede funcionar en aquellos que logran seguir rigurosamente cada paso propuesto. GTD requiere una disciplina que no todo el mundo ha desarrollado o está dispuesto a mantener con la constancia que requiere.  Si uno empieza a poner pegas a alguno de los componentes del sistema o no aplica alguna de las fases, el método deja de funcionar inmediatamente, con la doble frustración de no estar realizando las tareas y de haber fracasado aplicando GTD.

O todo, o nada. Mi experiencia personal con el método ha sido exactamente esa: o lo abrazas en su totalidad u optas por otra forma de organización alternativa. Cuando he sido extremadamente «obediente» con GTD, mi organización ha ido sobre ruedas y reconozco que es un conjunto de técnicas muy potente. Sin embargo, cuando he omitido alguna de las pautas básicas del método o (gran error) he intentado personalizarlo, he acabado abandonándolo.

La virtud está en el término medio.

No apuntar absolutamente nada en algo parecido a una lista de cosas que hacer es probablemente una mala estrategia de organización. Y un sistema con demasiadas listas, difíciles de organizar y revisar, tampoco parece mejor idea. Desconozco en qué punto está el equilibrio, pero haremos caso de Aristóteles en aquello de que «la virtud está en el término medio». Al fin y al cabo se trata de dar con un sistema de organización lo más simple posible y que nos permita planificar nuestro trabajo diario, minimizando el tiempo dedicado al seguimiento de las tareas y que consiga priorizar las importantes, para que lo urgente no se lleve por delante las verdaderas responsabilidades.

Y hablando de fidelidad al método, en estos momento, técnicamente no puedo afirmar que esté aplicando GTD como sistema de organización, aunque muchos de los procesos que utilizo para definir las tareas y hacer el seguimiento tienen el aspecto del método original. Hace ya varios meses que no solo utilizo listas diferentes para separar asuntos personales y de trabajo, sino que aplico métodos de organización distintos (y bastante simplificados) para cada una de estas áreas de responsabilidad. De hecho, utilizo aplicaciones informáticas diferentes: sigo fiel a Things para tareas y proyectos personales, pero utilizo Microsoft OneNote para todos los aspectos profesionales.

Que me perdonen los incondicionales de GTD. Quizá lo intente de nuevo algún día.

Geekpreneur | «26 Reasons Not to Use GTD»
Foro Económico Mundial (@wef) | «15 secretos de las personas productivas» de Inés Álvarez
Fotografía | «Pen and Paper – Moving Day – Checklist» de Guy Kilroy en Flickr

¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos

Hoy te habías propuesto terminar todas tus tareas a las 18h. Según tu planificación y tus rigurosas estimaciones, incluso antes. En un mundo mágico de colores, la tarde se presentaba despejada, libre de compromisos de trabajo, perfecta para acomodarte en el sofá de casa leyendo un libro, dar un paseo o tomar algo con unos amigos. Sin embargo, son más de las 20h y estás pegado a la silla de la oficina. Entonces dices que la tarde se te ha partido. Y la merecida desconexión diaria se esfuma.

Esta situación puede darse por tres motivos.

  1. El primero, por la excesiva carga de trabajo, en cuyo caso poco podemos hacer salvo «plantar» nuestra queja a quien corresponda.
  2. El segundo, por una mala gestión de nuestras tareas. A primera hora del día, con la lista de «cosas que hacer», quizá elegimos mal las acciones siguientes. Es posible que las tareas prioritarias no fueran tales, y tampoco lo eran las urgencias.
  3. El tercer motivo es el tiempo que perdemos al día, segundo a segundo. Porque si juntáramos todos los minutos que vamos desaprovechando durante el día, ganaríamos una buena sesión de trabajo el final de la jornada. Posiblemente la hora de tiempo extra que tanto necesitábamos.

¿Quieres saber dónde están los minutos que te faltan al final del día? No están escondidos. Basta un poco de sentido común para detectarlos… y atraparlos.

15minutesLos minutos que te faltan están:

  1. En la conversación telefónica o de pasillo en el trabajo y que se ha alargado más de lo necesario.
  2. En los minutos improductivos, mientras esperas tu turno en el supermercado, en el banco o en el médico.
  3. En la perfección innecesaria. No siempre compensa el tiempo extra invertido en perfilar una tarea con la mejora obtenida.
  4. En la tarea que no has delegado y que además has tenido que asumir a regañadientes. Era tu responsabilidad garantizar su realización, pero no llevarla a cabo.
  5. En la reunión que no deberías haber organizado. No, no hacía falta y seguro que había otra alternativa: por ejemplo, un correo electrónico.
  6. En la reunión a la que no deberías haber asistido (si es que cuentas con esa opción…).
  7. En la tarea de la que no eres ni responsable, pero que acabas haciendo tú, muchas veces porque nadie más sabe hacerla (o eso dicen).
  8. En la pausa para el café, que quizá se ha prolongado más de lo necesario. El descanso y le desconexión son necesarios, pero también es importante poner límites.
  9. En los minutos desaprovechados antes de empezar el día. Te despiertas, te levantas, te aseas, te tomas un café y te vas al trabajo. Si reorganizas y pones límites de tiempo a todas estas actividades de la mañana, seguro que sacas algunos minutos para poner orden al día y marcar prioridades.
  10. En los minutos de consulta constante (y obsesiva) del móvil. Haz una revisión mental de momentos improductivos con el móvil: redes sociales, lectura de titulares de noticias, etc.
  11. En los momentos de baja productividad. Las traicioneras distracciones nos hacen perder más tiempo del que creemos.
  12. En la multitarea: en los momentos en que la practicas, pero también cuando no la aprovechas. En general, ejercer la multitarea no es una buena idea, porque tu cerebro agradece que te concentres en una sola acción. Sin embargo hay momentos en los que sí podemos hacer dos cosas a la vez y ganar algunos minutos.
  13. En el tiempo de más que dedicas a organizar. No podemos invertir más tiempo al proceso de organización que al proceso de hacer.
  14. En decir SÍ a todo. Empezar a decir NO a muchas propuestas y sugerencias (y a veces exigencias), es la mejor receta para ganarle, no minutos, sino horas a la semana.

Los segundos suman minutos y los minutos horas. El día tiene 24 horas: unas son para trabajar y otras para descansar. En muchas ocasiones, sacarle minutos al día está en nuestra mano.

Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.

Frase de Lord Chesterfield (1694-1773).

Fotografía | «15/52: Tiempo / Time» de Andrés Nieto Porras en 500px

Organiza y selecciona tus lecturas: 7 ideas para leer más y mejor

Este artículo bien podría tratar del arte y excentricidades de cada uno para organizar los libros en las estanterías de nuestros hogares. Con el asunto habría para extenderse, desde luego. Pero no es el caso.

En esta ocasión prefiero hablar del proceso de organización personal de las lecturas de esos libros. Para quienes leemos con cierta frecuencia, el trabajo pendiente con las lecturas no parece terminar nunca: pilas de libros sobre la mesilla de noche, filas de libros nuevos en las estantes, o incluso cajas llenos de ellos, guardadas en el fondo de un armario. Algunos ejemplares, pobres, esperan abandonados meses o años a que algún alma caritativa y lectora, los adopte algún día. Siempre habrá épocas del año o fines de semana de compras compulsivas en librerías, y en alguno de esos paseos entre estanterías repletas de ejemplares, acabamos adquiriendo libros por encima de nuestras posibilidades; sobre todo de tiempo. Más que el lugar y orden que ocupa un ejemplar en un estante, las siguientes reflexiones tienen que ver sobre nuestras prioridades y decisiones para elaborar una lista de libros y el sobre el criterio para la elección de la próxima lectura.

1. ¿Organización o improvisación? Encuentra el equilibrio

EquilibrioPara responder a esta pregunta, es fácil empezar identificando básicamente dos tipos de lectores, con perspectivas algo diferentes respecto a la lectura.

El primer punto de vista es propio de quienes tratan los libros como algo sagrado y con alma propia, y que bajo ningún concepto debe ser medido. «No se puede ni debe planificar las lecturas…», «Los libros están para disfrutar», «No hay nada como improvisar la elección del siguiente libro y, sobre todo, el momento dedicado a la lectura.» o «Leo por placer, lo que quiero y cuando me apetece.», podrían ser algunas frases de este tipo de lector más romántico.

El segundo, es más propio del lector práctico, buscando el método más eficiente para leer más en menos tiempo, tocando todos los géneros a ser posible. Frases típicas de este tipo de lector serían: «Un nuevo libro ha caído en mis manos… ¡pero todavía otros pendientes en mi lista! Tendrá que esperar», «Con este libro no aprendo nada nuevo» o «Tengo que incrementar el número de páginas al día con otro tipo de lecturas. Debo llegar a mi objetivo»

Puedo poner cara a lectores de los dos tipos. Pero como otras tantas decisiones que tomamos a diario, donde nada es blanco o negro, parece que el enfoque más razonable parece estar a medio camino entre los dos puntos de vista anteriores. Disfrutar de los libros e improvisar la lectura de un nuevo ejemplar no está reñido con poner un poco de orden y hacer una selección inteligente de los libros que devoraremos en los próximos meses.

2. ¿Cuántos libros puedes leer en tu vida? Sé selectivo

Esqueleto leyendo¿Por qué creo que es interesante planificar y organizar mínimamente nuestras lecturas de libros? Principalmente porque el número de páginas que podemos leer en nuestras vidas es limitado, y si hacemos algunas cuentas, nos sorprendería conocer la cantidad de ejemplares que podríamos terminar antes de decir adiós a este mundo. Y ya avanzo que no son tantos.

Siempre alardean de tener 5000 libros almacenados en su e-book aquellos que probablemente no leen con demasiada frecuencia. Quien lo hace regularmente, sabe que 5000 son muchos libros. Si una persona lee un libro al mes, 12 año al año de media, en 50 años habrá logrado terminar 600 obras; algo impensable teniendo en cuenta los resultados de recientes estudios sobre hábitos lectura entre la población. Con estos números a la vista, no cabe duda de que hay que ser un poco más selectivo con lo que leemos.

3. ¿Cuál es tu próxima lectura? Elige bien

SiguienteElaboro todos los años una lista de «siguientes lecturas», que simplemente me sirve de referencia y que por supuesto acabo modificando cuando aparece una obra a la que no me puedo resistir. Una lista inicial de libros siempre presente, consigue evitar muchas veces la elección impulsiva de alguna novedad. Sin una lista es posible que olvidemos grandes obras que tenemos esperando en el estante.

No hay nada malo en salirse del guión, pero conviene hacerlo sobre una propuesta inicial de lecturas, que obligue al menos a preguntarnos si tan urgente es ese nuevo libro que ha caído en nuestras manos. Si por motivos personales o profesionales realmente tiene prioridad, adelante con la página uno. El resto de libros simplemente bajará una posición en el orden de lectura. Al fin y al cabo, las reglas están para romperse, y no hace falta ser tan estricto. La lectura hay que disfrutarla y es importante encontrar el equilibrio entre improvisación y organización del que he hablado en el primer punto.

4. Abre tus círculos: comparte lo que lees

CompartirUna vez preparada la lista de próximas lecturas, una buena iniciativa es compartirla al menos con nuestro círculo más cercano de familia y amigos. No importa el formato: un documento de Word, un e-mail, un WhatsApp o una lista en papel. Es cierto que el compromiso de lectura es personal, pero compartir nuestra lista de libros con otras personas siempre es positivo. Es habitual que lleguen aportaciones en forma de recomendaciones de otros libros o ánimos para no abandonar tus lecturas.

Además, las redes sociales nos lo ponen ahora en bandeja. Podemos publicar nuestra lista en Facebook, en Twitter o en Instagram, para unos pocos en un entorno más familiar o públicamente para el mundo entero, incluidos los propios autores de las obras que leemos. De hecho, muchos escritores son usuarios activos en ese tipo de redes sociales (y son ellos mismos los que publican). Además no es extraño que alguno conteste a alguna mención de sus lectores sobre su obra en Internet, algo que siempre hace ilusión, impensable antes de la era digital.

Yo decidí publicar mi lista en una wiki que mantengo desde hace algunos años. Allí está en permanente construcción un pequeño rincón de lectura, con listados de los últimos libros que he leído recientemente, los que pretendo leer y los que me tienen atrapado actualmente. Y he conseguido el orden de lecturas que pretendía. Objetivo cumplido.

5. Lecturas productivas: todo es cuestión de hábito

RelojTodo es cuestión de hábito. Y con la lectura lo es especialmente. Hay quien aprovecha los fines de semana para hacer verdaderas maratones de lectura. Y no les va mal: a final de mes han leído el mismo número de páginas o más que quienes lo hacen con más regularidad, dedicando un tiempo fijo al día. «Cada maestrillo tiene su librillo», y también sus horarios, y no seré yo quien venga a deshacer las costumbres de los buenos lectores.

Sin embargo, yo prefiero las lecturas constantes, a diario y con horario más o menos fijo. Para quienes no tengan el hábito de lectura muy desarrollado, quizá este sea la mejor forma de adquirirlo. Nadie puede afirmar no tener unos minutos al día para la lectura. Probablemente cuenta con ellos, pero los invierte en otras actividades. Un buen sistema es uno establezca un mínimo diario: al menos un poco cada día, paso a paso, granito a granito.

Luego también podremos aprovechar distintos momentos del día para avanzar en nuestra lecturas, pero esos minutos extras serán ya de regalo. Piensa un momento en los tiempos que desaprovechamos, en los que no hacemos nada salvo esperar: los trayectos en transporte, las esperas para una cita médica o en la cola de la administración. Cualquiera de esos huecos es una oportunidad para sumar algunas páginas. Y para poder exprimir bien esos ratos improductivos, no queda otra que tener también la buena costumbre de llevar siempre nuestro libro o e-book con nosotros. Como digo, cuestión de hábitos.

6. Encuentra tu motivación (la que sea)

MotivaciónLeemos por placer, pero también para aprender, a veces por curiosidad y otras por necesidad. Lo importante es que uno encuentra su motivación personal para abrir un libro y dejarse enredar entre sus páginas.

Muchos asocian leer con devorar la última novela «best seller». Sin embargo hay muchísimos otros géneros que habitualmente se dejan fuera de las opciones y con los que posiblemente uno se sienta más cómodo leyendo. Narrativa, poesía, teatro, novela policiaca, de terror, histórica y de aventuras, de ciencia-ficción, fantasía, novela romántica, libros de arte, de música, de historia, política, de divulgación científica, de empresa, informática, de gastronomía, de salud y deporte. Solo se trata de buscar nuevas lecturas en otros géneros. Y cuando se trata de descubrir otras categorías de libros, mantener una lista de lecturas y poder explorar las de otros lectores se vuelve imprescindible.

Es posible que en nuestro círculo de amistades o familiar no encontremos la variedad de gustos necesaria para encontrar nuevas lecturas. Es aquí donde Internet tiene mucho que aportar. Por ejemplo, la red social Goodreads, una «comunidad de catalogación», reúne a millones de lectores de todo el mundo que comparten sus gustos, publican reseñas y el progreso de sus lecturas. En esta red, disponible también como aplicación móvil, podemos encontrar la ficha de cualquier libro de cualquier género y consultar las valoraciones y opiniones de quienes han tenido la oportunidad de leerlo. También permite organizar listas personalizadas de libros, para marcar el estado de lectura de un libro y clasificarlo según nuestro propio criterio.

Goodreads también ofrece la opción de unirse a un reto de lectura. Siempre es divertido iniciar algún desafío de este tipo e incorporar un componente lúdico (la popular «gamification» en inglés) al progreso de lectura de nuestra lista de libros.

7. Busca otra excusa que no sea «no tengo tiempo»

Dos librosVolvemos a los números. Si un adulto es capaz de leer una media de 250 palabras por minuto, y suponemos que una página de un libro contiene ese número aproximado de palabras, la persona será capaz de leer unas 30 páginas en 30 minutos, quizá algunos más. Y creo que media hora de lectura al día es un objetivo bastante razonable, asequible para cualquier mortal. Otra cuestión es el hábito, la constancia… Así que, si seguimos haciendo números, un adulto en un mes podría leer fácilmente unas 900 páginas, dedicando apenas minutos de su jornada. Y para una extensión media de una obra, un total de 900 páginas pueden ser perfectamente 2 o 3 libros al mes. Y asumiendo que algún día hemos faltado a nuestra cita con los libros, podemos dejarlo en 2 libros al mes. En un año: 24 libros. Definitivamente no puede terminar el año y decir que no pudimos leer ningún libro. Así que busca otra excusa que no sea «no tengo tiempo».

Hazlo hoy, en 5 pasos:

  1. Ve allí donde guardas tus libros
  2. Elabora una lista de lecturas pendientes
  3. Toma el primer libro de la lista
  4. Ábrelo por la primera página
  5. Empieza a leer.

¡Feliz lectura!

Inbox 0: vacía tus bandejas

En materia de organización personal todos y cada uno de los pasos en el proceso son importantes. La clave del éxito no sólo reside en saber finalmente ordenar y priorizar las diferentes tareas que se presentan cada semana. Saber recopilar correctamente lo que hay que hacer, también es determinante para conseguir la organización eficaz que buscamos. Convertir toda la información que nos “ataca” a diario desde distintos frentes, en tareas con acciones individuales y concretas, es todo un arte. Puede ser una llamada telefónica, un correo electrónico, un mensaje en un chat o una anotación que nosotros mismos hemos dejado en nuestra lista de temas pendientes. Las vías de entrada pueden ser de lo más diverso, pero es fundamental tenerlas todas bien identificadas, porque cualquiera de ellas puede traer consigo una tarea que tarde o temprano deberemos realizar. Por tener una imagen gráfica, podríamos imaginar que todas las nuevas tareas caen finalmente en diferentes bandejas.
Esta idea aparece prácticamente en todos los métodos de organización y productividad. De hecho, forma parte de la terminología GTD, el método Getting Things Done de David Allen, que en sus publicaciones hace constantemente referencia al concepto de «bandeja de entrada». En muchas aplicaciones móviles y otros programas para organización personal, aparece tradicionalmente el término en inglés: «inbox».

¿Qué es un bandeja de entrada?

Bandeja tradicionalEn términos de organización personal, una «bandeja de entrada» es un lugar físico o virtual donde mantenemos temporalmente las cosas que necesitarán alguna atención. En algunas bandejas de entrada somos nosotros quienes decidimos introducir un nuevo elemento. En otras, sin embargo, las tareas nos llegan por sorpresa, y hay que saber gestionarlas bien y darles la prioridad que se merecen, sin caer en el error de intentar atenderlas en el mismo instante en que llegan. Somos nosotros quienes debemos organizar nuestro trabajo, y no dejar que sean otros los que decidan cómo gestionar nuestro tiempo. Otro asunto es la urgencia o la importancia con las que haya que tratar cada una de las tareas, las hayamos definido nosotros o nos hayan sido asignadas por otras personas.

En una primera clasificación podemos diferenciar dos tipos de bandejas: las digitales y las que no lo son. Todos hemos utilizado alguna vez bandejas de entrada tradicionales. Son esas bandejas, de madera, plástico o metal, Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…

La lista de la compra en tu smartphone

Hacer la compra es algo tan habitual, que para referirnos al hecho de entrar en un supermercado y adquirir los alimentos que necesitamos, decimos simplemente eso: «hacer la compra». No nos hace falta especificar que vamos a «hacer la compra de comida». Y basta añadir una ’s’ para cambiarle el significado a la frase. Nos vamos «de compras» para gastar el dinero en cualquier otro tipo de artículo. «Hacer la compra» es una necesidad; «ir de compras» no siempre, especialmente cuando llegan fechas de cumpleaños o Navidad. Curiosidades lingüísticas aparte, las visitas periódicas al supermercado forman parte de nuestras vidas, y hacer la lista de la compra también, nos guste más o menos.

Shopit
Para organizar la compra diaria o semanal contamos con el sistema tradicional. No hace falta recodar que consiste básicamente en utilizar una nota de papel para escribir nuestra lista de artículos. Ha funcionado toda la vida y seguirá funcionando, de modo que si no quieres cambiar nada al respecto, puedes dejar de leer en este punto. Sin embargo, si eres de los que siempre olvida en casa el dichoso papelito, o nunca consigues organizar la compra por escrito, quizá este artículo te dé más de una idea. Si además eres un apasionado de tu móvil, lo mimas y te gusta organizar las cosas con él, mañana ya estarás aplicando alguno de estos consejos prácticos.

Hay infinidad de aplicaciones móviles para crear listas de la compra, cada una con sus ventajas e inconvenientes, Sigue leyendo. El artículo no termina aquí…